Logické operátory AND a OR se vztahují vždy ke dvěma operandům, mezi nimiž se logický operátor nachází. Operátor NOT se vztahuje k jednomu operandu - k tomu, který za ním následuje.

Vyhodnocením logické operace vznikne pravdivostní hodnota.

X	NOT X	X	Y	X AND Y	X OR Y
pravda	nepravda	nepravda	nepravda	nepravda	nepravda
nepravda	pravda	nepravda	pravda	nepravda	pravda
		pravda	nepravda	nepravda	pravda
		pravda	pravda	pravda	pravda

V jedné podmínce je možné použít pouze několik operátorů AND nebo několik operátorů OR. Kombinace obou současně není možná.

Kombinace logických operátorů s podmínkou pro zastupující znaky („dvě tečky“) je možná.

Příklad:

111 OR 222 OR 333 - povoleno

NOT 111 AND NOT 222 AND NOT 333 - povoleno

111 OR 222 AND 333 - nelze

Každý dotaz, který uživatel zadá, může být uložen do seznamu uživatelských dotazů pro další použití. Při ukládání uživatelského dotazu se stanovuje, zda dotaz je k použití pouze pro uživatele, který jej vytvořil (soukromý) či zda jej uživatel dává k dispozici i všem ostatním uživatelům (globální).

Každý modul obsahuje samostatný seznam uživatelských dotazů. Soukromé uživatelské dotazy se zobrazují po přihlášení daného uživatele do systému, tzn. souvisí s přihlašováním do systému, nikoliv s pracovní stanicí.

Postup provedení:

vstup do modulu, ve kterém má být uživatelský dotaz vytvořen
vyvolání vyhledávání např. klávesou F5
zadání podmínek vyhledávání
aktivace tlačítka „Uložit dotaz…“
zadání názvu dotazu – Výstižný název nadefinovaného výběru
zadání popisu dotazu – detailní popis dotazu
zadání pořadí – pořadí pro zobrazování v seznamu uživatelských dotazů v daném modulu
označení, zda dotaz bude pouze soukromý či veřejný – zaškrtnutí volby „Dotaz bude přístupný pro všechny uživatele“ nastaví vlastnost na veřejný
jako vlastník dotazu je označen uživatel, který je do systému přihlášen

Uložený uživatelský dotaz může opravovat či zrušit pouze uživatel, který jej vytvořil. Veřejný dotaz může být tedy odstraněn pouze uživatelem, který jej zadal ke zveřejnění.

Vyvolání uživatelského dotazu

Pro přímé vyvolání uživatelského dotazu v seznamu dat jsou v systému zavedeny:

klávesy Ctrl+F5
ikona
v modulu menu Dotazy / Uživatelské dotazy

Vyvolání uživatelského dotazu na otevřeném vyhledávacím filtru:

klávesy Ctrl+F5
tlačítko „Dotazy“

Po vyvolání je zobrazeno okno se seznamem uživatelských dotazů

Sloupec v seznamu s označením „D“ určuje, zda se jedná o dotaz dostupný pro všechny uživatele (ikona zobrazena) či soukromý.

Tlačítka:

OK - potvrdí volbu uživatelského dotazu.

Opravit - možnost opravy vlastností dotazu (název, popis, globální/soukromé použití, pořadí)

Odstranit - odstranění uživatelského dotazu ze seznamu

Export dat - export seznamu uživatelských dotazů do vybraného formátu

Postup provedení uživatelského dotazu:

vstup do modulu, ve kterém má být uživatelský dotaz proveden
vyvolání seznamu uživatelských dotazů, např. klávesami Ctrl+F5
výběr dotazu a potvrzení tlačítkem „OK“
event. doplnění podmínek do předdefinovaného dotazu ve vyhledávacím dialogu
potvrzení vyhledání tlačítkem „OK“

Export dat ze systému

Pro export dat ze systému pro MS Word a MS Office je nutné mít nainstalován MS Office (Excel, Word).

Ze systému Signys je možné exportovat seznamy dat a z dokladu detaily na dokladech (položky) do několika formátů. Mezi nejpoužívanější patří asi tabulkový kalkulátor Excel.

Pro export dat ze seznamu je možné použít dva druhy Exportů

a) Prostý export dat (Export dat)

b) Uživatelský export dat

Export dat

Podporované formáty:

Tabulková kalkulace oddělená středníkem (CSV) – zde lze určit, aby se datum exportoval ve formátu RRRRMMDD (formát, který se používá při importu dat do Signysu)
Dokument MS Word (DOC)
Dokument pro webový prohlížeč (HTML)
Tiskový seznam MS Excel (XLS). Při tomto exportu dat není možnost výběru sloupců a jejich pořadí. Data jsou exportována všechna podle výběru.
Dokument MS Excel (XLS)
Strukturovaný obsahový popis (XML)

Postup provedení:

1. otevřít příslušný modul

2. pomocí F5 nebo vyhledat data k exportu

3. v případě exportu seznamu údajů pokračovat dle bodu 6

4. v případě exportu položek dokladu otevřít doklad např. klávesou Enter

5. vstup na záložku s položkami pro export

6. menu Nástroje / Export dat nebo Alt+N / X

7. zvolit způsob exportu a potvrdit

8. objeví se průvodce – zde:

vybrat sloupce pro export (ručně či tlačítka „Označit vše“ a „Zrušit vše“), popřípadě měnit pořadí exportovaných sloupců (ručně či tlačítka „Nahoru“ a „Dolů“) – poté „Vpřed“
zvolit nastavení – zda se mají vložit názvy sloupců jako první řádek, zda se má šířka sloupců převzít z nastavení v seznamu a zda se má vyexportovaný soubor hned otevřít; dále je třeba napsat název exportovaného souboru (s možností vybrat cestu, kam bude uložen – implicitně je ukládán do privátní složky IS Signys tak, jak je nastavena v aliasu) – poté „Vpřed“
v informačním okně prohlédnout, zda skutečně má být takto export proveden a poté zmáčknout „Start“ nebo pomocí klávesy „Zpět“ provést změnu nastavení

9. potvrdit po skončení klávesou „Dokončit“

Důležité – exportovat lze též položky dokladu. Před použitím funkce je nutné kliknout do oblasti položek, které se mají exportovat. Nestačí mít záložku s položkami jen vybranou.

Uživatelský export dat

Tímto způsobem lze exportovat seznamy dat výše uvedeným způsobem, ale provedený export se uloží pod uživatelsky definovaným názvem a příště při stejném exportu již není třeba nastavovat jednotlivé parametry v průvodci exportem.

Uživatelské exporty pak představují katalog, se kterým je možné pracovat podle obecných pravidel IS Signys – přidávat, odstraňovat, popř. upravovat jednotlivé exporty.

