Systém Signys se po spuštění objeví v samostatném okně. Okno má jednotný vzhled jako všechny programy spuštěné ve Windows. Dále budeme používat pouze označení Windows. Okno programu Signys obsahuje kromě vlastní pracovní plochy, na které se zadávají, upravují a analyzují údaje, také ovládací prvky pro zajištění požadovaných akcí, jako je tisk, uložení, založení nového dokladu, pohyb po dokladech atd. Kromě toho jsou zde prvky s informacemi nezbytnými pro běh programu (režim práce, aktuální záznam atd.).

Na obrázku je zobrazeno okno modulu Adresář v programu Signys, na kterém si popíšeme jednotlivé části okna. Většina prvků je pro všechny moduly systému stejná a o součástech, které jsou pro daný modul specifické, si řekneme vždy u konkrétního modulu.

Součásti okna:

· titulek

· nabídka příkazů – menu

· panely nástrojů

· pracovní plocha

· posuvníky (rollbary)

· stavový řádek

· panel s velkými ikonami – možnost zobrazení souvisejících informací nebo možnost rychlé tvorby souvisejícího záznamu. Typickým příkladem je ikona „Nový dok.“, pomocí které se vytváří nový dokument daného záznamu (zde k danému partnerovi)

· pole vložení dokumentu – panel s ikonou zeleného tlačítka+, který je na obrázku umístěn výše. Tento panel je k dispozici jako na seznamech, tak na jednotlivých formulářích (kartách partnerů, artiklů, na dokladech,… ). Lze buď použít tlačítko nebo na toto pole přetáhnout soubor myší (drag & drop), pokud je zakoupena rozšířená správa dokumentů

Titulek

Titulek okna je horní modrá lišta. V levé části je umístěna ikonka systému, která na klepnutí myší nebo funkcí kláves Alt+mezerník otevírá menu pro práci s oknem – Obnovit, Přesunout, Velikost, Minimalizovat, Maximalizovat, Zavřít. Za touto ikonkou je název okna (titulek) a v pravé části jsou ikony pro zmenšení, zvětšení či zavření okna – standardní ovládání systému Windows.

Nabídka příkazů

V pořadí shora druhá lišta obsahuje nabídku příkazů – standardně označovanou jako menu. Přes menu se provádí základní ovládání systému Signys a jednotlivých modulů.

Panely nástrojů

Kromě příkazů v menu je možné systém ovládat přímo myší pomocí panelů nástrojů. Každý nástroj má svou ikonu a činnost se tak vyvolá pouhým kliknutím na tuto ikonu.

V každém modulu jsou umístěny základní panely nástrojů:

· standardní

o obsahuje práci s doklady jako pořízení nového dokladu, uložení, oprava, zrušení dokladu, vyhledávání a třídění

· tiskový

o funkce pro tisk dokladu nebo seznamů

· nástroje

o přechod do navazujících modulů a evidencí, jako jsou adresář, ceník, sklad atd.

· rychlé hledání

o hledání v zobrazeném seznamu podle prvních zadaných znaků položky, která je nastavena pro vyhledávání v konfiguraci modulu

· součtový

o celkový součet vybraného seznamu za významné číselné položky seznamu. Jeho zobrazení a informační hodnota (počet, umístění a typ položek) se mění na modulu, ve kterém pracujeme.

a dále mohou moduly obsahovat následující panely nástrojů:

· parametry dokladu – začlenění dokladu do pobočky, evidenční řady

· analýzy – rozdílné podle typu modulu

· ostatní součty – rozdílné podle typu modulu

Standardně jsou panely nástrojů umístěny společně do třetího řádku v okně každého modulu. Polohu každého z nich však může uživatel měnit podle potřeb nebo zvyklostí. Lze je umístit k jakémukoliv okraji okna a také kamkoliv uvnitř okna modulu, jak ukazuje následující obrázek.

Umístění panelu nástrojů se provádí standardním ovládáním ve Windows – Táhnout – viz práce s myší.

Pracovní plocha

Největší a nejdůležitější část okna modulu zaujímá pracovní plocha, na které se pořizují, opravují či analyzují údaje. Pracovní plocha se liší podle činnosti, kterou provádíme.

Posuvníky

Pomocí posuvníků (rollbarů) zajistíme zobrazení údajů v horizontálním či vertikálním směru, které právě nejsou vidět. Systém obsahuje dva posuvníky:

· svislý

· vodorovný

Posuvníky jsou umístěny v pravé a dolní straně pracovní plochy.

Stavový řádek

Stavový řádek je poslední řádek v okně modulu a dozvíme se z něj řadu informací o aktuálním stavu systému, např. režim systému – opravy, prohlížení, počet záznamů, aktuální záznam atd.

Práce s myší

V manuálech budeme používat následující termíny pro práci s myší:

· ukázat na

· kliknout na

· dvakrát kliknout na

· táhnout

Ukázat na

znamená, že přesuneme ukazatel myši na příslušný objekt na obrazovce.

Kliknout na

znamená, že pohybem myši po podložce přemístíme ukazatel myši na příslušný objekt a stiskneme levé tlačítko myši. Nad seznam lze použít též pravé tlačítko myši, kdy se následně zobrazí místní nabídka.

Dvakrát kliknout na

znamená, že přemístíme ukazatel myši na požadovanou položku a dvakrát rychle za sebou stiskneme levé tlačítko myši.

Táhnout

označuje činnost, při které přesuneme ukazatel myši na požadovaný objekt, stiskneme a podržíme levé tlačítko myši a pohybem myši táhneme objekt na nové místo. Potom uvolníme levé tlačítko myši. Tato činnosti se používá především pro přemístění objektů a je označována jako funkce Drag and Drop – Táhni a pusť.

Dialogové okno

Vyžaduje-li činnost upřesnění, potvrzení či zadání doplňujících údajů, otevře se dialogové okno. Dialogová okna mohou obsahovat volby nastavení, položky zadání či pouze tlačítka na komunikaci s uživatelem.

Práce se systémem

Ovládání systému je jednoduché a jsou zachovány všechny funkce běžné pro aplikaci ve Windows. Ovládání může být jak klávesnicí, tak myší.

Popis základního ovládání systému Signys rozdělíme do oblastí:

· přihlášení do systému

· práce s moduly systému

· práce s menu – základní nabídkou

· práce s panely nástrojů

· práce s dialogovými okny

· ukončení práce se systémem

Přihlášení do systému

Při spuštění Signysu se jako první zobrazí přihlašovací okno. Zde je nutné zadat přihlašovací údaje – minimálně identifikační kód, neboť heslo není při založení nového uživatele nezbytně vyžadováno.

Na prvním řádku je uvedena databáze, ke které se uživatel přihlašuje a na druhém řádku je uvedena pobočka, ve které bude pracovat, pokud jsou v Signysu evidovány.

Při zadávání identifikačního kódu jsou zobrazována všechna písmena jako velká, i když uživatel píše malými – zde se tedy velikost písmen nerozlišuje. Naopak při zadávání hesla je nutné dbát na to, zda se v heslu velká písmena vyskytují či nikoliv. Zadávání hesla je skryté = zobrazují se pouze puntíky, avšak lze ho dočasně zobrazit kliknutím na ikonu oka v poli pro heslo. Heslo je povinný údaj, který je vyžadován při každém přihlášení.

Aktivní připojení

Při kliknutí na tlačítko „Aktivní připojení“ se zobrazí seznam připojených stanic. Nejedná se o seznam připojených uživatelů (nejsou zde vidět jména uživatelů, ale pouze IP adresy a názvy počítačů a současně čas přihlášení k databázi). Funkčnost je podmíněna používáním Firebirdu (SQL serveru, nad kterým databáze Signysu běží) minimálně ve verzi 2.1.3.

Tento seznam je k dispozici též z hlavního okna Signysu v menu Nástroje / Aktivní připojení nebo menu Nápověda / O aplikaci Signys – zde stisknout tlačítko „Informace“ a poté tlačítko „Aktivní připojení“.

Práce s moduly

Při prvním spuštění program zabírá celou obrazovku. Moduly systému jsou otevírány do jednotlivých oken, která se překrývají v pořadí, v jakém jsou moduly spouštěny. Všechna otevřená okna lze na monitoru uspořádat podle potřeb – zmenšit, přesunout atd. Veškerou manipulaci s okny provádíme buď myší nebo přes menu ikonky v Titulku okna. Toto menu otevřeme kombinací kláves Alt+mezerník.

POZOR !!!

V systému je možné otevřít několik modulů najednou, ale každý modul lze otevřít pouze jednou. Jestliže bude dán požadavek na další otevření modulu, který je otevřen, systém uživatele pouze přepne do tohoto modulu.

Minimalizace okna modulu

Minimalizaci můžeme provést jedním z následujících postupů:

· klikneme myší na ovládací ikonku okna v Titulku a vybereme příkaz Minimalizovat

· klikneme na ikonku

· klikneme pravým tlačítkem myši na lištu s titulkem a vybereme příkaz Minimalizovat

· stiskneme kombinaci kláves Alt+mezerník a vybereme příkaz Minimalizovat.

Změna velikosti okna modulu

Myší:

táhneme myší za okraj okna, který chceme zvětšit/zmenšit

jestliže požadujeme změnu horizontální i vertikální ve stejném poměru, táhneme myší za pravý dolní roh okna požadovaným směrem změny velikosti

Klávesnicí:

klávesnicí změníme velikost okna přes menu ikony v Titulku. Otevřeme menu kombinací kláves Alt+mezerník, vybereme Velikost a šipkami měníme velikost okna. Ukončení provedeme klávesou Enter.

Maximalizované okno (tj. okno, které zabírá celou obrazovku), nelze posouvat ani měnit jeho velikost. Jestliže je potřeba změnit velikost maximalizovaného okna, je potřeba provést jeden z následujících postupů:

· dvakrát kliknout na lištu s titulkem

· kliknout myší na ovládací ikonku a vybrat příkaz Obnovit

· kliknout na ikonku

· kliknout pravým tlačítkem myši na lištu s titulkem a vybrat příkaz Obnovit

· stisknout klávesy Alt+mezerník a vybrat příkaz Obnovit

Jakmile již není okno maximalizované, můžeme změnit jeho polohu a velikost.

V každém okně se lze vrátit k původnímu programovému nastavení velikosti okna v menu Zobrazit / Výchozí nastavení / Standardní rozměry okna.

Přesun okna modulu

Okno přesuneme myší táhnutím za lištu s titulkem nebo výběrem příkazu Přesunout z ovládací nabídky příkazů. Příkaz Přesunout umožňuje využít pro přesun klávesnici, konkrétně klávesy se šipkami.

Maximalizace okna modulu

Chceme-li, aby bylo okno opět maximalizované a zabíralo celou obrazovku, provedeme jednu z následujících činností:

· dvakrát klikneme na lištu s titulkem

· nebo klikneme myší na ovládací ikonku a vybereme příkaz Maximalizovat

· klikneme na ikonku

· klikneme pravým tlačítkem myši na lištu s titulkem a vybereme příkaz Maximalizovat

· stiskneme klávesy Alt+mezerník a vybereme příkaz Maximalizovat

Po změně maximalizovaného okna na funkci Obnovit se okno vrátí do velikosti, jakou jsme naposledy nastavili.

Posuvníky okna modulu

Pomocí posuvníků zajistíme zobrazení údajů v okně, které nejsou právě vidět na monitoru.

Okno obsahuje dva posuvníky:

· vodorovný

· svislý

Na posuvníku najdeme tři typy ovládacích prvků, pomocí nichž lze provést tyto činnosti:

· na obou koncích posuvníku jsou tlačítka se šipkami. Klikneme-li na toto tlačítko, posune se výřez odpovídajícím směrem

· uprostřed posuvníku je tlačítko. Jeho velikost odpovídá velikosti zobrazeného výřezu vzhledem k velikosti celého obsahu vybraných údajů a jeho poloha zase odpovídá poloze zobrazeného místa v rámci množiny dat. Táhnutím za tlačítko posuneme výřez na nové místo, přičemž nová poloha tlačítka opět odpovídá poloze zobrazeného místa v rámci dat.

· klikneme-li do prostoru mezi tlačítkem a šipkou, posune se výřez odpovídajícím směrem o větší krok než v případě tlačítka se šipkou.

Přestup mezi otevřenými moduly

Jestliže pracujeme s více moduly, můžeme si je na obrazovce uspořádat tak, abychom viděli více modulů najednou (práce s okny modulů) nebo je můžeme mít minimalizovány a otevírat je v případě potřeby.

Jak bylo uvedeno ze začátku této kapitoly, máme-li již modul, se kterým chceme pracovat, otevřen, při požadavku na otevření se přesuneme do okna již otevřeného modulu.

Mezi otevřenými moduly tedy můžeme přestupovat:

· volbou modulu v hlavním menu systému nebo

· klávesami Alt+0 (nula) dojde k zobrazení dialogového okna se seznamem všech otevřených modulů. Vybereme námi požadovaný modul a klávesou Enter nebo kliknutím myši nebo potvrzením tlačítka provedeme přestup do modulu

POZOR!!! Při detailním zobrazení záznamu – otevření dokladu nelze přestupovat mezi otevřenými moduly nebo otevírat nové moduly.

Uzavření okna modulu

Ukončení práce s modulem provedeme uzavřením okna modulu, a to jedním z následujících způsobů:

· myší klikneme na ikonu uzavření okna

· klikneme myší na ovládací ikonu a zvolíme Zavřít

· vyvoláme místní nabídku (viz Práce s menu – místní nabídka) a volbu Ukončit

· klávesami Alt+X

· klávesou Esc

· menu Soubor / Konec

Práce s menu

Základní nabídka

Práce se systémem probíhá přes volbu akce v menu – nabídce. I když pro danou akci použijeme ikonu z panelu nástrojů nebo tzv. horké klávesy, kombinaci kláves atd., všechny možné události jsou obsaženy v menu systému.

Menu systému se skládá z příkazů, které se dále větví na nabídky. Příkazy v jednotlivých nabídkách jsou buď konečné, nebo mohou obsahovat vnořenou nabídku.

S menu systému můžeme pracovat třemi způsoby:

První způsob:

· klikneme na nabídku v menu

· kliknutím na příkaz z rozvinuté nabídky v menu vybereme konkrétní příkaz

Další postupy jsou pro práci přes klávesnici.

Druhý způsob:

· stiskneme klávesu F10 nebo Alt. Kurzor se přesune do nabídky

· šipkami doprava nebo doleva přesuneme kurzor na příslušný příkaz

· stiskem klávesy Enter rozvineme nabídku vybraného příkazu

· přemístíme kurzor pomocí šipek nahoru a dolů na příslušný příkaz v podnabídce

· stiskneme ještě jednou Enter pro vybrání příkazu v nabídce

Pro rychlejší postup zadání příkazu pomocí klávesnice slouží tzv. hot key, horké klávesy. Jsou znázorněny podtrženým písmenem v názvu příkazu, například příkaz Soubor má horkou klávesu S.

Třetí způsob:

· pro vstup do menu stiskneme současně klávesu Alt a horkou klávesu příkazu z menu, konkrétně pro příkaz Soubor stiskneme Alt+S

· stiskneme pouze horkou klávesu odpovídající požadovanému příkazu v rozbalené nabídce. Například v nabídce Soubor je příkaz Otevřít. Chceme-li ho vybrat, stiskneme klávesu O.

Příkazy v nabídkách jsou slabými vodorovnými čárami rozděleny do skupin.

Za některými příkazy jsou tři tečky. Tyto tečky znamenají, že se po zadání příkazu neprovede přímo akce, ale zobrazí se dialogové okno, kde upřesníme požadavek na akci.

Jestliže lze příkaz provést pomocí ikony v panelech nástrojů, je tato ikona zobrazena vlevo od názvu příkazu. Vpravo od názvu některých příkazů je zobrazena kombinace kláves, která umožní zadat tento příkaz bez rozvinutí nabídky přímo při práci s daty. U některých příkazů, které se používají častěji, je vhodné si tuto kombinaci zapamatovat a používat ji, neboť její zadání je rychlejší než výběr z nabídky. Pokud je vedle názvu příkazu uvedena šipka, rozvine se další nabídka příkazů.

Příkaz může být i tzv. přepínač. V tomto případě znázorňuje stav určité funkce, která může být buď zapnutá (v tomto případě je příkaz zaškrtnutý), nebo vypnutá (v tomto případě zaškrtnutý není). Např. v menu Zobrazit.

Nelze-li momentálně některý příkaz použít, je uveden šedě a nelze jej aktivovat. Aktivace příkazů v menu souvisí s přístupovými právy systému Signys (viz kapitola Přístupová práva).

Místní nabídka

Příkazy můžeme získat nejen ze základní nabídky uvedené v řádku v okně, ale také pomocí místní nabídky. Místní nabídka je taková, která se objeví po kliknutí pravým tlačítkem myši na daném objektu (na datech, nástrojové liště atd.). Obsahuje příkazy, které se vztahují k tomuto objektu. Zobrazíme-li tedy místní nabídku na seznamu partnerů, budeme mít k dispozici volbu na otevření dokladu, založení nového atd. viz následující obrázek. Mj. zde lze např. nastavit velikost písma.

Místní nabídku lze použít v oblasti lišt, na pracovní ploše, na daném dokladu, na položce dokladu atd.

Práce s panely nástrojů

Urychlení práce se systémem přinášejí nástroje a tlačítka, seskupené do panelů nástrojů v nástrojové liště – třetí řádek v okně. Jsou rychlejšími alternativami provedení určitých funkcí, takže místo výběru příkazu z menu můžeme v řadě případů pouze kliknout na ikonu.

V průběhu práce se mohou automaticky zobrazit jiné panely nástrojů.

Jestliže chceme nějaký panel nástrojů vypnout nebo naopak zapnout, změnu provedeme buď:

· kliknutím pravým tlačítkem myši v oblasti lišty s panely nástrojů nebo

· v menu funkce Zobrazit a výběr požadovaného panelu nástrojů. Zaškrtnuté panely nástrojů jsou zobrazeny, takže kliknutím na zaškrtnutý dojde ke skrytí panelu

Systém má zabudovanou bublinkovou nápovědu, takže při umístění myši na jakoukoliv ikonu v panelech nástrojů se zobrazí popis ikony.

Práce s dialogovými okny

Vyžaduje-li příkaz upřesnění nebo zadání údajů, otevře se po jeho zadání dialogové okno. Po nastavení voleb potvrdíme akci tlačítkem, zpravidla „ANO“, „OK“ nebo „POUŽÍT“, a tím se projeví nové nastavení a zadání údajů.

Dialogové okno má některé ovládací prvky společné s oknem aplikace, takže ho lze například přesunout táhnutím za lištu s titulkem. Důležitější však je zvládnout nastavování voleb v dialogovém okně.

Pohyb po položkách dialogového okna provádíme:

· myší klikneme na požadovaný údaj nebo

· klávesnicí pohyb klávesou Tab po jednotlivých polích nebo

· horkou klávesou – Alt+podtržené písmeno

Uzavření dialogového okna:

· myší kliknout na ikonu uzavření okna (nebudou promítnuty změny, nastavené v okně) nebo

· klávesou Esc (nebudou promítnuty změny, nastavené v okně) nebo

· kliknutím myši na potvrzovací tlačítko nebo

· stiskem požadovaného tlačítka nebo

· klávesou Alt-podtržené tlačítko

Každé dialogové okno může obsahovat:

· zaškrtávací pole

· pole přepínačů

· textová pole

· pole s kontrolou

· numerická pole

· záložky

Zaškrtávací pole (Checkmark)

Jsou volby, kde zaškrtáváme určitou vlastnost, jestliže ji chceme nastavit. V jednom dialogovém okně může být více zaškrtávacích polí, aniž by se vzájemně vylučovala.

Zaškrtnutí provedeme:

· kliknutím na příslušné pole nebo

· přesunem na příslušné pole a mezerníkem

Pole přepínačů

Jsou volby s podobným významem jako zaškrtávací okénka, avšak tyto volby se v rámci jedné skupiny v dialogovém okně (skupina bývá ohraničena a pojmenována) vzájemně vylučují.

Nastavení přepínače:

· kliknutím myší na požadovanou hodnotu nebo

· klávesou Tab, event. kombinací horkých kláves (Alt+podtržené písmeno) přemístění do skupiny přepínačů a šipkami volba hodnoty

Textová pole

Jestliže je třeba v dialogovém okně napsat nějaký text (kombinace písmen a číslic), má volba tvar textového pole.

Pohyb po textovém poli:

· kliknutí myší na příslušné místo nebo

· šipkami doprava, doleva

Editace textového pole se provádí běžnými klávesami:

Del – umazání znaku na kurzoru

Backspace – umazání znaku před kurzorem

Jestliže je textové pole již vyplněno a zabarveno modře s bílým textem, při požadavku o zápis do pole dojde k vymazání původních údajů.

Pole s kontrolou

V řadě případů se u textových polí nachází seznam přípustných možností – kontroly (např. kalendář na datumových položkách, typy úhrad na textu úhrady atd.). V pravé části pole je pak umístěna ikona, která umožňuje zadání obsahu pole přes spojené údaje. Systém rozeznává několik druhů polí s kontrolou podle vazeb pole na:

· detailní seznam, tabulku

· kalendář

· kalkulačku

Pole s kontrolou vyplníme buď přímým vypsáním hodnoty (musí být shodná s údaji, na které má pole vazbu, např. jména) nebo výběrem z vazeb. Některá pole s kontrolou ovšem nelze přímo editovat a obsah musíme vybrat z navazujícího katalogu.

U datumových polí můžeme zadávat dnešní datum přímo stiskem klávesy „T“ (jako TODAY z angl. Dnes) na datumovém poli. Pomocí kláves „+“ a „-“ je možné měnit datum o jeden den dopředu či zpět.

Vazby na poli vyvoláme:

· kliknutím myši na ikonu u pole nebo

· klávesou Alt+šipka dolů

Numerická pole

V numerických polích je možné nastavit požadovanou hodnotu buď zápisem přímo do pole, nebo použitím šipek, kdy se hodnota po každém kliknutí na šipku zmenší nebo zvětší.

Záložky

Některá dialogová okna umožňují nastavit větší množství voleb tak, že obsahují několik sad, které jsou znázorněny za sebou jako karty (viz obrázek). Každá karta je označena záložkou a volby na této kartě se objeví v popředí po kliknutí na tuto záložku (přes klávesnici se na záložku dostaneme tabulátorem a pohyb po jednotlivých záložkách poté šipkou nebo přímo Alt+levá či pravá šipka). Se záložkami pracujeme tak, že můžeme nejprve nastavit volby či zadat hodnoty v jedné záložce, poté přejít na další a až po všech volbách či zadaných hodnotách provést potvrzení činnosti.

Ukončení práce se systémem

Pro ukončení práce se systémem musíme mít:

· ukončeny opravy či zadávání dat

· uzavřeny všechny moduly

Ukončení můžeme provést:

· kliknutím myši na uzavírací ikonu hlavního okna systému nebo

· kliknutím na ovládací ikonu hlavního okna systému a volbou Zavřít nebo

· menu Soubor / Zavřít nebo

· klávesami Alt+X nebo

· klávesou Esc

Jestliže jsme při ukončování systému zapomněli otevřený nějaký modul, systém zobrazí dialogové okno (stejné jako při žádosti o přestup mezi moduly) se seznamem otevřených modulů. Tyto moduly musíme nejprve uzavřít a až poté ukončit práci s celým systémem. Uzavření modulů můžeme provést klasicky nebo volbou v dialogovém okně, které se zobrazilo.

Seznam základních kláves systému Signys

Obecné a funkční klávesy
Enter	1. potvrzení činnosti
	2. detailní zobrazení dokladu
	3. pohyb po položkách (nutno nastavit v systému)
Esc	1. uzavření okna
	2. ukončení práce bez uložení změn
	3. návrat
F1	nápověda
F2	1. uložit
	2. přenos vybraných položek na doklad
	3. uzavření prodejky, výdejky
F3	založení nového záznamu
F4	oprava záznamu
F5	vyhledávání záznamů v režimu prohlížení
F6	třídění v režimu prohlížení
F7	zapnutí/vypnutí náhledového okna na seznamu
F8	rušení/odstranění dokladu, položky
F9	náhrady, kontrola dokladu
F10	menu
F11	objednávky vydané na položce
F12	objednávky přijaté na položce
Ins	vyhledávání záznamů v režimu prohlížení
Mezerník	1. zaškrtnutí / odstranění volby v zaškrtávacím poli dialogového okna
	2. otevření položky při výběru položky na doklad
	3. detailní zobrazení dokladu

Menu v systému

Systém Signys pracuje se třemi nabídkami:

· hlavní menu systému

· menu modulu

· menu dokladu

Po menu systému se vždy pohybujeme šipkami, vstup do menu se provádí buď myší nebo klávesou F10. Jednotlivé volby v menu reagují také na „horké klávesy“, tzn. přímá volba v menu může být provedena přes klávesu Alt+podtržené písmeno nabídky (např. nabídka Katalogy – Alt+K).

Hlavní menu systému

Hlavní menu systému se zobrazí po spuštění systému. Zůstává aktivní stále, po celou dobu práce se systémem. Při práci s jakýmkoliv modulem a dokladem v modulu se můžeme přepnout do hlavního menu systému a zvolit si požadovanou nabídku.

Struktura nabídky menu:

Soubor práce s novým dokladem, přihlášení uživatele, ukončení systému

Evidence evidenční moduly

Katalogy katalogy systému – ceník, adresář, střediska, přehled kurzovních lístků, sazebník JCD, sazby DPH, slevy, trasy rozvozů…

Sklady skladové karty, příjem na sklad, výdej ze skladu, převod mezi sklady, prodejní terminál

WMS manažer skladových míst

Výroba moduly pro výrobu

Účetnictví účetní přehled, ostatní účetní vstupy, seznam účetních dokladů, účetní deník, výkazy, finanční analýza, účtový rozvrh, konfigurace účetnictví

Ostatní přiznání k DPH, evidence majetku atd.

Moduly další moduly systému (manažerský deník, deník partrnera, mapy Google aj.)

e-obchody moduly a katalogy související s e-obchodem

Zobrazit funkce pro zobrazení hlavního menu a v hlavním okně systému, panelů nástrojů, nastavení zobrazení

Nástroje volba finančního roku, pobočky, přestup mezi moduly, konfigurace systému, systémové aliasy, manažer uživatelů

Nápověda

- On-line dokumentace – po výběru se zobrazí uživatelské příručky ve formě dlaždic. Při stisku dané dlaždice se v internetovém prohlížeči zobrazí webová verze příručky umístěná na našich stránkách

- TeamViewer – spustí se příslušná aplikace, která slouží pro možnost vzdáleného připojení na stanici uživatele. Tuto aplikaci využívá technická podpora Signysu ve složitějších případech, kdy je telefonický rozhovor nedostačující. Většina uživatelů Signysu již má nainstalovaný svůj TeamViewer – tato volba slouží pro ty uživatelé, který ho na své stanici nemají, aby ho nemuseli stahovat ze stránek výrobce.

- Novinky v systému Signys – zobrazí se webové stránky, kde jsou uvedeny aktuální novinky, konkrétně se zobrazí tato webová adresa: www.signys.cz/novinky-signys

- Domovská stránka systému Signys – zobrazí se webová adresa www.signys.cz

Pod textovou částí menu jsou pro rychlou práci zobrazeny:

– Informace o databázi a pobočce,

– Datum a čas,

– Ikona uživatele – umožňuje např. změnu hesla,

– Nastavení jazykové mutace,

– Informace o nastaveném finančním roku (s možností přepnutí do jiného roku).

Dále panel a ikony rychlé nabídky

– Zobrazení otevřených modulů

– Uzamknutí systému

– Vstup do Signys BI

– Notifikace

– Úprava ikon rychlé nabídky

– Informace o zapnutém / vypnutém EET

Pod těmito ikonami se nachází informace o kurzech nastavených v systému + vstup do kurzovního lístku.

Na hlavním panelu jsou ikony:

– Zobrazení prohlížeče,

– Zobrazení URL1 – URL3,

– Zobrazení Signys BI,

– Zobrazení dalších záložek,

– Hvězdička pro nastavení nové domácí plochy,

– Šipky pro přechod mezi plochami a domů,

– Úprava ikon/dlaždic plochy,

– Skrytí rychlé nabídky.

Ikony hlavní nabídky + ikony rychlé nabídky lze uživatelsky nastavit.

Děje se tak kliknutím na ikonu „ozubené kolo“, kdy se nabídka přepne do režimu nastavení/úprav a následně kliknutím na ikonu (dlaždici) daného modulu – vstoupí se tak do nastavení dané ikony (dlaždice), kde je možné:

– Vybrat jinou funkcionalitu (modul, řadu),

– Nastavit vlastní popis, barvu.

Vypnutí režimu nastavení/úprav se opět provede kliknutím na „ozubené kolo“.

Do hlavního menu vstupujeme buď myší nebo klávesou F10, jestliže je okno s hlavním menu aktivní. Jestliže máme již otevřeny nějaké moduly a potřebujeme vstoupit do hlavního menu, lze tak provést:

· myší

· přes seznam otevřených modulů Alt+0 výběrem „Signys-klient/server“ – tím vytvoříme okno s hlavním menu aktivním, a poté klávesou F10

Menu modulu

Každý otevřený modul má své vlastní menu. Menu jednotlivých modulů jsou uspořádáním shodná, liší se pouze v některých podnabídkách, což je dáno specifiky daného modulu (např. menu dotazy bude v každém modulu obsahovat jinou nabídku).

Při více otevřených modulech můžeme používat menu ve všech těchto modulech a hlavní menu systému.

Pod textovou částí menu se nacházejí nástrojové lišty s ikonami nejčastějších činností z menu.

Menu dokladu

Po otevření dokladu v modulu obsahuje dialogové okno s dokladem vlastní menu. Toto menu je uspořádáním shodné s menu modulu. V tento okamžik můžeme pracovat pouze s tímto dokladem a tímto menu.

Menu dokladu v modulech je opět jednotné a stejně, jako u menu modulu, liší se pouze v podnabídkách.

Ikony pod textovou částí soustředěné do nástrojových lišt menu opět zobrazují nejčastější činnosti, které jsou prováděny s dokladem.

POZOR!!! Při práci s jednotlivým dokladem nelze pracovat s jiným modulem nebo volit nabídku z hlavního menu systému.

Při zadávání nebo opravách údajů dokladu dojde ke změně menu (a tím i ikon pod textovou částí menu) – některé položky budou v režimu oprav nedostupné. Jedná se zpravidla o Tisk, Dotazy a Analýzy. Podnabídky menu v režimu oprav doznají také změn, které odpovídají možnostem při prováděné operaci, např. menu Soubor bude obsahovat možnost uložení dat.

Pod panely s ikonami je umístěn velký infomační panel, který obsahuje základní informace daného záznamu včetně nejdůležitějších příznaků. Na obrázku je vidět artikl, kde je v panelu zobrazen jeho název a například na zeleném pozadí je informace o nastaveném příznaku zobrazování artiklu na e-shopu a na modrém pozadí je informace, že je pro artikl vytvořen kusovník (S = sestava). Myslí se tím hlavní kusovník. Alternativní kusovníky A nebo B mají ikonu pouze na seznamu (na jednotlivých záznamech).

Příklad informačního panelu na dokladu. Zde konkrétně na faktuře vydané do tuzemska. Na obrázku je dle barevně označených prvků vidět, že byl doklad vytištěn, odeslán e-mailem (přes SMTP server), označen příznakem kontroly a zaúčtován.

Pobočky, evidenční řady a subřady

Systém umožňuje vedení až 999 firemních agend – zcela nezávislých obchodních a účetních subjektů. V rámci jedné firemní agendy je pak možné provést členění na pobočky, v rámci pobočky na evidenční řady a v rámci evidenční řady na subřady, přičemž každá subřada bude používat vlastní číslování.

V systému je možno provádět prohlížení a analýzy dokladů za více evidenčních řad a subřad současně, ovšem vždy pouze v jedné firemní agendě. Informaci o právě aktuální subřadě, evidenční řadě, pobočce a finančním roku lze zjistit z nástrojové lišty, která je k dispozici v příslušném okně modulu a zpravidla je umístěna pod nástrojovou lištou s ovládacími prvky modulu. Prioritně je systém nadefinován pro práci s jednou pobočkou jednou evidenční řadou a v ní s jednou subřadou.

Pobočky

Výchozí pobočku lze vybírat v hlavním menu systému v okamžiku, kdy jsou uzavřeny všechny evidenční moduly. Po definici výchozí pobočky je při každém dalším spuštění systém otevřen v definované pobočce až do okamžiku přepnutí na jinou pobočku. Přepnutí do jiné pobočky je možné opět po uzavření všech modulů s tím, že při dalším spuštění systém bude nastaven v této pobočce. Poboček může být 1 – 999.

