Vážení zákazníci,
rádi bychom vám představili nový modul: Podpisový portál IS Signys®. Dokumenty ze Signysu díky němu pošlete k elektronickému podpisu zákazníkům, dodavatelům nebo zaměstnancům a podepsané se vám automaticky vrátí zpět k záznamu. Bez tisku, skenování a dohledávání papírů.
Jak to funguje krok za krokem
1. Odeslání dokumentu k podpisu
V Signysu založíte novou žádost o podpis. Vyberete záznam, ke kterému dokument patří, například smlouvu, nebo žádost vytvoříte bez vazby na záznam. Zadáte podepisující, buď z kontaktů, nebo ručně, a u každého určíte, za koho podepisuje a zda se má ověřovat kódem přes SMS. Podepisovat mohou všichni najednou, nebo postupně v určeném pořadí.
Jako dokument použijete PDF vygenerované ze sestavy, již uložený prioritní dokument, nebo nahrajete libovolné PDF z počítače. Nakonec nastavíte platnost odkazu, zprávu pro podepisující a volitelně zapnete zapečetění certifikátem (pokud je nastaven).
2. Podepisujícím přijde e-mail s odkazem
Každý podepisující dostane e-mail s názvem dokumentu, vaší zprávou a tlačítkem Zobrazit a podepsat. Odkaz je určený pouze jemu a platí do nastaveného data.
3. Prohlédnutí dokumentu a souhlas
Po kliknutí na odkaz se otevře podpisová stránka v prohlížeči. Stačí počítač nebo mobil. Podepisující si prohlédne celý dokument, může si ho stáhnout v PDF a vidí i ostatní podepisující. Potvrdí, že se s obsahem dokumentu seznámil a souhlasí s ním. Pokud s dokumentem nesouhlasí, může podpis odmítnout.
4. Ověření jednorázovým kódem
Podpis potvrdí šestimístným jednorázovým kódem, který mu přijde SMS nebo e-mailem. Za nás doporučujeme ověření přes SMS, kód tak dorazí přímo na telefon podepisujícího. Podporovanou SMS bránou je GoSMS.
5. Hotovo
Po zadání kódu je podpis zaznamenán. Jakmile podepíší všechny strany, proběhne automatická archivace podepsaného dokumentu v Signysu u příslušného záznamu a každý podepisující jej dostane e-mailem.
Přehled o stavu v Signysu
V detailu žádosti v Signysu vidíte, kdo už dokument otevřel, kdo podepsal, kdo odmítl a na koho se čeká. Výzvu můžete poslat znovu, nebo zkopírovat odkaz a předat jej jinou cestou. Každý krok se zapisuje do auditní stopy včetně času a IP adresy.
Protokol o elektronickém podpisu
Ke každému podepsanému dokumentu se připojí protokol o elektronickém podpisu. Obsahuje údaje o podepisujících, způsob ověření, čas otevření a podpisu, IP adresu a otisk dokumentu (SHA-256). Pokud by se dokument po odeslání změnil, nelze jej podepsat.
Elektronická pečeť a časové razítko
Volitelně lze dokument po podpisu všech stran opatřit elektronickou pečetí vaší firmy, díky které je jakákoli pozdější změna dokumentu detekovatelná, a časovým razítkem, které prokazuje, kdy byl dokument v dané podobě podepsán.
Naše doporučení: Pečeť i časové razítko používejte ideálně společně. Pečeť chrání obsah dokumentu, časové razítko prokazuje okamžik podpisu – teprve dohromady dávají podepsanému dokumentu nejvyšší důkazní hodnotu.
Co všechno umí
- podpis libovolného PDF – dokument vytvoříte přímo ze sestavy v Signysu, použijete již uložený dokument, nebo jednoduše nahrajete libovolné PDF z počítače,
- více podepisujících – podepisovat mohou všichni najednou, nebo postupně v určeném pořadí,
- ověření kódem přes SMS nebo e-mail – za nás doporučujeme SMS, kód tak dorazí přímo na telefon podepisujícího. Podporovanou SMS bránou je GoSMS,
- přehled o stavu – v Signysu vidíte, kdo už podepsal, kdo odmítl a na koho se čeká. Platnost odkazu nastavíte a v případě potřeby odkaz obnovíte,
- automatická archivace podepsaného dokumentu v Signysu u příslušného záznamu,
- podepisující může podpis i odmítnout, takže víte, na čem jste.
Máte zájem?
Pokud chcete Podpisový portál IS Signys nasadit nebo se o něm dozvědět víc, ozvěte se nám na hotline@signys.cz. Rádi vám ho předvedeme a pomůžeme vám s nasazením. Technické požadavky se odvíjejí od vaší IT infrastruktury, proto je s vámi probereme individuálně.
S pozdravem
Tým společnosti Tresoft s.r.o.
hotline@signys.cz
www.signys.cz