Vytvoření uživatelského exportu dat

1. otevřít příslušný modul

2. pomocí F5 nebo vyhledat data k exportu

3. menu Nástroje / Uživatelský export dat nebo Alt+N / I - zobrazí se okno se seznamem uživatelských exportů dat

Význam jednotlivých sloupců:

a. Pořadí – pořadí, v jakém se exporty řadí v seznamu

b. Název – jedinečný název exportu

c. Popis – popis exportu

d. G – zda se jedná o export přístupný pro všechny uživatele (ikona zobrazena) či pouze pro jednoho

e. Uživatel (Vlastník) – informaci o tvůrci exportu

4. klinout na tlačítko „Přidat…“ a objeví se okno „Uživatelský export dat“

Zde je nutné vyplnit:

a. Název – jednoduchý, jedinečný název exportu

b. Popis – stručný popis exportu

c. Pořadí – pořadí exportu v seznamu

d. Typ exportu – vybrat typ exportu

e. „Export bude přístupný pro všechny uživatele“ – zvolit, zda bude export i pro další uživatele

f. Vlastník exportu – vybrat vlastníka (uživatele). Automaticky je přednastaven uživatel, který je přihlášen do systému

Zadané údaje potvrdit tlačítkem OK nebo klávesou Enter.

1. zvolit OK či Enter v seznamu exportů dat.

2. nadefinovat export jako v případě standardního exportu dat.

Použití uživatelského exportu dat

1. otevřít příslušný modul

2. pomocí F5 nebo vyhledat data k exportu

3. menu Nástroje / Uživatelský export dat nebo Alt+N / I - zobrazí se okno se seznamem uživatelských exportů dat

4. vybrat jeden z exportů a potvrdit tlačítkem OK

5. potvrdit jednotlivé listy v průvodci a zadat jméno pro exportovaný soubor

Storno položky v katalogu

Popis se týká jednoduchých katalogů jako je například seznam středisek. Položky do těchto katalogů se pořizují a editují pomocí tlačítek v pravé části okna. Odstranit položku z katalogu je možné pouze v případě, že nebyla již použita. Pokud ano, je možné ji znepřístupnit pro další používání pouze stornováním.

Storno položky se provede vyvoláním místní nabídky stiskem pravého tlačítka myši a následně výběrem volby „Stornovat položku“. U stornované položky dojde ke změně barvy ikony na bílou. Standardně je nastaveno, aby se zobrazovaly pouze nestornované položky. Pokud je však potřeba zobrazit i stornovanou položku (např. pro zrušení příznaku storna), vyvolá se místní nabídka (pravé tlačítko myši) a najede se myší na volbu „Zobrazit položky“. Zde je možné zvolit zobrazení všech položek, platných nebo stornovaných.

Práce s doklady

Pořizování dokladů

Pořizování dokladů kopií z existujícího dokladu

Vytvoření dokladu pomocí funkce kopírování dokladů. Tuto funkcionalitu je možno využívat v modulech:

adresář firem
ceník zboží (zde je možné nastavit hodnoty, které nebudou kopírovány)
nabídky
ostatní účetní doklady
faktury přijaté
faktury vydané – pokud jsou položky existujícího dokladu s vazbou na sklad, u nového dokladu pak tuto vazbu ztrácí
objednávky – jsou-li kopírovány doklady bez vazby na sklad a vznikají-li doklady opět bez vazby na sklad, jsou kopírovány i položky
příkazy k úhradě
pokladní doklady

Postup při použití funkce:

vstup do požadovaného modulu
vyhledání záznamu, který má sloužit jako podklad pro vytvoření nového záznamu (např. klávesou F5 pro vyhledávání)
aktivace kopie dokladu pomocí Ctrl+Alt+N nebo menu Doklad / Kopírovat doklad
potvrdit „Použít hodnoty z aktuálního záznamu“ -
upravit potřebné údaje pro nový doklad
uložení nového dokladu

Při kopírování dokladů, které se účtují, se systém ptá na smazání datumů účetních položek (otázka je součástí dotazu kopírování údajů z aktuálního dokladu). Výchozí stav je nastaven na „Ano“, tedy dojde ke smazání datumů. Výběrem „Ne“ se datumy z účetních položek zkopírují. Storno zastaví proces tvorby nového dokladu kopírováním.

Pořizování dokladů s vložením partnera bez vazby na adresář

Při pořizování některých dokladů lze použit vložení údajů partnera bez vazby na adresář. V základní uživatelské příručce je popsáno pořízení objednávky přijaté.

Pokud je potřeba na doklad zadat partnera, který není zadán v adresáři a není zájem ho tam zadávat, je možné použít tzv. vložení volné adresy. Po založení nového dokladu (např. pomocí F3) se volná adresa zadá pomocí kláves Shift+Ctrl+A nebo menu Doklad a zde volby dle modulu (Odběratel, Adresa, Daňová adresa,…). Otevře se okno, kde je možné zadat údaje o partnerovi. V každém případě je potřeba vyplnit pole Firma.

Pozn.: pokud je na dokladu použit partner s vazbou na adresář (má nenulové číslo firmy) a vyvolá se vložení volné adresy, načtou se jeho údaje, které je možné libovolně měnit. Při následném potvrzení dojde k odpojení vazby na adresář. Pokud je tedy na dokladu potřeba opravit údaje o partnerovi, je nutné je opravit v adresáři na kartě partnera a následně na doklad standardně přenést pomocí Ctrl+A.

Rušení dokladů

V systému Signys lze rušit doklady jedním z uvedených postupů, a to buď umístěním se na konkrétní doklad v seznamu dokladů nebo na formuláři dokladu:

klávesou F8
ikonou
pomocí menu „Doklad – Odstranit“

Doklad nelze zrušit jestliže:

se jedná o skladovou kartu
se jedná o kontrolní údaj, který již byl na některém dokladu použit (skupina, druh, detailní sklad, slevy…)
je daňově uzamčen
obsahuje spárované reference
je zaúčtován
je evidenčně uzamčen
se jedná o skladový doklad s aktivními položkami

Rušení dokladů je vázáno na přístupová práva.

Obnovení zrušeného dokladu

Každý zrušený doklad v systému lze obnovit následujícím postupem:

vstup do modulu, ve kterém je zrušený doklad
vyhledání zrušeného dokladu pomocí filtru, např. F5. Při vyhledávání je nutno mít ve skupině podmínek „Příznaky dokladu“ v oblasti Odstraněno zaškrtnut příznak Odstraněné nebo Všechny
zobrazení dokladu do formuláře, např. klávesou mezerník
obnovení dokladu přes menu Doklad – Obnovit odstraněný doklad

Storno dokladů

Stornem dokladu se rozumí označení dokladu jako neplatného. Doklad zůstává stále v evidenci, není zrušen.