Evidenční řady

Evidenční řadu lze zvolit buď před vstupem do modulu nebo přímo v rámci otevřeného evidenčního modulu.

Systém může mít až 999 evidenčních řad v rámci modulu jedné pobočky. Tyto řady jsou značeny čísly 1 – 999, znakem * je značen souhrn všech evidenčních řad, tedy souhrn za pobočku. Každé fyzické skladové evidenci v pobočce musí odpovídat jedna evidenční řada a v ní obsažené všechny doklady (faktury, příjemky, výdejky atd.)

Souhrn evidenčních řad za pobočku pro vyhledávání, analýzy atd. lze volit také při vstupu do modulu – označení „* - všechny evidenční řady“.

Každá evidenční řada má svoji konfiguraci pro vyhledávání a třídění pro evidenční řadu.

Zadávání dokladu probíhá do aktuální evidenční řady, tzn. nelze vkládat doklad do jiné než aktivní evidenční řady.

Vizuální nastavení formuláře je pro všechny evidenční řady v rámci modulu stejné. Veškeré vyhledávání, třídění a analýzy probíhají v rámci aktivní evidenční řady.

Subřady

Subřady jsou používány v rámci evidenčních řad. Systém může mít až 999 subřad v jedné evidenční řadě. Každá subřada obsahuje vlastní číslování. Jedna fyzická skladová evidence může mít libovolné množství subřad v různých modulech, tzn. není nutno dodržovat přesné členění na subřady v jedné evidenční řadě.

Subřady jsou využívány zpravidla pro oddělení tuzemských a zahraničních dokladů na jedné evidenční řadě, oddělení dokladů podle dodavatelů atd.

POBOČKA 1

Evidenční řada 1

Obchod

sklad Obchod

Subřada 1

Subřada 2

Doklady

Tuzemsko

Zahraničí

Evidenční řada 2

Servis

sklad Servis

Subřada 1

Subřada 2

Subřada 3

Doklady

Prodej

Záruka

Po záruce

Evidenční řada 3

Auto1

sklad Auto

Subřada 1

Doklady

Prodej

Evidenční řada 4

Auto2

sklad Auto

Subřada 1

Doklady

Prodej

Práce s daty

Pracovní režimy systému

Systém pracuje ve dvou režimech:

Prohlížení
Opravy

V jakém režimu se systém právě nachází, je patrno z pravého rohu stavového řádku.

Režim Prohlížení

Umožňuje data prohlížet, analyzovat, vyhledávat, třídit, vytvářet seznamy, tisknout. Při tomto režimu je možné libovolně přecházet mezi jednotlivými záznamy v modulu a mezi moduly.

V režimu prohlížení se systém nachází ihned po spuštění jakéhokoliv modulu systému. Na stavovém řádku vpravo je uvedeno Prohlížení.

Režim Opravy

Umožňuje zadávání nových nebo opravy již existujících dat. Data je možno zadávat nebo modifikovat pouze v rámci jednoho záznamu, tzn. jedné faktury, jednoho partnera atd.

Na stavovém řádku vpravo je uvedeno Opravy. Při režimu oprav (pro zadávání či opravy dat) jsou pole, která se opravují nebo do kterých se zadávají údaje, podbarvena žlutě (nebo na základě uživatelského nastavení).

Do režimu oprav se lze přepnout:

požadavkem o založení nového záznamu (faktury, partnera atd.) nebo
požadavkem o opravu stávajících údajů

Požadavek je možné provést buď přes klávesnici nebo myší

Prohlížení dat

Jak již bylo uvedeno, při vstupu do každého modulu je systém v režimu prohlížení dat. Na obrazovce se otevře okno modulu s vlastním menu a pracovní plocha obsahuje výběr záznamů daného modulu. O jaký výběr dat se jedná, závisí na nastavení vyhledávacího filtru modulu.

Seznamy

Nastavení seznamu, který se zobrazí po spuštění modulu, se provádí ve funkci vyhledávání (funkce je popsána dále). V této funkci se nastaví podmínky pro zobrazení seznamu jako výchozí a další spuštění modulu akceptuje toto nastavení a uživateli vrátí z databáze pouze seznam, o který si v nastavení zažádal. Zobrazení seznamu je platné pro každou stanici, takže každý uživatel může mít zobrazen jiný seznam při spuštění modulu (např. nezaplacené pohledávky, prodlené, nezaúčtované atd.). Nastavení lze samozřejmě kdykoliv změnit opět funkcí vyhledávání.

Jednotlivé záznamy (např. partneři) jsou zobrazeny v řádcích. Jednotlivá pole v řádku (sloupce na pracovní ploše) pak jsou údaje o partnerovi (např. Firma). Sloupce mají jako první hodnotu uvedenu název.

Pořadí sloupců v seznamu je možno změnit podle potřeb uživatele – přetažením sloupce myší na pozici, na kterou potřebujeme nebo klávesnicí přes klávesy Ctrl+I. Takto změněné pořadí sloupců je automaticky uloženo a při jakémkoliv seznamu v daném modulu je aplikováno na data.

Po zobrazených datech - seznamu je možno se pohybovat:

myší pomocí navigačního panelu nástrojů
myší pomocí posuvníků
klávesnicí pomocí standardních kláves pro pohyb – šipky, Page Up, Page Down atd.

Na aktuálním záznamu je umístěn barevně odlišný navigační pruh.

Detailní zobrazení záznamu

Detailní informace o aktuálním záznamu (např. o partnerovi), na kterém je umístěn kurzor, je možno si zobrazit v dialogovém okně. Toto okno se otevře jedním ze způsobů:

klávesou Enter
dvojím kliknutím na záznamu
klávesou mezerník
přes menu Doklad / Otevřít
horkými klávesami Ctrl+O

Okno záznamu má vlastní menu, panely nástrojů atd. jako běžné okno modulu.

Návrat z detailních informací do seznamu se provede:

myší uzavřením okna přes ikonu okna nebo
klávesou Esc nebo
volbou v menu Soubor / Konec

Ukončení práce s modulem:

myší uzavřením okna přes ikonu okna nebo
klávesou Esc nebo
volbou v menu Soubor / Konec

POZOR!!! Při detailním zobrazení záznamu v dialogovém okně nelze přestupovat mezi moduly nebo otevírat nové moduly.

Náhledové okno

Při práci se seznamem je možné také využít způsob zobrazení, kdy v seznamu je pohyb po jednotlivých záznamech a v okně, umístěném kdekoliv na obrazovce, se zobrazují základní informace o dokladu. Oknu, kde se tyto informace zobrazují, se říká Náhledové a má vlastnosti jako panel nástrojů. Tento „náhled“ na data je možno v seznamovém prohlížení kdykoliv zapnout nebo vypnout.

Náhledové okno se může v okně se seznamem umístit na místo, kde bude nejlépe vyhovovat. Změna umístění náhledového okna se provádí stejně jako u kteréhokoliv panelu nástrojů.

Zapnutí / vypnutí náhledového okna (náhled na záznam)

vstup do modulu
v seznamu dat klávesa F7 nebo ikona

Kromě náhledu na kartu partnera (obrázek výše) či ceníkovou kartu lze zapnout v určitých modulech náhledy na související data, a to pomocí volby v menu Zobrazit. Nejčastějším typem tohoto okna je náhled na položky dokladu (běžně nad seznamy dokladů) nebo na stavy skladových karet (využití v případě, že se používá více skladů).

Zapnutí / vypnutí náhledového okna (náhled na související záznamy)

vstup do modulu
v seznamu dat klávesa menu Zobrazit / výběr požadovaného seznamu (stavy skladů, dodavatelé artiklu,…)

Náhled na položky dokladů

Při práci se seznamem dokladů je možné zapnout též náhled na jejich položky. Náhled lze zapnout pomocí menu Zobrazit / Položky daného dokladu (pohledávky, příjemky,… - popis je různý dle modulů) nebo klávesové zkratky Ctrl+F7 (v objednávkách přijatých Shift+F7).

Vyhledávání dat

Vyhledávání dat umožňuje zobrazit uživateli množinu dat, která vyhovuje jeho zadaným podmínkám. Po aktivaci filtru pro vyhledávání uživatel zadá podmínky a na základě nich mu systém vrátí seznam vyhovujících záznamů v dané evidenci. Každý vyhledaný záznam je možno zobrazit pro detailní informace v dialogovém okně a v případě potřeby je také možno vyhledaný záznam ihned opravit. Funkci lze použít v režimu prohlížení a při zobrazení seznamu, nikoliv detailního záznamu. Vybraný seznam nebo záznam lze vytisknout v několika variantách.

Tento způsob vyhledávání slouží k vyhledání konkrétního záznamu, údaje nebo k tvorbě uživatelských seznamů.

Stiskem ikony se zobrazí seznam zadaných vyhledávacích podmínek.

Dialogové okno funkce pro vyhledávání obsahuje kromě základních tlačítek (OK, ...) tlačítka Výchozí, Uložit a Vyprázdnit

Tlačítko Vyprázdnit slouží k vymazání všech podmínek výběru
Tlačítko Výchozí nastaví výchozí volby pro vyhledávání tak, jak jsou zadány a uloženy pro konkrétní filtr
Tlačítko Uložit – uloží zadané volby ve vyhledávacím okně pro další vyhledávání a vstup do modulu
Tlačítko Uložit dotaz… – uloží nastavený dotaz do seznamu uživatelských dotazů k příslušnému modulu
Tlačítko Dotazy… – vyvolá seznam uložených uživatelských dotazů u příslušného modulu

Postup provedení:

Vyhledávání je možno aktivovat jedním z uvedených způsobů:

klávesou F5
klávesou Ins
kombinací kláves Ctrl+F
ikonou
menu Dotazy – Najdi v konkrétním modulu

Podmínky vyhledávání

Pole ve vyhledávacím dialogovém okně mohou mít (stejně jako při pořizování dat) návaznost na seznamy dat, takže např. firma, která je vyhledávána, může být do pole podmínky vložena přes adresář firem, datum přes kalendář atd.

Vyhledávací okno – filtr může obsahovat i více skupin na zadání podmínek pro vyhledávání. Pohyb po těchto skupinách se provádí buď myší nebo přes klávesnici Alt+šipka vpravo nebo vlevo. Při zadání podmínek pro vyhledávání do jednotlivých skupin dochází při vyhledávání samozřejmě k akceptování těchto všech podmínek při jednom dotazu-vyhledání.

U kritérií pro meze OD-DO je možné využít klávesové zkratky Ctrl+šipka vpravo a Ctrl+šipka vlevo kopírování hodnot. Pokud je kurzor např. v editačním políčku "Celkem od", tak se aktuální hodnota pomocí Ctrl+šipka vpravo zkopíruje do políčka "Celkem do". Ctrl+šipka vlevo funguje opačně - když je aktivní políčko "Celkem do" a zkopíruje hodnotu do políčka "Celkem od". Funguje pro číselné a datumové prvky.

Seznam, který se po zadání vyhledávacích podmínek objeví, může být kdykoliv upřesněn – rozšířen opětovným vyvoláním funkce vyhledávání.

Jestliže je potřeba si detailně prohlédnout některý z vyhledaných záznamů, použije se již známý postup pro zobrazení detailních informací (dvojklik myší na záznamu či Enter nebo mezerník). Objeví-li se potřeba opravy údajů vyhledaného záznamu, po vyhledání je možné na daném záznamu vstoupit do oprav a změny provést.

Dvě tečky

Při zadávání podmínek pro vyhledávání je možné použít v textových polích omezené zadání vzoru, tzn. je možno vyhledat např. všechny firmy, které začínají na „KA“. Omezení se provede přes operátor „..“, který nahrazuje libovolné množství znaků.

Jestliže by se použil v textovém poli jen samotný operátor „..“, systém vybere údaje, kde poli, ve kterém byl umístěn tento operátor, vyhovují všechny záznamy.

POZOR !!!

Vzhledem k velkému množství dat, která se pořizují, je vhodné při vyhledávání dotaz – podmínku dotazu – specifikovat co nejpřesněji, aby uživateli byla zobrazena co nejkonkrétnější množina dat.

Při rozsáhlém dotazu (výsledný seznam by měl více jak 10 000 záznamů) může dojít vzhledem k omezené kapacitě paměti k výraznému zpomalení systému.

Následující tabulka ukazuje na několika příkladech praktické použití operátoru „..“ :

Vzor	Nalezeno
j..	Jičín, Jihlava, Jablonec..
..čí..	Děčín, Jičín, Dračí sluje
j..h..	Jihlava, Jáhlovice, Jáchymov

Při častém vyhledávání podle počátečních písmen v položkách by zadávání operátoru „..“ – dvou teček zdržovalo, a proto je možné ve vyhledávacím okně (pro každý modul samostatně) nastavit volbu „Hledat dle počátečních písmen“. V tomto případě již není nutné zadávat za počáteční písmena „dvě tečky“, systém automaticky za zadanou podmínku přidá do pole „dvě tečky“.

Vyhledávání prázdných údajů

Tak jako existuje zástupný znak pro vyhledávání libovolných znaků (dvě tečky), lze aplikovat zástupný znak pro vyhledávání prázdných údajů v libovolném textovém poli – ‘’ (dva apostrofy).

Tento zástupný znak slouží pro vyhledávání např. všech firem, které nemají vyplněn údaj Osoba. Taktéž lze provést ale vyhledávání prázdného údaje v detailních údajích – všechny firmy, které nemají uveden žádný obor, tzn. na záložce „Obory a skupiny“ nejsou v oblasti Obory žádné údaje.

Do požadovaného pole, které má být vyhledáno jako prázdné, se zadají ve vyhledávacím filtru dvoje uvozovky – ‘‘ (dva apostrofy). Apostrofy jsou zadány těsně vedle sebe, bez mezer.

Od verze 1306 lze místo apostrofů zadat text BLANK (lze i malými písmeny).

Rozlišovat malá a velká písmena

Další volbou, kterou každé vyhledávací okno nabízí, je „Rozlišovat malá a velká písmena“. Při zaškrtnutí volby budou vyhledávány vzory přesně tak, jak jsou zadány, s ohledem na malá a velká písmena. Tato volba by měla být standardně zapnuta, jelikož vyhledávání je poté mnohem rychlejší. Při vypnutí této volby se doba odezvy na dotaz může několikrát prodloužit a může také dojít při větším počtu záznamů (několik desítek tisíc) k nadměrnému zatížení serveru.

Hledat dle počátečních písmen

Další volbou, kterou každé vyhledávací okno nabízí, je „Hledat dle počátečních písmen“. Při zaškrtnutí volby je možno zadat jen část řetězce, aniž by bylo nutné na konci zadat dvě tečky. Např. pokud se do pole Firma zadá pouze a (a není zaškrtnuto Rozlišovat malá a velká písmena), pak se zobrazí všichni partneři začínající na písmeno „a“. Ve většině modulů je okno trojstavové, kdy třetí variantou nastavení je „Hledat kdekoliv v textu“, což je znamená, že zadaný řetězec nemusí být jen na začátku, ale i uprostřed či na konci.

Prvních x záznamů

V každém vyhledávacím okně je možno nastavit, že se může zobrazit maximálně daný počet záznamů. Tímto způsobem lze ošetřit, aby se nenačítal velký počet záznamů v případě, že by byly chybně zadány výběrové podmínky. Pokud je zde vyplněna nenulová hodnota, pole je podbarveno. Dále toho lze využít v analýzách, kdy je potřeba zobrazit např. TOP10 – ve výběrových kritériích analýzy se zadá omezení na 10 záznamů, analýza se spustí a pak již jen stačí provést seřazení údajů – kliknutím na záhlaví sloupce, dle něhož se vyhodnocení TOP10 provádí.

Současně lze v lokální konfiguraci (podrobnější popis viz technická příručka) nastavit výchozí hodnoty pro omezení na maximální počet zobrazených záznamů – nastavení lze provést samostatně pro partnery, artikly, doklady,… Důležitá je možnost nastavení upozornění při dosažení maximálního počtu záznamů.

Vyhledávání pomocí kalendáře

Upřesnit podmínky pro vyhledávání lze také pomocí kalendáře. Do pole datum od-do zadáme od kterého data (položka vlevo) do kterého data (pravá položka) chceme vyhledávat. Při vyhledávání do dnešního dne, necháme pravou položku prázdnou nebo zadáme dnešní datum. Datum je možné zadat buď ručně zapsáním do příslušného pole, nebo pomocí kalendáře. Pomocí kalendáře datum vybereme stisknutím tlačítka nebo na klávesnici kombinací kláves Alt+šipka dolů.

Dále je možné zadat datum relativně. Při této volbě se určí, o kolik dní zpět se má datum nastavit. K tomu slouží tlačítko se symbolem žárovky. Po jeho stisknutí se zobrazí okno, ve kterém se nastaví posun. Záporná čísla představují posun zpět. Při nastavení relativního posunu změní tlačítko kalendáře barvu .

Zjednodušené hledání

V lokálních parametrech (tedy pro danou stanici) je možné nastavit pro práci s partnery, ceníkovými a skladovými kartami po stisku F5 (nebo ikony ) zobrazení jednoduššího formuláře s výběrovými kritérii (obsahuje jen nejdůležitější skupiny podmínek), čímž se výrazně zrychlí otevření tohoto okna. Všechna výběrová kriteria lze otevřít vždy pomocí Alt+F5.

Rychlé vyhledávání

Systém umožňuje tzv. rychlé vyhledávání. Rychlé vyhledávání pracuje na principu zadání začátečních znaků pro vyhledávání bez nutnosti vyvolání vyhledávacího filtru. Rychlé hledání lze používat v ceníku, ve skladu, v okně pořizování položek na doklad (příjem, výdej,…) v adresáři, na seznamu internetových partnerů a na většině seznamů dokladů. Vyhledávání probíhá podle základní položky modulu, a to dle nastavení v menu Nástroje / Možnosti – ve skladové evidenci podle čísla skladové karty, jejího názvu, katalogu referenčního,…, v adresáři firem podle čísla či názvu firmy, na dokladech dle jejich čísla či pole Doklad. Pokud se zde nastaví údaj jiný než „Žádná položka“, je rychlé vyhledávání aktivováno. Při práci s ceníkovými nebo skladovými kartami je možné hledat i v poznámkách. Důležité je též to, že je možné v rychlém hledání nastavit „Hledat kdekoliv v textu“, což je třetí z voleb „Hledat dle počátečních písmen“. Nastavení tedy může být „Nehledat dle počátečních písmen“, „Hledat dle počátečních písmen“ nebo „Hledat kdekoliv v textu“.

Pro možnost kontroly zápisu vyhledávacího řetězce lze zapnout panelu nástrojů Rychlé hledání.

V nastavení rychlého hledání jsou též možnosti určení nerozlišování velkých a malých písmen a hledání dle počátečních písmen. Po dokončení zápisu vyhledávacího řetězce se provede potvrzení stiskem klávesy Enter (opakovaný stisk této klávesy pak znamená již otevření označeného záznamu do prohlížení).

Pozn.: v nastavení rychlého hledání dokladů je ještě volba „Generovat navazující doklad“. Volba je funkční pro faktury vydané a dodací listy vydané a jedná se o automatické vystavení odeslané zásilky, proto je funkčnost popsána níže v kapitole Odeslané zásilky.

Vyloučení záznamů ze seznamů

Tato funkce slouží k odstranění záznamů ze seznamů pro vytvoření seznamu tak, jak uživatel potřebuje za účelem:

· tisků seznamů

· analýz

· exportů

Záznamy, které jsou takto ze seznamu vyloučeny, jsou odstraněny dočasně a po opakování výběru dat se znovu zobrazí.

Seznam před dočasným odstraněním (firmy od E..):

Seznam po dočasném odstranění (bez společnosti EMTES, číslo firmy 20):

Odstranění (dočasné skrytí) záznamů ze seznamu:

výběr seznamu v požadovaném modulu
označení záznamů, které mají být ze seznamu vyloučeny - uvedené řádky seznamu musí být označeny modře. Označování je prováděno standardně - Shift+šipka pro posloupné označování a Ctrl+levé tlačítko myši pro různé záznamy:
pomocí menu „Dotazy / Odstranit vybrané položky“ vyloučit označené záznamy ze seznamu

Odstranění nevybraných položek – pokud jsou označeny položky, které naopak nemají být odstraněny, použije se volba „Odstranit nevybrané položky“. Volba „Inverzní výběr“ umožní obrátit označení položek (vybrané na nevybrané a naopak).

Třídění dat

Vybrané množiny dat je možné seřadit podle předem daných položek evidence - sloupců. Zpravidla jsou to položky, které jsou viditelné v seznamu. Třídění může probíhat vzestupně, sestupně a může být kombinací několika položek-sloupců.

Třídění podle jedné položky

Seznam dat je možné seřadit třemi způsoby:

myší kliknutím na název sloupce, podle kterého se bude třídit nebo
klávesa F6 nebo menu Zobrazit / Seřadit nebo
vyvoláním místní nabídky. Pravé tlačítko myši, stisknuté na pracovní ploše, vyvolá místní nabídku, kde jedna z voleb je Seřadit. Tato volba se chová stejně jako při stisku klávesy F6.

Při prvním způsobu dojde ihned k přerovnání seznamu. Prioritně je provedeno seřazení vzestupně, při opětovném kliknutí myší se data seřadí podle sloupce sestupně. Typu setřídění odpovídá zobrazení ikony trojúhelníku v názvu sloupce.

Třídění přes klávesnici a místní nabídku je obsáhlejší a dovoluje třídit jak podle jednotlivých položek, tak podporuje kombinované třídění, tzn. seřazení seznamu podle jedné položky a v ní podle další (např. seznam pohledávek seřazený podle firem a ve firmě podle výše pohledávky).

Při volbě třídění přes klávesnici (nebo místní nabídkou) se zobrazí dialogové okno a v něm jsou uvedeny položky, podle kterých lze seznam třídit. Každá položka má vpravo v řádku volbu třídění – vzestupně, sestupně a vlevo od názvu položky je místo pro zobrazení ikony (šipky). Tato se zobrazí, jestliže je vyžadováno seřazení podle položky. Vlastnosti seřazení podle položky se nastavují mezerníkem (slouží jako přepínač, stále dokola nastavuje třídění vzestupně, sestupně, netřídit – šipka dolů, šipka nahoru, bez šipky).

Jestliže již byl seznam seřazen podle nějaké položky, po vyvolání třídění se na uvedené položce objeví šipka. Směr udává druh třídění. Při požadavku na třídění podle jiné položky se nejprve odstraní tato šipka mezerníkem.

Kombinované třídění

Seznam může být srovnán podle více položek. V dialogovém okně pro třídění se nastaví podmínky, jaké jsou požadovány pro seřazení dat – výběr a pořadí třídicích položek a typ třídění. Poté se na vybraná data aplikuje třídění. Podmínkou pro kombinované třídění je, že položky v dialogovém okně musí být uvedeny ve správném pořadí, v jakém má probíhat srovnávání dat. Změnu pořadí lze provést i myší metodou Drag and Drop (táhni a pusť).

Postup provedení:

1. pomocí F6 na seznamu dat nebo ikonou

2. označit položky, podle kterých má třídění probíhat

3. nastavit typy třídění na položkách mezerníkem nebo pomocí tlačítka „Označit“

4. nastavit pořadí položek pro třídění - pořadí položek odpovídá prioritě třídění

POZOR !!!

Setřídí se pouze vybraná data, tj. ta, která jsou uvedena v seznamu, nikoliv celá databáze. Při opakovaném výběru seznamu dat dochází k zachování předešlého třídění. Toto třídění je však platné jen pro současnou práci s evidencí, při příštím otevření evidence je seznam zobrazen v základním setřídění nebo v setřídění, které je nastaveno v konfiguraci pro danou pracovní stanici.

Setříděné seznamy je možno samozřejmě vytisknout.

Funkce třídění má stejné možnosti jako vyhledávací funkce, tzn. mohou se nastavit podmínky třídění a ty poté uložit. Tyto podmínky pak budou automaticky aplikovány na všechny výběry, prováděné nad modulem na dané pracovní stanici do okamžiku, než bude zadán požadavek na nové třídění.

Nastavení třídění

Při vstupu do modulu či při tvorbě seznamů v modulu je možno nastavit třídění tak, aby vybraná a zobrazená data byla vždy setříděna podle nejčastějšího požadavku.

Nastavení podmínek třídění probíhá pouze pro konkrétní modul a konkrétní pracovní stanici a provádí se ve funkci třídění způsobem:

nastaví se požadavky třídění na potřebné položky, jejich pořadí a způsob třídění (vzestupně, sestupně)
zvolit Uložit ve funkci třídění.

Poté je nastavené třídění platné pro všechny další výběry/seznamy v daném modulu, prováděné nyní i při dalším vstupu do modulu až do okamžiku, než je zadán nový požadavek třídění.

Stejně jako při vyhledávání, pokud nejsou uloženy nové parametry třídění, zůstává uloženo původní nastavení bez ohledu na to, jaká třídění byla během práce s modulem prováděna.

Jestliže v modulu jsou použita jiná třídění a je potřeba se navrátit k původnímu nastavenému, použije se ve funkci třídění tlačítko Výchozí. Poté budou načteny výchozí parametry třídění a tlačítkem OK se aktivuje setřídění s těmito parametry.

Lokální třídění

Na seznamu je možné zapnout lokální třídění, které se vyznačuje těmito charakteristikami:

- setřídit jde podle jakéhokoliv sloupce seznamu (i dle toho, který nelze pro běžné třídění použít)

- probíhá daleko rychleji než běžné třídění, protože jde pouze o přetřídění zobrazených záznamů (u běžného třídění probíhá dotaz do databáze)

- je možné třídit pouze podle jednoho sloupce (nelze kombinovat více sloupců najednou)

Nastavení lokálního třídění seznamu se nastavuje v menu Zobrazit / Lokální třídění nebo pomocí Shift+F6. Seznam si i po uzavření okna pamatuje zapnutí lokálního třídění.

Tisky v systému Signys

V celém systému platí pravidlo, že data, která jsou vybrána – zobrazena, je možné ihned tisknout. To znamená, že ze seznamu se tiskne seznam vybraných záznamů a z otevřeného formuláře jednotlivý doklad. Doklad musí být v režimu prohlížení!

Systém Signys umožňuje tisk dokladů, seznamů a uživatelem vytvořených seznamů formou tiskových sestav, vytvořených výrobcem. Jestliže však tyto sestavy nevyhovují nebo je potřeba nějaký údaj upravit, systém obsahuje Manažer sestav, který slouží k editaci a návrhu tiskových sestav.

Tisk v systému je realizován formou tiskových předloh s vytvořenými tiskovými sestavami. Tyto sestavy jsou šablony, pomocí kterých se údaje dokladu či seznamu tisknou. Tisk může být prováděn v grafickém (výhodnější pro laserové a inkoustové tiskárny) nebo znakovém režimu (jehličkové tiskárny, rychlý tisk). Detailnější rozlišení těchto režimů je popsáno v oddíle „Režimy tisku“.

Systém umožňuje pro každý modul a v modulu pro seznamy a každý doklad nadefinovat 13 nejčastěji používaných tiskových sestav. Tyto tiskové sestavy je možno kdykoliv předefinovat jinými, aniž by došlo ke zrušení definice sestav. První tři tiskové sestavy jsou určeny pro rychlý tisk bez nutnosti volby v menu – tisk přes tzv. horké klávesy:

1.sestava – Ctrl+P – označení 0 v menu
2.sestava – Ctrl+T – označení 1 v menu
3.sestava – Ctrl+Alt+T – označení 2 v menu

Dalších 10 sestav je označeno vždy písmenem abecedy, počínaje A. Těchto 10 sestav je nutno volit již výběrem v menu Tisk.

Ke každé tiskové sestavě je také možno přiřadit jinou místní nebo síťovou tiskárnu, která je nadefinována ve Windows, tzn. že každý tisk je možno realizovat v jiné podobě a na jiné tiskárně. Lze tak nastavit např. na doklad tisk ve znakovém i grafickém režimu na odpovídající tiskárnu.

Každá pracovní stanice má své vlastní nastavení tiskových sestav dokladů a seznamů.

Názvosloví tiskových sestav

Soubor s tiskovou sestavou se skládá z 8 znaků, např. FVTZ0101 (není nutné dodržovat)

znak	Význam	detailní popis	příklad
1-3	zkratka modulu	viz Zkratky modulů	FVT
4	typ tisku	Z- znakový G- grafický X - znakový pro Win XP S - do souboru	Z
5,6	číslo sestavy	01-30 doklady 31-60 seznamy 61-99 analýzy a ostatní	01
7,8	číslo zákazníka	01-20 standardní tisky	01

Volby tisku

Práce s tiskem v systému je shodná s tiskem z jakékoliv jiné aplikace ve Windows. Po žádosti na tisk se zobrazí dialogové okno (viz následující obrázek). Před tiskem je možnost změnit a nastavit:

tiskárnu
výstupní zařízení
tisk v rozsahu stránek
počet kopií

Přednastavené sestavy

Předdefinované sestavy jsou jak u dokladu, tak u seznamů umístěny na ikonách v tiskovém panelu nástrojů

horkých klávesách v menu Tisk: Ctrl+P, Ctrl+T, Ctrl+Alt+T

Volba sestavy jako přednastavené se provede v menu Tisk / Nastavení tiskových sestav. Zobrazí se dialogové okno.

První tři řádky v dialogovém okně jsou určeny pro nastavení sestav na horké klávesy (sestavy v menu označované jako 0 až 2), dalších 10 řádků je pro sestavy v menu umístěné pod označením A až J. Tlačítko „Opravit“ umožňuje opravu či úpravu dané tiskové sestavy v manažeru sestav. Po této volbě dojde ke spuštění manažeru sestav s načtením konkrétní sestavy.

Tisk do souboru

Při tisku do souboru (přímý tisk do souboru, funkce odeslání sestavy jako přílohy mailu) je jméno souboru složeno z informací o modulu a čísla dokladu. Např. DFVT_171120057.pdf znamená detail faktury vydané tuzemské číslo 171120057.

Tisk dokladu

Tisk v systému probíhá pouze v režimu prohlížení. Nový doklad bude tedy vytisknut teprve tehdy, jestliže budou potvrzeny údaje do databáze.

Existující doklad musí být zobrazen ve formuláři.

Postup provedení:

1. vstup do modulu

2. zadání nebo vyhledání dokladu pro tisk

3. zobrazení dokladu do formuláře

4. volba tisku

Tisk seznamu, výběru, analýzy

Tisk seznamu, vytvořeného dotazem systému nebo podle vlastního výběru nebo analýzy probíhá opět z režimu prohlížení.

Jestliže není použita v sestavě položka pro třídění (položka je označena v kulatých závorkách v názvu sestavy) a sestavu je nutno mít setříděnu podle určité položky, pak je nutné provést třídění před tiskem (způsobem popsaným výše). Na setříděná data se použije buď jedna z předdefinovaných sestav pro seznam v daném modulu nebo si uživatel může sestavu nastavit v menu Tisk – Nastavení tiskových sestav.

Přednastavené sestavy platí pouze pro daný modul a doklad, seznam. Každý modul má svá vlastní nastavení pro doklady a seznam, nikoliv společné celému systému. Taktéž jsou všechna nastavení tisku platná pouze pro konkrétní pracovní stanici.

Režimy tisku

Systém Signys může tisknout data ve dvou režimech:

· Grafický

· Znakový

Grafický tisk je standardní tisk Windows a je vhodný pro laserové a inkoustové tiskárny, které tisknou tiše a graficky rychle. Jehličková tiskárna pro grafický tisk je obecně nevhodná, jelikož není docíleno potřebné kvality a rychlost tisku je velice nízká.

Znakový tisk je určen zejména pro jehličkové tiskárny. Většina uživatelů zná znakový tisk z aplikací pod operačním systémem DOS. Při tomto tisku šlo manipulovat s nastavením tiskárny a tisk byl rychlý. Použití znakového tisku na laserové a inkoustové tiskárny je podmíněno možnostmi tiskárny. Ve většině případů již tyto tiskárny nebudou schopny ve znakovém režimu tisknout.

Systém Signys zaručuje znakový tisk na lokálních tiskárnách, tj. tiskárnách připojených přímo k počítači, ze kterého má být tisk prováděn. Tyto tiskárny musí umožňovat emulaci EPSON a obsahovat kódovou stránku Latin II.

Grafický tisk je vhodné použít tam, kde je potřeba kvalitní tisk a tisk kopií jako dalšího originálu není omezením. Znakový tisk je na místě použít tam, kde je třeba rychlých výstupů s kopiemi (např. silně zatěžovaná fakturační pracoviště).

Rozlišení sestavy, která je určena pro znakový nebo grafický tisk, je provedeno v názvu sestavy (jestliže se jedná o sestavu navrženu výrobcem) – 4. pozice.

