Moduly

Dokumenty

Systém Signys® umožňuje evidovat dokumenty formou knihovny. Každý dokument je možno zároveň přiřadit jakémukoliv dokladu v systému, např.:

  • kartě partnera (smlouvy, ceníky atd.)
  • ceníkové a skladové kartě (obrázky, návody, parametry atd.)
  • libovolnému evidenčnímu dokladu, jako jsou pohledávky, závazky, příjemky atd. (nabídka, smlouva, e-mail atd.)

Dokumenty mohou být v libovolném formátu (jako textový soubor, tabulka, obrázek atd.). Zaevidovaný dokument lze ihned otevřít a zpracovávat v příslušném programu (např. Word, Excel). Umístění dokumentů může být jak veřejné (pro všechny uživatele), tak privátní. Každý dokument může mít definovány následující vlastnosti:

  • číslo dokumentu
  • skupina - uživatelsky definovaný seznam skupin
  • druh - uživatelsky definovaný seznam druhů
  • strom členění dokumentů
  • popis dokumentu
  • umístění dokumentu
  • platnost (platný dokument, neplatný dokument, rozpracovaný dokument)
  • datum platnosti od - do
  • skartace, status rozpracování
  • referent
  • datum revize, jméno
  • datum změny, jméno

Podle všech vlastností dokumentů lze v evidenci vyhledávat. Zároveň lze provádět vyhledávání dokumentů přes jejich odkazy, tzn. přes umístění dokumentu u partnera, artiklu, skladové karty či evidenčního dokladu.

Každý dokument je zároveň označen jednoznačným identifikátorem - číslem. Toto číslo přiřazuje systém na základě uživatelem zadaného počátečního číslování (číslování dokladů, vhodné např. pro evidenci ISO).

Jeden dokument je možno přiřadit k více kartám nebo evidenčním dokladům (např. návody). Přiřazení si eviduje každý dokument v detailní tabulce odkazů.

Dokument může být v systému Signys® pouze evidován bez přiřazení k dané kartě partnera, zboží nebo evidenčnímu dokladu. Přiřazení takového dokumentu může proběhnout kdykoliv. U každého dokladu nebo karty, které mají u sebe přiřazeny dokumenty, může dojít k okamžitému zobrazení seznamu těchto přiřazených dokumentů.

Při změně obsahu dokumentu nebo vlastností dokumentu se tato změna projeví na všech odkazech, kde je dokument přiřazen.

Kdykoliv je dokument zobrazen ve formuláři v evidenci dokumentů nebo v katalogu dokumentů, je možno tento dokument ihned otevřít pro případné úpravy, čtení, tisky atd.

V evidenci dokumentů jsou uvedeny všechny zadané dokumenty v systému bez ohledu na to, zda jsou či nejsou přiřazeny k dokladům či kartám.

Mám zájem o více informací!
Tel.: 493 544 490