Doklad lze stornovat:

· není-li daňově uzamčen (přiznání k DPH)

· není-li zaúčtován

· není-li evidenčně uzamčen

Stornovaný doklad:

· je označen příznakem Storno

· nevstupuje do finančních analýz

· nevstupuje do přiznání k DPH

· nelze označit kontrolou dokladu

· nelze zaúčtovat

· lze vždy vybrat pomocí vyhledávacích filtrů – skupina podmínek „Příznaky dokladu“, oblast Storno

· lze odstornovat

· lze zrušit

Storno skladových dokladů samo o sobě neprovádí vrácení zboží zpět na sklad či výdej zboží. Toto je nutno provést tzv. inverzními doklady k dokladům skladovým. Storno je prioritně určeno pro finanční doklady.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

pomocí F5 nebo vyhledat konkrétní doklad
mezerníkem otevřít

4. menu Doklad – Storno dokladu

5. doklad bude označen ikonou Storno a zařazen mezi stornované

Evidenční uzamykání dokladů

Evidenční uzamykání dokladů slouží k uzamčení evidenčních dokladů pro další možné editační práce uživatelů.

Evidenční uzamykání může být buď na žádost nebo automaticky po vystavení dokladu. Uzamykání je vázáno na přístupová oprávnění, takže uživatel může např. doklad uzamknout ale nikoliv již odemknout.

Uzamčený doklad:

· nelze editovat

· nelze zrušit

· nelze stornovat

· lze vždy vybrat pomocí vyhledávacích filtrů – skupina podmínek „Příznaky dokladu“, oblast Zámek

Uzamčení dokladu

Jedná se o uzamykání jednotlivých dokladů na žádost uživatele.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

pomocí F5 nebo vyhledat konkrétní doklad
mezerníkem otevřít

4. menu Doklad – Uzamknout

5. doklad bude označen ikonou Uzamčený doklad a zařazen mezi uzamčené

Odemčení dokladu

Jedná se o odemykání jednotlivých dokladů na žádost uživatele.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

pomocí F5 nebo vyhledat konkrétní uzamčený doklad
mezerníkem otevřít

4. menu Doklad – Odemknout

5. na dokladu bude odstraněna ikona Uzamčený doklad

Dávkové uzamčení dokladů

Jedná se o uživatelsky vyvolanou funkci pro uzamčení více dokladů najednou v jednom modulu. Při použití této funkce je nutno, aby doklady, které jsou vybrány pro uzamčení, byly všechny odemčeny. Jestliže se v seznamu vyskytuje alespoň jeden evidenčně uzamčený doklad, funkce neproběhne.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

2. pomocí F5 nebo výběr skupiny dokladů, které mají být uzamčeny

3. menu Soubor – Dávkové uzamčení dokladů

4. vybrané doklady budou označeny ikonou Uzamčený doklad a zařazeny mezi uzamčené

Automatické uzamčení dokladů

Automatické uzamykání dokladů probíhá na základě nastavení v daném modulu. Toto nastavení se provádí v konkrétním modulu, ve kterém mají být doklady uzamykány a pro konkrétní pracovní stanici.

Podmínkou pro nastavení automatického uzamykání dokladů je existence alespoň jednoho z evidence dokladů, které je potřeba uzamykat.

Postup provedení:

1. vstup do modulu, ve kterém je potřeba nastavit automatické uzamykání dokladů

2. výběr typu dokladů v modulu, které mají být uzamykány (např. faktury vydané) pomocí F5 nebo

3. otevření dokladu do formuláře mezerníkem

4. menu Nástroje – Možnosti – záložka Obecné zaškrtnout volbu „Evidenčně uzamknout“

5. po vystavení dalšího dokladu tohoto typu na dané pracovní stanici je doklad automaticky uzamčen

6. v případě požadavku uzamykání i na jiných pracovních stanicích, opakovat od bodu 1 na požadovaném pracovišti

Navazující doklad

Ke většině evidenčních dokladů lze vytvořit navazující doklad, tzn. doklad, který je vytvořen na základě dokladu původního:

· pokladní doklad ze závazku či pohledávky

· faktura z dodacího listu

· dobropis z faktury

· vratka z výdejky atd.

Zda lze navazující doklad vytvořit či nikoliv a jaký, je uvedeno v dialogovém okně po požadavku na vytvoření navazujícího dokladu.

Po vytvoření navazujícího dokladu jsou na záložce Vazby u dokladu uvedeny vzájemné odkazy na tyto doklady.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

2. pomocí F5 nebo výběr dokladu, ze kterého se má vytvořit navazující doklad

3. zobrazení dokladu do formuláře, např. klávesou mezerník

4. menu Doklad – Navazující doklad nebo Ctrl+E

5. zobrazení dialogového okna se seznamem možných navazujících dokladů

6. výběr dokladu

7. výběr evidenční řady, ve které má být navazující doklad vytvořen

8. doplnění nezbytných údajů do navazujícího dokladu

9. uložení navazujícího dokladu, např. klávesou F2

Vazby na dokladu

Každý doklad disponuje informacemi o tzv. vazbách. Vazby jsou odkazy na ostatní evidenční doklady, které s konkrétním dokladem souvisejí (platby, objednávky, nabídky, dodací listy atd.).

Vazební doklad je možno ihned otevřít, popř. editovat.

Vazby na dokladu mohou vznikat:

· automaticky (při tvorbě navazujícího dokladu)

· ručně

Barvy ikon:

· bílá = běžná vazba

· zelená = úhradová vazba

· žlutá = vazba s příznakem zálohy

Při přenosu jiných než platebních vazeb je u dokladu uváděna vždy celá hodnota dokladu bez ohledu na to, jakou částí byly doklady mezi sebou zastoupeny (např. souhrnná fakturace – dodací list vydaný obsahuje vazbu na fakturu vydanou v celkové hodnotě souhrnné faktury, kdežto faktura vydaná obsahuje jako jeden z odkazů dodací list vydaný s hodnotou tohoto dodacího listu).

Vazby zároveň slouží jako potvrzení úhrad. V tomto případě dochází při přenosu dokladu do vazeb k potvrzení celé nebo částečné úhrady dokladu.

Vazby mezi doklady jsou s danými doklady spárovány (označení znakem „x“ ve sloupci „S“).

Spárovaný doklad znamená, že vazba mezi doklady je pevná – nikoliv jen vložený údaj na záložce Vazby. Ke spárování dokladů dochází automaticky při uložení dokladu s vloženou vazbou. Každou vazbu je však možno odpárovat a poté opět spárovat. Na nespárovaných vazbách má ikona červený puntík.

Při vazbě u úhrady dochází odpárováním vazby i ke zrušení úhrady, která byla vazbou provedena.

Doklad, který má spárované vazby, není možno zrušit.