Tiskárna, která je nainstalována ve Windows a standardně je používána jako grafická, může být nakonfigurována i jako tiskárna znaková, tj. „Obecná nebo jen textová (Generic / Text only)“. Jedná se např. o případy místních tiskáren – ve Windows je tiskárna nainstalována na LPT1 jako EPSON FX-1050 a poté na LPT1 je tiskárna Obecná nebo jen textová (Generic / Text only) s vlastnostmi tiskárny EPSON FX-1050 (výstupní port, podpora češtiny). V tomto případě by se zdálo, že tiskárna je nainstalována dvakrát, ovšem není tomu tak pro systém Windows. Systém použije pro grafický tisk tiskárnu, označenou jako EPSON FX-1050 a Signys pro znakový tisk tiskárnu Obecná nebo jen textová. Výstup bude vždy na té samé tiskárně, ovšem s rozdílným výsledkem. Jestliže by byla použita na znakový tisk tiskárna, uvedená ve Windows jako EPSON FX-1050, pak se nebude tisknout předloha znakově, nýbrž graficky, což se projeví na rychlosti tisku a jeho kvalitě.

Nastavení tiskových sestav

Nastavení je možné pouze v režimu Prohlížení.

Pro tiskové sestavy s kódováním „Znakový tisk“ (4. znak v názvu souboru sestavy = Z nebo X) je nutné nastavit tiskárnu „Obecná nebo jen textová“ „Generic/Text Only“

Postup provedení

1. vstup do příslušného modulu, ze kterého se bude tisknout

2. v případě nastavení tisku seznamu pokračovat dle bodu 4

3. v případě tisku dokladu mezerníkem otevřít doklad do formuláře

4. volba menu Tisk / Nastavení tiskových sestav

5. vybrat volný řádek, případně ten, který bude použit

6. zvolit Nastavit nebo mezerník nebo F3

7. pomocí klávesy Alt+¯ nebo myší aktivovat Manažer tiskových sestav

8. na položce Sestava vybrat příslušný adresář tisků /odpovídá názvu modulu/ – šipkou nebo myší

9. otevřít adresář pomocí „®“ (šipka vpravo) nebo myší na „+“ u adresáře

10. vybrat příslušnou tiskovou sestavu

11. přenést do okna Tisková sestava klávesou F2 nebo „OK“

12. na položce Tiskárna vybrat příslušnou tiskárnu pomocí Alt+¯ nebo myší a přenést klávesou F2 nebo „OK“

13. uložit F2 nebo „OK“

14. zavřít nastavení tiskových sestav F2 nebo „OK“

Evidence partnerů - Adresář

Katalogy partnera

Katalogy partnera slouží pro zadání předdefinovaných hodnot pro položky partnera:

· typ

· kategorie

· parametry firmy

· okruh

· obor

· skupina

· rozborové kódy

· typ pobočky

· typ elektronické adresy

· globální limitní obraty

Výše uvedené položky partnera pak nemohou obsahovat jiné údaje, než které jsou uvedeny v daném katalogu. Vyplnění položky při zadávání či editaci údajů partnera probíhá výběrem z katalogu na položce stisknutím kláves Alt+↓ nebo ikonou .

Zadávání hodnot do katalogů

1. vstup do adresáře CTRL+A

2. menu Katalogy nebo ALT+K

3. vybrat určitý druh katalogu

4. v dialogovém okně katalogu přes tlačítko „Přidat“ zadat další hodnotu

Význam ikon

náhled na objednané položky partnera – vliv na zobrazení má nastavení konfiguračních parametrů partnera (zda jsou vidět pouze položky jedné skladové řady či všech).

deník partnera

pohledávky a odeslané pohledávky partnera

příjem objednávky partnera

výdej ze skladu partnerovi

souhrnná faktura pro partnera

partneři k výdeji

zadání nového kontaktu k partnerovi

zadání nového bankovního spojení k partnerovi

zadání nového oboru k partnerovi

zadání nové skupiny k partnerovi

zadání nového sortimentu k partnerovi

zadání nového limitního obratu k partnerovi

zadání nové pobočky k partnerovi

ověření údajů v ARES

ověření DIČ v registru VIES (ověření, zda je partner plátcem DPH v EU)

ověření v registru DPH (mj. se zobrazí informace, zda je či není plátce nespolehlivý)

Význam položek

Hlavní formulář

Firma

Název firmy nebo fyzické osoby.

Číslo

Číslo firmy. Toto číslo zadává systém a je jedinečné v celé databázi.

Kód

Kód partnera. Položka pro další označení partnera. Není navázána na žádnou kontrolní tabulku a může nabývat hodnot jak číselných, tak znakových. Položka může být automaticky vyplňována částí názvu partnera.

Typ partnera

Typ partnera vzhledem k uživateli. Může obsahovat například: odběratel, dodavatel, banka, … Má velký vliv na cenotvorbu – lze zde určit cenová hladina pro prodejní doklady a slevy.

V případě používání automatického vkládání manipulačních poplatků na objednávky přijaté s vazbou na sklad zde lze zadat limit pro vložení. Pokud je zadán, přebíjí limit zadaný na kartě partnera. Též je zde volba pro možnost vypnutí vkládání manipulačního poplatku.

Taky se zde dají nastavit barvy „špedlíků“ a popisných štítků při zobrazení partnera na Google mapách. Popis k modul „Google mapy“ je uveden v technické příručce.

Okruh

Okruh partnera, např. rozvozové okruhy, okruhy obchodních zástupců

Osoba

Zastupující osoba firmy. Tento údaj se přenáší na veškeré doklady a zároveň se tiskne.

Ulice, Město, Stát, Země

Základní údaje o firmě

PSČ

PSČ města firmy. PSČ lze zadávat pomocí databáze PSČ, která se vyvolává např. klávesami ALT+¯.

IČ, DIČ

IČ, DIČ firmy

DPH

označení plátce / neplátce DPH

El. adresy

Elektronické adresy je možné uvádět buď na hlavním formuláři nebo na záložce Kontakty (viz níže). V parametrech firmy lze nastavit, zda se mají na doklady do polí El. adresa I a II přenášet údaje z hlavního formuláře nebo z kontaktů. Lze zde též změnit popisky všech pěti polí (tedy místo El. adr 1 třeba E-mail).

Pozn.: více e-mailových adres v jednom poli je nutné oddělit středníkem.

Stav

informativní údaje o firmě:

Kód EDI

Parametr pro export v EDI jako „Odběratelský kód dodavatele“.

Záložka Finanční obraty

Letošní rok

Obrat partnera v letošním roce. Obrat může být nasčítáván z pohledávek, prodejek, vratek a příjmových pokladních dokladů, a to podle nastavení analýzy obratu. Tato hodnota může být bez nebo včetně DPH, opět podle nastavení analýzy obratu.

Minulý rok

Obrat partnera v minulém roce. Obrat je definován při zavádění nového finančního roku přesunem položky Letošní rok.

Záložka Součty dokladů

Na této záložce jsou nasčítávány údaje ze závazků, pohledávek, příjemek a výdejek, a to podle podmínek, zadaných v analýze obratů. Údaje mohou být nasčítávány za určité období, jednotlivě s nebo bez DPH.

Pro doklady Pohledávky a Závazky jsou definovány údaje:

Celkem

Celková částka pohledávek / závazků u partnera podle podmínek v analýze obratů.

Neuhrazené

Neuhrazená částka pohledávek / závazků u partnera. Hodnota odpovídá podmínkám zadaným v analýze obratů.

Po splatnosti

Neuhrazená částka pohledávek / závazků u partnera po splatnosti. Hodnota odpovídá podmínkám zadaným v analýze obratů.

Pro doklady příjemky a výdejky jsou definovány údaje:

Celkem

Celková částka příjemek / výdejek u partnera. Hodnota odpovídá podmínkám zadaným v analýze obratů.

Záložka Ostatní

Forma úhrady (Pohledávky)

Typ úhrady pro partnera. Seznam forem úhrady definuje sám uživatel. Uplatňuje se při tvorbě pohledávek.

Forma úhrady (Závazky)

Typ úhrady pro partnera. Seznam forem úhrady definuje sám uživatel. Uplatňuje se při tvorbě závazků.

Lhůta splatnosti (Pohledávky)

Počet dnů splatnosti, které se partnerovi přičítají k datu vystavení faktur při platbě příkazem.

Důležité: Když je zadána nula, je to vyhodnoceno jako nezadaná hodnota a na dokladu pohledávky je potřeba datum splatnosti vyplnit ručně. Pokud je potřeba vnutit systému automatické vyplňování pole data splatnosti dnešním dnem (hotovostní platba), je na kartě partnera nutné zadat -1 (mínus jedna). Tato funkce je zprovozněna až od verze 5.0 build 911 – na starších verzích nepoužívat, protože by systém vložil včerejší datum.

Lhůta splatnosti (Závazky)

Počet dnů splatnosti, které se partnerovi přičítají k datu přijetí faktur při tvorbě závazku.

Doprava

Výchozí doprava, která se přenáší na doklady partnera.

Záložka Příznaky

Skupina zalistovaných artiklů

Možnost přidělení skupiny zalistovaných artiklů partnerovi. Skupina je přidělována z katalogu skupin zalistovaných artiklů, který se pořizuje v hlavním okně Signysu v menu Katalogy. Současně je zde tlačítko pro možnost nastavení více skupin zalistovaných artiklů. Popsáno níže.

Na záložky v dolní části karty partnera (tedy všechny dále popisované) lze uplatnit přístupová oprávnění.

Záložka Kontakty

Seznam všech kontaktů partnera (telefonické, elektronické…). Každý partner může mít libovolný počet kontaktů. Kontakty je možné označit prioritou pro práci s kontakty. Dva vybrané kontakty je možné označit jako hlavní pro přenos. Tyto se poté přenáší na doklady partnera (El.adresa 1, El.adresa 2). Pokud je potřeba, aby se na různé typy dokladů přenášely jiné el. adresy, je potřeba na nich požadovaný modul vybrat. Je tak možné mít nastaven např. e-mail pro přenos na všechny doklady, avšak pro objednávky vydané bude určen jiný e-mail (obojí má být např. na dokladu jako el. adresa 1) – zde se nastaví e-mailová adresa bez určení modulu a další, kde se zadá požadovaný modul. Popis zadání modulu je popsán níže v kapitole Kontakt detailně.

Pořadí

Pořadí kontaktu u partnera

Kontakt

Jméno kontaktní osoby, event. názvu firmy

Funkce

Funkce kontaktní osoby

Typ – načteno z el. adresy kontaktu

Typ kontaktu - telefon, fax, e-mail, mobil atd. Seznam typů elektronických kontaktů si definuje sám uživatel.

Hlavní adresa – načteno z el. adresy kontaktu

Elektronická adresa kontaktu - číslo telefonu, e-mail, www atd.

Popis adresy – načteno z el. adresy kontaktu

Popis elektronické adresy kontaktu

Jméno – načteno z el. adresy kontaktu

Jméno osoby v kontaktu

Kategorie

Označení kategorie kontaktu

Status

Členění kontaktu na „aktivní“ nebo „pasivní“.

Popis kontaktu – načteno z el. adresy kontaktu

Popis kontaktu partnera

Číslo

Identifikační číslo kontaktu. Využívá se např. pro načítání partnerů ve čtečkách DENSO.

Přenos – načteno z el. adresy kontaktu

Informace o tom, zda je zobrazená el. adresa přenášena na doklady a zda do I. nebo II. el. adresy – může zde být tedy hodnota N, I nebo II.

Číslo karty

Údaje jsou na samostatné záložce „Zákaznická karta“. Číslo zákaznické karty. Využívá se pro načítání partnera do prodejního terminálu pomocí čtečky karet či čipů.

Titul, Titul 2 – načteno z el. adresy kontaktu

Titul před či za jménem.

Záložka Bankovní spojení

Seznam bankovních spojení partnera. Každý partner může mít zadán libovolný počet bankovních spojení. Vybrané bankovní spojení je označeno jako hlavní a toto je pak přenášeno do dokladů (závazky) a probíhají přes něj platby.

Účet

Číslo účtu partnera včetně směrového kódu banky.

Banka

Název bankovního ústavu.

Poznámka

Poznámka k bankovnímu spojení

Priorita

Priorita bankovního spojení - označení Hlavní určuje účet, který je používán pro peněžní styk s partnerem (první založený účet je nastaven jako hlavní, ale lze ho změnit jako normální).

Pořízeno / Pořídil

Při zadávání se automaticky vyplní aktuální datum a jméno přihlášeného uživatele.

Typ účtu

Využívá se u tzv. tranzitních objednávek. Na danou tranzitní objednávku a další navazující doklady se přenáší tento účet. Jelikož jsou tyto doklady označeny jako tranzitní, přenáší se účet i na odeslanou zásilku, protože přepravce zasílá vybrané peníze na něj. Podporuje pouze DPD a GEIS.

Ověřeno / Ověřil

Informativní údaje o uživateli, který ověřil správnost účtu.

Záložka Pobočky

Zadání poboček partnera - odběrní místo, sklad atd. Každá zadaná pobočka musí být samostatně uvedena v adresáři. U pobočky se stanovuje její typ a vazba na doklady (fakturace, odběratel atd.).

Firma

Název firmy - pobočky

Pobočka

Typ pobočky partnera (sklad, prodejna…). Seznam typů poboček definuje uživatel.

Číslo

Číslo firmy pobočky z adresáře firem

Kód

Kód pobočky z adresáře firem

Fakturace

Umístění adresy pobočky na dokladech při vložení partnera do dokladu:

Bez vazby na doklady - adresa pobočky nebude přenášena na doklady partnera

Fakturace - adresa pobočky bude přenášena do fakturační adresy na dokladech, vystavovaných pro partnera

Odběratel - adresa pobočky bude přenášena do adresy odběratele na dokladech, vystavovaných pro partnera

Konečný příjemce - adresa pobočky bude přenášena do adresy konečného příjemce na dokladech, vystavovaných pro partnera

Popis

Textový popis pobočky

Záložka Elektronické adresy

Zobrazení elektronických adres zadaných na záložce s kontakty – pro přehlednější zobrazení.

Založení partnera

1. vstup do adresáře pomocí CTRL+A

2. založení nového partnera F3 – otevře se okno „Partner – číslo: [Nový partner]”

3. zapsání všech dostupných informací o partnerovi do patřičných kolonek – pohyb mezi jednotlivými kolonkami pomocí Tabulátoru

4. Kód partnera – označení partnera podle libovolného kódu.

5. Typ, Okruh a Formu úhrady vybrat z katalogů, které se otevřou po kliknutí na nebo stisknutím kláves ALT+↓ v dané kolonce.

6. povinné údaje: Název firmy, Kód, Typ a Okruh – vždy musí být vyplněny

7. PSČ je možné vybrat z katalogu nebo vypsat ručně

8. Dalším stiskem klávesy F3 se zadávají další údaje: Kontakty – viz „Kontakty partnera; obdobným způsobem zadat i ostatní záložky (Bankovní spojení, Obory a skupiny, …)

9. Po vyplnění základních údajů okno uzavřít klávesou F2 – nyní získá partner své číslo, které si systém uděluje sám – nelze měnit

Založení partnera kopií stávajícího

Při zakládání nového partnera kopií stávajícího dojde k překopírování veškerých evidenčních údajů ze stávajícího partnera včetně evidence kontaktů a poboček partnera.

Obchodní údaje (obraty, kredity) jsou u nového partnera vynulovány.

Postup:

1. vstup do adresáře pomocí CTRL+A

2. výběr partnera (např. F5 nebo Ctrl+F), z něhož má být kopií vytvořen partner nový

3. vyvolání funkce pro založení partnera kopií - Ctrl+Alt+N nebo menu Doklad / Kopírovat partnera

4. upravit povinný údaj u partnera - kód partnera

5. upravit potřebné údaje u partnera (např. název, adresa atd.)

6. uložení partnera např. klávesou F2

Zadání / ověření údajů pomocí ARES

Vyplnit základní údaje ekonomického subjektu nebo je jen ověřit lze využitím funkce Ověřit údaje v ARES. Funkci je možné spustit v menu Nástroje / Ověřit údaje v ARES (jak na kartě partnera, tak na seznamu) nebo kliknutím na ikonu . Pokud je funkce spuštěna v režimu oprav, je možné získané údaje přenést na kartu partnera. V takovém případě je u každé položky zaškrtávací okénko, kdy v případě zrušení zaškrtnutí nebude údaj při následném stisku tlačítka „Použít“ na kartu partnera přenesen.

IČ je přenášeno z karty partnera. Pokud zde není uvedeno, je potřeba ho v novém okně doplnit a stisknout tlačítko „Ověřit v ARES“.

V bílých polích jsou aktuální údaje na kartě partnera, v zelených získané v aplikaci ARES. Kontrolována je platnost údajů. Pokud například byla společnosti zrušena registrace k DPH, není údaj DIČ natažen a místo něj je zobrazen otazník. V takovém případě je znepřístupněno zaškrtávací pole pro přenos na kartu.

Pokud je zadáno neexistující IČ, je zobrazena chyba o tom, že údaj nebyl nalezen.

Pro nalezený subjekt je možné použít tlačítka vpravo dole, která zobrazí údaje z dalších registrů (OR = Obchodní rejstřík, RZP = Registr živnostenského podnikání, RES = Statistický registr RES).

Poznámka: pokud je připojení k internetu pomalé, nestačí se vše načíst a objeví se chyba. V tomto případě je potřeba dotaz opakovat novým stiskem tlačítka.

Prověření údajů pomocí služby CreditCheck

Kromě ověření údajů v ARES, je možné dále prověřit údaje o partnerovi pomocí služby CreditCheck.

Jde o prověřování kredibility a více informací je možné získat na webu společnosti: www.CreditCheck.cz.

Aby bylo možné tuto službu využívat, je nutné se bezplatně na jejich stránkách zaregistrovat – získat přístupové jméno a heslo.

Následně je možné na partnerovi provést prověření:

– přímo pomocí ikony (např. na záložce „Obchodní údaje“),

– přes menu Nástroje – CreditCheck partnera.

Při prvním spuštěním je nutné přes tlačítko „Nastavení“ zadat jméno a heslo získané při registraci.

Na záložce „Obchodní údaje“ je i možné zadat datum poslední provedené kontroly a ručně zapnout „Status CreditCheck“ – tento příznak je pak v seznamu partnerů vidět ve sloupci „CreditCheck ikona“ a je možné podle něj i partnery vyhledávat (ve filtru na oddílu „Obchodní údaje“).

Ověření údajů o partnerovi – v registru plátců DPH v ČR a EU

Kromě ověření údajů v ARES a dle potřeby i přenesení do Signysu, je možné dále ověřit toto – všechny volby lze nalézt v menu Nástroje:

- Ověřit DIČ v systému VIES – ověření, zda je partner plátcem DPH v EU. Kromě volby v menu Nástroje je možné použít ikonu vedle pole DIČ.

- Ověřit insolvenci na serveru justice – ověření, zda je partner veden v insolvenčním rejstříku

- Ověřit v registru DPH - ověření v registru DPH na stránkách MFČR, kde lze např. najít informaci, zda jde o nespolehlivého plátce či nikoliv. Dotaz lze též spustit ikonou .

Kontakty partnera

Při pořizování kontaktů u nového rozpracovaného partnera postupovat od bodu 4.

1. vstup do adresáře pomocí kombinace kláves CTRL+A

2. výběr partnera, např. F5 nebo myší

3. otevření daného partnera do režimu oprav pomocí F4 nebo myší

4. stiskem klávesy F3 nebo myší se otevře okno „Nová detailní položka partnera“

5. zde je možné postupovat dvěma způsoby: „Kontakt“ nebo „Kontakt detailně“

Více emailů v jedné elektronické adrese

Dále jsou popsány způsoby zadání kontaktů a jejich elektronických adres. Od verze 1536 lze využít zadání více e-mailů do jednoho pole elektronické adresy tak, že jsou odděleny středníkem. Jednotlivé adresy se oddělují středníkem a mezerou za středníkem (jako např. v MS Outlook). Při emailování přes SMTP je též možné mít e-maily odděleny čárkou, ale u jiných způsobů posílání e-mailů je potřeba použít středník.

Kontakt

Tímto způsobem je možné zadat více kontaktů (včetně elektronických adres) najednou - až 5, ale není možnost zde nastavit prioritu či kategorii atd., jako v případě Kontakt detailně. Tento způsob slouží především pro rychlé zadávání údajů.

1. v horní části okna zadat na koho se daný kontakt pořizuje

2. ve spodní části zadat elektronickou adresu kontaktu – pomocí ikony zvolit, o jaký typ elektronické adresy se jedná (telefon, fax, E-mail, mobil,…). Tento typ musí ovšem odpovídat nadefinovanému typu z tabulky typů elektronických adres. Kontakt bude vždy jako hlavní. Nastavit lze, zda se má přenášet na doklady do I. nebo II. el. adresy.

3. po zadání kontaktů se okno uzavře a údaje uloží pomocí F2

Kontakt detailně

Tento způsob je vhodné použít, je-li potřeba zadat detailnější informace k danému kontaktu; umožňuje nastavení priorit či přenosu elektronických adres na doklady. Z detailních kontaktů je možné na dokladech vybírat v případě potřeby změny elektronické adresy. Pokud je na dokladu zadán partner, je možné si (v režimu editace dokladu) nechat zobrazit jeho elektronické adresy stiskem tlačítka v poli „El. adresa I“ nebo „El. adresa II“. Vybranou el. adresu následně na doklad např. stiskem klávesy F2 přenést.

Postup provedení:

1. v horní části okna opět zadat, na koho se daný kontakt pořizuje. Je možné zadat i adresu a pořadí kontaktu, popřípadě nastavit prioritu

2. kontakt zadat stisknutím tlačítka F3 / Přidat. Otevře se okno „Elektronická adresa“

3. zde se opět vybere typ elektronické adresy, priorita a druh přenosu pomocí Alt+↓ nebo myší v dané kolonce

Typ - povinný údaj, musí být u každého kontaktu vyplněn. V parametrech typu el. adresy lze vybrat z číselníku i příznak „Typ el. adr,“ který může být využit např. pro napojení na smart e-mailing.

Priorita – na jeden typ elektronické adresy je možné zadat více kontaktů a pomocí priority určit, který se bude zobrazovat – ostatní budou vnořeny pod tímto kontaktem

Přenos – zde je možné specifikovat, zda se má elektronická adresa přenášet automaticky na doklad či nikoliv. Do kolonky Adresa se zadává telefonní číslo, fax … - dle typu elektronické adresy

Modul – pokud je potřeba, aby byla na vybraný typ dokladu přenášena jiná el. adresa (např. na všechny doklady firmy Detro se má přenášet e-mail info@detro.cz, ale na objednávky vydané nakup@detro.cz ) je potřeba založit novou elektronickou adresu, kde se požadovaný modul zadá. V poli Modul/Doklad se klikne na tlačítko se třemi tečkami a ze stromu systémových modulů se vybere. Je potřeba vybrat až konkrétní typ dokladu, tedy nestačí např. Pohledávky, ale Faktura vydaná do tuzemska – výběr se provádí postupným rozbalováním stromečku, takže se rozbalí Pohledávky, pak Seznam pohledávek, dále se klikne na modul Faktura vydaná do tuzemska a nakonec na tlačítko OK. Na elektronické adrese pak musí zkratka modulu začínat na D (u faktury vydané do tuzemska je to DFVT = detail faktury vydané tuzemské). Důležité – pokud vznikají doklady generováním, v některým případech si mezi sebou kopírují el. adresy, takže pokud se z jiného dokladu generuje pokladní doklad nebo odeslaná zásilka, pak si přebírá i el. adresu, a to bez ohledu na výše uvedené nastavení. Naopak pokud se např. z přijaté zásilky vytvoří servis/oprava či z dodacího listu vydaného faktura, pak můžou mít jiné el. adresy, je-li tomu tak na kartě partnera nastaveno.

4. daný kontakt se uloží pomocí F2 nebo „OK“ – zavře se okno „Elektronická adresa“ a dalším stiskem klávesy F2 nebo „OK“ se uloží a zavře okno „Kontakt partnera“

5. po zadání všech kontaktů se údaje partnera uloží opět pomocí klávesy F2 nebo myší

Každý kontakt má svoji hlavičku, kde jsou uvedeny základní údaje. Ke každému kontaktu lze zadat více elektronických adres (popis viz výše). Na záložku Poznámka lze zapsat jakýkoliv řetězec. V osobních údajích lze zadat Datum narození, Rodné číslo a Bankovní spojení. Zákaznická karta je údaj na kartě či čipu zákazníka, který nakupuje pomocí tohoto identifikátoru – pomocí čtečky je pak zákazník načten do prodejního terminálu. Podrobněji je vše popsáno v technické příručce.

Sekce Internetový obchod

Tato část je připravena pro možnost napojení na e-shop, kdy by se nepřihlašoval partner, ale jeho konkrétní zaměstnanec. S tím souvisí i údaje v části „Souhlasy“ a „Dealeři a okruh“

Založení pobočky / provozovny partnera

V některých případech se může stát, že je potřeba u partnera (centrála) zadat několik poboček. Centrála i každá pobočka musejí být samostatně zadány v adresáři.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře Ctrl+A

2. vyhledat pobočku např. pomocí F5 nebo myší

3. otevřít v režimu oprav pomocí F4 nebo myší

4. stiskem F3 nebo myší se otevře okno „Nová detailní položka partnera“ – vybrat „Pobočku“

5. vybrat firmu – pobočku pomocí nebo stisknutím kláves Alt+↓

6. přenést pomocí F2 nebo myší

7. vyplnit „Typ pobočky“ pomocí Alt+↓ nebo myší – povinný údaj !!!

8. v položce „Adresa“ – vybrat pomocí Alt+↓ nebo myší - umístění pobočky do adresy dokladu

a. bez vazby na doklad - pobočka bude vedena pouze informativně

b. fakturace - pobočka bude při fakturaci přenášena do fakturační adresy

c. konečný příjemce - při vystavení dokladu je pobočka přenesena do adresy Konečný příjemce

d. odběratel - při vystavování dokladu je pobočka přenesena do adresy Odběratel

9. uložit údaje o pobočce pomocí F2 nebo „OK“

10. uložit partnera opět pomocí F2 nebo myší

Přidělení skupiny zalistovaných artiklů partnerovi

1. vstup do Adresáře partnerů Ctrl+A

2. vyhledání partnera pro přidělení zalistovaných artiklů pomocí F5 /ikona /

3. otevření partnera v režimu oprav klávesou F4 /ikona /

4. vstup na záložku „Příznaky“ a otevření Skupiny zalistovaných artiklů klávesami Alt+¯ nebo ikona

5. výběr příslušné skupiny zalistovaných artiklů klávesou F5 nebo ikona

6. přidělení skupiny zalistovaných artiklů partnerovi klávesou F2 nebo ikona

7. uložení partnera klávesou F2 nebo ikona

Přidělení více skupin zalistovaných artiklů partnerovi

1. stejný postup – partnerovi je vždy potřeba nastavit skupinu zalistovaných artiklů jako označení, že se má u tohoto partnera se zalistovanými artikly pracovat

2. v režimu prohlížení kliknout na ikonu

3. v novém okně stisk tlačítka „Přidat“

4. v dalším okně stisk tlačítka se třemi tečkami pro otevření seznamu skupin zalistovaných artiklů

5. dohledat požadovanou skupinu a stiskem F2 ji k partnerovi načíst

6. stiskem „OK“ uložit

7. dle potřeby opakovat postup od bodu 3

8. po zadání všech skupin uložit vše stiskem „OK“

Pozn.: Aby systém pracoval s těmi skupinami, je potřeba toto nastavit v globálních parametrech firmy. Buď se pracuje s jednou skupinou nastavenou na kartě partnera na záložce „Příznaky“ nebo s více skupinami.

Vytvoření dokladu přímo z karty partnera

Přímo z karty partnera je možné stiskem CTRL+E nebo pomoci menu Nástroje / Navazující doklad vytvořit následující doklady:

Z karty partnera lze takto vytvořit většinu dokladů. Pro vytvoření výdejky (převážně dodací list vydaný) je potřeba použít klávesovou zkratku Ctrl+F12 (nebo ikona ).

Vytvoření odeslané zásilky

Mezi doklady, které lze vytvořit pomocí Ctrl+E, je též odeslaná zásilka. Pro využití této funkce je potřeba mít zakoupenou licenci. Po spuštění systém zobrazí konfiguraci pro vytvoření dokladu. Důležitým údajem je „Způsob dopravy“, protože na něm lze nastavit, do jaké řady se má zásilka vytvořit a také zde lze nastavit pro některé dopravce i další nastavení. Pokud na řadě řada nastavená není, je na to uživatele upozorněn červeným textem (viz obrázek níže) a následně je systém na řadu dotázán.

Pokud je v níže uvedeném okně zadáno Balení a není nulový počet v poli „Počet nákl. Kusů“, je generována zásilka s položkou (položkami).

Zobrazení náhledových oken upřesňujících informací v seznamu partnerů

V seznamu partnerů je možné zobrazit náhledové okno s doplňujícími informacemi k partnerovi, který je v seznamu právě oznčen.

Děje se tak v seznamu přes nabídku Zobrazit a zde:

– Objednané položky = okno s položkami objednávek přijatých (zde pak lze nad vybranými řádky použít pravé tlačítko myši a zvolit Artikl, Skladová karta, Parametry artiklu),

– Objednané položky OVS = okno s položkami objednávek vydaných (i zde pak lze nad vybranými řádky použít pravé tlačítko myši a zvolit Artikl, Skladová karta, Parametry artiklu),

– Pobočky / Provozovny = zobrazí pobočky partnera,

– Skupiny zalistovaných artiklů.

Hromadné vygenerování odeslaných zásilek

Odeslané zásilky lze generovat i ze seznamu partnerů, a to pomocí menu Soubor / Generování obchodních zásilek. Zobrazí se stejné okno. Zde je velice důležité vybrat způsob dopravy s nasatvením řady, protože jinka se uživateli pro každého partnera znovu zobrazí dotaz pro výběr řady.

Poznámka: Funkce je dostupná i nad seznamy dokladů. Není ji však možné zaměnit za běžnou tvorbu zásilek, protože si z dokladů načítá hlavního partnera, což je třeba na faktuře daňová adresa. Běžně se však na zásilku (při ruční) tvorbě přenáší adresa příjemce.

Evidence artiklů - Ceník

Definice pojmů

Prodejní cena

Každá ceníková, event. skladová karta může mít až 16 prodejních cen - jednu základní prodejní cenu, ozn. Prodej 0 a 15 cenových hladin - Prodej 1 - 15. Prodej 0 je umístěn na hlavní kartě artiklu a Prodej 1 - 15 na záložce „Prodejní ceny“. Na každém artiklu může docházet k různým kombinacím pevných a prodejních cen na různých hladinách.

Průměrný nákup

Průměrná hodnota nákupní ceny položky zboží. K přepočtu dochází při naskladňování zboží.

Katalogy artiklu

Katalogy artiklu slouží pro zadání předdefinovaných hodnot pro položky artiklu:

· skupiny

· druhy

· druhy alternativní

· definice skupin a druhů

· cenové hladiny

· kategorie

· rozborové kódy

· měrné jednotky

· kódy zemí

· globální množstevní slevy

Výše uvedené položky artiklu pak nemohou obsahovat jiné údaje, než které jsou uvedeny v daném katalogu. Vyplnění položky při zadávání či editaci údajů artiklu probíhá výběrem z katalogu na položce stisknutím kláves Alt+↓ nebo ikonou .

Zadávání hodnot do katalogů

1. vstup do ceníku CTRL+B

2. menu Katalogy nebo ALT+K volba Katalogy

3. vybrat určitý druh katalogu

4. v dialogovém okně katalogu přes tlačítko „Přidat“ zadat další hodnotu do katalogu

Význam ikon

Většina uvedených ikon označuje stav či vlastnost, které jsou popsány v pokročilé či technické uživatelské příručce.

náhradní položky artiklu

skladová karta artiklu

zadání nového dodavatele na artikl

zadání nové kategorie na artikl

(světle zelený kosočtverec) zadání nového alternativního názvu na artikl

informační položka (neevidují se zásoby – např. dopravné)

stornovaný artikl

evidenčně uzamčený artikl

sestava (pro artikl existuje kusovník)

pro artikl existuje výrobní postup

artikl obsahuje sadu

příznak akční ceny – variantou je příznak Výprodej (písmeno V na modrém pozadí), Likvidace (písmeno L na světle fialovém pozadí), Poškozeno (písmeno P na žlutém pozadí)

body (artikl začleněn do bodového systému

nedostupný artikl (význam pro internetový obchod)

příznak priority artiklu

příznak kontroly artiklu

parametry artiklu

hodnocení artiklu

klíčová slova artiklu (SEO)

informace o artiklu pro www obchody

Význam položek

Hlavní formulář

Číslo artiklu

Jedinečné označení artiklu, které je zároveň číslo / označení skladové karty. Číslo artiklu může obsahovat číslice, písmena, znaky, ale je nevhodné používat mezery a znaky s diakritikou.

Číslo referenční

Pomocné číslo artiklu, např. číslo výrobce atd. Toto číslo vstupuje na položky dokladů.

Číslo alternativní

Další pomocné číslo artiklu, např. číslo výrobce atd. Toto číslo vstupuje na položky dokladů.

Čárový kód

Čárový kód pro daný artikl. Vedle pole pro čárový kód je pruh s ikonami příznaků artiklu.

Kód výrobce + GTIN + HIBC

Využíváno pro práci s UDI kódy. Tyto údaje se používají výhradně v oboru medicíny. Tyto údaje (spolu s čárovým kódem) lze modifikovat pomocí menu Identifikace / Čárové kódy a parametry, tedy bez nutnosti editovat celý artikl.

Název

Název artiklu v mateřském jazyce tak, jak bude prioritně vystupovat na dokumentech

Název alternativní

Jednořádkový popis artiklu nebo alternativně název v cizím jazyce. Popis se také přenáší na doklady.

Skupina

Začlenění artiklu do skupin. Na položku Skupina je navázán uživatelsky definovaný katalog, ze kterého se skupina vybírá. Skupina slouží také jako položka pro definici slev artiklu.

Druh

Začlenění artiklu do druhu. Druh může sloužit jako detailní rozčlenění skupiny. Na položku Druh je opět navázán uživatelsky definovaný katalog, ze kterého se údaj do karty artiklu vybírá.

Balicí jednotka

Počet kusů v měrné jednotce.

Měrná jednotka zboží. Veškeré vyskladňování, naskladňování a přepočty se vztahují k jedné měrné jednotce, např. 1 ks, 1 kg, atd. Na položku Měrná jednotka je navázán uživatelsky definovaný katalog. Na měrné jednotce (v katalogu) lze nastavit omezení počtu desetinných míst. Např. pro měrnou jednotku [ks] se nastaví, že je možné ji zadat pouze na celá čísla. Poté nemůže uživatel v okně pořizování položek na doklad (kde se pracuje se skladovou kartou, tak objednávky, příjemky, výdejky,…) zadat číslo jiné než celé.

Velikost

Označení velikosti artiklu. Pole je bez vazby na katalog.

Barva

Označení barvy artiklu. Pole je bez vazby na katalog.

Druh alternativní

Doplňující začlenění artiklu do druhu alternativního.

Typ artiklu

Položka je určena k označení typu artiklu - zboží, materiál, finální výrobek atd.

JCD

Položka celního sazebníku. Na položku JCD je navázán uživatelsky definovaný katalog - evidence JCD.

Celní sazby

Celní sazby, které jsou automaticky vyplněny na základě zadané položky JCD. Uživatel nemá možnost na kartě artiklu změny těchto sazeb.

Doprava

Náklady na dopravu artiklu, vyčíslené v procentech a národní měně. Lze zadat jak v procentech, tak absolutní částku (v národní měně). Pro práci s absolutní částkou nesmí být procentuální zadaná.

Sazba DPH

Sazba DPH na artikl. Na tuto položku je navázán uživatelsky definovaný katalog Sazeb DPH.

Vedle sazby DPH je příznak přenesené daňové povinnosti (popisek se na formulář nevešel). Jedná se pouze o příznak, dle kterého lze v ceníku filtrovat. Nikam se nepřenáší.

Nákup

Nákupní cena za měrnou jednotku artiklu. Jedná se o „čistou“ nákupní cenu bez jakéhokoliv navýšení. Nákupní cena je zadávána v měně, ve které nákup probíhá.

Měna

Měna, ve které dochází k nákupu artiklu

Nákup v nár. měně

Přepočet položky Nákup na národní měnu podle zadané měny a kurzu této měny, který je uveden v kurzovním lístku.

Ceníkový nákup

Nákupní cena artiklu v národní měně bez DPH. Je složena z položek Nákup v nár. měně, Doprava tzn.:

Ceníkový nákup = Nákup v nár. měně + Doprava

Od tohoto nákupu se odvíjí manuální výpočet prodejních cen artiklu na základě přirážek při nastavení pevných prodejních cen.

Průměrný nákup (skladový)

Hodnota průměrného nákupu artiklu za MJ v národní měně bez DPH tak, jak odpovídá ze skladové karty. Od tohoto nákupu se odvíjí automatický i manuální přepočet prodejních cen při nastavení plovoucích prodejních cen.

Poslední nákup

Poslední nákup artiklu. Hodnota se aktualizuje při nákupu a naskladňování artiklu. V případě používání výrobních modulů pak i při odvodu dokončené výroby na výrobním příkazu.

Základní prodejní cena (Zákl. PC)

Základní prodejní cena artiklu (označována jako Prodej 0), která je definována jako výchozí pro prodej artiklu.

Pole

Nastavení pevné nebo plovoucí prodejní ceny na prodejní hladině.

- pevná prodejní cena

- plovoucí prodejní cena

Přirážka [%]

Procentuální přirážka na artikl pro stanovení základní prodejní ceny (Prodej 0), zadávaná uživatelem. Prodejní cena 0 je pak stanovena na základě ceníkového nákupu a této přirážky.

Přirážka [v]

Dopočtená procentuální přirážka pro základní prodejní cenu. Tato přirážka je závislá na vypočtené prodejní ceně ze zadané přirážky, průměrném skladovém nákupu a nastaveného zaokrouhlování na artiklu. Jestliže se jedná o artikl, který má nízkou prodejní cenu a je zaokrouhlován např. na jednotky, může docházet k větším rozdílům mezi zadanou a dopočtenou přirážkou na artiklu.

Rabat [v]

Dopočtený procentuální rabat pro základní prodejní cenu. Tento rabat je závislý na vypočtené prodejní ceně ze zadané přirážky, průměrném skladovém nákupu a nastaveného zaokrouhlování na artiklu.

Prodej bez DPH

Prodejní cena bez DPH

Prodej s DPH

Prodejní cena s DPH

Záložka Cenové hladiny

Nastavení až 15 cenových hladin na artiklu. Každá cenová hladina obsahuje údaje:

Pevná nebo plovoucí prodejní cena

Zadává uživatel, každý artikl může obsahovat různé kombinace pevných () a plovoucích () cen. Při pevné prodejní ceně nelze zadávat procentuální přirážku.

Přirážka [%]

Stejný význam jako na hlavním formuláři. Platná pro konkrétní cenovou hladinu. Zadává uživatel (pouze u plovoucí prodejní ceny).

Přirážka [v]

Stejný význam jako na hlavním formuláři. Platná pro konkrétní cenovou hladinu. Dopočtená procentuální přirážka pro konkrétní cenovou hladinu. Tato přirážka je závislá na vypočtené prodejní ceně ze zadané přirážky, průměrném skladovém nákupu a nastaveného zaokrouhlování na artiklu. Jestliže se jedná o artikl, který má nízkou prodejní cenu a je zaokrouhlován např. na jednotky, může docházet k větším rozdílům mezi zadanou a dopočtenou přirážkou na artiklu.

Rabat [v]

Stejným význam jako na hlavním formuláři. Platná pro konkrétní cenovou hladinu. Dopočtený procentuální rabat pro konkrétní cenovou hladinu. Tento rabat je závislý na vypočtené prodejní ceně ze zadané přirážky, průměrném skladovém nákupu a nastaveného zaokrouhlování na artiklu.

Prodej bez DPH

Prodejní cena na cenové hladině bez DPH. Může být zadána uživatelem nebo dopočítána na základě zadaných přirážek. Při nastavení plovoucích prodejních cen dochází k automatické aktualizaci této hodnoty.

Prodej s DPH

Prodejní cena na cenové hladině s DPH. Položka je dopočítávána.

Měna

Zadání měny, ve které je stanovena prodejní cena na konkrétní hladině.

DPH

Sazba DPH, dle které se dopočítává cena s DPH. Sazba se nastavuje v číselníku hladin. Pokud je na hladině uvedena nula, bere se pro výpočet sazba zadaná na ceníkové kartě. Funkce přepočtu ceny s DPH (Ctrl+P) respektuje sazbu cenové hladiny.

Popis hladiny

Textový popis cenové hladiny

Záložka Dodavatelé

Zadání dodavatelů artiklu. Tito dodavatelé jsou pak využíváni při tvorbě automatického návrhu objednávek vydaných. Dodavatel, který má být zadán na kartě artiklu, musí být zaveden v evidenci partnerů. Dodavatele lze do seznamu přidat ručně, nebo automaticky systémem při příjmu zboží. Tuto možnost je ale nutné nejprve nastavit.

1) Hlavní menu systému / Nástroje / Možnosti systému / Globální parametry a výchozí hodnoty…

2) V sekci Ceník / Evidence artiklů na záložce dodavatel je nutné nastavit automatické vložení dodavatele artiklu na „Povoleno“ a jaká cena se má přenášet do nákupní ceny 1, 2 a 3.

U každého dodavatele můžeme definovat údaje:

Firma

Zadává se pomocí evidence partnerů

Datum

Datum zadání dodavatele

Katalog výrobce

Označení artiklu tak, jak jej uvádí dodavatel (číslo dodavatele). Toto označení poté vstupuje do objednacího čísla při návrhu objednávky vydané.

Priorita

Zadání pořadí dodavatelů pro objednávání zboží

Název výrobce

Název artiklu tak, jak jej uvádí dodavatel. Tento název vstupuje do názvu artiklu při návrhu objednávky vydané.

Měna

Měna z kurzovního lístku, ve které jsou zadány údaje Nákupní cena 1 - 3

Status

Status artiklu u daného dodavatele - v sortimentu, mimo sortiment, výroba ukončena

Nákupní cena 1, Nákupní cena 2, Nákupní cena 3

Nákupní ceny daného dodavatele pro konkrétní limity. Mohou být zadány i bez udání limitů.

Limit 1, Limit 2, Limit 3

Limitní hodnoty pro odběry u daného dodavatele.

Délka záruky Dodavatel, Zákazník

Zadání délky záruky od dodavatele a k zákazníkovi při odběru daného artiklu od zadávaného dodavatele

Doba dodání

Informační údaj o standardní dodací době u dodavatele

Pořízeno, Pořídil

Jméno pracovníka a datum, kým a kdy byl dodavatel k artiklu pořízen

Dodavatel – stav

Údaje o stavu zboží u dodavatele. Údaje nejsou automaticky plněny (Signys se nikam nepřipojuje a data nestahuje). Je však možné pomocí externích nástrojů zajistiti automatické plnění, pokud bude dodavatel připraven předávat data dohodnutým způsobem a vždy ve stejném formátu.

Vytvoření ceníkové karty

Ceníkovou kartu lze vytvořit dvěma způsoby: úplným zadáním všech údajů do prázdného formuláře nebo okopírováním již vytvořené ceníkové karty. Ceník je jediný modul v systému, kde si „Číslo artiklu“ zadává sám uživatel. Založením ceníkové karty dojde automaticky k vytvoření skladové karty na skladě evidenční řady č. 1. Všechny úpravy týkající se artiklů se provádějí v ceníku.

Založení nové ceníkové karty se zadáním všech údajů

Založení karty

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. založit novou kartu pomocí F3 nebo

3. vyplnit „Číslo artiklu“ a „Číslo referenční“

4. zapsat „Název“ artiklu a jeho „Popis“

5. vybrat z katalogu „Skupinu“ a „Druh“ pomocí Alt+¯ nebo v dané kolonce

6. možno vyplnit čárový kód

7. zadat „Balící jednotku“ a vybrat z katalogu „Měrnou jednotku“ pomocí Alt+¯ nebo

8. vyplnit „Pozici“ – určuje umístění ve skladě

9. „pořízeno“ – lze zadat datum vytvoření ceníkové karty

10. v případě používání „JCD“ lze vybrat z katalogu položku JCD pomocí Alt+¯ nebo

Zadání ceny

11. „Doprava“ – do první kolonky zadat procentuální podíl dopravy na ceně, ve druhé se sama rozpočítá částka podílu dopravy na ceně

12. vybrat měnu z kurzovního lístku a přenést pomocí F2 nebo „OK“

13. zadat sazbu DPH - vybrat z katalogu pomocí Alt+¯ nebo

14. do položky „Nákup“ zadat nákupní cenu bez DPH a jakéhokoliv navýšení

15. v položce Ceníkový nákup“ dojde k dopočítání ceny “Nákup“ + „Doprava“

16. „Přirážka“ – zadat přirážku k nákupní ceně v procentech. Tato přirážka platí pro základní prodejní cenu

17. položka - „Prodej bez DPH“ může být v případě zadání „Přirážky“ dopočítána přes menu Nástroje / Přepočet prodejní ceny nebo použít Shift+Ctrl+P nebo popup menu myši a vybrat „Přepočet prodejní ceny“ nebo může být volně zadána.

Zadání dodavatele

Před přiřazením dodavatele na artikl musí být dodavatel již vytvořen v adresáři.

18. vstup na záložku „Dodavatelé“

19. nový dodavatel - F3 nebo vybrat dodavatel

20. pomocí Ctrl+A vyhledat dodavatele z adresáře a přenést pomocí F2

21. zadat „Ktg. výrobce“ a „Název výrobce“

22. případně zadat Limity a „Nákupní ceny dodavatele“

23. uložit dodavatele pomocí F2 nebo „OK“

Zadávání detailních údajů na všechny záložky artiklu probíhá standardním způsobem - klávesa F3 nebo v záložce.

Založení nové ceníkové karty – použití hodnot z aktuálního záznamu

Tato funkce se používá v případě, že je již v systému zadán podobný artikl a nový se liší pouze v několika údajích. Údaje ze stávající karty se zkopírují do karty nové. Pokud se hodnoty některých polí nemají kopírovat, lze je vyloučit na seznamu artiklů v menu Nástroje / Nastavení kopie dokladu. Na nově zakládané ceníkové kartě je nutné opravit číslo artiklu a ostatní základní údaje - např. popis, nákupní cena atd.

Postup provedení:

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. pomocí F5 nebo vyhledat kartu artiklu, kterou budeme chtít okopírovat

3. na nalezené kartě stisknout Ctrl+Alt+N nebo menu Doklad / Kopírovat doklad

4. potvrdit „Použití hodnoty z aktuálního záznamu“ pomocí F2 nebo „OK“

5. opravit číslo artiklu a ostatní potřebné údaje – názvy, cenu, …

6. zkontrolovat opravené údaje a uložit kartu pomocí F2 nebo

Akční ceny

Základní charakteristika

Akční ceny slouží k dočasné, časově omezené změně prodejní ceny artiklu během příjmu objednávky, výdeje zboží, prodeje za hotové nebo sestavení nabídky.

každá akční cena je platná pro zadané období od – do (včetně) u akční ceny (povinný údaj)
každý artikl může mít zadáno více akčních cen (pro různá časová období)
artikl, u nějž je akční cena definována, je graficky (ikonou ) označen jak v seznamech artiklů, skladových karet, příjmu objednávek, výdeje zboží, sestavení nabídky, tak na formuláři artiklu a skladové karty
akční cena u zboží může být uplatněna buď automaticky nebo dojde k dotazu uživatele, zda má být uplatněna akční cena či použita cena standardní (přednastavená volba je dotaz na uživatele o uplatnění akční ceny)
je možno předzadávat akční ceny artiklu / artiklů pro budoucí období, platnost nastane zadaným časovým obdobím

Zobrazení náhledových oken upřesňujících informací v ceníku

V ceníku (seznamu artiklů) je možné zobrazit náhledové okno s doplňujícími informacemi k ceníkové kartě, která je v seznamu právě označena.

Děje se tak v seznamu přes nabídku Zobrazit a zde:

– Stavy skladových karet = stavy všech skladových karet přes všechny sklady a pobočky,

– Stavy skladů = stavy na podskladech,

– Parametry artiklu,

– Dodavatelé artiklu,

– Náhrady artiklu.

Skladová evidence

Definice pojmů

Fyzické a detailní sklady

Systém umožňuje vedení až 999 fyzicky oddělených, na sobě nezávislých skladů (např. sklady v různých městech).

Každý fyzický sklad umožňuje vést libovolné množství detailních skladů (podskladů) – sklady v jednom místě, ale rozlišené, např. PRODEJ, SERVIS atd.

Každé zboží na fyzickém skladě má svou samostatnou skladovou kartu, která obsahuje seznam detailních skladů (podskladů) s počtem MJ zboží. Na skladové kartě je uveden celkový součet MJ a celková cena zboží na fyzickém skladě.

Skladové doklady jsou vystavovány ve stejné evidenční řadě, jako je fyzický sklad, tzn. k fyzickému skladu na evidenční řadě 1 se vážou doklady (příjemky, výdejky…) pouze v řadě 1.

Převod zboží mezi fyzickými sklady se provádí pomocí dokladů Interní výdejka a Interní příjemka. Převod zboží mezi detailními sklady (podsklady) na fyzickém skladě se provádí Převodkami.

Alternativní stavy

Pokud se používá více fyzických skladů než jeden, je možné na seznamu skladových karet zapnout zobrazování informací z dalšího skladu. Nastavení se provede tak, že se ve filtru (F5) na skupině podmínek "Stavy" zapne zobrazení stavu skladu jiné evd. řady i jiné pobočky. Načtený stav je pak zobrazen ve sloupcíchAlt. stav celkem, Alt. stav volný, Alt. stav rezervace, Alt. stav objednáno a Alt. stav dodavatel.

Expirace, šarže

Systém umožňuje evidenci, příjem a výdej zboží s expiracemi a šaržemi. Expirace (datum vypršení platnosti) a šarže (označení dávky výrobní skupiny – nezaměňovat s výrobními čísly !!!) jsou zadávány při příjmu zboží.

Zboží může být přijímáno jak s expirací a šarží, tak bez nich. Na skladové kartě je evidován příslušný počet zboží a u něj daná expirace a šarže. Jedna expirace a šarže se může vztahovat k více než jedné měrné jednotce skladové karty. Skladová karta může být kombinovaná – jak s expiracemi a šaržemi, tak bez nich.

Expirace a šarže se zadávají při příjmu zboží spolu s příslušným počtem měrných jednotek. Při výdeji jsou nabídnuty všechny expirace a šarže na požadované skladové kartě. Údaje jsou přeneseny na výdajový doklad.

Systém umožňuje analýzy prošlých či procházejících položek a vyhledávání expirací a šarží přes celý systém – skladová evidence, příjmová a výdajová strana.

Skladové místo

Každá skladová karta může být členěna na různá skladová místa. Zboží může být se skladovým místem přijímáno stejně jako např. s expirací a šarží. Skladová karta může být kombinována - část zboží na skladovém místě, část bez skladového místa. Určení místa probíhá zadáním z katalogu skladových míst. Při výdeji zboží je poté možnost výběru skladového místa.

Systém umožňuje analýzy a inventury skladových míst.

Statické skladové místo

Na skladovém místě je příznak, zda se má zabránit tomu, aby došlo ke smazání záznamu skl. místa na skladové kartě, pokud se zásoba na skladovém místě dostane na nulu. Takové skladové místo je označeno příznakem Statické. Význam spočívá pouze v případech potřeby výdeje do mínusu (na skladovém místě). Skladové místo totiž musí být k dispozici i v případě nulové zásoby, aby se mohlo vybrat pro výdej do mínusu.

Rezervace

Při příjmu objednávky může být zboží pro zákazníka rezervováno, tzn. pevně zamluveno do okamžiku výdeje. Při rezervaci systém sníží volný stav na skladě o hodnotu rezervace, při výdeji dojde ke zrušení vydávaného počtu z položky rezervace. Rezervované zboží lze kdykoliv uvolnit a navrátit na volný stav. Informace o rezervaci zboží se přenášejí na skladovou kartu. V systému lze zobrazovat rezervace po zákaznících i po zboží.

Katalogy skladové evidence

Katalogy skladové evidence slouží pro zadání předdefinovaných hodnot pro položky skladové evidence:

· seznam podskladů

· typy skladových dokladů

· skladová místa

Položka Podsklad pak nemůže obsahovat jiné údaje, než které jsou uvedeny v daném katalogu. Vyplnění položky při zadávání či editaci údajů probíhá výběrem z katalogu na položce stisknutím kláves Alt+¯ nebo ikonou.

Význam ikon

pohyb na skladové kartě

pohyb na skladě (pro více skladových karet)

analýzy (Ctrl+M)

rezervace na skladové kartě

rezervace na skladě (pro více skladových karet)

artikl, patřící ke skladové kartě

objednávky a rezervace od zákazníků na skladové kartě

objednávky k dodavateli na skladové kartě

Význam položek

Skladová karta vychází z karty artiklu. Položky, které zde nejsou popsány, jsou shodné jako na kartě artiklu. Všechny tyto shodné údaje jsou aktualizovány z artiklu, tzn. dojde-li ke změně na kartě artiklu, dojde ihned ke změně údaje i na odpovídající skladové kartě.

Hlavní formulář

Datum příjmu

Datum posledního příjmu na skladovou kartu

Datum výdeje

Datum posledního výdeje ze skladové karty

Obrat

Obrat na skladové kartě od začátku evidence skladové karty. Do tohoto obratu jsou nasčítávány výdajové položky (výdejky) - dodací listy vydané, prodejky, opravy.

Stav minimální

Minimální stav na skladové kartě. Tato položka vstupuje do analýz pro návrh objednávky vydané k dodavateli. Systém umožňuje i samostatnou analýzu minimálních stavů.

Stav maximální

Maximální možný stav na skladové kartě. Systém umožňuje i samostatnou analýzu maximálních stavů.

Poslední nákup

Poslední nákupní cena za MJ v Kč na skladové kartě v hodnotách bez a s DPH.

Průměrný nákup

Průměrná nákupní cena za MJ v Kč na skladové kartě v hodnotách bez a s DPH.

Cena celkem

Celková cena skladové karty v Kč v hodnotách bez a s DPH.

Celková cena je dána: Průměrný nákup bez DPH * Stav celkem

Dodavatel (objednáno)

Počet MJ na cestě, tzn. počet objednaných MJ skladové karty u dodavatelů. Aby došlo k záznamu do položky, musí být zboží objednáno pomocí objednávek vydaných s vazbou na sklad.

Objednáno

Počet MJ skladové karty objednaných zákazníky. Do položky Objednáno je nasčítáváno i zboží, které je zároveň rezervováno.

Rezervace

Součet všech rezervací zákazníků na skladové kartě. Hodnota rezervace je odečítána z volného stavu skladu. Rezervované množství zboží je zároveň při rezervaci přičteno i do položky Objednáno na skladové kartě.

Volný stav

Volný stav na skladové kartě, který je ihned k výdeji (prodeji) bez omezení zákazníků, kteří mají zboží rezervováno.

Stav celkem

Celkový stav na skladové kartě za všechny detailní sklady. Celkový stav je dán: Volný stav + Rezervace

Interní sklad

Údaje v sekci „Interní sklad“ Jsou aktualizovány výrobními žádankami. Až na údaj „Internet“, kdy je pole připraveno pro potřeby navázaného internetového obchodu. Tato tak nejsou ve většinou vůbec používána.

Záložka Sklady

Stavy na detailních skladech skladové karty. Na této záložce nejsou zobrazeny všechny detailní sklady (podsklady), ale pouze ty, na kterých je stav. Zároveň je ve vedlejším okně vidět stav po expiracích, šaržích, skladových místech a kódech.

Sklad

Název detailního skladu (podskladu)

Stav celkem

Celkový stav MJ skladové karty na detailním skladu. Celkový stav je dán:

Volný stav na detailním skladu + Rezervace na detailním skladu

Volný stav

Volný stav MJ skladové karty na detailním skladu (podskladu), který je ihned k výdeji (prodeji) bez omezení zákazníků, kteří mají zboží rezervováno.

Rezervace

Rezervace zboží skladové karty pro zákazníky na detailním skladě.

Objednáno

Počet MJ skladové karty objednaných zákazníky na detailním skladu (podskladu). Do položky Objednáno je nasčítáváno i zboží, které je zároveň rezervováno na detailním skladu.

Dodavatel

Počet MJ na cestě, tzn. počet objednaných MJ skladové karty pro detailní sklad u dodavatelů. Aby došlo k záznamu do položky, musí být zboží objednáno pomocí objednávek vydaných s vazbou na sklad.

Na podsklady lze též zadat minimální / maximální stavy. Je potřeba otevřít skladovou kartu, vybrat podsklad (kliknout na něj) a použít menu Doklad / Minimální a maximální stavy podskladu nebo klávesou zkratku Ctrl+F9. Jejich využití je při filtrování v převodkách (v okně přesunů mezi podsklady či dalšími atributy zásoby skladové karty jako šarže či expirace).

Typy skladových dokladů

Na všech skladových dokladech je možné nastavit určitý typ dokladu. Tento „katalog typů skladových dokladů“ je společný pro všechny druhy skladových dokladů a pro všechny uživatele (i přihlášené po internetu).

Může být například následující:

Interní výdejky:

- ztratky

- režijní výdej

Interní příjemky:

- přebytky

- režijní příjem

Převodky:

- komise

- celní sklad – hlavní sklad

- ostatní sklady

Definice katalogu skladových dokladů

1. vstup do modulu „Příjemky“ nebo „Výdejky“ pomocí menu Evidence nebo ALT+E + příslušný modul

2. otevřít libovolný existující nebo vytvořit nový doklad

3. v kolonce „Typ skl. dokladu“ pomocí nebo ALT+↓ otevřít katalog

a. pomocí klávesy F3 nebo Alt+P (Přidat) založit nový typ skladového dokladu

b. vyplnit dané kolonky

c. uložit typ skladového dokladu pomocí F2

d. opakovat bod 3 až do zadání všech typů skladových dokladů

4. uzavřít katalog pomocí F2

Vytvoření skladových karet ve skladové evidenci

Tato funkce se používá pouze v případě, že musí dojít k založení skladové karty na skladě v jiné evidenční řadě, než na řadě 1. Na evidenční řadě 1 dochází k zakládání skladových karet automaticky.

Postup provedení

1. volba pobočky, do které skladová evidence spadá, v hlavním menu systému menu Soubor / Pobočka nebo pomocí myši na oblasti

2. otevření modulu Seznam artiklů - Ceník, např. klávesami Ctrl+B

3. výběr skupiny artiklů, ze kterých mají být vytvořeny skladové karty, např. klávesou F5

4. zadání podmínek pro skupinu artiklů

5. potvrzení výběru tlačítkem OK

6. volba v menu Nástroje – Hromadné vytvoření skladových karet

7. potvrzení tlačítkem OK

8. výběr fyzického skladu - evidenční řady skladu v pobočce, na kterém mají být skladové karty vytvořeny

9. potvrzení výběru tlačítkem OK

10. potvrzení otázky „Vytvoření skladové karty na základě vybraných artiklů“ tlačítkem „Ano“. Po vytvoření skladových karet systém zůstane nastaven ve skladové evidenci.

Oprava skladové karty

Opravu skladové karty je možné provádět pouze pro servisní účely. Vstup do oprav na skladové kartě je blokován heslem.

Rušení skladové karty

Skladovou kartu nelze přímo zrušit. Zrušení neaktivní skladové karty (karta bez množství) je možno provést zrušením karty ceníkové.

Pohyb na skladové kartě

Analýza provede pohyb na zvolené skladové kartě podle zadaných kritérií. Pohyb na skladové kartě lze provádět pro zvolené nebo všechny detailní sklady. Pohyb skladové karty je dán položkami příjmových a výdajových dokladů. Při analýze tedy dochází k vyhledávání těchto položek podle zadaných kritérií. Tato analýza je dostupná kdekoliv v systému, kde dochází k činnosti se skladovou kartou.

Kritéria analýzy

Základní

Zadání základních kritérií, která se týkají - podmínek pohybu, evidencí dokladů, typů dokladů. Zaškrtnutí volby „Pouze platné pohyby“ - do pohybů nevstupují opravné položky z dokladů. Tato volba se běžně nepoužívá – pro celkovou analýzu je potřeba načíst všechny pohyby.

Zatřídění

Upřesňující Kritéria pohybu - Kritéria dokladu

Údaje o firmě

Definování firem, pro které se budou skladové pohyby tvořit

Položky

Výběr parametrů položek dokladů

Podsklady

Výběr detailních skladů - podskladů pro analýzu pohybu na skladové kartě

Pořízení, změna, kontrola

Kritéria dokladů dle pole „Doklad pořídil“,“ Doklad převzal“ a dle kontroly dokladu.

Analýza

Zda budou skladové pohyby na základě zpětné inventury a výběr časového intervalu.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Skladová evidence pomocí Ctrl+L nebo menu Sklady / Skladové karty – vybrat evidenční řadu a potvrdit „OK

2. vstup na požadovanou skladovou kartu (v seznamu nebo do formuláře)

3. menu Analýzy / Pohyb na skladové kartě nebo Alt+A / P nebo myší

4. zadání kritérií pohybu

a. na záložce „Základní“ zadání základních kritérií na doklady, kterým byly pohyby uskutečněny

b. na záložce „Podsklady“ výběr podskladů, na kterých měly být pohyby uskutečněny

c. na záložce „Položky“ zadání kritérií finančních částek pohybů

5. na záložce „Údaje o firmě“ výběr partnera pro pohyby

6. potvrzení výběru pohybů „OK“

Pohyb na skladě

Analýza provede pohyb na zvolených skladových kartách podle zadaných kritérií. Pohyb na skladových kartách lze provádět pro zvolené nebo všechny detailní sklady. Pohyb skladových karet je dán položkami příjmových a výdajových dokladů. Při analýze tedy dochází k vyhledávání těchto položek podle zadaných kritérií. Analýza je dostupná na všech místech systému, kde se pracuje se skladovými kartami.

Kritéria analýzy

Základní

Zadání základních kritérií, která se týkají - skladových karet, podmínek pohybu, evidencí dokladů, typů dokladů. Zaškrtnutí volby „Pouze platné pohyby“ - do pohybů nevstupují opravné položky z dokladů (oprava množství - bílá ikona)

Zatřídění

Upřesňující Kritéria pohybu - Kritéria dokladu

Údaje o firmě

Definování firem, pro které se budou skladové pohyby tvořit

Položky

Výběr parametrů položek dokladů

Podsklady

Výběr detailních skladů - podskladů pro analýzu pohybu na skladové kartě

Pořízení, změna, kontrola

Kritéria dokladů dle pole „Doklad pořídil“,“ Doklad převzal“ a dle kontroly dokladu.

Analýza

Zda budou skladové pohyby na základě zpětné inventury a výběr časového intervalu.

Postup provedení

1. vstup do modulu Skladová evidence pomocí Ctrl+L nebo menu Sklady / Skladové karty – vybrat evidenční řadu a potvrdit „OK

2. menu Analýzy – Pohyb na skladě nebo Alt+A / O nebo myší

3. zadání kritérií pohybu

a. na záložce „Základní“ zadání základních kritérií na doklady, kterým byly pohyby uskutečněny

b. na záložce „Podsklady“ výběr podskladů, na kterých měly být pohyby uskutečněny

c. na záložce „Položky“ zadání kritérií finančních částek pohybů

potvrzení výběru pohybů „OK“

Základní inventura

Základní inventura je inventura skladových zásob v daném okamžiku.

Postup provedení:

1. vstup do modulu sklad pomocí CTRL+L nebo menu Sklady / Skladové karty – výběr evidenční řady nebo myší na ikonu v hlavním modulu

2. pomocí F5 otevřít okno „Vyhledání skladové karty“

3. vyprázdnit všechny údaje tlačítkem „Vyprázdnit“ nebo ALT+V

4. do kolonky „Číslo“ napsat dvě tečky - „..“

5. potvrdit „OK“ nebo F2

6. tisk inventury v menu Tisk

Poznámka:

Jestliže je potřeba provést základní inventuru jen pro určité zboží (číslo, název, skupina, druh, stav zboží na skladě, data pohybu atd.), pak se tyto podmínky zadají do filtru inventury – načtení skladových karet v bodě 2 a dále pokračovat od bodu 5. Důležitá je též záložka Zatřídění, kde lze vyloučit informační, stornované nebo odstraněné položky.

Detailní inventura

Detailní inventura umožňuje inventuru skladových zásob na vybraných nebo všech detailních skladech najednou. Ve výsledném seznamu inventury je poté u položky uveden i detailní sklad.