Automatické vkládání vazeb

Vazba je do dokladu vložena automaticky v případě, jestliže je doklad vytvořen jako navazující (např. pokladní doklad k faktuře, faktura k dodacímu listu atd.). V takovém případě dojde také ke spárování dokladu.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

2. pomocí F5 nebo výběr dokladu

3. zobrazení dokladu do formuláře, např. klávesou mezerník

4. použít funkci pro navazující doklad

5. po ukončení navazujícího dokladu dojde k vytvoření vazeb mezi doklady

Ruční vkládání vazeb

Ručním vkládáním vazeb je možno provést libovolné vazby mezi doklady. Vazby, které nejsou logické, avšak uživatel je požaduje, se nespárují.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

2. pomocí F5 nebo výběr dokladu

3. vstup do oprav dokladu, např. klávesou F4

4. menu Nástroje – Přenos dokladu do vazeb nebo Ctrl+Alt+E

5. výběr zdrojové evidence vazebního dokladu

6. výběr evidenční řady vazebního dokladu

7. zadání kritérií pro vyhledání vazebního dokladu

8. na vyhledaném dokladu F2

9. ukončení oprav dokladu, např. klávesou F2 – dojde ke spárování vazby

Párování vazby

Vazbu je možno spárovat (označit znakem „x“) nebo odstranit spárování (zrušit označení „x“).

Při spárování dochází k zadání údajů o vazbě ze zdrojového do cílového dokladu na základě údajů na zdrojovém dokladu.

Při zrušení spárování dochází ke zrušení odkazu - vazby na zdrojový doklad v cílovém dokladu. Na zdrojovém dokladu zůstane informace o vazbě na cílový doklad, ovšem bez příznaku spárování.

Při zrušení spárování dokladu, kterým byla provedena úhrada, dochází ke zrušení úhrady a vazby na platební doklad.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

2. pomocí F5 nebo výběr dokladu

3. zobrazení dokladu do formuláře, např. klávesou mezerník

4. vstup na záložku Vazby a požadovanou vazbu

5. menu Doklad – Párování vazeb – Párování vazby nebo Ctrl+Alt+E

6. u vazby dojde ke změně příznaku spárování

Rušení vazeb

Při rušení vazeb musí být vazba nejprve odpárována a poté může být zrušena.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

2. pomocí F5 nebo výběr dokladu

3. zobrazení dokladu do formuláře, např. klávesou mezerník

4. vstup na záložku Vazby ve zdrojovém dokladu a požadovanou vazbu

5. menu Doklad – Párování vazeb – Párování vazby nebo Ctrl+Alt+E (u dokladu dojde ke zrušení spárování)

6. vstup do oprav dokladu, např. klávesou F4

7. vstup na záložku Vazby a požadovanou vazbu

8. klávesou F8 odstranění vazby

9. uložení dokladu např. klávesou F2

Zobrazení vazebního dokladu

Každý doklad, který je uveden ve vazbách konkrétního dokladu, lze z tohoto dokladu otevřít, ať již pro prohlížení či editaci. Takto otevřený doklad je přístupný běžné práci s dokladem, jako by byl zobrazen v modulu.

Postup provedení:

1. vstup do příslušného modulu

2. pomocí F5 nebo výběr dokladu

3. zobrazení dokladu do formuláře, např. klávesou mezerník

4. vstup na záložku Vazby a požadovanou vazbu

5. menu Soubor – Otevřít odkaz nebo Ctrl+Alt+O, event. dvojklik myší (při nastavení na pracovní stanici)

Kontroly dokladů

Na všechny doklady vytvořené v systému Signys lze nastavit příznak kontroly. Takto označené doklady lze vyhledávat podle příznaku kontroly a provádět s nimi další operace. U zkontrolovaného dokladu se objeví v seznamu a na příznacích dokladu ikona .

Tato funkce se využívá zejména při kontrole fakturace či účtování, kdy si účetní postupně kontroluje účetní doklady, které jsou poté hromadně zaúčtovány.

Postup provedení:

1. vstup do konkrétního modulu

2. pomocí F5 nebo vyhledat požadovaný doklad a otevřít do režimu prohlížení

3. označit příznakem kontroly pomocí F9

Odstranění kontroly dokladu

Na již zkontrolovaném dokladu lze příznak odstranit.

Postup provedení:

1. vstup do konkrétního modulu

2. pomocí F5 nebo vyhledat požadovaný doklad a otevřít do režimu prohlížení

3. např. klávesa F9

4. tlačítko „Odstranit kontrolu“

5. potvrdit odstranění příznaku kontroly

Informace o dokladu

Ve všech evidenčních modulech, adresáři a ceníku je zaveden datum pořízení, poslední opravy, kontroly a zrušení dokladu včetně jména operátora, který akci provedl. Údaje jsou zaznamenávány automaticky podle jména operátora a datumu změny dokladu.

Zároveň jsou u informací o dokladu zobrazovány vlastnosti dokladu (stavové okno vpravo nahoře) – zámky, kontroly atd.

Postup provedení

1. vstup do příslušného modulu

2. pomocí F5 nebo vyhledat konkrétní doklad

3. mezerníkem otevřít

4. vybrané informace jsou zobrazovány pomocí ikonek v okně Stav dokladu

5. v případě potřeby získání dalších informací volba menu Doklad / Informace o dokladu nebo pomocí ikony „(i)“ u čísla dokladu.

Z okna Informace o dokladu lze otevřít historii změn na dokladu, pokud je nastaveno její ukládání. Bližší informace jsou součástí technické příručky.

Historie změn

Pokud je zapnuto sledování změn na dokladech, je možné jejich historii zobrazit na dokladu buď pomocí menu Nástroje / Historie změn dokladu nebo pomocí tlačítka „Historie“ na informacích dokladu. Bližší popis k této funkci je obsažen v technické příručce.

Nastavení zaokrouhlování dokladů

Zaokrouhlování pro vystavené doklady v systému se definuje na obchodně-účetních operacích (OUO – veškeré informace k nastavení a používání OUO viz samostatná kapitola v této příručce). Všechny doklady, vytvořené s konkrétní obchodně-účetní operací, budou mít stejné zaokrouhlování. Nastavené zaokrouhlení je uloženo v databázi a je společné pro všechny připojené stanice, včetně vzdálených připojení (internet, ISDN…)

Postup provedení

menu Katalogy / Obchodně – účetní operace (OUO)
v seznamu vybrat obchodně-účetní operaci, pro kterou je potřeba nastavit zaokrouhlení
zvolit opravy obchodně-účetní operace pomocí F4 nebo „Opravit“
zvolit část „Zaokrouhlování za doklad“

„DPH za doklad“ - nastavení zaokrouhlení pro celkové DPH na dokladu
„Celkem za doklad“ - nastavení zaokrouhlení celkové částky dokladu včetně DPH

5. vybrat z katalogu „Metodu zaokrouhlení“ a „Počet míst pro zaokrouhlení“

a. „Metoda zaokrouhlení“ - Bez zaokrouhlení, Standardně, Vždy nahoru, Vždy dolů

b. „Počet míst“ - Tisíciny (0.001), Setiny (0.01), Desetiny (0.1), Padesátiny (0.5), Celé číslo (1.0), Desítky (10.0), Stovky (100.0), Tisíce (1000.0)

pomocí F2 nebo „OK“ změny uložit a obchodně-účetní případ zavřít

Pokud je potřeba nastavit na určité doklady jiné zaokrouhlování, musí být vytvořena další obchodně-účetní operace a na ní definované nové zaokrouhlování. Doklad s jiným zaokrouhlováním je pak vystavován např. výdejem ze skladu, kde je nadefinován další typ výdeje s nastavenou novou obchodně-účetní operací nebo se tato operace vloží do volně zadávaného dokladu na záložce „Zatřídění“.

Př.: záložka „Zatřídění“ na faktuře vydané do zahraničí

Záložky na dokladu

Na každém dokladu je možné měnit pořadí záložek či vybrané skrýt.

Postup:

1. otevřít doklad do režimu prohlížení

2. pravým tlačítkem myši na dokladu otevřít místní nabídku

3. vybrat volbu Záložky…

4. provést potřebné úpravy a stisknout „OK“

Odeslání dokladu jako přílohy

Každý doklad vytvořený systémem Signys lze rovnou odeslat jako přílohu v následujících formátech:

textový soubor – (*.txt)
tisková sestava – (*.rpt)
tisková sestava – (*.ses)
HTML soubor – (*.html)
RTF soubor – (*.rtf)
WMF soubor – (*.wmf)
EMF soubor – (*.emf)

Mezi nejvíce používaný patří formát (*.rtf).

Další možností je formát Adobe Reader PDF soubor (*.pdf). Odeslání dokladu v tomto formátu je možné využít pouze pro tiskové sestavy vytvořené v programu FastReport (bližší informace o tvorbě tiskových sestav v samostatné příručce Tisky).

Funkce „Odeslání dokladu jako přílohy“ je přístupná ve všech modulech systému Signys. Může se odeslat jak seznam, tak i doklad. Aby mohl být doklad nebo seznam dat odeslán jako příloha, musí mít přiřazenu alespoň jednu tiskovou sestavu. Vzhled přílohy určuje tisková sestava, která bude použita. Na doklad odeslaný ve formátu *.txt a *.rpt je doporučeno použít znakovou tiskovou sestavu, na doklady v ostatních formátech je vhodné použít sestavu grafickou. Pokud je k dispozici volba *.pdf, doporučujeme ji.

Postup provedení:

1. vstup do požadovaného modulu

2. pomocí F5 nebo vyhledat data k odeslání

3. při odesílání vyhledaného seznamu postupovat dále od bodu 5

4. při požadavku na odeslání dokladu otevřít vyhledaný doklad do formuláře, např. klávesou Enter

5. menu Soubor / Odeslat jako přílohu. Zobrazí se seznam nastavených tiskových sestav, volba sestavy musí odpovídat formátu přílohy

6. v okně „Výstupní formát“ vybrat výstupní formát souboru a potvrdit F2 nebo „OK“

7. okno „Výběr elektronické adresy“. Volba zadání elektronické adresy příjemce. Rozhodnutí, zda bude příloha komprimovaná do formátu ZIP a zda bude odeslána kopie na elektronickou adresu uživatele

Volba Výběr elektronické adresy

a. pomocí seznamu kontaktů - doklad bude odeslán na kontakt zadaný v adresáři v systému Signys®

1. zadat kritéria pro vyhledání partnera s daným kontaktem a přesně určit kontakt

2. menu Doklad / Poslat E-mail nebo

b. ručně - otevře se přímo poštovní správce (Outlook Express), kde do kolonky „Komu“ se zadá elektronická adresa – pokud je na dokladu e-mail nalezen, je sem automaticky vložen

c. odeslat na technickou podporu systému Signys - odešle doklad nebo seznam na adresu technické podpory systému Signys

Volba Zkomprimovat přílohu do formátu (ZIP)

Zkomprimováním přílohy dojde ke zmenšení velikosti odeslaného souboru, což zajišťuje rychlejší přenos dat.

Pro využití této funkce je třeba mít nainstalované soubory zipdll.dll a unzipdll.dll v adresáři Signys.

Přímé poslání dokladu na e-mailovou adresu partnera

Pokud je na kartě partnera zaveden v kontaktech e-mail, u kterého je nastaveno, aby se přenášel na doklad na jednu z elektronických adres (buď první nebo druhé), je možné tohoto mailu využít k přímému odeslání dokladu. Použita bude hlavní sestava dokladu – tedy pozice 0.

Postup provedení:

1. vyhledat doklad např. pomocí F5 a otevřít do prohlížení

2. kliknout na e-mailovou adresu

3. výběr výstupního formátu a stisk OK - spustí se výchozí e-mailový klient, kdy do pole Komu vloží danou e-mailovou adresu a do přílohy doklad ve zvoleném formátu

4. doplnit potřebné údaje do zprávy (např. Předmět) a odeslat

Rychlé poslání dokladu na e-mailovou adresu partnera pomocí SMTP serveru

Předchozí kapitola popisuje postup rychlého zaslání dokumentu na e-mailovou adresu partnera uvedeného na dokladu. Stále však je potřeba provést několik kroků. Pokud je používán SMTP server, předmět a text těla e-mailu je při odeslání pro danou dokladovou agendu stále stejný (v těle můžou být údaje z dokladu), je možné využít tlačítko - Odeslat informační e-mail.

Podmínky použití:

- je nastaven SMTP server (viz níže)

- v parametrech firmy je určena výchozí el. adresa (I. nebo II.), ve které jsou na dokladech e-maily partnerů

Nastavení před prvním použitím:

- pro danou dokladovou agendu na hlavní tiskové pozici (tedy 0) existuje sestava, která bude odesílána jako příloha e-mailu. Aby bylo možné vygenerovat PDF soubor, musí být sestav v návrháři FastReport

- na seznamu dokladů konfigurace v menu Nástroje / Nastavení mailu je potřeba nastavit toto:

- ponechá se volba Výchozí tisková sestava (výjimečně může být napevno zadaná tisková sestava)

- formát přílohy pro použitý typ sestavy - pro Sineu se doporučuje RTF, ale od Signysu verze 6.0 již není pro Sineu tento formát podporován, proto se jednoznačně doporučuje použít sestavu v návrháři FastReport a pro ni nastavit formát PDF

- odesílatel – možnost zadat e-mailovou adresu odesílatele – nejvyšší priorita z pohledu možností nastavení e-mailových adres odesílatele (nižší prioritu má adresa na uživateli a nejnižší na nastavení SMTP serveru)

- předmět e-mailu – lze zadat pevný text (např. Fakturace Tresoft)

- tělo e-mailu – zde se nastavuje vytvořená FastReportová sestava ( pouze její textová varianta)

- autorizace SMTP – pokud je používán SMTP server vyžadující zabezpečené odesílání, musí být zadáno přihlašovací jméno a heslo. Tyto údaje se zadávají v případě, že je zde výše uveden odesílatel, tedy odlišná e-mailová adresa od globálního nastavení nebo nastavení na uživateli.