Postup provedení:

1. vstup do modulu sklad pomocí CTRL+L nebo menu Sklady / Skladové karty – výběr evidenční řady nebo myší na ikonu v hlavním modulu

2. volba detailní inventury v menu Inventury / Detailní inventura

3. vyprázdnit všechny údaje tlačítkem „Vyprázdnit“ nebo ALT+V

4. na záložce Základní do kolonky „Číslo“ napsat dvě tečky - „..“

5. na záložce Podsklady výběr podskladů, na kterých se má detailní inventura provést. Jestliže zůstane zaškrtnuta položka „Všechny podsklady“, proběhne detailní inventura pro všechny detailní sklady

výběr podskladů:

vstup na záložku Podsklady Alt + ↓
volba „Všechny podsklady“
odznačení volby „Všechny podsklady“
tabulátorem vstup do seznamu dostupných
nastavení kurzoru na požadovaný detailní sklad
tabulátorem přemístění na ikonu volby
potvrzení výběru skladu klávesou Enter
opakování od bodu 5e. až do výběru všech požadovaných detailních skladů pro inventuru

6. potvrzení výběru pro detailní inventuru tlačítkem „OK“ nebo klávesou F2

7. tisk detailní inventury v menu Tisk

Poznámka:

Jestliže je potřeba provést detailní inventuru jen pro určité zboží (číslo, název, skupina, druh, stav zboží na skladě), pak se tyto podmínky zadají do filtru detailní inventury na záložce Základní v bodě 4. Zároveň je možno provést detailní inventuru pro nenulové množství na skladových kartách nebo detailních skladech. Důležitá je též záložka Zatřídění, kde lze vyloučit informační, stornované nebo odstraněné položky.

Zobrazení náhledových oken upřesňujících informací ve skladu

Ve skladu (seznamu skladových karet) je možné zobrazit náhledové okno s doplňujícími informacemi ke skladové kartě, která je v seznamu právě označena.

Děje se tak v seznamu přes nabídku Zobrazit a zde:

– Měsíční obraty,

– Stavy skladových karet = stavy všech skladových karet přes všechny sklady a pobočky,

– Stavy skladů = stavy na podskladech,

– Parametry artiklu,

– Dodavatelé artiklu,

– Náhrady artiklu.

Obchodní evidence a analýzy

Zalistované artikly / individuální ceníky

Seznam zalistovaných artiklů se používá při obchodování s partnery, kteří odebírají pouze určitý sortiment v dohodnutých cenách a jiné artikly nenakupují. U těchto partnerů při příjmu objednávky a při výdeji ze skladu se nabízí pouze sortiment zalistovaných artiklů s možností pevných cen u těchto zalistovaných artiklů. Na základě nastavení je možné použít skupinu zalistovaných artiklů pro nastavení individuálních cen pro partnera. Pokud se v menu Parametry firmy změní na záložce „Ostatní IV“ příznak Zobrazení na „Manuálně“, nenabízí se při příjmu položek objednávky, při výdeji a při pořizování položek pohledávek zalistované artikly, ale všechny skladové karty. Při výběru karty, která je součástí skupiny zalistovaných artiklů (která je partnerovi přidělena), je nabídnuta cena uvedené ve skupině zalistovaných artiklů. Při zadávání položek tak uživatel není omezen pouze na položky ze skupiny zalistovaných artiklů, ale partner dostává zboží dle dohodnutých pevných cen.

Pořízení skupiny zalistovaných artiklů

1. v hlavním menu systému Katalogy vybrat Skupiny zalistovaných artiklů

2. založit novou skupinu zalistovaných artiklů klávesou F3 nebo ikona

3. vyplnit kód zalistovaných artiklů pro identifikaci skupiny – maximálně 5 znaků

4. doplnit výchozí pobočku, do které skupina zalistovaných artiklů patří /povinný údaj/

5. vypsat popis – název skupiny zalistovaných artiklů

6. otevřít okno pro zadávání položek např. klávesami Alt+B nebo stiskem ikony

7. vyhledat artikl a otevřít např. dvojklikem či stiskem Enter

8. doplnit Katalogové číslo a název zákazníka, pod kterým artikl eviduje – údaje se pak přenáší na položky dokladů (výdejky, faktury, objednávky, nabídky)

9. doplnit prodejní ceny bez DPH, v EUR případně ve valutách, platné pro partnera

10. nastavit další možnosti jako např. zakázání uplatňování slev na tuto položku či platnost od – do

11. důležitý je příznak priority ceny, zda v případě použití vyhrává akční cena nebo cena zde zadaná

12. vložit do seznamu zalistovaných artiklů stiskem tlačítka „OK“

13. opakovat body 7 – 11, dokud není příslušný seznam zalistovaných artiklů hotov

14. přenést všechny položky na doklad klávesou F2 nebo ikonou

15. seznam uložit klávesou F2 nebo ikona

16. ukončit pořizování Esc

Platnost zalistovaných cen

Pokud rozsah platnosti položky skupin zalistovaných artiklů neodpovídá dnešnímu datu, je na katalogu skupiny zalistovaných artiklů označena příznakem . Platnost je vždy vyhodnocována, proto je možné mít v seznamu jeden artikl vícekrát, ale každý s jinou platností – systém vybere na doklad cenu prvního datumově platného záznamu.

Položka označená poté není při pořizování dokladů označena příznakem a prodejní cena je uplatněna dle běžných pravidel, jako by položka nebyla ve skupině zalistovaných artiklů. Pokud je nastaveno, že se zobrazují pouze karty obsažené ve skupině zalistovaných artiklů nebo se na ně přepne pomocí ikony nebo kombinací kláves Ctrl+Alt+Z, není položka mezi zalistovanými artikly zobrazena.

V režimu oprav je možné pomocí voleb v menu Doklad provádět hromadné nastavení používání slev na zalistovaných položkách:

- Povolit slevy na všech zalistovaných artiklech

- Zakázat slevy na všech zalistovaných artiklech

- Povolit množstevní slevy na všech zalistovaných artiklech

- Zakázat množstevní slevy na všech zalistovaných artiklech

Katalog zalistovaných artiklů

Pokud obsahuje skupina zalistovaných artiklů příliš mnoho položek, může být problém s jejich zobrazením. Proto je možné v lokálních parametrech nastavit, aby se při otevření skupiny nezobrazovaly. Místo nich se pak nabídne tlačítko „Seznam zalistovaných artiklů“, po jehož použití se objeví okno s výběrovými kritérii, takže lze načíst jen vybrané položky. Též je možné použít tlačítko , které má stejnou funkcionalitu a je dostupné i na seznamu skupin zalistovaných artiklů.

Pořízení položek vložením z nabídky

Kromě ručního pořizování položek je možné provést vložení z dokladu nabídky.

Postup:

1. v hlavním menu systému Katalogy najít Skupinu zalistovaných artiklů otevřít do režimu oprav např. F4

2. otevřít okno pro zadávání položek např. klávesami Alt+B nebo stiskem ikony

3. zvolit menu Soubor / Import nabídky

4. zadat kritéria výběru pro dohledání nabídky a potvrdit tlačítkem „OK“

5. vybranou nabídku přenést klávesou F2 nebo ikonou

6. potvrdit volbu „Zachovat ceny z nabídky“ – pokud se zde stiskne Ne, budou v seznamu pro pořizování položek skupiny zalistovaných artiklů sice pouze položky nabídky, ale s cenami základními tedy PC0

7. postupně otevřít každou položku, která má být zařazena do skupiny, doplnit v případě potřeby další údaje a potvrdit např. tlačítkem „OK“

8. po výběru všech požadovaných položek provést přenos všech na doklad klávesou F2 nebo ikonou

9. uložit skupinu zalistovaných artiklů

Pořízení položek importem ze souboru

Na skupině zalistovaných artiklů je možné pořídit nové položky importem ze souboru ve formátu CSV.

Postup:

1. otevření skupiny zalistovaných artiklů do oprav

2. menu Soubor / Import zalistovaných artiklů

3. zkontrolovat nastavení klíčové položky – tlačítko „Možnosti“

4. načíst soubor a stisknout „Vpřed“

5. vybrat položky ze seznamu dostupných dle sloupců ve zdrojovém souboru, zadat počet řádků hlavičky a stisk „Vpřed“

6. stiskem tlačítka „Spustit“ se import zahájí

7. stiskem tlačítka „Dokončit“ se import dokončí

Odstranění více položek najednou

Na skupině zalistovaných artiklů je možné v režimu oprav označit více položek najednou klávesami Ctrl+mezerník a ty odstranit pomocí menu Doklad / Odstranit označené položky.

Oprava položky

Již uloženou položku skupiny zalistovaných artiklů lze opravit. V režimu oprav lze otevřít položku dvojklikem a změnit potřebné údaje. Kromě pole Prodej, které je přístupné při zadávání položky, jsou zde navíc pole Základní prodej a Sleva. Pokud se vyplní Základní prodej a Sleva, pak se při uložení položky dopočítá z obou údajů nová cena Prodej. Pokud není Základní prodej zadán, pak se již se slevou nepracuje.

Skupinové opravy

Lze i hromadně změnit některé údaje položek skupiny zalistovaných artiklů. Jedná se hlavně o datumové údaje. Pro zobrazení nabídky je potřeba zobrazit katalog zalistovaných položek, tedy využít tlačítko "Zalistované artikly" buď již na seznamu skupin zalistovaných artiklů nebo na otevřené skupině. Po vyfiltrování položek se použije menu Nástroje / Skupinové nastavení parametrů.

Funkce není dostupná přímo na skupině zalistovaných položek nebo v okně pořizování položek (v tzv. přehazovačce).

Objednávky a rezervace partnera k výdeji

Tato funkce zobrazí seznam objednávek a rezervací k výdeji daného partnera. V seznamu je vidět, kolik zboží je objednáno u dodavatele, od zákazníka, které objednávky lze vykrýt (ikona u objednané položky) a jaký je aktuální stav zboží na skladě – celkem, volný.

Funkci lze spustit na několika místech v systému Signys.

V modulu adresář

Funkce je spustitelná v seznamu i přímo na dokladu partnera.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 nebo vyhledat konkrétního partnera

3. menu Dotazy / Objednávky a rezervace k výdeji nebo Shift+F12

4. vybrat skladovou evidenční řadu a potvrdit F2 nebo„OK“

5. vypíše se seznam objednávek a rezervací k výdeji daného partnera

V režimu objednávky přijaté

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 nebo vyhledat konkrétního partnera

3. aktivovat příjem objednávky pomocí F12 nebo

4. vybrat skladovou evidenční řadu a potvrdit F2 nebo„OK“

5. menu Dotazy / Objednávky a rezervace k výdeji nebo nebo Shift+F12

6. vybrat skladovou evidenční řadu a potvrdit F2 nebo„OK“

7. vypíše se seznam objednávek a rezervací k výdeji daného partnera

V režimu výdeje ze skladu

Při výdeji ze skladu pro partnera dochází pomocí kláves Ctrl+F12 k přepínání volného výdeje ze skladu a výdeje z objednávek a rezervací partnera.

Objednávky k dodavateli - F11

Tato analýza zobrazí seznam nepokrytých nebo částečně pokrytých objednávek k dodavateli pro konkrétní skladovou kartu s údaji:

jméno firmy – dodavatele
číslo firmy z evidence partnerů
počet objednaných MJ
počet dodaných MJ
datum vystavení objednávky
požadovaný termín splnění objednávky
datum expedice
kód zboží, které je objednáno
jméno operátora, který objednávku vystavil
detailní sklad, na kterém je objednáno zboží
číslo dokladu, kterým je zboží objednáno

Objednávky zboží lze v této analýze také opravovat či rušit.

V analýze jsou zobrazeny objednávky, které jsou vytvářeny s vazbou na sklad (červená ikona) a také objednávky, které jsou tvořeny volně z ceníku zboží (zelená ikona).

Seznam objednávek k dodavateli pro skladovou kartu lze vyvolávat na více místech v systému – vždy, když se pracuje se skladovou evidencí, takže:

skladová evidence
režim příjmu objednávky přijaté
režim zadávání položek na příjemku
režim výdeje ze skladové evidence

Postup provedení:

vstup do jednoho z výše uvedených režimů
pomocí F5 nebo vyhledat konkrétní položku
menu nástroje / Objednávky k dodavateli nebo F11 nebo
otevře se okno „Seznam objednávek k dodavateli na skladové kartě“

- „Otevřít“ – stisknutím tlačítka lze označenou objednávku otevřít

- „Opravit“ – stisknutím tlačítka lze označenou objednávku opravit. Otevře se doklad – objednávka, na které je položka objednána a provede se změna

- „Zrušit“ – stisknutím tlačítka lze označenou položku objednávky vymazat

Objednávky a rezervace od zákazníků – F12

Tato analýza zobrazí seznam nepokrytých nebo částečně pokrytých objednávek zákazníků pro konkrétní skladovou kartu s údaji:

jméno firmy – zákazníka
číslo firmy z evidence partnerů
počet objednaných MJ
počet dodaných MJ
datum přijetí objednávky
požadované datum splnění objednávky
datum expedice
datum dodání
kód zboží, které je objednáno
jméno operátora, který objednávku přijal
detailní sklad, na kterém je zboží objednáno
označení objednávky zákazníka

Položky objednávek lze v této analýze také opravovat či rušit. V analýze jsou zobrazovány objednávky, které jsou přijaty na stálou objednávku i na samostatnou přijatou objednávku.

Seznam objednávek a rezervací od zákazníků lze vyvolávat na více místech v systému – vždy, když se pracuje se skladovou kartou, takže:

skladová evidence
režim příjmu objednávky přijaté
režim zadávání položek na příjemku
režim výdeje ze skladu

Postup provedení:

1. vstup do jednoho z výše uvedených modulů

2. pomocí F5 nebo vyhledat konkrétní položku

3. menu nástroje / Objednávky a rezervace od zákazníků nebo F12 nebo

4. otevře se okno „Seznam objednávek a rezervací na skladové kartě“

5. „Otevřít“ – stisknutím tlačítka lze označenou objednávku zákazníka otevřít

6. „Opravit“ – stisknutím tlačítka lze označenou objednávku opravit. Otevře se doklad – objednávka, na které je položka objednána a provede se změna

7. „Zrušit“ – stisknutím tlačítka lze označenou objednávku vymazat

Nabídky

Modul Nabídky slouží k pořizování a evidenci nabídek zákazníkům. Nabídky, pořízené v systému, mohou být:

nabídka do tuzemska
nabídka do zahraničí
nabídka textová

Nabídky nemají pevnou vazbu na skladovou evidenci, tzn. že informace o položce, uvedené v nabídce, se nikde jinde než v nabídce neuchovávají.

Z položek nabídky mohou být vytvořeny položky objednávky přijaté s vazbou na sklad.

Nabídka může být vytvořena na základě již existující nabídky.

Položky tuzemské a zahraniční nabídky mohou být pořízeny pomocí položek skladové evidence, do textové nabídky je možno zadat libovolný text.

Vytvoření nabídky

1. vstup do modulu Nabídky – hlavní menu systému Evidence / Nabídky

2. výběr evidenční řady

3. založení nové nabídky klávesou F3 nebo myší

4. zadání adresy zákazníka pomocí adresáře firem Ctrl+A

5. zadání datumů (lze nastavit automatické plnění data platnosti) a doplňujících informací nabídky

6. v případě položkové nabídky přenos položek ze skladu na nabídku

vyvolání režimu přenosu položek na nabídku klávesami Alt+B nebo ikona
výběr položek pro nabídku např. klávesou F5
mezerník na položce
zadání počtu a ceny
potvrzení položky
opakování od bodu 6b až do zadání všech položek
přenos položek na nabídku např. klávesou F2

7. v případě položkové nabídky ruční zadání položek na nabídku

vstup na záložku Položky
založení nové položky nabídky např. klávesou F3
vyplnění potřebných údajů na položce
potvrzení položky tlačítkem „OK“
opakování od bodu 7b až do zadání všech položek

8. v případě textové nabídky zadání volného textu na záložku Text

9. ukončení zadávání nabídky např. klávesou F2

U položkové nabídky lze body 6 a 7 kombinovat.

Další způsob, jak vytvořit nabídku, je tvorba nabídky jako navazujícího dokladu z internetové objednávky verze 1.

Zobrazení náhledových oken

Při přenosu položek do nabídky je možné zobrazit náhledové okno s doplňujícími informacemi ke skladové kartě, která je v dolním seznamu právě označena.

Děje se tak v seznamu přes nabídku Zobrazit a zde:

– Náhled na artikl + dokument artiklu,

– Stavy na skladech = stavy všech skladových karet přes všechny sklady a pobočky,

– Parametry artiklu,

– Dodavatelé artiklu.

Kopie nabídky do nabídky

Pro možnost vytváření nabídky na základě již existující je nutné, aby byl v evidenci nabídek založen alespoň jeden doklad.

Postup kopírování nabídky:

vstup na zdrojovou nabídku, ze které má být vytvořena nová
použít funkci pro kopii dokladů - Ctrl+Alt+N
potvrdit kopírování nabídky
upravit nabídku podle potřeb

Aktualizace cen nabídky

Byla-li nabídka vytvořena z položek ceníku nebo kopií takové nabídky, pak je možné na této nabídce provést aktualizaci cen na současně platné ceny.

Pokud se nemají aktualizovat všechny položky, je možné je předem označit – v režimu oprav stát na položce a dát CTRL+mezerník nebo menu Doklad – Označení položky.

Postup:

vyhledání nabídky, jejíž ceny budou aktualizovány
otevření nabídky do režimu oprav - např. klávesou F4
menu Doklad / Přepočet cen položek
výběr cenové hladiny, kterou mají být položky přeceněny
provést přecenění nabídky
uložení nabídky např. klávesou F2

Změna stavu nabídky

Na dokladu nabídky se sleduje její stav. Jako výchozí při vystavování je stav Nová. Změnu na jiný stav lze provést stiskem příslušného tlačítka, které je barevně shodné se stavem nabídky.

vyplní Datum odeslání (dnešní datum) a Odeslal (přihlášený uživatel)

vyplní Datum ukončení (dnešní datum) a Ukončil (přihlášený uživatel)

Poptávky

Modul Poptávky slouží k pořizování a evidenci poptávek u dodavatelů. Poptávky, pořízené v systému, mohou být:

poptávka do tuzemska
poptávka do zahraničí
poptávka textová

Poptávky nemají pevnou vazbu na skladovou evidenci, tzn. informace o položce, uvedené v poptávce, se nikde jinde než v poptávce neuchovávají.

Z položek poptávky mohou být vytvořeny položky objednávky vydané s vazbou na sklad.

Poptávka může být vytvořena na základě již existující poptávky.

Položky tuzemské a zahraniční poptávky mohou být pořízeny pomocí položek skladové evidence, do textové poptávky je možno zadat libovolný text.

Vytvoření poptávky

1. vstup do modulu Poptávky – hlavní menu systému Evidence – Poptávky

2. výběr evidenční řady

3. založení nové poptávky klávesou F3 nebo myší

4. zadání adresy zákazníka pomocí adresáře firem Ctrl+A

5. zadání datumů a doplňujících informací poptávky

6. v případě položkové poptávky přenos položek ze skladu na poptávku

a. vyvolání režimu přenosu položek na poptávku klávesami Alt+B nebo ikona

b. výběr položek pro poptávku např. klávesou F5

c. mezerník na položce

d. zadání počtu a ceny

e. potvrzení položky

f. opakování od bodu 6b až do zadání všech položek

g. přenos položek na poptávku např. klávesou F2

7. v případě položkové poptávky ruční zadání položek na poptávku

a. vstup na záložku Položky

b. založení nové položky poptávky např. klávesou F3

c. vyplnění potřebných údajů na položce

d. potvrzení položky tlačítkem „OK“

e. opakování od bodu 7b až do zadání všech položek

8. v případě textové poptávky zadání volného textu na záložku Text

9. ukončení zadávání poptávky např. klávesou F2

U položkové poptávky lze body 6 a 7 kombinovat.

Poptávku je možné vytvořit i jako navazující doklad z nabídky.

Kopie poptávky do poptávky

Pro možnost vytváření poptávky na základě již existující je nutné, aby byl v evidenci poptávek založen alespoň jeden doklad.

Postup kopírování poptávky:

vstup na zdrojovou poptávku, ze které má být vytvořena nová
použít funkci pro kopii dokladů - Ctrl+Alt+N
potvrdit kopírování poptávky
upravit poptávku podle potřeb

Změna stavu poptávky

Na dokladu poptávky se sleduje její stav. Jako výchozí při vystavování je stav Nová. Změnu na jiný stav lze provést stiskem příslušného tlačítka, které je barevně shodné se stavem poptávky.

vyplní Datum odeslání (dnešní datum) a Odeslal (přihlášený uživatel)

vyplní Datum ukončení (dnešní datum) a Ukončil (přihlášený uživatel)

Zahraniční obchod

Systém Signys umožňuje jak na příjmové (dodavatelské), tak na výdajové (odběratelské) straně práci se zahraničními doklady a cizími měnami, a to ve všech verzích.

Doklady

Typy dokladů

Při zahraničním obchodě mohou vznikat následující doklady (dle potřeb uživatele):

Dodavatel:

- objednávka vydaná

- dodací list přijatý

- faktura přijatá

- valutová pokladna

- valutová banka

Odběratel:

- objednávka přijatá

- dodací list vydaný

- faktura vydaná

- valutová pokladna

- valutová banka

Finanční doklady mohou dále vstupovat do účetnictví. Systém také umí zaúčtovat tzv. kurzové rozdíly (viz manuál Účetnictví).

Vystavování dokladů

Dodavatelské doklady

Při přijímání dokladů dochází k zadání měny, kterou došlý doklad obsahuje. Při příjmu zboží je poté příjem prováděn zadáváním valutových nákupních cen a systém provádí dopočet korunových částek dle platného kurzu.

Odběratelské doklady

Při vystavování odběratelských dokladů (dodací list vydaný, faktura vydaná) dochází k automatickému zadání měny podle nastavení měny na kartě partnera, se kterým obchodování probíhá. Z aktuálního kurzovního lístku je vložen platný kurz pro den vystavování dokladu. Podle typu výpočtu prodejních cen (nastavení u partnera) je poté dopočtena druhá prodejní cena (tuzemská – dopočtena valutová a opačně) z platného kurzu na dokladu.

Nastavení systému pro zahraniční obchod

Pro správnou funkčnost zahraničního obchodu je nutno mít v systému zavedeno:

vytvořeny evidenční řady se zahraničními doklady
zavedeno číslování zahraničních dokladů
platný kurzovní lístek
nastavení partnera pro zahraniční prodej
nastavení ceníkových položek pro zahraniční prodej

Platný kurzovní lístek

Kurzovní lístek musí obsahovat všechny měny, ve kterých obchodování probíhá (včetně tuzemské měny) a musí mít datumovou platnost.

Nastavení partnera

Pro prodej do zahraničí musí být u partnera v adresáři na záložce „Obchod“ stanoveno:

měna, ve které obchodování s partnerem probíhá
typ výpočtu prodejních cen položek dokladu tak, aby byla zachována požadovaná prodejní cena (viz „Práce s prodejními cenami“)
typ partnera svázán s danou cenovou hladinou zboží, na které je stanovena prodejní cena pro partnera (pomocí položky „Typ partnera“)

Nastavení ceníku zboží

Pro prodej do zahraničí musí být u zboží stanoveny:

prodejní ceny pro zahraniční obchod a měna, ve které je prodejní cena udána (vždy na konkrétní hladině je udána měna)
při stanovování prodejních cen dodržovat vazbu pořadí hladiny – měna, tzn. stejná měna musí být umístěna vždy na stejné hladině u každého artiklu (např. ceny v EUR na hladině 3, ceny v USD na hladině 4 – u všech artiklů !)

Práce s prodejními cenami

Při prodeji do zahraničí mohou nastat dvě situace pro práci s prodejními cenami:

1. prodejní ceny jsou stanoveny v tuzemské měně. Zahraniční doklad v cizí měně má obsahovat položky, které mají zachovánu tuzemskou prodejní cenu a valutová je dopočítána podle platného kurzu na dokladu – v systému značení „Tuzemské částky z položek“

2. prodejní ceny jsou stanoveny v cizí měně. Zahraniční doklad v této měně, jako je prodejní cena, má obsahovat položky, které mají zachovánu valutovou prodejní cenu a tuzemská prodejní cena je dopočítána podle platného kurzu na dokladu – v systému značení „Valutové částky z položek“

Prodejní ceny v tuzemské měně – „Tuzemské částky z položek“

Ceník zboží

V ceníku zboží je nutno mít stanovenu cenovou hladinu, na které je měna CZK

Partner

U partnera pro zahraniční prodej je nutno mít nastaveno:

- na záložce „Zahraniční Obchod“ měnu, ve které bude probíhat fakturace (ve které má být vystavován doklad)

- na záložce „Zahraniční Obchod“ typ výpočtu prodejních cen na dokladu „Tuzemské částky z položek“

- zajištěno obchodování s partnerem v dané cenové hladině (nejlépe pomocí nastavení přes Typ partnera)

Prodejní ceny ve valutové měně – „Valutové částky z položek“

Ceník zboží

V ceníku zboží je nutno mít stanovenu cenovou hladinu, na které je prodejní cena v požadované měně (co měna, to prodejní hladina) a označení měny

Partner

U partnera pro zahraniční prodej je nutno mít nastaveno:

- na záložce „Zahraniční Obchod“ měnu, ve které bude probíhat fakturace (ve které má být vystavován doklad). Tato měna musí být shodná s měnou, ve které jsou stanoveny prodejní ceny zboží

- na záložce „Zahraniční Obchod“ typ výpočtu prodejních cen na dokladu „Valutové částky z položek“

- zajištěno obchodování s partnerem v dané cenové hladině (nejlépe pomocí nastavení přes Typ partnera)

Odeslané zásilky

Modul Odeslané zásilky slouží k evidenci odeslané pošty - dopisy, balíky, doporučená pošta atd.

Širší použití v návaznosti na přepravní služby je popsáno v pokročilé uživatelské příručce.

Do záznamu zásilky je možno vkládat doklady z většiny dostupných evidencí (pohledávky, závazky, příjemky, výdejky…). V tomto případě je doklad vložen na záložku „Vazby“.

Nejčastější použití je pro zadávání odeslané zásilky pomocí pohledávky (odesílání dobírky nebo balíku odběrateli na základě faktury vydané).

Při vytváření zásilky z pohledávky může být zohledněn způsob platby pohledávky a její výše pro správné předvyplnění odeslané zásilky. Nutnou podmínkou je však vyplnění vazební tabulky mezi pohledávkami a odeslanými zásilkami, která jednoznačně určuje vyplnění hodnot zásilky podle vkládané pohledávky.

Význam položek

Hlavní formulář

Číslo

Číslo dokladu, které přiřazuje systém podle nastaveného číslování v dané evidenční řadě.

Popis druhu zásilky

Údaj přenesený z katalogu druhů zásilek, pokud je zde uvedený.

Druh zásilky

Označení druhu zásilky. Vazba katalog, kdy nastavení má vliv na chování vybraných polí zásilky.

Podací číslo

Použití u České pošty. Povinnost vyplnění se dá nastavit na druhu zásilky.

Kód

Kód zásilky.

Hmotnost

Hmotnost zásilky, která je v případě tvorby dokladu z jiného (dodací list vydaný, faktura vydaná) vypočtena z hmotností položek.

Cena

Cena zásilky. Stejně jako hmotnost je i cena přenášena z výchozího dokladu.

Vystaveno

Datum vystavení. Automaticky se přednabízí aktuální datum. Všechna datumová pole je možné vyplnit kliknutím na ikonu - vyplní se aktuální den a čas.

Odesláno

Datum odeslání zásilky. Lze jej hromadně.

Typ zásilky

Typ zásilky dle přepravců. Vazba na katalog typů.

Cena dobírky

Shodné s polem cena. Zda se pole naplní, řídí nastavení na druhu zásilky.

Doklad

Číslo dokladu, ze kterého odeslaná zásilka vznikla.

Pořídil

Při vzniku odeslané zásilky z jiného dokladu se přenáší údaj výchozího dokladu.

Pojistné

Využívá se při vazbě na Českou poštu. Je možné ho určit ručně či jej nechat vypočítat.

Poštovné

Vypočítává se. Na druhu zásilky lze nastavit pevnou částku.

Záložka Parametry

Zde se ručně či automaticky vyplňují parametry potřebné pro tisk štítků pro vybrané přepravní společnosti. Popis variant přepravních společností je popsán v pokročilé uživatelské příručce. Základní parametry jsou rozděleny na dvě části – „Běžná zásilka a „Výměnná zásilka“. Výměnné zásilky jsou podporovány pouze u přepravce DPD – údaje pro výměnnou zásilku se naplní na základě typu zásilky. Podrobněji popsáno v pokročilé uživatelské příručce.

Partneři na dokladu

Kromě základní adresy Příjemce jsou zde ještě Odesílatel a Nakládka, což jsou údaje specifické a využívány jsou jen ve speciálních případech bez vazby na jakýkoliv jiný modul v Signysu, avšak Odběrné místo je potřebné pro zpracování zásilek přepravní společnosti PPL. Na vybrané doklady byla zavedena pole s údaji o odběrném místě (Typ, Kód a Odb. místo,…). Pokud jsou tyto údaje zadány na internetové objednávce, přenáší se dál na běžnou objednávku, dodací list, fakturu vydanou a nakonec i odeslanou zásilku. Pokud je odeslaná zásilka vytvořena v řadě nastavené pro přepravní společnost PPL, vloží se "Kód" na doklad ještě do pole "Město" (na první pozici - tedy před město zákazníka). Pro posílání PPL zásilek přes API rozhraní je důležitým údajem pole Kód, což je označení jejich ParcelShopu – např. KM10411800

Doprava

Katalog doprav, který je používán v celém systému, má největší význam při tvorbě odeslaných zásilek. Na vybrané dopravě je možné nastavit dokladovou řadu zásilek. Pokud je zadána, pak se při tvorbě odeslané zásilky jako navazujícího dokladu nenabízí jednotlivé řady (pokud jich je více zadáno), ale doklad se automaticky tvoří do řady nastavené. Současně je zde možné pro potřeby DPD zadat servisní kódy (pro běžnou zásilku a pro dobírkovou). Pokud zde jsou hodnoty zadány, pak mají přednost před nastavenými v parametrech přepravní služby.

Pokud je používáno automatické vkládání manipulačního poplatku na objednávku přijatou s vazbou na sklad, lze zde nastavit, aby se při použití dané dopravy na objednávce manipulační poplatek nevložil.

Definice vazební tabulky pohledávky - zásilky

Pro správnou definici této tabulky je vhodné mít předem v číselníku pohledávek vyplněny všechny potřebné formy úhrady a v číselníku zásilek všechny potřebné druhy zásilek.

Počet vazeb v tabulce je menší nebo max. shodný s počtem forem úhrady v pohledávkách, tzn. každá forma úhrady z pohledávek může být svázána pouze s jedním druhem zásilky. Naopak stejný druh zásilky může být použit u různých forem úhrady (např. forma úhrady dobírka - druh zásilky dobírka, forma úhrady složenka - druh zásilky dobírka atd.)

Postup definice tabulky:

vstup do modulu Odeslané zásilky
menu Katalogy / Katalogy a číselníky / Formy úhrady a druhy zásilek
přidání vazby do tabulky např. klávesou F3 nebo tlačítkem „Přidat“
vyplnění potřebných údajů pro vazbu:

typ formy úhrady pohledávky výběrem z číselníku (jestliže typ není doposud zadán, je možno jej vložit do číselníku nyní)
typ druhu zásilky výběrem z číselníku (jestliže typ není doposud zadán, je možno jej vložit do číselníku nyní)
textový popis definované vazby
volbu, zda má být při použití této vazby vyplněna hodnota „Cena dobírky“ částkou pohledávky

uložení vazby do tabulky tlačítkem „OK“
v případě potřeby opakovat zadávání vazeb od bodu 3

Druhy zásilek

Kromě již výše uvedených vazeb je možné na druhu zásilky nastavit další příznaky, které mají vliv na vyplňování hodnot na dokladu odeslané zásilky.

Postup nastavení druhů zásilek:

vstup do modulu Odeslané zásilky
menu Katalogy / Katalogy a číselníky / Druhy zásilek
přidání vazby do tabulky např. klávesou F3 nebo tlačítkem „Přidat“
nastavení potřebných údajů a stisk OK pro uložení
dle potřeby pokračovat v zadávání dalších druhů od bodu 3
uložení seznamu druhů zásilek stiskem tlačítka OK

Příznaky druhu zásilky:

Pole Kód a Kód spec. jsou používána pro Českou poštu – např. pro Balík do ruky je potřeba zadat údaje jako na obrázku výše, Balík na poštu má pak kód NP,…

Pevná sazba poštovného – na dokladu je poštovné zadáno vždy ve výši uvedené v poli Poštovné.

Generovat podací číslo – systém si pamatuje poslední hodnotu podacího čísla a při zakládání nového dokladu automaticky vloží číslo o jedničku vyšší. Na dokladu je pole alfanumerické tzn. může obsahovat též písmena – pokud jsou použita, není možné využívat této volby.

Kontrola vložení podacího čísla – při uložení dokladu je kontrolováno, zda je podací číslo zadáno.

Vytvoření odeslané zásilky na základě pohledávky

Při této tvorbě zásilky dojde k zadání údajů z pohledávky:

- adresa příjemce

- částka zásilky

- poštovné, odvozené z částky zásilky

- v případě definice vazební tabulkou cena k dobírce

- doprava

- v případě definice výpočtu poštovného je toto stanoveno z ceny pohledávky a algoritmu pro poštovné

- v případě definice vazební tabulkou druh zásilky

Postup vytvoření zásilky:

vstup do modulu Odeslané zásilky
založení nové zásilky např. klávesou F3
vložení pohledávky do odeslané zásilky

přes menu Nástroje / Přenos dokladu do vazeb nebo klávesy Ctrl+Alt+E
výběr evidence Pohledávky
volba evidenční řady
zadání podmínek pro vyhledání požadované pohledávky
požadovanou pohledávku vložit do zásilky např. klávesou F2

vždy dojde k vyplnění údajů do zásilky z pohledávky - adresa, částka celkem, doprava, pojistné
při nastavení dopočítávání údajů dojde k vyplnění částky Poštovné
při nastavení vazeb mezi formou úhrady a druhem zásilky dojde k vyplnění údaje Druh zásilky, event. Cena dobírky
doplnění ostatních potřebných údajů event. změna již předvyplněných
uložení odeslané zásilky např. klávesou F2

Vložení libovolného evidenčního dokladu do odeslané zásilky

Do odeslané zásilky je možno zadat doklad z různých evidenčních modulů:

Při tvorbě odeslané zásilky z evidenčního dokladu dojde k zadání dokladu do vazeb odeslané zásilky. Ostatní údaje je nutno vyplnit ručně.

Postup zadání zásilky:

vstup do modulu Odeslané zásilky
založení nové zásilky např. klávesou F3
vložení evidenčního dokladu do odeslané zásilky

a. přes menu Nástroje / Přenos dokladu do vazeb nebo klávesy Ctrl+Alt+E

b. výběr požadované evidence

c. volba evidenční řady

d. zadání podmínek pro vyhledání požadovaného dokladu

e. požadovaný doklad vložit do zásilky např. klávesou F2

zadání ostatních údajů na zásilku

adresu pomocí adresáře Ctrl+A nebo volně pomocí menu Doklad / Adresa bez vazby
druh zásilky, cenu, dopravu atd.

uložení zásilky

Automatické generování odeslaných zásilek

V systému Signys je možné automaticky vytvořit odeslanou zásilku dvěma způsoby:

1. Součástí nastavení rychlého hledání dokladů (na seznamu dokladů v menu Nástroje / Možnosti) je i volba „Generování navazujícího dokladu“. Její zaškrtnutí způsobí ihned po vyhledání dokladů vygenerování odeslané zásilky. Funkce je zprovozněna pro faktury vydané, dodací listy vydané a objednávky přijaté.

Automatické určení řady / subřady vzniklé odeslané zásilky je určeno nastavením na způsobu dopravy, která je na dokladu zadána. Pokud není na dokladu zadán způsob úhrady, přebírá se nastavení z dopravy „‑“. Pokud však nastavení řady / subřady odeslané zásilky není určeno, systém se na ni před vytvořením navazujícího dokladu zeptá.

2. Pro faktury vydané tuzemské a faktury vydané zahraniční (na rozdíl od první volby neplatí pro dodací listy vydané) je možné využít příznak „Auto doklad“ na způsobu dopravy. Pokud je nastaven jako na obrázku a současně je na pohledávce nastaveno automatické vystavení odeslané zásilky (na dokladu menu Nástroje / Možnosti – záložka Navazující doklady), proběhne automatické vytvoření odeslané zásilky při prvním uložení dokladu, který má vyplněn právě takový způsob dopravy. Též se využívá přednastavení řady jako u první možnosti. Tvorba je tedy závislá na nastavení způsobu úhrady.

Na obrázku je vidět přednastavení řady – pokud je tedy na zdrojovém dokladu tento druh dopravy, pak se odeslaná zásilka vytvoří do nastavené řady / subřady = uživatel ji nevybírá. Toto se nejčastěji používá u PPL, kde je nutné používat více řad. Důvodem je přidělení rozsahů čísel přepravcem.

Dále je zde nastaveno plnění servisních kódů. I když bude na řadě nastavena tvorba zásilek DPD Classic (pro běžné zásilky kód 101 a pro dobírky 109), tak v případě tvorby z dokladu s touto dopravou vznikne zásilka DPD Private (pro běžné zásilky 327, pro dobírky 329).

Sledování zásilek na internetu

U většiny přepravců je možné sledovat zásilky na internetu. Pokud už byla data zásilky předána přepravci a ten je zpracoval, je možné ji sledovat na internetu použitím funkce „Sledování zásilek“. Ta je v menu Nástroje nebo jako velká ikona „otazník“. Vždy je však nutné vědět, zda se přepravce předává čárový kód z hlavičky nebo z položek. Pokud z položek, tak je nutné před použitím funkce na danou položku kliknout.

Přijaté zásilky

Modul Přijaté zásilky slouží k evidenci přijaté pošty, ať se jedná o dopisy, balíky, doporučenou poštu atd.

Pole dokladu jsou shodná jako u odeslaných zásilek. Přijatou zásilku však lze zadat pouze ručně a neobsahuje položky.

Objednávky přijaté

Definice pojmů

Přijatá objednávka

Přijatá objednávka je doklad s evidencí objednávaných položek od zákazníka včetně požadavků dodávky (místo určení, datumy, podmínky).

Systém umožňuje vést

samostatné objednávky přijaté
objednávku přijatou stálou

Samostatné objednávky přijaté

Jedná je o jednotlivé doklady, pořizované v modulu Objednávky přijaté. Doklady jsou evidovány a číslovány v řadě v jednotlivých finančních rocích. Každý zákazník může mít více samostatných objednávek přijatých během jednoho finančního roku. Objednávky jsou pořizovány jako běžný evidenční doklad v systému.

Typy samostatných objednávek přijatých:

objednávka přijatá z tuzemska – objednávka od tuzemského zákazníka. Položky, zadané na objednávku, se nezaznamenávají jako objednané na skladové kartě
objednávka přijatá ze zahraničí – objednávka od zahraničního zákazníka. Položky, zadané na objednávku, se nezaznamenávají jako objednané na skladové kartě
objednávka přijatá textová – textová objednávka, bez evidence položek
objednávka přijatá s vazbou na sklad – objednávka s vazbou na skladové karty. Při zadávání položek objednávky dochází k zaznamenání počtu objednávaných MJ na skladovou kartu

Stálá přijatá objednávka

Stálá přijatá objednávka je jeden doklad pro partnera, na kterém jsou evidovány požadavky partnera - objednané položky. Stálá objednávka je pro partnera jedna přes všechna finanční období, tzn. při zahájení nového finančního roku není třeba převádět nedodané položky partnera do nového období.

Tyto objednávky jsou evidovány v systému v modulu Objednávky přijaté stálé – menu Evidence / Objednávky přijaté stálé.

Postupným uskutečňováním objednávky jsou na objednávce evidovány jak přijaté, objednané, tak dodané či částečně dodané položky. Pro partnera lze provádět libovolný výběr položek. Na přijaté objednávce stálé je ihned k dispozici součet za vybrané položky.

Při příjmu položek na stálou objednávku dochází k záznamu objednávky zboží na skladovou kartu - do položky Objednáno a při rezervaci i do položky Rezervováno.

Rezervace

Rezervace zboží znamená pevné přidělení zboží ze skladu zákazníkovi na základě objednávky. Po přidělení tohoto zboží zákazníkovi dojde k odpisu rezervovaných MJ z volného stavu skladu a přidělení do rezervovaných MJ.

Pokud nejsou na objednávce s vazbou na sklad všechny skladové položky plně zarezervované (informační položky nelze rezervovat), je na dokladu zobrazeno . Při plné rezervaci všech skladových položek je zobrazeno .

Význam ikon

status objednávky. Přidělení statusu objednávce - rozpracováno, k výdeji

import objednávky vydané do objednávky přijaté

pohyb na skladové kartě

pohyb na skladě

rezervace na skladové kartě

rezervace na skladě

objednávky a rezervace od zákazníků

objednávky k dodavateli

dodané položky

informace o položce

částečně dodané položky

nedodaná položka

šedivá - zrušené položky

objednávky a rezervace k výdeji

na položce zachovat cenu z objednávky

důležitost položky - červená vysoká, zelená střední

Stav objednávky (Nová, Otevřená, Odeslaná, Potvrzená, Dokončená, Odmítnutá, Uzavřená).

Nastavuje se ručně – kliknutím na ikonu v režimu prohlížení.

Balení specifikace 1 (malé, miniaturní, nadrozměrný, normální). Přebírá se z artiklu.

Balení specifikace 2 (křehké, nebezpečné, normální). Přebírá se z artiklu.

Význam položek

Položky jsou rozepsány do oblastí, kde se nacházejí. Nevypsané položky jsou shodné buď se skladovou kartou, nebo předchozími údaji.

Položka při příjmu položky objednávky

Přirážka

První přirážka je uživatelem zadaná přirážka na Základní prodejní ceně (PC0), druhá přirážka je dopočtená k Základní prodejní ceně (PC0). Jestliže je dopočtená přirážka zobrazena v červeném poli, pak se jedná o varování, že přirážka je pod limitem. Tento limit se určuje v režimu příjmu objednávky v menu Nástroje.

Prodej bez DPH

Základní prodejní cena artiklu (PC0) bez DPH.

Prodej s DPH

Základní prodejní cena artiklu (PC0) s DPH

Příznaky

Systém vyhodnocuje, zda je vybraná položka ve skupině zalistovaných artiklů partnera (pokud ano a zalistovaná cena je platná, pak je uveden červeně podbarvený text Zalistovaný artikl a zobrazena ikona , pokud ne, je uvedeno Normální artikl), zda je na artiklu zadána definice množstevní slevy (pokud ano, pak je uveden zeleně podbarvený text Množstevní slevy a zobrazena ikona , pokud ne, je uvedeno Bez množstevní slevy) a zda je na skladové kartě nastaven příznak zkrácené expirace (pokud ano, pak je uveden růžově podbarvený text Zkrácená expirace a zobrazena ikona , pokud ne, je uvedeno Normální expirace).

Pozn.: příznaky jsou zobrazeny též při pořizování položek na další doklady. Pokud je artikl zalistovaný, lze na příznak kliknout a zobrazí se celý seznam zalistovaných artiklů partnera. Na příznak množstevních slev lze rovněž kliknout, kdy se zobrazí seznam množstevních slev artiklu. Číslo u tlačítka s množstevními slevami uvádí posun množstevních slev pro partnera (blíže popsáno v pokročilé uživatelské příručce). Dále je zde možnost zobrazit interní poznámku. Pokud je v nastavení zaškrtnuto zobrazovat interní poznámku artiklu a ta není prázdná, zobrazí se zde (resp. její část dle délky okna) a navíc je podbarvena červeně.

Objednáno

Počet objednaných MJ. Údaj se zkopíruje současně do Objednáno referenční (též jako Objednáno REF). Údaj se sem zapíše při pořízení. Slouží jako pomocný údaj např. u váženého zboží, kdy si zákazník objedná 5 kg, ve skladu se naváží 5,32 a to se musí opravit na objednávce, aby se vydalo navážené množství (třeba hromadným výdejem).

Rezervace

Počet rezervovaných MJ. Počet může být menší nebo roven počtu objednanému.

Zrušeno

Na objednávce přijaté s vazbou, kde je pole pro uživatele nepřístupné, se automaticky dopočítává k první zadané hodnotě Objednáno. Pokud se do Objednáno zadá např. 9 a pak se změní na 6, do Zrušeno se zapíše 3. Pokud se následně v Objednáno přepíše na 8, ve Zrušeno pak bude 1 = vždy k prvně zadané hodnotě).

Rabat (%)

Rabat v (%). Přístupný je pouze uživatelům, kteří mají povoleno vidět nákupní ceny. Údaj je k dispozici i v okně změny prodejní ceny. Rabat je rovněž uveden i v případě tvorby objednávky převodem z objednávky internetové.

Slevy

Aplikované slevy na položku - součet všech nastavených slev pro příjem položky - podle zákazníka, artiklu, objednávky v procentech. Kliknutím na název Slevy dojde k zobrazení všech použitých slev na položce.

Prodejní cena

Prodejní cena položky za MJ bez DPH po uplatnění všech slev - hodnoty položky Slevy.

Prodej s DPH

Prodejní cena položky za MJ s DPH po uplatnění všech slev - hodnoty položky Slevy. Jestliže je Prodej s DPH zobrazen v červeném poli, pak se jedná o varování, že prodejní cena je pod stanoveným limitem. Tento limit se určuje v režimu příjmu objednávky v menu Nástroje.

Obj. zákazník

Číslo nebo označení objednávky zákazníka

Zdroj položky

Zdroj položky, odkud byla položka objednávky např. přijata (přes internet, telefonicky…). Na zdroj položky lze navázat slevu.

Přijato

Datum zadání položky objednávky do systému. Automaticky je vkládáno dnešní datum, které lze změnit.

Přijal

Jméno operátora, který položku objednávky zadal do systému. Automaticky je vkládáno jméno operátora, který je přihlášen do systému.

Kód - Barva

Zadání doplňkového kódu zboží (položky), jako je např. barva či velikost.

Objednáno

Datum, kdy byla objednávka zákazníka přijata. Automaticky je vkládáno dnešní datum, které lze změnit.

Expedice

Datum předpokládané expedice (výdeje) zboží. Podle této položky lze provádět analýzy a vyhledávání v objednávkách přijatých. Toto datum je možné použít např. jako datum uvolnění výrobku z výroby do prodeje.

Šarže/Expirace (tlačítko Expirace)

Slouží pro objednání konkrétní šarže a expirace. Nejde ovšem na tuto šarži/expirace provést zarezervování.

Poznámka

Textová poznámka k objednané položce. Tato poznámka se přenáší na výdajové doklady partnera.

Dealer

Označení dealera (obchodního zástupce), který objednávku uskutečnil. Podle této položky je možné provádět výběry a analýzy (standardně se přenáší z karty partnera).

Parametr prodejní ceny

Nastavení parametru prodejní ceny pro položku:

Prodejní cena z ceníku

Prodejní cena položky objednávky se bude při výdeji řídit současnou prodejní cenou artiklu. Při výdeji budou použity všechny slevy, které jsou nastaveny - pro partnera, pro artikl.

Zachovat cenu z objednávky

Prodejní cena položky bude při výdeji zachována podle zadané ceny položky při příjmu objednávky. Na tuto cenu nebudou při výdeji aplikovány žádné slevy. Slevy budou použity pouze ty, které byly platné pro partnera a položku při příjmu objednávky.

Důležitost

Nastavení důležitosti položky objednávky vzhledem k rychlosti uskutečnění výdeje.

normální - standardní položka

střední - položka s vyšší důležitostí

vysoká - položka objednávky, která má nejvyšší prioritu

Důležitost položky je zobrazována v seznamu položek objednávky ikonou.

Podsklad

Označení detailního skladu / podskladu, na který je objednávka přijímána a ze kterého bude uskutečňován výdej položky objednávky.

Položka v seznamu položek objednávky

Dodáno

Počet MJ položek objednávky, které již byly dodány. Jestliže položka byla dodávána více doklady, počet se nasčítává.

Zbývá

Počet MJ položek objednávky, které zbývají k dodání

Dodáno (datum)

Datum dodání položky objednávky. Jestliže byla položka vyskladněna na vícekrát, je zde uvedeno datum posledního výdeje.

Zrušeno

Počet MJ, které byly na položce objednávky zrušeny.

Zrušeno - opraveno

Počet MJ, které byly na položce opraveny

Opraveno (datum)

Datum opravy položky objednávky

Opravil

Jméno operátora, který položku opravil. Automaticky je vkládáno jméno operátora, který je přihlášen do systému.

Seznam položek objednávky

Parametr prodejní ceny položky. Tento parametr je zobrazován pomocí ikony.

Prodejní cena z ceníku - položka je prázdná

Zachovat cenu z objednávky - v položce je zobrazena ikona

Parametr důležitosti položky. Tento parametr je zobrazován pomocí ikony.

normální - ikona neuvedena

střední - ikona žlutý vykřičník

vysoká - ikona červený vykřičník

Sleva X

Výsledná aplikovaná sleva na položce objednávky. Tato sleva je dopočítána z prodejní ceny po aplikaci nastavených slev a z nákupní ceny.

Sleva za doklad

Při zadávání položek objednávky přijaté lze uplatnit slevu za doklad. Systém k již uplatněným slevám na položkách objednávky přijaté přičte ještě zadanou slevu (pole Sleva 4). Sleva se uplatní u všech položek dokladu, pokud nejsou na artiklu slevy zakázány. Dialogové okno pro zadání slevy za doklad se vyvolá v menu Doklad / Sleva za doklad (Ctrl+Alt+J). Slevu je možné zadat ještě před opuštěním okna pořizování položek nebo přímo na dokladu objednávky přijaté (s vazbou na sklad) v režimu prohlížení.

Volba „Zachovat slevy položek“ je vždy jako výchozí a znamená, že se sleva za doklad k již existujícím připočítá. Varianta „Vynulovat slevy položek“ všechny již před tím uplatněné vynuluje.

Uživateli je možné v přístupových oprávněních použití slevy za doklad zakázat.

Přepočet cen

Pomocí této funkce lze na všechny položky dokladu doplnit prodejní ceny z vybrané cenové hladiny.

POZOR – změnou cenové hladiny dojde k vynulování případných slev partnera.

Předtím je možné vybrat položky (CTRL+mezerník nebo menu Doklad - Označení položky), které pak nebudou přepočítány – vybrané položky jsou označeny "křížkem" - poslední sloupec v seznamu položek, je vhodné si ho posunout dopředu.

Založení stálé objednávky

1. vstup do adresáře partnerů kdekoliv v systému pomocí Ctrl+A

2. vyhledání partnera pro založení objednávky pomocí F5 nebo myší

3. aktivace stálé objednávky klávesou F12 nebo menu Nástroje / Příjem objednávky nebo myší

4. není-li ještě objednávka založena, založit novou stálou objednávku pomocí „Přidat“ nebo F3

5. potvrdit založení objednávky „OK“ nebo Enter

6. zavřít okno pomocí „OK“ nebo Esc

Po zadání stálé přijaté objednávky se systém nachází v režimu příjmu položek na tuto objednávku pro partnera.

Pro každého partnera je vhodné mít založenu pouze jednu stálou objednávku.

Příjem položek stálé objednávky

1. vstup do adresáře partnerů kdekoliv v systému pomocí Ctrl+A

2. vyhledání partnera pro příjem objednávky pomocí F5 nebo myší

3. aktivace stálé objednávky klávesou F12 nebo menu Nástroje / Příjem objednávky nebo myší

4. výběr položky na objednávku výběrovým filtrem, např. klávesou F5

a. mezerníkem otevření položky

b. zadání údajů a potvrzení

c. opakování bodu 4 až do zadání všech objednávaných položek

5. možnost tisku potvrzení objednávky přijaté - menu Tisk

6. ukončení příjmu položek na objednávku klávesou F2

Oprava objednané / rezervované položky

Při opravě objednané/rezervované položky může dojít ke změně objednaného/rezervovaného počtu, prodejní ceny, parametrů prodejní ceny. Oprava položky objednávky je zaznamenávána na položku ve formě - počet opravených MJ, datum opravy, jméno operátora, který opravu provedl.

V režimu příjmu položek stálé objednávky:

1. vstup do režimu příjmu položek stálé objednávky (viz výše)

2. vyhledání požadované položky v objednaných položkách (vrchní okno)

3. zapnutí oprav na požadované položce, např. klávesou F4 nebo myší

4. úprava údajů položky, např. množství, datumy

5. potvrzení změny pomocí „OK“ nebo F2

Ve skladové evidenci:

1. vstup do skladové evidence kdekoliv v systému např. pomocí Ctrl+L

2. vyhledání položky pomocí F5 nebo myší

3. zobrazení rezervací na položce, pomocí F12 nebo myší nebo menu Nástroje / Objednávky a rezervace od zákazníků

4. výběr zákazníka, u kterého má být oprava provedena

5. volba opravení položky tlačítkem „Opravit“ nebo F4

6. úprava údajů položky, např. množství, datumy

7. potvrzení změny pomocí „OK“ nebo F2

Nastavení statusu objednávky přijaté stálé

Tato funkce umožňuje nastavit objednávce přijaté status:

K výdeji

Implicitně nastavený status. Objednávka je určena k výdeji ze skladu

Rozpracováno

Objednávka je rozpracována

Aktivní

Implicitně nastavený status. Objednávka je aktivní a je určena k výdeji

Uzamčeno

Objednávka je evidenčně uzamčena.

Postup provedení:

1. vstup do modulu objednávka přijatá (v adresáři na konkrétním partnerovi stisknout F12 nebo , vybrat evidenční řadu a potvrdit F2 nebo „OK“)

2. menu Zobrazit / Stav objednávky – zobrazení tlačítka

Přepínání tlačítka:

3. kliknutím na nebo na „K výdeji“ – přepne se na „Rozpracováno“ a naopak

4. kliknutím na „Aktivní“ – přepne se na „Uzamčeno“ a naopak

Celková cena za určitou objednávku přijatou stálou

Při zjištění ceny za určitou objednávku přijatou musí být v režimu příjmu objednávky u partnera zvolena volba u menu Zobrazit – Informační řádek.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. vyhledat daného partnera pomocí F5 nebo myší

3. aktivovat příjem objednávky pomocí F12 nebo myší

4. v horní polovině okna vyhledat položku stálé objednávky pomocí F5 nebo myší a stanovit podmínky pro zobrazení objednávky nebo položek, jejichž celkovou objednanou cenu je potřeba zjistit

5. potvrdit výběr pomocí „OK“

6. v menu Zobrazit musí být zaškrtnut

7. celková cena za vybranou objednávku je ve spodní části horní poloviny okna

Příjem objednávky od zákazníka bez vazby na adresář partnerů

Do systému lze zadat objednávku přijatou s vazbou na sklad pro zákazníka, který není evidován v adresáři partnerů a ani evidován nebude – manuální vložení údajů o partnerovi do objednávky.

Z takto pořízené objednávky je možno samozřejmě provést i výdej ze skladu s následnou fakturací.

Objednávka je zadávána do modulu objednávek přijatých jako samostatná objednávka přijatá s vazbou na sklad. Volně vložený partner se neváže na žádné obratové analýzy partnerů.

Takto zadaná objednávka se zobrazuje v objednávkách a rezervacích od zákazníků u zboží.

Zboží, vydané volnému partnerovi, vstupuje samozřejmě do všech pohybů a analýz.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Objednávky přijaté

2. výběr skladové řady

3. založení nového dokladu klávesou F3

4. výběr dokladu Objednávka přijatá s vazbou na sklad

5. zadání volného partnera do objednávky

a. vyvolání dialogového okna pro zadání údajů, např. klávesami Ctrl+Shift+A nebo menu Doklad – Odběratel

b. zadání údajů odběratele

c. potvrzení zadání tlačítkem „OK“

6. zadání ostatních údajů na objednávce

7. uložení objednávky např. klávesou F2

8. přenos položek na objednávku

a. vyvolání položek pro přenos klávesami Alt+B nebo ikona

a. výběr objednané položky např. klávesou F5

b. na objednávané položce mezerník

c. zadání objednávaného počtu, ceny a skladu, na kterém se položka objednává

d. potvrzení objednávané položky

e. opakování od bodu 8b až do konečného zadání všech objednávaných položek

f. ukončení přenosu položek na objednávku např. klávesou F2

Příjem jednotlivé objednávky přijaté s vazbou na sklad

V tomto typu příjmu objednávek je každá objednávka samostatný doklad se samostatným číslem. Objednávky jsou odděleny ve finančních obdobích.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Objednávky přijatá

2. výběr skladové řady

3. založení nového dokladu klávesou F3

4. výběr dokladu Objednávka přijatá s vazbou na sklad

5. zadání partnera do objednávky výběrem z adresáře partnerů – např. klávesami Ctrl+A

6. zadání ostatních údajů na objednávce

7. uložení objednávky např. klávesou F2

8. přenos položek na objednávku

a. vyvolání položek pro přenos klávesami Alt+B nebo ikona

b. výběr objednané položky např. klávesou F5

c. na objednávané položce mezerník

d. zadání objednávaného počtu, ceny a skladu, na kterém se položka objednává

e. potvrzení objednávané položky

f. opakování od bodu 8b až do konečného zadání všech objednávaných položek

g. ukončení přenosu položek na objednávku např. klávesou F2

Zobrazení náhledových oken

Při přenosu položek do objednávky přijaté je možné zobrazit náhledové okno s doplňujícími informacemi ke skladové kartě, která je v dolním seznamu právě označena.

Děje se tak v seznamu přes nabídku Zobrazit a zde:

– Náhled na artikl + na partnera + dokument artiklu,

– Stavy na skladech = stavy všech skladových karet přes všechny sklady a pobočky,

– Stavy skladů = stavy na podskladech,

– Parametry artiklu,

– Dodavatelé artiklu.

Příjem jednotlivé objednávky bez vazby na sklad

1. vstup do modulu Objednávky přijaté

2. založení nového dokladu - klávesa F3 nebo menu Doklad / Nový nebo ikona

3. volba dokladu Objednávka přijatá tuzemsko nebo Objednávka přijatá zahraničí

4. vložení adresy do objednávky vyhledáním z adresáře:

a. Ctrl+A vyvolání adresáře

b. zadání podmínky pro partnera

c. po vyhledání partnera klávesa F2 a adresa je vložena do objednávky

5. zadání potřebných datumů a údajů

6. zadání položek:

a. vyvolání okna pro zadávání položek Alt+B (nebo ikona )

b. ve spodním okně jsou položky ceníku zboží, ve vrchním položky objednávky

c. ve spodním okně vybrat pomocí např. F5 požadované zboží do objednávky

d. na vybraném zboží klávesa mezerník nebo Enter

e. zadat počet měrných jednotek, event. upravit prodejní cenu a doplnit potřebné údaje

f. potvrdit tlačítkem „OK“

g. v případě zadávání dalších položek opakovat od výběru položek ze spodního okna

h. po zadání všech položek přenos položek na doklad klávesou F2

7. ukončení práce s objednávkou klávesou F2

Důležité: položky na objednávku jde zadat i pomocí klávesy F3 (ne pomocí Alt+B), ale v takovém případě nejde tyto položky vydávat!!! Jde zde totiž zadat údaje o zboží, které v systému neexistuje, ale z důvodu nenavázání na skladovou kartu není možné takovou položku nabídnout k výdeji.

Příjem položek objednávky na základě nabídky

Položky objednávky přijaté lze pořídit na základě nabídky, vystavené zákazníkovi.

Přenos položek nabídky může být uskutečněn jak v objednávce přijaté stálé, tak v samostatné objednávce přijaté s vazbou na sklad.

Při přenosu položek nabídky do objednávky přijaté je možno zvolit, zda:

ceny zůstanou zachovány z nabídky
budou použity aktuální ceny zboží z ceníku

Postup provedení:

1. vstup do režimu příjmu položek objednávky přijaté

2. menu Soubor – Import nabídky nebo ikona uprostřed nástrojové lišty

3. výběr evidenční řady nabídek

4. zadání podmínek pro výběr nabídky

5. vybranou nabídku vložit klávesou F2 nebo ikonou

6. potvrdit či zakázat nabídku „Zachovat prodejní ceny z nabídky“

7. jednotlivé položky nabídky přenést do objednávky

a. na položce mezerník

b. event. úprava množství, ceny položky z nabídky

c. potvrzení položky nabídky do objednávky tlačítkem „OK“

d. opakování od bodu 7a až do zadání všech položek nabídky do objednávky

8. ukončení zadávání objednávky např. klávesou F2

Kopie objednávky přijaté bez vazby na sklad včetně položek

Postup kopírování objednávky:

1. vstup na zdrojovou objednávku, ze které má být vytvořena nová

2. použít funkci pro kopii dokladů - Ctrl+Alt+N

3. potvrdit kopírování objednávky

4. upravit objednávku podle potřeb

Datum splatnosti na objednávce přijaté

Na objednávce přijaté je na záložce Ostatní pole Datum splatnost. Údaj zde uvedený se využívá pouze v hromadném výdeji (podrobně popsáno v technické příručce).

Objednávky vydané

Objednávka vydaná s vazbou na sklad

Jedná se o objednávku, u níž je informace o objednaných položkách u dodavatele zároveň přenášena na skladovou kartu artiklu do položky Objednáno dodavatel. Z těchto objednávek se při příjmu zboží vytvářejí dodací listy přijaté. Poté dojde k odsouhlasení dodaného zboží na objednávce a odečtení dodaných MJ ze skladové karty artiklu.

Návrh objednávky vydané s vazbou na sklad

Návrh probíhá na základě objednaných položek od zákazníků, minimálního, aktuálního a maximálního množství na skladě. Nutnou podmínkou je zadání dodavatelů u jednotlivých artiklů v Evidenci artiklů (Ceníku).

Postup provedení:

1. vstup do modulu Objednávky vydané pomocí Alt+E / D nebo menu Evidence / Objednávky vydané

2. výběr evidenční řady objednávek a potvrdit „OK“

3. založení nové objednávky s vazbou na sklad klávesou F3 nebo myší

4. zadání dodavatele pomocí Ctrl+A

5. zadání údajů objednávky, datumy, podmínky, popisy na dokladu

6. ukončení objednávky, např. klávesou F2 nebo myší

7. vstup do zadávání položek objednávky vydané, např. klávesami Alt+B nebo přes menu Nástroje / Položky objednávky nebo myší

8. vyvolání návrhu položek objednávky pro zadaného dodavatele, např. menu Nástroje / Návrh položek objednávky nebo myší zadání podmínek pro návrh položek objednávky

9. možnost volby položky „Pouze položky objednané zákazníky“, tj. výběr položek, které mají Objednáno větší než nula. Při volbě „Návrh k maximálnímu stavu“ systém dopočítává chybějící množství na maximální stav, ale v návrhu jsou pouze podlimitní položky (okamžitý stav pod minimálním stavem).

10. potvrzení položky z návrhu

a. mezerník na položce

b. potvrzení nebo oprava počtu

c. potvrzení nebo oprava nákupní ceny

d. ukončení zadání položky pomocí „OK“ nebo F2, vybrat podsklad

e. opakování bodu 10 do ukončení zadání všech požadovaných navržených položek

11. potvrzení zadaných položek objednávky klávesou F2 nebo myší

12. tisk objednávky, např. Ctrl+P nebo menu Tisk

Metody výpočtu

Při použití návrhu položek objednávky se objeví okno, kde je možné ovlivnit výběr karet, pro které se bude množství k objednání počítat, případně jaká data se budou vyhodnocovat, a tím vlastně ovlivnit výslednou hodnotu.

Automaticky se zde nabízí dodavatel, který je uveden na hlavičce objednávky. Výpočet bude probíhat pouze u karet, které mají zadaného stejného dodavatele. V části Metoda lze určit, zda musí být na kartě dodavatel uveden jako prioritní či nikoliv.

Varianta návrhu určuje, zda se při výpočtu zohledňují minimální či maximální stavy na kartách. Poslední metoda „Všechny skladové karty“ nic nevypočítává, pouze zobrazí všechny karty, které mají uvedeného dodavatele.

Na záložce Ostatní je možnost vyfiltrovat za Ktg.referenční nebo určit, aby se nenabízely informační položky.

Důležitá je záložka Podsklady. Jako výchozí nastavení jsou zohledněny všechny podsklady. Lze však určit, že při výpočtu množství k objednání nebude zohledňován volný stav na skladové kartě, ale pouze na vybraném podskladu (pokud se např. do výpočtu nemají zohledňovat stavy na podskladu zmetky, reklamace,…). Zohledňování podskladu se týká pouze volného stavu, objednáno (ať u dodavatele tak od zákazníka) je vždy bráno za celou kartu.

Vystavení objednávky vydané s vazbou na sklad

Jedná se o vystavení objednávky s přímým výběrem položek na objednávku ze skladové evidence.