Protože je tělo e-mailu sestaveno pomocí tiskové sestavy, je možné, aby text obsahoval údaje o dokladu!!!

E-mailová adresa odesílatele - důležité – v odeslaném e-mailu je adresa „Od“ dle nastavení SMTP serveru, pokud není vyplněna na přihlášeném uživateli (v Manažeru uživatelů) nebo pokud není zadána v nastavení posílání e-mailů v daném modulu (na seznamu), což má nejvyšší prioritu. Po změně je nutné Signys restartovat, protože nastavení se načítá jen při spuštění a tedy vždy z výchozího aliasu!!!

Vše uvedené platí i pro případné nastavení autorizačních údajů pro zabezpečené odesílání e-mailů.

Odeslání SMS zprávy z dokladu

Současně s informačním e-mailem (viz předchozí kapitola) lze poslat na telefonní číslo uvedené na dokladu (v jedné z el. adres) SMS zprávu. Pro možnost odeslání je potřeba mít zakoupenou licenci na modul.

Nastavení v IS Signys:

1. V globálních parametrech firmy (v hlavním okně Signysu menu Nástroje / Možnosti systému / Globální parametry / SMS brána) nastavit, zda se bude vygenerovaná zpráva ukládat na serveru do textového souboru (a přebírat si ji bude aplikace), nebo bude odesílána na SMS bránu (v tuto chvíli je podporována pouze sms.brana.cz). Ve druhém případě je potřeba přidat jméno a heslo (ze sekce SMSconnect v účtu uživatele na portálu brány).

2. Pokud je vybrána volba zápisu do souboru, je potřeba na každé stanici v menu Nástroje / Možnosti systému / Lokální parametry a výchozí hodnoty nastavit cestu k souboru, kam bude Signys zapisovat. Ve druhém případě je potřeba zadat cestu k souboru, kam bude prováděn zápis logu odlesní na SMS bránu.

3. Na seznamu dokladů v menu Nástroje / Nastavení mailu zaškrtnout volbu „Odeslat SMS zprávu“ a následně vybrat cestu k textové fastreportové sestavě, jejíž obsah bude odesílán. Protože jde o tiskovou sestavu, může být v SMS zprávě informace o čísle dokladu či jiných údajích.

Zadání telefonního čísla na kontakt partnera:

- Číslo se zadá jako standardní elektronická adresa, avšak je potřeba, aby bylo zadáno bez mezer, tedy je přístupná verze 777123456 nebo i s předvolbou +420777123456

- Na el. adrese je nastaven přenos na doklad – nastavuje se ta druhá z adres než je uvedeno v globálních parametrech firmy v sekci Doklad v poli Výchozí adresa. Pokud je zde uvedena např. První elektronická adresa, myslí se tím e-mailová adresa a pak je tedy mobilní telefon zadáván do druhé elektronické adresy.

Odeslání SMS zprávy:

Z dokladu – na dokladu otevřeném do režimu prohlížení se stiskne ikona nebo se vybere menu Soubor / Odeslat informační SMS. Spolu se SMS zprávou bude dle nastavení odeslán i e-mail.

Současně je tu ještě volba „Odeslat SMS“ – ta pouze otevře okno pro vygenerování obecné SMS. T

Z kontaktu partnera – pokud se na kontaktu partnera, jehož hlavní el. adresou je telefonní číslo a je správně nastaven přenos na doklad, stiskne pravé tlačítko myši, objeví se v menu nově volba SMS zpráva – po výběru se objeví okénko, v němž je v prvním poli zadáno uvedené číslo a do druhého je možné zadat text zprávy. Stiskem tlačítka OK se zpráva odešle.

SMS zpráva je ze Signysu vždy odeslána bez diakritiky. Pokud je delší než 160 znaků, přijde příjemci jako jedna zpráva, ale operátorem je účtována standardně, tedy dvě a více zpráv dle celkové délky.

GSM modul – varianta tvorby SMS zápisem do souboru

Je potřeba mít správně nainstalovaný GSM modul včetně komunikačního programu. Funkčnost je otestována s GSM modulem a programem SMS Work společnosti SEA s.r.o.

Postup instalace zařízení a nastavení v IS Signys:

1. instalace ovladače

2. připojení kabelu – redukce USB – COM portu (proběhne konfigurace ovladače)

3. připojení kabelu s GSM modulem

4. spuštění programu SMS Work a jeho nastavení

Je potřeba určit COM port, kam se GSM modul připojil, nastavit rychlost (bity za sekundu), zadat PIN k SIM kartě, která musí být v GSM modulu vložena a na záložce Odesílání nastavit cestu k souboru, kam bude Signys zapisovat informace pro odesílání SMS zpráv a odkud budou data odesílána na jejich telefonní čísla (jde o textový soubor, takže např. může být send.txt).

5. restart programu SMS Work pro načtení nových nastavení

6. použít výše uvedené nastavení.

Tisk do PDF

Jakoukoliv sestavu lze vytisknout do formátu PDF pomocí volně dostupných programů. Ty se po instalaci tváří jako běžná tiskárna. Po odeslání sestavy na tuto „tiskárnu“ dojde k převodu do souboru právě ve formátu PDF (*.pdf). Mezi nejoblíbenější programy tohoto typu, jejichž používání není zpoplatněné, patří PDFCreator.

V předchozí kapitole je popsán způsob posílání sestav dokladů e-mailem. Pokud je sestava vytvořena v tiskovém návrháři FastReport, je jedním z možných výstupních formátů souboru i PDF.

Stromové členění v evidencích

Stromové členění v evidencích systému slouží k detailnějšímu zatřídění dokladu (nebo karet) než pouze např. do skupin, typů, druhů atd. Strom v evidenci může mít libovolné množství úrovní větví = uzlů. Dokladu / kartě je možno přiřadit větev na jakékoliv úrovni. Doklad (mimo ceníkové karty) však může být zatříděn pouze do jedné větvě a toto zatřídění je zobrazeno na formuláři dokladu.

Doklady, které jsou označeny tímto zatříděním, lze jednoduše pomocí pohybu po větvích stromů zobrazovat (vyhledávat) a pracovat s touto skupinou dat.

Na stromové členění dokladů není vázáno žádné nastavení slev, jedná se pouze o zatřídění.

Pro slevy artiklů je stěžejní položka „Skupina“ a pro slevy partnera je to položka „Typ“. Použitím stromového členění v těchto modulech se získává možnost oddělení detailního zatřídění a značení slevových skupin na artikly a partnery.

Strom členění artiklů

Zobrazení stromového členění artiklů v seznamu artiklů

Moduly se stromovým členěním dokladů

Strom dokladů je možno používat v následujících modulech:

· adresář firem (samostatný strom)

· ceník zboží (samostatný strom)

· skladová evidence (strom z ceníku zboží)

· zakázky (samostatný strom)

· dokumenty (samostatný strom)

· kusovník (strom z ceníku zboží)

· výrobní postupy (strom z ceníku zboží)

· drobný majetek (samostatný strom)

· dlouhodobý majetek (samostatný strom)

Každý modul obsahuje svůj vlastní strom členění (kromě ceníku zboží a skladové evidence, tam je strom členění totožný).