1. vstup do modulu Objednávky vydané pomocí Alt+E / D nebo menu Evidence / Objednávky vydané

2. výběr evidenční řady objednávek a potvrdit „OK“

3. založení nové objednávky s vazbou na sklad klávesou F3 nebo myší

4. zadání dodavatele pomocí adresáře Ctrl+A

5. zadání údajů objednávky, datumy, podmínky, popisy na dokladu

6. ukončení oprav objednávky, např. klávesou F2 nebo myší

7. vstup do zadání položek objednávky vydané s vazbou na sklad klávesami Alt+B nebo přes menu Nástroje / Položky objednávky nebo myší

a. výběr položek na objednávku výběrovým filtrem klávesou F5 nebo myší

b. mezerníkem otevření položky

c. zadání údajů a potvrzení „OK“ nebo F2

d. pokračování dle bodu 7 až do zadání všech položek na objednávku vydanou

8. ukončení zadávání klávesou F2 nebo myší

9. tisk objednávky, např. Ctrl+P nebo přes menu Tisk

Zobrazení náhledových oken

Při přenosu položek do objednávky je možné zobrazit náhledové okno s doplňujícími informacemi ke skladové kartě, která je v dolním seznamu právě označena.

Děje se tak v seznamu přes nabídku Zobrazit a zde:

– Náhled na partnera + dokument artiklu,

– Stavy na skladech = stavy všech skladových karet přes všechny sklady a pobočky,

– Měsíční obraty,

– Parametry artiklu,

– Dodavatelé artiklu,

– Náhrady artiklu.

Vystavení objednávky vydané bez vazby na sklad

1. vstup do modulu Objednávky vydané pomocí Alt+E / D nebo menu Evidence / Objednávky vydané

2. výběr evidenční řady objednávek a potvrdit „OK“

3. založení nové objednávky bez vazby na sklad klávesou F3 nebo myší

4. výběr dokladu Objednávka vydaná do tuzemska / do zahraničí

5. zadání dodavatele pomocí Ctrl+A

6. zadání údajů objednávky, datumy, podmínky, popisy na dokladu

7. vstup do zadávání položek objednávky vydané, např. klávesami Alt+B nebo menu Nástroje / Přenos artiklů na doklad

8. ve spodním okně je výběr ceníkových karet a do vrchního okna jsou zadávány objednávané položky

a. výběr položky na objednávku klávesou F5 nebo Ctrl+F nebo myší

b. mezerníkem otevření položky

c. zadání údajů a potvrzení „OK“ nebo F2

d. pokračování od výběru položky až do zadání všech položek na objednávku vydanou

9. potvrzení zadaných položek objednávky klávesou F2 nebo myší

10. ukončení zadávání objednávky klávesou F2

11. tisk objednávky přes menu Tisk

Záložka Příjemce

Na objednávce vydané je možné dle potřeby záložku Příjemce naplnit ručně.

Záložka Ostatní

Pokud je na partnerovi uvedena splatnost, přenáší se na objednávku. Pokud se na ní vyplní termín dodání, dojde k výpočtu předpokládané splatnosti.

Údaje o zálohách jsou pouze informativní a zadávají se ručně.

Sleva za doklad

Při zadávání položek objednávky vydané lze uplatnit slevu za doklad. Sleva se uplatní u všech položek dokladu, pokud nejsou na artiklu slevy zakázány. Dialogové okno pro zadání slevy za doklad se vyvolá v menu Doklad / Sleva za doklad (Ctrl+Alt+J). Slevu je možné zadat v okně pořizování položek na doklad.

Příjem zboží

K příjmu zboží na skladovou evidenci slouží Příjemky. Při naskladnění každé příjemky dojde k přepočtu průměrné nákupní ceny skladové karty.

Mezi příjemky patří:

Počáteční stavy

Příjmový doklad, kterým se zadává počáteční stav skladu při vytvoření skladové evidence

Dodací listy přijaté tuzemsko, zahraničí

Doklady, kterými se přijímá zboží od dodavatelů z tuzemska a zahraničí. Dodací listy přijaté lze vytvářet na základě objednávky vydané nebo volně zadáním položek ceníku zboží.

Interní příjemky

Interní příjemky slouží k převodu zboží mezi fyzicky oddělenými sklady - sklady v jednotlivých evidenčních řadách. Lze je vytvářet jak na základě výdejky, tak volně zadáním položek ceníku zboží.

Výrobní příjemky

Výrobní příjemky slouží k příjmu finálních výrobků ve výrobě. Lze je vytvářet automaticky při odvádění dokončené výroby i manuálně.

Náklady

Modul Náklady slouží ke změně (navýšení či snížení) nákupní ceny (celkové i průměrné) na skladové kartě na základě dodatečných nákladů (např. dopravné, dobropis atd.). Při naskladňování nákladů dochází ke změně celkové ceny skladové karty a tím i průměrné ceně MJ. Nákladové doklady vstupují do položek pohybu zboží jako příjmový doklad. Počet MJ u položek na dokladu náklady je vždy 1.

Skladovou kartu je možno povýšit či snížit náklady pouze v tom případě, že počet MJ je nenulový. Jestliže při naskladňování nákladů jsou některé položky na skladě nulové, systém skutečnost oznámí a pokouší se naskladňovat další položky na dokladu.

Nákladové částky se zadávají bez DPH.

Vratky

Vratky slouží k vrácení prodaného zboží. - tj. zboží vydaného doklady Dodací list vydaný nebo Prodejka. Jedná se o normální příjmový doklad. Při příjmu zboží dochází opět k přepočtu průměrné nákupní ceny.

Příjem zboží z tuzemska

Příjem zboží z tuzemska na základě objednávky vydané je prováděn podle postupu „Příjem na sklad na základě objednávky vydané s vazbou na sklad“.

Postup provedení volného příjmu zboží:

1. vstup do modulu Příjemky pomocí Alt+E / M nebo menu Evidence / Příjemky na sklad

2. výběr evidenční řady příjemek a potvrzení „OK“

3. založení příjemky pomocí F3 nebo myší

4. výběr typu příjemky - dodací list přijatý tuzemsko

5. zadání adresy dodavatele pomocí adresáře partnerů klávesami Ctrl+A

6. zadání ostatních potřebných údajů na dokladu

7. vstup do zadávání položek příjemky, např. klávesami Alt+B nebo menu Nástroje / Přenos artiklů na doklad nebo myší

8. vyhledání a zadání dodaných položek:

a. vyhledání položky ze seznamu artiklů

b. mezerník na položce (pokud se jedná o odstraněný artikl, systém se zeptá, zda pokračovat)

c. zadání dodaného počtu

d. zadání nákupní ceny MJ bez DPH – pokud není cena za MJ známa, je možné zadat celkovou cenu za položku (bez DPH) a stiskem Ctrl+J provést dle zadaného počtu přepočet na cenu jednotkovouHHHH

e. ukončení zadání položky pomocí „OK“ nebo F2

f. vybrat podsklad

9. opakování bodu 8 do zadání všech dodaných položek

10. potvrzení dodaných položek na příjemku klávesou F2 nebo myší

11. ukončení příjemky, např. klávesou F2 nebo myší

12. naskladnění příjemky klávesami Ctrl+Shift+L nebo myší nebo menu Doklad / Příjem na sklad

13. potvrzení příjmu na sklad

14. uzavření příjmového okna klávesou Esc

Oprava nenaskladněného tuzemského dokladu

Jestliže tuzemská příjemka nebo její část není naskladněna, lze provést u nenaskladněných položek:

- opravu počtu MJ artiklu

- opravu nákupní ceny

- odstranění chybných položek

Na naskladněné položce není možná žádná změna.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Příjemky

2. vyhledání požadované příjemky, např. klávesou F5

3. otevření dokladu do oprav, např. klávesou F4

4. v případě změny údajů u položky

a. vstup na položku dod. listu

b. otevření položky dod. listu do oprav klávesou F4

c. oprava požadovaného údaje (počet, nákup)

d. ukončení opravy položky, např. tlačítkem OK

5. v případě potřeby odstranění nenaskladněné položky

a. vstup na položku dod. listu

b. klávesou F8 odstranit položku z dod. listu

6. ukončení oprav dodacího listu, např. klávesou F2

Příjem zboží ze zahraničí

Pro správné výpočty a vyhodnocování zahraničních příjmů by ke každému artiklu, který je přijímán na sklad ze zahraničí, měl být přiřazen kód JCD s příslušnými sazbami cel. Poté dojde při příjmu artiklu ke správnému dopočtu nákupní ceny za jednotku.

Vždy je však vhodné, aby uživatel provedl před naskladněním kontrolu zahraničního dokladu nejen z hlediska položek a jejich počtů, ale i celkového dokladu - zda částka v národní měně odpovídá částce v cizí měně vynásobené kurzem.

Příjem zboží ze zahraničí na základě objednávky vydané je prováděn podle postupu „Příjem na sklad na základě objednávky vydané s vazbou na sklad“.

Postup provedení volného příjmu zboží:

1. vstup do modulu Příjemky pomocí Alt+E / M nebo menu Evidence / Příjemky na sklad

2. výběr evidenční řady příjemek a potvrzení „OK“

3. založení příjemky pomocí F3 nebo myší

4. výběr typu příjemky - dodací list přijatý zahraničí

5. zadání adresy dodavatele pomocí adresáře partnerů klávesami Ctrl+A

6. zadání ostatních potřebných údajů na dokladu

7. na záložku Částky zadat měnu z kurzovního lístku – pokud je měna na partnerovi, pak se na doklad přenese s aktuálním kurzem

8. vstup do zadávání položek příjemky, např. klávesami Alt+B nebo menu Nástroje / Přenos artiklů na doklad nebo myší

9. vyhledání a zadání dodaných položek:

a. vyhledání položky ze seznamu artiklů

b. mezerník na položce (pokud se jedná o odstraněný artikl, systém se zeptá, zda pokračovat)

c. zadání dodaného počtu

d. zadání nákupní ceny MJ v cizí měně

e. ukončení zadání položky pomocí „OK“ nebo F2

f. vybrat podsklad

10. opakování bodu 9 do zadání všech dodaných položek

11. potvrzení dodaných položek na příjemku klávesou F2 nebo myší

12. ukončení příjemky, např. klávesou F2 nebo myší

13. naskladnění příjemky klávesami Ctrl+Shift+L nebo myší nebo menu Doklad / Příjem na sklad

14. potvrzení příjmu na sklad

15. uzavření příjmového okna klávesou Esc

Oprava nenaskladněné zahraniční příjemky

Jestliže zahraniční příjemka ještě není naskladněna, je možno provést opravu:

kurzu měny
měny
počtu MJ artiklu
nákupní ceny v cizí měně
odstranění chybných položek

Jestliže je příjemka částečně naskladněna (obsahuje naskladněné i nenaskladněné položky), je možno provést opravu pouze u nenaskladněných položek:

počtu MJ artiklu
nákupní ceny v cizí měně

V případě, že je příjemka nebo její část naskladněna, systém nedovolí:

změnu kurzu měny
změnu měny

POZOR - Na naskladněné položce není možná žádná změna!!!

Při všech změnách na nenaskladněné příjemce nebo na nenaskladněných položkách dojde k přepočtu nákupní ceny v Kč na položce podle zadaného kurzu a nákupu v cizí měně s ohledem na JCD a nastavená cla k JCD.

Změna kurzu na příjemce

1. vstup do modulu Příjemky

2. vyhledání požadované příjemky, např. klávesou F5

3. otevření dokladu do oprav, např. klávesou F4

4. menu Doklad – Přepočet položek podle kurzu

5. v položce „Kurz“ zadat novou hodnotu kurzu do zobrazeného dialogového okna

6. potvrdit přepočet

7. uložit příjemku např. klávesou F2

Změna měny na příjemce

1. vstup do modulu Příjemky

2. vyhledání požadované příjemky, např. klávesou F5

3. otevření dokladu do oprav, např. klávesou F4

4. menu Doklad – Přepočet položek podle kurzu

5. na položce „Měna“ vyvolat kurzovní lístek a vložit požadovanou měnu

6. potvrdit přepočet

7. uložit příjemku např. klávesou F2

Změna nákupu za MJ či množství na položce

1. vstup do modulu Příjemky

2. vyhledání požadované příjemky, např. klávesou F5

3. otevření dokladu do oprav, např. klávesou F4

4. vstup na položku, jejíž údaje je potřeba opravit

5. otevření položky do oprav, např. klávesou F4

6. změna množství či nákupní ceny v cizí měně

7. potvrzení změny např. tlačítkem OK

8. uložení příjemky např. klávesou F2

Příjem na sklad na základě objednávky vydané

Při příjmu položek na sklad na základě objednávky vydané dochází k použití položek objednávky pro příjemku (dodací list přijatý) a při naskladnění dodacího listu dojde k potvrzení dodávky na položky objednávky. Při plnění objednávky vydané s vazbou na sklad dojde zároveň k úpravě hodnoty „Dodavatel“ na skladové kartě.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Příjemky pomocí Alt+E / M nebo menu Evidence / Příjemky na sklad

2. výběr evidenční řady příjemek a potvrzení „OK“

3. založení příjemky pomocí F3 nebo myší

4. výběr typu příjemky - dodací list přijatý tuzemsko nebo zahraničí

5. zadání adresy dodavatele pomocí adresáře partnerů klávesami Ctrl+A

6. jedná-li se o zahraniční příjem, zadat na záložku Částky měnu z kurzovního lístku

7. vstup do zadávání položek příjemky, např. klávesami Alt+B nebo menu Nástroje / Přenos artiklů na doklad nebo myší

8. vyvolání položek objednávky, např. menu Nástroje – Položky vydané objednávky nebo Ctrl+F11 nebo myší - dle potřeby zadat podmínky výběru

9. potvrzení dodaných položek:

a. vyhledání položky ze seznamu objednaných položek

b. mezerník na položce

c. oprava / potvrzení dodaného počtu

d. oprava / potvrzení nákupní ceny

e. ukončení zadání položky pomocí „OK“ nebo F2, vybrat podsklad

f. opakování bodu 8 do zadání všech dodaných položek

10. potvrzení dodaných položek na příjemku klávesou F2 nebo myší

11. ukončení příjemky, např. klávesou F2 nebo myší

12. naskladnění příjemky klávesami Ctrl+Shift+L nebo myší nebo menu Doklad / Příjem na sklad

13. potvrzení příjmu na sklad

14. uzavření příjmového okna klávesou Esc

Pozn.: pokud se zde pracuje s položkami objednávek daného dodavatele a následně se použije rychlé hledání, filtrují se karty pouze toho dodavatele (rychlé hledání zde neruší ve výběrových kritériích načteného dodavatele).

Oprava naskladněné položky dodacího listu přijatého (příjemky)

Tato oprava se používá v případě chybně naskladněného - vyššího počtu MJ položky. Vytvoří se položka nová, se zápornou hodnotou MJ. Při opravě/výdeji položky dodacího listu přijatého ze skladu dojde k vytvoření výdajového pohybu a výdeji položky ze skladu. Počet na skladové kartě je zmodifikován. Nákupní cenu pro záporně přijímanou položku není možno ovlivnit. Vždy je brána průměrná skladová cena položky. Vydávaná položka musí mít samozřejmě požadovaný vydávaný počet na příslušném detailním skladě. Položka na dokladu (dodacím listě přijatém) je označena červenou ikonou (označení výdajového pohybu). V případě, že je položka naskladněná ve správném počtu, ale se špatnou cenou, je nutné k opravě průměrné skladové ceny použít opravný doklad – náklady. Tvorba nákladů je podrobně popsána v pokročilé uživatelské příručce.

Postup provedení

1. vstup do modulu Příjemky pomocí Alt+E / M nebo menu Evidence / Příjemky na sklad

2. nalezení příslušné příjemky např. F5 nebo myší

3. otevření příjemky do režimu Opravy, např. klávesou F4 nebo myší

4. vstup do výběru položek pro příjem, např. Alt+B nebo myší nebo menu Nástroje / Přenos artiklů na doklad

5. nalezení artiklu pomocí vyhledávacího filtru, např. F5 nebo myší

6. mezerník na vydávané položce

7. vložení záporného počtu MJ (tzv. záporný příjem) do položky Počet

8. při opravě více položek opakovat od bodu 5

9. přenesení položky / položek na příjemku klávesou F2 nebo myší

10. uložení příjemky, např. klávesou F2 nebo myší

11. naskladnění příjemky např. Ctrl+Shift+L – v tomto okamžiku dojde k odpisu příslušného stavu.

Naskladnění položek se záporným množstvím

Před naskladněním položek se záporným množstvím se znovu načte aktuální průměrná cena skladové karty. Tím dojde k výdeji se správnou nákupní cenou. V případě dobropisování může tedy nastat situace, že příjem proběhl v jiné nákupní ceně, než následný záporný příjem (výdej).

Vytvoření Interní příjemky

1. vstup do modulu „Příjemky“ - Alt+E / M nebo menu Evidence / Příjemky na sklad - vybrat evidenční řadu a potvrdit „OK“

2. založit novou „Příjemku interní“ pomocí F3 nebo myší

3. vyplnit potřebné údaje – „účetní datum“ – povinný údaj !!!

4. vstup do zadávání položek na příjemku pomocí Alt+B nebo menu Nástroje / Přenos artiklů na doklad nebo myší na ikonu

5. vyhledání artiklu pomocí F5 nebo myší

a. mezerníkem otevřít kartu

b. zadat cílový podsklad a počet kusů a potvrdit „OK“ nebo F2

c. opakovat bod 5 až do zadání všech potřebných artiklů

V případě interních příjemek systém vždy vyplní pole nákupní cena průměrnou nákupní cenou.

6. ukončit zadávání položek na příjemku pomocí F2 nebo

7. uložení příjemky pomocí F2 nebo myší

8. příjem na sklad pomocí Ctrl+Shift+L nebo menu Doklad / Příjem na sklad nebo myší na

9. potvrdit příjem na sklad, po přijetí na sklad zavřít okno - Esc

Vratky - volná tvorba

Postup provedení

1. vstup do modulu „Příjemky“ a vybrat evidenční řadu

2. založit novou „Vratku“ pomocí F3

3. vyplnit potřebné údaje – „účetní datum“ – povinný údaj

4. vstup do zadávání položek na vratku pomocí ALT + B nebo menu Nástroje / Přenos artiklů na doklad nebo myší na ikonu

5. vyhledání artiklu pomocí F5

a. mezerníkem otevřít kartu

b. zadat cílový podsklad a počet kusů

c. opakovat bod 6 až do zadání všech potřebných artiklů

6. ukončit zadávání položek na vratku pomocí F2 nebo

7. uložení vratky pomocí F2

8. příjem na sklad pomocí SHIFT+CTRL+L nebo menu Doklad / Příjem na sklad nebo myší na

9. potvrdit příjem na sklad, po přijetí na sklad zavřít okno – Esc

Vratky – vytvoření vratky z výdejky

Vratku lze vytvořit automaticky z výdejky. Na základě výdejky dojde k vytvoření dokladu "Vratky" se všemi údaji z výdejky a přenesením všech položek výdejky. Nevracené položky výdejky lze vyrušit, množství vracené položky lze snížit (vrací se pouze část položky). Z vratky je poté možno vytvořit buď Dobropis vydaný, nebo Výdajový pokladní doklad. Při této tvorbě vratky dojde k přenesení správných nákupních a prodejních cen na vratku (a tím i k správným cenám na dobropis, event. pokladní doklad). Při přenosu dokladu výdejky do vratky, tvorbě dobropisu nebo pokladního dokladu z vratky, dochází k zaznamenání vazeb na doklady na záložku Vazby.

Postup provedení:

1. vstup do modulu výdejky pomocí Alt+E / V, vybrat evidenční řadu a potvrdit F2 nebo „OK“

2. vyhledat konkrétní výdejku pomocí F5 nebo

3. otevřít mezerníkem výdejku

4. menu Doklad / Navazující doklad nebo Ctrl+E

5. volba dokladu „Vratka“

6. otevře se nové okno „Vratka“

7. doplnit potřebné údaje

8. jestliže nedochází k vrácení všech položek z výdejky, je nutno položky, které se nevracejí, zrušit z vratky:

a. při zrušení položek z vratky vstup na záložku Položky

b. najít položku, která se nevrací

c. odstranit položku např. klávesou F8

d. opakovat od bodu 8a až do okamžiku, kdy na vratce jsou pouze vracené položky

9. jestliže na vracené položce / vracených položkách je třeba upravit vracené množství:

a. vstup na položku na záložce Položky, na které je třeba upravit množství

b. klávesou F4 otevřít položku do oprav

c. upravit vracený počet na položce

d. opakovat od bodu 9a až do okamžiku, kdy na vratce jsou upraveny položky se správným množstvím.

10. uložit vratku pomocí F2 nebo

11. naskladnit stiskem kláves Ctrl+Shift+L

Hromadné smazání položek vratky.

Na vratce vytvořené jako navazující doklad z dodacího listu vydaného je možné pomocí klávesy CTRL+mezerník (nebo menu Doklad - Označení položky) označit položky - mají pak v nově přidaném sloupci ikonu křížku - a pak přes menu Doklad zvolit:

- Odstranění označených položek nebo

- Odstranění neoznačených položek.

Sleva za doklad

Na nenaskladněné položky příjemky lze uplatnit slevu za doklad. Systém upraví nákupní ceny na položkách dle zadané dokladové slevy. Dialogové okno pro zadání slevy za doklad se vyvolá v menu Doklad / Přepočet slevy za doklad. Sleva se zadává v režimu oprav.

Sleva se uplatní pouze na kladné příjmy.

Náklady vytvořené na základě příjemky

Způsob vhodný pro náklady, které jsou platné pro celý doklad - příjemku, např. dopravné k dané zásilce.

Na nenaskladněné položky lze rozpustit náklady přímo na příjemce. Pokud jsou již položky naskladněny, je nutné vytvořit příjemku typu Náklad.

Při tvorbě dodatečných nákladů dojde k přenosu položek z příjemky na nákladový doklad a rozpočet zadané nákladové částky na položky podle procentuální cenové váhy položek. Na záložku Vazby dojde u nákladu i u příjemky, ze které je náklad vytvořen, k záznamu navazujícího dokladu.

Přepočet nákladů – nenaskladněné položky

Dojde k propočtu zadané částky na jednotlivé položky příjemky. Propočet lze provádět buď na základě poměrů pořizovacích cen nebo poměru hmotností. Náklady se propočítají pouze na kladné příjmy.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Příjemky pomocí Alt+E / M nebo menu Evidence / Příjemky na sklad

2. výběr evidenční řady příjemek a potvrzení „OK“

3. vyhledání příjemky pomocí F5 nebo myší

4. otevření příjemky do režimu prohlížení např. pomocí F4

5. menu Doklad / Přepočet nákladů

6. zadání celkové částky, způsobu přepočtu a stisk tlačítka „OK“

Poznámka: pokud je na příjemce zadána informační položka, je označena, aby se na ni neprovedl přepočet nákladů. Zadaná částka se rozpočítá jen na skladové položky.

Náklady vytvořené z příjemky

Dojde k vytvoření dokladu Náklady z příjemky, která je zobrazena ve formuláři. Vhodné pro případy, kdy dochází k tvorbě nákladů na jednu příjemku.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Příjemky pomocí Alt+E / M nebo menu Evidence / Příjemky na sklad

2. výběr evidenční řady příjemek a potvrzení „OK“

3. vyhledání příjemky pomocí F5 nebo myší

4. zobrazení příjemky do formuláře, např. klávesou Enter

5. menu Doklad / Navazující doklad nebo Ctrl+E

6. volbu dokladu „Náklady“

7. zadat nákladovou částku na doklad (bez DPH)

8. zadání potřebných údajů (datumy atd.) na vytvořený nákladový doklad

9. uložení nákladu pomocí F2 nebo myší

10. příjem na sklad pomocí Ctrl+Shift+L nebo menu Doklad / Příjem na sklad nebo myší na

11. potvrdit příjem na sklad, po přijetí na sklad zavřít okno - Esc

Vložení příjemky do nákladu

Vyhledání a vložení příjemky do založeného nákladu. Vhodné pro případy, kdy dochází k vytvoření nákladu na více příjemek.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Příjemky pomocí Alt+E / M nebo menu Evidence / Příjemky na sklad

2. výběr evidenční řady příjemek a potvrzení „OK“

3. založení příjemky pomocí F3 nebo myší

4. výběr typu příjemky Náklady

5. menu Nástroje / Přenos příjemky

6. výběr evidenční řady příjemek

7. zadání podmínek pro vyhledání příjemky

8. výběr příjemky ze zobrazeného seznamu

9. vložení příjemky do dokladu Náklad klávesou F2

10. úprava položek příjemky - je-li třeba zrušit některé položky z příjemky - vstup na záložku Položky a např. klávesou F8 zrušení položky

11. v případě potřeby přenosu další příjemky opakovat od bodu 5

12. zadání potřebných údajů - data atd.

13. zadání nákladové částky na položky příjemky (bez DPH) - menu Doklad / Celkové náklady. Dojde k rozpočítání částky na položky

14. uložení nákladu pomocí F2 nebo myší

15. příjem na sklad pomocí Ctrl+Shift+L nebo menu Doklad / Příjem na sklad nebo myší na

16. potvrdit příjem na sklad, po přijetí na sklad zavřít okno - Esc

Vytvoření výdejky z příjemky (přefakturace)

Z příjemky je možné vytvořit navazující doklad dodací list vydaný. V tomto případě je možné zadat přirážku, která se připočte k nákupním cenám na příjemce a vloží se do prodejní ceny na výdejce.

1. otevřít požadovanou příjemku do režimu prohlížení

2. stisknout CTRL + E nebo menu Nástroje / Navazující doklad

3. vybrat Dodací list vydaný do tuzemska

4. zadat požadovanou přirážku

5. po zadání požadované přirážky systém vytvoří dodací list vydaný a přenese na něj položky z příjemky. Aby se položky odepsaly ze skladu, je nutné ještě provést vyskladnění položek.

6. menu Soubor / Automatický výdej…

Tisk čárových kódů z příjemky

K hromadnému tisku čárových kódů slouží modul „Tisk etiket a čárových kódů“. V tomto modulu je dle zadání uživatele vygenerován seznam čárových kódů pro tisk. Každá položka se v seznamu opakuje v požadovaném množství. Stejně jako pro ostatní moduly je i zde nutné nastavit vhodnou tiskovou sestavu. Popis nastavení je v tomto manuálu v kapitole „Nastavení tiskových sestav“.

Pokud chceme udržovat všechny položky na skladě označené čárovým kódem, je vhodné tisknout čárové kódy rovnou při příjmu zboží. Je možné z příjemky použít modul „Tisk čárových kódů a etiket“.

Otevřít příjemku s položkami, které chceme tisknout.
Menu „Tisk“ / „Čárové kódy a etikety“
V nově otevřeném okně vybrat způsob přípravy seznamu čárových kódů pro tisk

Počet čárových kódů jako počet položek – každá položka příjemky se vytiskne jen jednou
Počet čárových kódů jako počet kusů jednotlivých položek – pro každou položku se vytiskne tolik čárových kódů, kolik je kusů na příjemce
Počet čárových kódů jako počet kusů x počet BJ – při tisku jsou počty kusů na položce příjemky vynásobeny balicí jednotkou artiklu
Počet čárových kódů jako počet kartonů – celkový přijímaný počet vydělí počtem kartonů na artiklu a výsledný počet se vytiskne
Počet čárových kódů jako počet subkartonů – celkový přijímaný počet vydělí počtem subkartonů na artiklu a výsledný počet se vytiskne
Počet čárových kódů zadat ručně – od každé položky se vytiskne tolik kódů, kolik uživatel zadá

Po stisku tlačítka OK se vygeneruje seznam čárových kódů pro tisk. V případě, že by některé položky už kódy měly a bylo by zbytečné je tisknout je možné tyto položky ze seznamu pomocí menu „Dotazy“ / „Odstranit vybrané položky“ odstranit
Z menu „Tisk“ vybrat požadovanou tiskovou sestavu a čárové kódy vytisknout.

Generovat výrobní čísla

Tato volba je funkční na ceníkové kartě při použití volby „Počet čárových kódů zadat ručně“. Pokud je provedeno základní nastavení (je potřeba v ceníku nastavit parametry generátoru výrobního čísla a v manažeru systémových katalogů založit modul VCS, založit řadu 1 a nastavit číslování = pořadové číslo), na výsledném seznamu je ve sloupci Výrobní číslo na všech záznamech údaj vygenerován. Slouží pouze pro vytvoření vlastního štítku bez jakéhokoliv ukládání. Nastavení je popsáno v technické příručce.

Výdej zboží

Při výdeji zboží dochází k aktualizaci skladové karty - odpisu vydávaného množství MJ a snížení hodnoty skladové karty o nákupní ceny vydávaného zboží.

Mezi výdejky patří doklady:

Dodací listy vydané tuzemsko - zahraničí

Dodací listy vydané slouží k výdeji zboží zákazníkovi do tuzemska nebo zahraničí buď volně výběrem ze skladu, nebo na základě objednávky zákazníka. Při výdeji na dodací list jsou brány v úvahu parametry výdeje (slevy atd.), které jsou pro partnera a vydávané artikly nastaveny.

Na dodacích listech je oproti ostatním výdejkám záložka Nedodané položky, kde se zobrazují nesplněné požadavky zákazníka na objednávkách přijatých. Načítání údajů na tuto záložku je možné vypnout.

Výdejky interní

Interní výdejky slouží k převodu zboží mezi fyzicky oddělenými sklady - jednotlivými evidenčními řadami. Interní výdejku lze exportovat a v jiné pobočce z interní výdejky poté vytvořit interní příjemku. Na interní výdejky nelze navázat fakturu vydanou.

Prodejky

Výdej zákazníkovi formou prodeje za hotové. Prodejky vznikají buď v evidenci prodejek ručně, nebo automaticky při používání prodejního terminálu.

Převodky

Doklady, kterými se provádí převod zboží mezi detailními sklady na jednom fyzickém skladě. Doklad obsahuje jak výdajový, tak příjmový pohyb.

Reklamace / Opravy

Evidence reklamací a oprav s možností vyskladňování náhradních dílů na opravy. Z dokladu o opravě, který má vyskladněny i náhradní díly, je možno vytvořit fakturu vydanou.

Výrobní výdejky

Výdej materiálu do výroby. Na výrobní výdejky jsou navázány výrobní příjemky. Použití je možné pouze s modulem Výroba.

Výdej zboží na základě objednávky

Při výdeji zboží na základě stálé objednávky dochází k výdeji zboží, u kterého je většina údajů použita z objednávky partnera. Doklad je automaticky založen při výdeji první položky objednávky. Do dokladu je vložena adresa partnera, jméno operátora, datum výdeje. Na položce výdejky jsou uvedeny údaje z objednávky (objednávka zákazníka atd.). Pro výdej jsou nabídnuty všechny nedodané nebo částečně nedodané položky partnera. Při výdeji zboží je pokryta objednávka přijatá, do položky Dodáno je zapsán počet vydávaných MJ (event. přičten k předchozímu výdeji) a do položky Datum dodání je přenesen datum vydání zboží.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře firem pomocí Ctrl+A

2. vyhledání partnera pro výdej pomocí F5 nebo myší

3. aktivace výdeje Ctrl+F12 nebo myší

4. výběr typu výdeje – potvrdit „OK“ nebo F2 - pokud je na objednávce již Typ výdeje zadán (přenesl se z partnera nebo byl zadán následně ručně), nenabídne se seznam typů výdejů, ale automaticky je vybrán

5. jestliže není aktivován režim výdeje z položek objednávek, vyvolání seznamu objednaných položek - Ctrl+F12 na položkách skladové evidence

6. mezerník na vydávané položce

7. zadání údajů výdeje položky a potvrzení „OK“ nebo F2

8. pokračování dle bodu 6 až do výdeje všech požadovaných položek

9. pomocí Ctrl+F4 doplnit atributy výdejky. Lze přidat například Datum splatnosti, Formu úhrady, Účel, Dopravu, Poznámku a další

10. pro vytvoření navazujícího dokladu (faktury) ukončení výdeje klávesou F2 nebo, v případě ukončení výdeje bez navazujícího dokladu klávesa Esc

Výdej z objednávky je možné provádět nad konkrétní objednávkou přijatou, kdy se po jejím vyhledání stiskne ikona nebo kombinace kláves Ctrl+F12.

Důležité!!!

Pokud je výdej z této objednávky prováděn poprvé, zobrazí se seznam typů výdejů. Po jeho výběru se buď zobrazí položky objednávky nebo před tím dle nastavení typu výdeje nové okno s atributy výdeje.

Pokud byl již z objednávky proveden částečný výdej (ve vazbách již existuje dodací list vydaný), zobrazí se dotaz, zda přidat zboží na existující dodací list vydaný. Pokud se stiskne Ano, systém dále zkontroluje, zda již nebyl dodací list vyfakturován (ve vazbách má odkaz na fakturu vydanou) nebo odeslán (odkaz na odeslanou zásilku). Pak nedovolí přidávat položky a bude vytvořen nový dodací list vydaný. Současně provádí kontrolu dodacího listu, zda není stornován, evidenčně uzamčen či zaúčtován.

Volný výdej zboží - dodací list vydaný

Volný výdej slouží k výdeji zboží přímým výběrem ze skladové evidence bez předchozích návazností. Výdejka je zadána uživatelem a veškeré údaje do ní také zadává uživatel - adresa, data…

Postup provedení:

1. vstup do adresáře firem Ctrl+A

2. vyhledání partnera pro výdej pomocí F5 nebo myší

3. aktivace výdeje Ctrl+F12 nebo myší

4. výběr typu výdeje – potvrdit „OK“ nebo F2

5. vyhledání položky pro výdej pomocí F5 nebo myší

a. mezerník na vydávané položce

b. zadání údajů výdeje položky a potvrzení „OK“ nebo F2

c. pokračování dle bodu 5 až do výdeje všech požadovaných položek.

d. pomocí Ctrl+F4 doplnit atributy výdejky. Lze přidat například Datum splatnosti, Formu úhrady, Účel, Dopravu, Poznámku a další.

6. ukončení výdeje klávesou F2 nebo

Zobrazení náhledových oken při výdeji zboží

Při výdeji položek je možné zobrazit náhledové okno s doplňujícími informacemi ke skladové kartě, která je v dolním seznamu právě označena.

Děje se tak v seznamu přes nabídku Zobrazit a zde:

– Náhled na artikl + na partnera + dokument artiklu,

– Stavy skladových karet = stavy všech skladových karet přes všechny sklady a pobočky,

– Stavy skladů = stavy na podskladech,

– Měsíční obraty,

– Dodavatelé artiklu.

Přefakturace přijatého zboží - dodací list vydaný z příjemky

Tento výdej se provede přímo z dodacího listu přijatého – slouží k výdeji zboží položek, které byly na příjemce naskladněny a jsou určené pro konkrétního příjemce, nejčastěji jinou pobočku firmy.

Vždy je nutné:

– aby k výdeji dopředu existovala objednávka přijatá,

– aby byl nastaven hromadný výdej a partner (svůj vlastní kód Firma/Dod),

– aby na příjemce byl v hlavičce zadána adresa zákazníka v poli „Příjemce“.

Postup provedení:

1. vstup do uloženého a naskladněného dodacího listu přijatého

2. vstup do oprav (F4)

3. vložení adresy zákazníka do ouška „Příjemce“ z adresáře firem,

4. vyhledání partnera a vložení přes F2 nebo ikona

5. uložení příjemky – F2 nebo myší

6. spuštění automatického výdeje přes nabídku Nástroje – Automatický výdej příjemky nebo ikonu

7. otevře se průvodce, který stačí odklikat jako běžný hromadný výdej (s možností případného tisku DLV).

Výdej zboží s následnou fakturací

Při tomto způsobu výdeje dojde k vytvoření dodacího listu vydaného a faktury vydané. Je nutné, aby tento způsob výdeje byl nastaven v typech výdeje jako Výdej s navazujícím dokladem – Faktura vydaná. Datum splatnosti je určen podle nastavení v typu výdeje. Způsob úhrady je určen nastavením v typu výdeje u faktury jako navazujícího dokladu.

Postup provedení

1. výdej zboží podle jednoho z výše uvedených postupů s volbou typu výdeje Výdej + navazující doklad Faktura vydaná

2. potvrzení tvorby faktury vydané

3. kontrola údajů na faktuře a event. doplnění údajů

4. ukončení faktury klávesou F2 nebo myší

5. tisk faktury vydané menu Tisk

6. Esc návrat do Adresáře partnerů

Dodací listy vydané (výdejky) k fakturaci

Tímto způsobem dojde k vyhledání nefakturovaných dodacích listů vydaných (výdejek) a jejich následné fakturaci. Používá se v případě, kdy se k jednomu dodacímu listu vydanému dodatečně vytváří jedna faktura. Tento postup není určen pro souhrnnou fakturaci.

Postup provedení:

1. vstup do modulu výdejky pomocí Alt+E / V nebo menu Evidence / Výdejky ze skladu

2. vybrat evidenční řadu a potvrdit „OK“

3. aktivovat vyhledání pomocí F5 nebo

a. v okně „Vyhledání výdejky“ na záložce „Základní“ vybrat v „Evidenci“ typ dokladu, zpravidla Dodací listy vydané

b. na záložce „Základní“ zaškrtnout políčko “Nefakturované výdejky“

c. popř. doplnit další potřebná Kritéria pro výběr

d. potvrdit zadaná Kritéria pomocí „OK“

4. v seznamu se zobrazí výdejky bez fakturace

5. vybraný doklad – výdejku otevřít mezerníkem

6. menu Doklad / Faktura vydaná … nebo Ctrl+E

7. vybrat evidenční řadu faktury

8. vytvoří se faktura – případně doplnit chybějící údaje

9. uložit fakturu pomocí F2 nebo

10. zavřít fakturu pomocí „Esc“

11. zavřít výdejku pomocí „Esc“

12. opakovat od bodu 5 až do vytvoření všech chybějících faktur z výdejek

Sleva za doklad

Při výdeji ze skladu lze uplatnit slevu za doklad. Systém k již uplatněným slevám na položkách prodejky přičte ještě zadanou slevu (pole Sleva 4). Sleva se uplatní u všech položek prodejky, pokud nejsou na artiklu slevy zakázány. Dialogové okno pro zadání slevy za doklad se vyvolá v menu Doklad / Sleva za doklad. Slevu je možné zadat ještě před opuštěním okna pořizování položek nebo přímo na dokladu v režimu prohlížení

Přepočet cen

Pomocí této funkce lze na všechny položky dokladu doplnit prodejní ceny z vybrané cenové hladiny.

POZOR – změnou cenové hladiny dojde k vynulování případných slev partnera.

Oprava položky dodacího listu vydaného (výdejky) na sklad

Při opravě položky dodacího listu vydaného (výdejky) lze opravovat:

· prodejní cena položky

· referenční cena 1

· referenční cena 2

· sazba DPH

· dealer

· středisko

· účty Náklady, Výnosy, Zásoby

· sleva X

· obal

· objednávka zákazník

· hmotnost

· pořadí

· záruka

· intrastat

Jestliže existuje již k dodacímu listu faktura vydaná, systém povolí změnu na položce pouze v případě, že faktura je nezaúčtovaná, neuzamčená a nepřiznaná k DPH. Při změně položky na dodacím listě vydaném dojde automaticky i ke změně položky na faktuře vydané.

Při požadavku na opravu množství je třeba postupovat podle „Vrácení položky dodacího listu vydaného“.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Výdejky pomocí Alt+E / V nebo menu Evidence / Výdejky ze skladu

2. výběr evidenční řady a potvrdit „OK“

3. nalezení příslušné výdejky pomocí F5 nebo myší

4. otevření výdejky do režimu prohlížení, např. klávesou Enter

5. přechod na záložku Položky

6. nalezení položky

7. zvolit opravu položky jedním ze způsobů:

a. klávesy Ctrl+F4

b. menu Doklad – Opravit položku s vazbou na sklad

c. pomocí Pop-Up menu (pravé tlačítko myši) na položce nabídka Opravit položku s vazbou na sklad

d. v dialogovém okně upravit potřebné údaje

8. potvrdit opravy pomocí „OK“ nebo F2

Vrácení položky dodacího listu vydaného (výdejky) na sklad

Při vrácení položky z výdejky zpět na sklad dojde k vytvoření příjmového pohybu a obnovení skladového stavu, případně obnovení objednávky nebo rezervace.

Vracený počet může být menší než počet na položce.

Při vrácení dojde na dokladu k rozpisu opravované položky na 3 položky:

s červenou ikonou je uvedena položka s opraveným, skutečným počtem
s modrou ikonou je jako příjmový pohyb uvedena vracená položka
s bílou ikonou je uvedena opravná položka k vracenému množství. Tato položka je označována jako „neplatný pohyb“.

Na doklad je tisknuta jen položka s opraveným počtem (s červenou ikonou).

Jestliže existuje již k dodacímu listu faktura vydaná, systém povolí změnu množství na položce pouze v případě, že faktura je nezaúčtovaná, neuzamčená a nepřiznaná k DPH. Při změně množství položky na dodacím listě vydaném dojde automaticky i ke změně množství položky na faktuře vydané

Postup provedení

1. vstup do modulu Výdejky pomocí Alt+E / V nebo menu Evidence / Výdejky ze skladu

2. výběr evidenční řady a potvrdit „OK“

3. nalezení příslušné výdejky pomocí F5 nebo myší

4. otevření výdejky do režimu prohlížení, např. klávesou Enter

5. přechod na záložku Položky

6. nalezení položky

7. zvolit vrácení položky na sklad jedním ze způsobů:

a. klávesami Ctrl+F8

b. tlačítko Vrátit položku na sklad, případně Vrátit všechny položky na sklad

c. menu Doklad – Vrátit položku na sklad

d. pomocí Pop-Up menu (pravé tlačítko myši) na položce nabídka Vrátit položku na sklad

8. v dialogovém okně vyplnit vracený počet MJ event. detailní sklad

9. zvolit, zda má být obnovena objednávka přijatá (byla-li položka vydána na základě objednávky přijaté)

10. potvrdit vrácení pomocí „OK“ nebo F2

Vytvoření interní výdejky

1. vstup do modulu „Výdejky“ – Alt+E / V nebo menu Evidence / Výdejky ze skladu

2. vybrat evidenční řadu a potvrdit „OK“ nebo pomocí F2

3. založit novou „Výdejku interní“ pomocí F3 nebo myší

4. vyplnit další potřebné údaje – „účetní datum“ – povinný údaj!!!

5. uložit „Výdejku interní“ pomocí F2 nebo myší

6. aktivovat výdej ze skladu pomocí Ctrl+F12 nebo

7. vyhledat artikl pomocí F5 nebo myší

a. mezerníkem otevřít kartu

b. zadat počet MJ

c. opakovat bod 7 až do vydání všech potřebných artiklů

8. ukončit výdej ze skladu pomocí F2 nebo

9. je-li nastaven navazující doklad „Interní příjemka“, systém se zeptá, zda se má vytvořit „Interní příjemka“. Zvolit „NE“ – „Interní příjemku“ nevytvářet !!!

10. potvrdit ukončení režimu výdeje ze skladu

11. znovu potvrdit „Skutečně ukončit režim výdeje ze skladu“

Záporný výdej

Pokud se na vydávané položce zadá záporný počet, jedná se tedy o záporný výdej a vlastně ve svém důsledku příjem.

Po zadání záporného množství se zpřístupní pole pro zadání atributů příjmu jako je šarže, expirace, … Jedná se o oblast růžově podbarvenou a s popisem Vratka – viz obrázek níže. Zde zadané hodnoty se použijí pro následný příjem. Pokud se na položce používají šarže, takže výdej uživatele nutí vybrat některou ze šarží, je zde její hodnota uvedena, ale zpřístupněním těchto polí je možné jakýkoliv atribut dle potřeby změnit.

Pokud je na výdejce zadán záporný počet a nejsou zadány atributy položky (šarže,...), tak je do pohybu zadáno skladové místo "pomlčka".

Převod zboží

Převod zboží mezi sklady se v systému Signys® rozlišuje na:

1. převod zboží mezi fyzickými sklady

2. převod zboží mezi detailními sklady

Pro převod zboží mezi fyzickými sklady se používají doklady interní výdejka a interní příjemka. Každý doklad vznikne v jiné evidenční řadě - interní výdejka v evidenční řadě skladu, ze kterého se vydává, interní příjemka v evidenční řadě skladu, na který se přijímá.

Převod zboží mezi detailními sklady (v rámci jedné evidenční řady) probíhá pomocí dokladu Převodka. Tento typ dokladu nelze použít na převod mezi fyzicky oddělenými sklady. Převod je uskutečňován jedním dokladem. Na dokladu vzniknou při převodu zboží položky s příjmovým a zároveň výdajovým pohybem a příslušným detailním skladem.

Interní výdejky s navazující interní příjemkou

Tento typ převodu se používá pro fyzicky oddělené sklady (evidenční řady), kdy evidence těchto skladů probíhá na jednom místě.

Před vytvořením Interní výdejky s navazující Interní příjemkou je nutné mít nastaven „Typ výdeje ze skladu“, ve kterém se specifikuje doklad navazující na výdej ze skladu – interní příjemka.

Postup provedení

1. vstup do modulu „Výdejky“ - menu Evidence / Výdejky

2. vybrat evidenční řadu a potvrdit „OK“ nebo pomocí F2

3. založit novou „Výdejku interní“ pomocí F3

4. vyplnit další potřebné údaje – „účetní datum“ – povinný údaj

5. uložit „Výdejku interní“ pomocí F2

6. aktivovat výdej ze skladu pomocí CTRL+F12 nebo

7. vyhledat artikl pomocí F5

a. mezerníkem otevřít kartu

b. zadat počet kusů, potvrdit „OK“ nebo pomocí F2

c. opakovat bod 7 až do zadání všech potřebných artiklů

8. ukončit výdej ze skladu pomocí F2 nebo

9. systém se zeptá, zda se má vytvořit „Interní příjemka“

a. volbou „ANO“ potvrdit vytvoření „Interní příjemky“

b. vybrat evidenční řadu a potvrdit „OK“ nebo pomocí F2

c. určit cílový podsklad, na který chceme provést příjem

d. vytvoří se „Interní příjemka“ – zkontrolovat, popřípadě doplnit chybějící údaje

e. uložit „Interní příjemku“ pomocí F2

f. provést příjem na sklad pomocí SHIFT+CTRL+L nebo menu Doklad – Příjem na sklad nebo myší na

g. potvrdit příjem na sklad, po přijetí na sklad zavřít okno - Esc

10. ukončit Interní příjemku pomocí ESC

11. ukončit Interní výdejku pomocí ESC

Převodky mezi detailními sklady

1. vstup do modulu Převodky, např. v menu Evidence / Převodky

2. vybrat evidenční řadu a potvrdit klávesou Enter

3. založit novou převodku pomocí F3

4. zadat potřebné údaje

5. uložit převodku pomocí F2

6. aktivovat výdej za skladu – CTRL+F12

7. vyhledání položky pro převod – F5

8. mezerníkem otevřít položku – definovat výchozí podsklad pomocí nebo ALT+↓, ze kterého převod probíhá

9. do kolonky „Počet MJ“ zadat počet převáděných kusů, „Počet ks“ ponechat nulový

10. zadat „Cílový podsklad“, na který převod probíhá

11. opakovat body 8. – 11. pro zadání všech položek pro převod

12. ukončení převodky – F2, a potvrdit

Rychlý převod jedné položky

Na libovolném seznamu skladových karet (tudíž i v oknech pořizování položek na doklad) s nastaveným náhledovým oknem na stavy skladových karet lze provést rychlý převod mezi sklady - jedné položky.

Postup:

1. vybrat položku k převodu

2. v náhledovém okně vybrat kartu, na kterou se má zásoba převést – nad kartou stisk pravého tlačítka myši, aby se objevila místní nabídka, na které se vybere volba „Rychlý převod“

3. objeví se okno z předchozí kapitoly, kde se zadá převáděné množství a cílový podsklad

4. po stisku „OK“ se automaticky vytvoří interní výdejka a interní příjemka – objeví se info „Rychlý převod úspěšně dokončen“.

Opravy a servis

Tento modul lze používat dvojím způsobem:

Evidence reklamací:

Použití v případě potřeby vedení evidence reklamací či oprav. Vyplňuje se pouze formulář a neprovádí se žádný výdej zboží na reklamaci či opravu.

Opravy a servis:

Používá se v případě, pokud uživatel provádí opravy zboží. Tyto opravy jsou spojené s výdejem zboží včetně výdeje náhrady za vadný kus ze skladu na doklad servis / oprava s možnou následnou fakturací.

Při výdeji náhradních dílů na servis / opravu může docházet také k výdeji položek „práce“. Tyto položky jsou v systému zaneseny na skladě jako informativní a umožňují klasickou práci se skladovou položkou.

Příjem do opravy

Převzetí zboží do opravy, sepsání protokolu se zákazníkem, dohodnutí termínu a předběžné ceny, tisk přijímacího protokolu.

1. vstup do modulu pomocí Alt+E / R nebo menu Evidence / Opravy a servis

2. založit nový doklad klávesou F3 nebo

3. zadat adresu z adresáře pomocí Ctrl+A, vyhledat odběratele F5 nebo a přenést na doklad pomocí klávesy F2 nebo

4. zadat údaje na dokladu

a. povinné údaje: „účetní datum“, „typ opravy“ a „způsob vyřízení“. Na typu opravy lze nastavit formu úhrady a splatnost, které po vložení na doklad přepíšou hodnoty na dokladu již zadané.

b. vyplnit údaje na záložkách „Popis opravy“ a „Popis artiklu“ – zde se vyplní opravovaný výrobek. Důležitou vlastností je přenos hmotnosti z artiklu, což má význam při generování odeslané zásilky. Systém porovnává celkovou hmotnost položek (na záložce Parametry) a hmotnost opravovaného artiklu a tu vyšší přenáší na odeslanou zásilku.

5. uložit doklad pomocí klávesy F2 nebo

6. tisk dokladu – „Příjem do opravy“ – menu Tisk / vybrat příslušnou sestavu

Oprava a výdej z opravy

Oprava zboží, sepsání průběhu opravy, soupis vyměněných dílů, příprava (případně tisk) faktury a tisk vydávajícího protokolu.

1. vstup do modulu pomocí Alt+E / R nebo menu Evidence / Opravy a servis

2. vyhledat příslušný doklad pomocí F5 – otevřít doklad mezerníkem

3. pokud má být sledován čas strávený opravou, lze zaznamenat její počátek buď stiskem tlačítka , které zapíše den a čas zahájení a vyplní pole Technik jménem přihlášeného uživatele nebo tlačítka , které navíc založí záznam i na záložku Oprava/Zásahy. Zde lze pomocí tlačítek „Start“ a „Konec“ zaznamenávat jednotlivé zásahy. Využívá se v případě potřeby sledovat čistý čas, kdy je práce prováděna na vícekrát třeba i několik dní. Součet časů je pak uveden v poli Čistý čas opravy. Stiskem tlačítek se stav opravy změní na Rozpracovaná.

4. aktivovat výdej náhradních dílů ze skladu pomocí Ctrl+F12 nebo

a. vybrat artikl pomocí F5 nebo – otevřít mezerníkem

b. zadat údaje na položce a potvrdit F2 nebo „OK“

c. opakovat bod od bodu 3a. až do zadání všech požadovaných položek

5. v případě, že se oprava nebude fakturovat a je potřeba pouze ukončit výdej, stisknout klávesu Esc

6. v případě, že se oprava bude zároveň fakturovat, pokračovat klávesou F2 nebo, potvrdit tvorbu faktury vydané

a. doplnit chybějící údaje na faktuře

b. uložit fakturu klávesou F2 nebo

c. tisk faktury vydané – menu Tisk / vybrat příslušnou sestavu

d. zavřít fakturu klávesou ESC

e. tisk dokladu „Výdej z opravy“ – menu Tisk / vybrat příslušnou sestavu

f. zavřít doklad pomocí Esc

Pokud je zadáno datum konce záruky a je starší než aktuální datum, je pole červeně podbarvené. Též je na seznamu oprav červeně zbarveno číslo dokladu.

Automatické vyplnění termínu vyřízení

Pokud se na seznamu dokladů použije menu Nástroje / Parametry opravy, je možné nastavit počet dnů pro výpočet termínu vyřízení a automatické vyplnění na doklad.

Výchozí hodnoty

Při použití menu Nástroje / Možnosti na dokladu je možné na záložce „Opravy“ nastavit výchozí hodnoty pro tvorbu nového dokladu.

Ukončení opravy / servisu

1. vstup do modulu Opravy / Servis

2. vyhledání požadovaného servisního listu např. klávesou F5

3. otevření listu do oprav např. klávesou F4

4. doplnění potřebných údajů

a. způsob vyřízení

b. popis

c. termíny atd.

5. uložení servisního listu např. klávesou F2

6. pokud se sleduje čas strávený na opravě, použije se k zaznamenání ukončení tlačítko (současně je stav opravy změněn na Vyřízená), pokud se evidují jednotlivé zásahy i na záložce Oprava/Zásahy, je potřeba použít i tlačítko .

7. tisk předání servisního listu např. klávesou F2

8. v případě potřeby fakturace servisního listu pokračovat klávesou Ctrl+E nebo menu Doklad / Navazující doklad (viz následující kapitola, od bodu 4)

Fakturace opravy

1. vstup do modulu Opravy / servis

2. vyhledání požadovaného servisního listu např. klávesou F5

3. otevření listu do formuláře, např. klávesou Enter

4. klávesy Ctrl+E nebo menu Doklad / Navazující doklad

5. výběr dokladu Faktura vydaná

6. volba evidenční řady, kde má faktura vzniknout

7. do vytvořené faktury doplnit potřebné údaje (jestliže má partner vyplněn typ úhrady a splatnost, tak faktura tyto údaje již obsahuje)

8. uložení faktury např. klávesou F2

9. tisk faktury

10. ukončeni faktury např. klávesou Esc - návrat do servisních listů

Zadání opravy / servisu kopií ze stávající

1. vstup do modulu Opravy/Servis

2. vyhledání požadovaného servisního listu např. klávesou F5

3. klávesami Ctrl+Alt+N aktivovat kopii servisního listu

4. potvrdit

5. přepsat potřebné údaje

6. uložit např. klávesou F2

7. v případě potřeby vytisknout

Reklamace k dodavateli

Práce s modulem je téměř shodná jako u výše popsaného modulu Opravy a servis, avšak zde se jedná (jak již název modulu napovídá) o reklamaci položky od dodavatele, např. z dodacího listu přijatého.

Doklad může být pořízen ručně (standardně vstupem do modulu a stiskem např. F3) nebo častěji vygenerováním z jiných dokladů (položka dodacího listu přijatého, výrobní příkaz,…).

Tvorba dokladu z položky dodacího listu přijatého

1. vstup do modulu Příjemky

2. vyhledání požadovaného dodacího listu přijatého např. klávesou F5

3. otevření do režimu prohlížení a výběr položky např. kliknutím myši

4. zahájení tvorby navazujícího dokladu např. pomocí Ctrl+E

5. výběr modulu Reklamace a potvrzení

6. doplnění potřebných údajů (údaje o reklamované položce se z dodacího listu přijatého přenesly)

7. uložit např. klávesou F2

Evidence zařízení

Modul slouží k evidenci zařízení, která byla prodána zákazníkům a je třeba u nich sledovat určité údaje jako jsou pravidelné revize či evidence servisních zásahů. V takovém případě je karta zařízení navázána jak na ceníkovou kartu, tak na kartu partnera. Evidenci je možné vést i bez vazby na ceníkovou kartu, např. v případě poskytování servisu i na výrobky, které zákazník koupil jinde.

Doklad může být pořízen ručně (standardně vstupem do modulu a stiskem např. F3) nebo častěji vygenerováním z dodacího listu vydaného.

Z karty zařízení lze jako vytvářet navazující doklady, kdy nejčastěji to jsou servisní protokoly. Ty lze následně rychle zobrazit stiskem velkého tlačítka „Oprava ZR“ na postranním panelu. Případně je možné mít na seznamu zapnutý náhled na návazné servisní protokoly (zapnutí pomocí menu Zobrazit / Opravy). Dále lze jako navazující doklad vytvořit analytický protokol, na který se pak přenáší parametry artiklu. V globálních parametrech lze nastavit, aby se na protokol přenášely jen ty parametry, které bude v dané skupině či druhu (dle nastavení se seznam skupina či druhů parametrů při tvorbě analytického protokolu nabídne). Na druhu parametru lze též nastavit dokladovou řadu analytického protokolu. Pokud je zadána, vzniká analytický protokol automaticky do dané řady, aniž by se jejich seznam nabídl pro výběr.

Pokud je zadáno datum konce záruky a je starší než aktuální datum, je pole červeně podbarvené. Též je na seznamu zařízení červeně zbarveno číslo dokladu.

Termíny

Na záložce „Termíny a parametry“ lze zadávat intervaly pro plánované datumy. Při vyplnění údaje „Datum“ a hodnoty „Interval“ dojde (při opuštění pole) k výpočtu hodnoty v poli „Datum plán“. Zda má být interval vnímán jako počet dní či měsíců, se nastavuje v globálních parametrech.

Tvorba zařízení z položky dodacího listu vydaného

1. vstup do modulu Výdejky

2. vyhledání požadovaného dodacího listu vydaného např. klávesou F5

3. otevření do režimu prohlížení a výběr položky např. kliknutím myši

4. zahájení tvorby navazujícího dokladu např. pomocí Ctrl+E

5. výběr modulu Karta zařízení

6. pokud je dodací list navázán na jiný doklad (nejčastěji na fakturu), objeví se upozornění – zde se potvrdí pokračování

7. pokud je evidováno více řad zařízení, vybrat příslušnou řadu

8. doplnění potřebných údajů

9. uložit např. klávesou F2

V globálních parametrech je možné zapnout, aby se z dodacího listu na kartu zařízení přenášely některé další údaje než jen partner či údaje o artiklu. V globálních parametrech se v kategorii parametrů „Zařízení“ se toto chování ovlivní nastavením pole „Přenos parametrů“. Bližší informace jsou uvedeny v technické uživatelské příručce.

Tvorba servisního protokolu z karty zařízení

1. vstup do modulu Evidence zařízení (např. v menu Moduly)

2. vyhledání příslušné karty zařízení např. klávesou F5

3. otevření do režimu prohlížení

4. zahájení tvorby navazujícího dokladu např. pomocí Ctrl+E

5. výběr modulu Servis / Oprava

6. pokud je evidováno více řad servisních protokolů, vybrat příslušnou řadu

7. doplnění potřebných údajů (minimálně povinné údaje)

8. uložit např. klávesou F2

Tvorba analytického protokolu z karty zařízení

1. vstup do modulu Evidence zařízení (např. v menu Moduly)

2. vyhledání příslušné karty zařízení např. klávesou F5

3. otevření do režimu prohlížení

4. zahájení tvorby navazujícího dokladu např. pomocí Ctrl+E

5. výběr modulu Analytický protokol

6. dle nastavení se může zobrazit seznam skupin či druhů parametrů artiklů – je potřeba vybrat

7. vybrat dokladovou řadu (pokud není definována na vybraném druhu)

8. doplnění potřebných údajů (minimálně povinné údaje)

9. uložit např. klávesou F2

Marketingové akce

Marketingové akce je jednoduchý katalog, kde lze zadat kód a název marketingové akce, platnost a dle potřeby doplňující popis či poznámku. Pro používání modulu je potřeba licence a následně je nutné v globálních parametrech nastavit chování používání marketingových akcí.

Marketingovou akci lze vložit do dokladudo příslušného pole s náledným přenosem na položky. Je možné ji evidovat už od internetové objednávky, kdy při tvorbě navazujících dokaldů dochází k přenosu údaj až na fakturu vydanou. Chování je tak shodné s údajem „Objednávka zákazníka“.

Důelžito vlastností je to, že je zde vazba na katalog, kdy je možné na doklad či jeho položku vložit více akcí najednou a dle nastavení v globálních parametrech může být zajištěna kontrola, zda již nebyla partnerovi vybraná akce uplatněna.

Příklad zadaných marketingových akcí na objednávce přijaté s vazbou na sklad

Akce X+Y

Katalog akcí X+Y není v Signysu zatím využíván. Nyní s tím pracují jen některé e-shopy.

Zakázky

Zakázka slouží k evidenci díla, sjednaného pro partnera a údajů s tím souvisejících. Doklad zakázka je možno později vyhodnocovat či analyzovat z pohledu všech dokladů a položek, které k zakázce patří (příjem zboží, objednávka, výdej zboží, fakturace – prodejní částky, nákupní, počty, sumy atd.).

Podle dokladu „Zakázka“ lze také účtovat, takže v systému je potom možno nahlížet na účetní data a účetní analýzy z pohledu jednotlivých zakázek.

Zadání zakázky

1. vstup do modulu Zakázky

2. zadání nové zakázky např. klávesou F3

3. vyplnění adresy partnera

a. Ctrl+A, zadání podmínek pro vyhledání partnera

b. potvrzení vyhledávání

c. vložení adresy ze seznamu např. klávesou F2

4. doplnění potřebných údajů na zakázku

5. v případě potřeby přepnout stav zakázky v menu Doklad / Stav zakázky

6. uložení zakázky např. klávesou F2

7. tisk zakázky

Příjem objednávky na zakázku

Na zakázku může být přijímána jak samostatná, tak stálá objednávka. Příjem se děje podle postupu Objednávky přijaté.

Při příjmu položky je však zadávána doplňující informace – do pole „Zakázka“ vazba na zakázku

Výdej zboží na zakázku

Při výdeji zboží na zakázku je na každé položce výdejky (a následně faktury) uvedena informace o zakázce, ke které položka patří.

Výdej zboží na zakázku je možno provádět jak přímo ze skladu, tak na základě objednávky přijaté k zakázce.

1. vstup do modulu Zakázky

2. vyhledání požadované zakázky např. klávesou F5

3. možnost otevřít doklad do formuláře, např. klávesou Enter

4. aktivace výdeje na zakázku - např. klávesy Ctrl+F12 nebo ikonou

5. výběr typu výdeje (dokladů, které se mají při výdeji vytvořit - tyto typy výdeje jsou nastavitelné uživatelem - viz manuál „Uživatelská příručka“)

6. event. potvrdit nastavení typu výdeje

7. ve spodním okně je zobrazen výběr skladových karet, ve vrchním okně budou vydané položky

8. při přímém výdeji ze skladu bez objednávky k zakázce:

a. výběr skladové karty pro výdej ve spodním okně (rychlým zadáním čísla karty nebo výběrem přes Ctrl+F nebo F5)

b. Enter nebo mezerník na dané kartě

c. zadání počtu vydávaných měrných jednotek, event. úprava prodejní ceny

d. potvrzení vydání zboží tlačítkem „OK“

e. opakování vyhledání zboží a výdeje až do vydání požadovaného zboží

9. v případě výdeje zboží na základě objednávky k zakázce:

a. přepnutí do seznamu nedodaných položek pro partnera - klávesy Ctrl+F12

b. výběr položky pro výdej

c. potvrzení položky klávesou Enter nebo mezerníkem

d. potvrzení objednaného počtu, event. změna počtu

e. potvrzení výdeje tlačítkem „OK“

f. pokračování až do vydání požadovaných položek na základě objednávky

10. v případě potřeby kombinovat výdej na základě objednávky a volný výdej ze skladu - přepínat se mezi těmito stavy klávesami Ctrl+F12 dle potřeby

11. po vydání všech požadovaných položek pokračování klávesou F2

12. tvorba navazujícího dokladu - faktury vydané

13. doplnění potřebných údajů do faktury (v případě, že tomu již tak nebylo učiněno systémem)

14. uložení faktury klávesou F2

15. tisk faktury přes menu Tisk nebo přes rychlé klávesy Ctrl+P, Ctrl+T

16. klávesou Esc návrat do zakázek

Ukončení zakázky

1. vstup do modulu Zakázky

2. vyhledání zakázky např. klávesou F5

3. v případě potřeby vstup do oprav např. klávesou F4 a doplnění potřebných údajů na zakázku

4. přepnout stav zakázky v menu Doklad / Stav zakázky na „Dokončená“

5. v případě, že zakázka byla v opravách, uložení zakázky např. klávesou F2

6. tisk zakázky

Analýzy zakázky

Zakázky obsahují detailní tabulku – „Analýza zakázek“. Její položky se vytvářejí a aktualizují pomocí SQL procedur – je tedy nutné se s dodavatelem IS přesně domluvit na obsahu těchto analýz.

Každá analýza pak může na zakázce naplnit jeden ze tří součtů, které se zobrazují i v seznamu zakázek.

Nejdříve je nutné však analýzu nadefinovat přímo v zakázkách – přes definiční katalog pro analýzy (Menu Katalogy v seznamu i na formuláři zakázky) – tedy zadat popisy a zvolit, do jakého součtu se položka započítá. Posléze již je nutné dořešit proceduru s dodavatelem IS.

Aktualizace analýz se provádí ze seznamu zakázek – aktualizují se všechny zakázky.

Je možné provést i aktualizaci jediné zakázky – tedy na otevřené zakázce.

Vždy přes menu Analýzy / Analýzy zakázek….

Podle analýz zakázek je možné i zakázky vybírat (F5).

Doklady zakázky

Pokud jsou doklady na zakázku vytvořeny tak, jak je uvedeno výše = zakázka je uvedena na položkách dokladů, je lze zobrazit pomocí voleb na záložce „Realizace a termíny“ nebo v menu An