Zároveň je tedy možno vyhledávat doklady podle stromového zatřídění v těchto pracovních oblastech systému:

· příjem položek objednávky přijaté stálé i samostatné,

· výdej ze skladu

· prodejní terminál

· zadávání položek na objednávku vydanou

· příjem na sklad

· přenos položek na fakturu vydanou

· přenos položek na nabídku

· přenos položek do kusovníku

Definice stromového členění

Definice stromového členění se provádí vždy v modulu, ke kterému strom náleží.

Definice může být prováděna pouze při povolených přístupových oprávněních.

Zadávání nových větví stromu

1. vstup do modulu, ve kterém je potřeba strom nadefinovat či upravit

2. menu Katalogy / Katalogy a číselníky / Definice stromového členění

3. zapnutí tabulky do režimu pořizování nebo úpravy stromu klávesami Ctrl+F4

4. zadávání nových větví stromu následujícím způsobem:

a. Ctrl+N nebo Ctrl+F3 vytvoří větev stromu na shodné úrovni jako současná větev

b. tlačítko „Přidat“ nebo F3 vytvoří podvětev od úrovně - větve, kde je umístěn kurzor

5. ukončení zadávání stromu tlačítkem „OK“ nebo klávesou F2

Nyní je strom připraven k přiřazování na doklady.

Úprava stromového členění

Při úpravě stromového členění může dojít k:

· změně názvu některé z větví

· přesunu větve na jinou úroveň či pod jinou větev

· zrušení větve stromu

Dokladům, které obsahují upravované větve stromu, není potřeba měnit zatřídění ve stromu.

Změnou stromu se provede změna zatřídění i na dokladech, kterých se toto týká.

Úprava stromového členění může být prováděna pouze při povolených přístupových oprávněních.

Změna názvu větve stromu

1. vstup do modulu, ve kterém je potřeba strom upravit

2. menu Katalogy / Katalogy a číselníky / Definice stromového členění

3. zapnutí tabulky do režimu pořizování nebo úpravy stromu klávesami Ctrl+F4

4. přemístění se na větev, jejíž název je potřeba změnit

5. tlačítkem „Opravit“ vyvolat okno ke změně názvu větve

6. provést požadované změny

7. tlačítkem „OK“ změny potvrdit

8. opakovat od bodu 4 až do provedení všech potřebných změn

9. ukončení oprav stromu tlačítkem „OK“ nebo klávesou F2

Přesun větve stromu

1. vstup do modulu, ve kterém je potřeba strom upravit

2. menu Katalogy / Katalogy a číselníky / Definice stromového členění

3. zapnutí tabulky do režimu pořizování nebo úpravy stromu klávesami Ctrl+F4

4. přemístění se na větev, kterou je potřeba zařadit jinam

5. pomocí myši funkcí „drag and drop“ přemístit větev na určené místo

6. opakovat od bodu 4 až do provedení všech potřebných změn

7. ukončení oprav stromu tlačítkem „OK“ nebo klávesou F2

Odstranění větve stromu

Větev může být ze stromu odstraněna pouze v případě, že není použita na žádném dokladu.

1. vstup do modulu, ve kterém je potřeba zrušit větve stromu

2. menu Katalogy / Katalogy a číselníky / Definice stromového členění

3. zapnutí tabulky do režimu pořizování nebo úpravy stromu klávesami Ctrl+F4

4. přemístění se na větev, která má být odstraněna

5. odstranění větve např. klávesou F8 nebo tlačítkem „Odstranit“

6. opakovat od bodu 4 až do odstranění všech potřebných větví

7. ukončení oprav stromu tlačítkem „OK“ nebo klávesou F2

Přiřazení dokumentu na úroveň stromu

Na úroveň stromu lze přiřazovat dokumenty, jako na běžné evidence systému, a to se stejnými pravidly. Použity jsou stejné klávesové zkratky pro vyvolání a současně lze rychle zobrazit i prioritní dokument.

Postup přiřazení dokumentu:

1. zobrazení stromu člení např. klávesami Ctrl+Z nebo menu Dotazy / Stromové členění

2. výběr úrovně stromu

3. stisk tlačítka „Dokumenty“ nebo klávesy Ctrl+Alt+D

4. standardní způsob přiřazení dokumentu (viz níže kapitola Evidence dokumentů)

Prioritní dokument se zobrazí buď tlačítkem „Prioritní doc…“ nebo klávesami Crtl+Alt+P

S dokumenty lze pracovat i při pořizování nové úrovně či její opravě.

Stromové členění na dokladu

Zadávání a odstraňování členění je možno provést na těchto dokladech:

· ceníková karta

· karta partnera

· dokument

· zakázka

· drobný majetek

· dlouhodobý majetek

Přiřazení členění samostatnému dokladu

1. vstup do modulu, ve kterém je doklad umístěn

2. vyhledání dokladu (např. klávesou F5)

3. otevření dokladu do oprav (např. klávesou F4)

4. vyvolání stromu členění na poli „Strom /Členění“

5. výběr větve (uzlu) ze stromu

6. potvrzení začlenění např. klávesou Enter

7. uložení dokladu klávesou F2

Skupinové přiřazení členění na dokladech

Skupinové přiřazení stromového členění je založeno na principu skupinového nastavení parametrů dokladů a je dostupné v modulech:

· adresář partnerů

· ceník zboží

· dokumenty

Postup:

1. vstup do modulu, ve kterém je požadováno provést přiřazení

2. výběr dokladů, kterým bude přiřazena stejná hodnota stromu

3. menu Nástroje / Skupinové nastavení parametrů (v ceníku Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení parametrů)

4. volba hodnoty stromu pro vybrané doklady (v adresáři na záložce Obecné, v ceníku na záložce Zatřídění)

5. potvrzení skupinových operací

Odstranění stromového členění na dokladu

1. vstup do modulu, kde se doklad nachází

2. vyhledání dokladu např. klávesou F5

3. otevření dokladu do oprav např. klávesou F4

4. použitím ikony odstranit začlenění dokladu do stromu

5. uložit doklad např. klávesou F2

Skupinové odstranění stromového členění na dokladech

Skupinové odstranění stromového členění je založeno na principu skupinového nastavení parametrů dokladů a je dostupné v modulech:

· adresář partnerů

· ceník zboží

· dokumenty

Postup:

1. vstup do modulu, ve kterém je požadováno provést zrušení stromového členění

2. výběr dokladů, u kterých bude hodnota stromu zrušena

3. menu Nástroje / Skupinové nastavení parametrů (v ceníku Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení parametrů)

4. zaškrtnutí volby stromu bez uvedení hodnoty, ale je nutné stisknout na daném řádku tlačítko s křížkem (v adresáři na záložce Obecné, v ceníku na záložce Zatřídění)

5. potvrzení skupinových operací

Alternativní zatřídění artiklu

Tato volba je možná pouze v modulu ceník zboží. Umožňuje jednomu artiklu přidat více větví ve stromovém členění.

Aby bylo nastavení možné provést, je nejdříve třeba tuto volbu povolit v parametrech firmy:

1. V hlavním okně systému menu Nástroje / Možnosti systému / Globální parametry a výchozí hodnoty - zde zvolit kategorii „Ceník / Evidence artiklů“

2. Příznak Alternativní zatřídění artiklu nastavit na „Zapnuto“.

Dále je třeba, aby jedna větev byla zvolena jako hlavní (přímo na kartě artiklu) a nastavení dalších je pomocí následujícího postupu:

1. vstup do modulu ceník a otevření příslušné ceníkové karty v režimu prohlížení

2. menu Doklad / Alternativní zatřídění

3. v okně „Seznam alternativních zatřídění artiklu“ stisknout tlačítko „Přidat“ a zvolit příslušnou větev. Počet větví není omezen.

4. bod 3 opakovat až do zadání všech větví, do kterých má být artikl zatříděn

Podobně probíhá i odstranění artiklu z alternativní větve:

1. vstup do modulu ceník a otevření příslušné ceníkové karty v režimu prohlížení

2. menu Doklad / Alternativní zatřídění

3. v okně „Seznam alternativních zatřídění artiklu“ označit příslušnou větev a stisknout tlačítko „Odstranit“

Alternativní zatřídění je možné nastavit i hromadně pro několik vybraných ceníkových karet:

1. vstup do ceníku

2. výběr karet, u kterých bude hodnota stromu nastavena

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení parametrů

4. záložka Speciální funkce – zaškrtnutí volby „Alternativní zatřídění artiklu“ a výběr zvolené větve,

5. potvrzení skupinových operací

Zobrazení stromového členění v seznamu

V modulech, které využívají strom členění, lze tento strom zobrazit v seznamu dokladů.

Postup:

1. vstup do modulu

2. menu Zobrazit / Strom ….. nebo ikona

3. dojde k zobrazení stromu - prioritně na levé straně seznamu.

Volba zobrazení je přepínač - zapnuté / vypnuté zobrazení.

Zobrazení stromu je nástrojová lišta, jejíž velikost a umístění může uživatel měnit standardními funkcemi pro práci s nástrojovými lištami.

Vyhledávání dokladů podle stromového členění

Vyhledávat zatříděné doklady do větve stromu lze:

· pohybem po stromu členění

· zadáním větve stromu do vyhledávacího filtru

Vyhledávání při zobrazeném stromu členění

Pro toto vyhledávání je nutnou podmínkou mít zapnuté zobrazení stromu členění v modulu. Vyhledávání probíhá v „okně“ stromu.

Přemísťování mezi stromem a seznamem dat

· myší kliknutím do potřebného okna

· klávesou TAB pohyb mezi okny

Postup vyhledávání

1. přemístění do okna se stromem členění

2. pohyb po větvích stromu na požadovanou větev

3. klávesa Enter nebo dvojklik myší

4. v okně seznamu dojde k zobrazení dat - záznamů, které jsou zatříděny do vybrané větve a následujících podvětví

Vyhledávání pomocí kláves Ctrl+Z

Toto vyhledávání je funkční jak při vypnutém, tak zobrazeném stromovém členění.

Při zobrazeném stromovém členění může být kurzor umístěn v kterémkoliv okně.

Postup:

1. vstup do požadovaného modulu

2. aktivace vyhledávání podle stromu - klávesy Ctrl+Z nebo menu Dotazy / Stromové členění artiklů

3. pohyb po větvích stromu na požadovanou větev

4. klávesa Enter nebo dvojklik myší

5. v okně seznamu dojde k zobrazení dat - záznamů, které jsou zatříděny do vybrané větve a následujících podvětví

Vyhledávání pomocí vyhledávacího filtru

Vyhledávání probíhá v konkrétním modulu standardní vyhledávací funkcí. Jestliže bylo před aktivací vyhledávání použito vyhledávání pomocí pohybu po stromu členění, zůstává v podmínce stromu poslední použitá větev ze stromu členění.

Postup vyhledávání

1. vstup do požadovaného modulu

2. aktivace vyhledávacího filtru např. klávesou F5

3. zadání podmínky (uzlu=větve stromu) do pole Strom ….

4. doplnění event. dalších podmínek pro vyhledání

5. potvrzení vyhledání

Vyhledání nezatříděných záznamů

Jedná se o vyhledání záznamů v daném modulu, které nemají žádné zatřídění podle stromu členění.

1. vstup do požadovaného modulu

2. aktivace vyhledávacího filtru např. klávesou F5

3. zadání podmínky „Bez začlenění“ vedle pole Strom ….

4. doplnění event. dalších podmínek pro vyhledání

5. potvrzení vyhledání

Tisky v systému Signys

Dávkový tisk

Tento tisk je výjimkou v tom, že je možné tisknou ze seznamu /výběru/ více detailních dokladů najednou. Pro tisk je možné použít buď první tiskovou sestavu, která je nastavena pro tisk dokladu, nebo zvolit konkrétní sestavu.

Postup provedení

1. vstup do příslušného modulu

2. provést výběr dat k tisku pomocí F5 nebo ikona

3. v menu Tisk vybrat volbu Dávkový tisk nebo Alt+T / D

4. v okně pro dávkový tisk vybrat výstupní zařízení /tiskárnu, obrazovku, email – následující kapitola/

5. zadat počet kopií

6. potvrdit F2 nebo „OK“ – zobrazí se okno průběhu a tisk se provede

Varianta první – nastavení výchozí tiskárny. Zde je důležité před jeho spuštěním zkontrolovat u jednoho dokladu, zda výchozí sestava a přidělená tiskárna pro tisk dokladu je skutečně ta správná! Tiskárnu nelze zvolit.

Varianta druhá – určení konkrétní sestavy, která bude použita pro všechny doklady. Oproti první variantě je možné vybrat tiskárnu.

Upozornění: V dávkovém tisku nejsou uplatňovány tiskové sestavy partnera ani nastavení komunikačního kanálu partnera. Volba „E-mail nebo Tisk“ provede odeslání sestavy e-mailem, pokud najde v příslušném poli e-mailovou adresu, v opačném případě pak sestavu vytiskne.

Hromadné odesílání pohledávek emailem

K hromadnému odeslání pohledávek emailem slouží dávkový tisk pohledávek. Zde je nutné zvolit výstupní zařízení email nebo tisk a email. V případě tohoto způsobu odesílání odcházejí pohledávky emailem přímo ze Signysu bez nutnosti mít nainstalovaný MS Outlook.

V parametrech firmy (hlavní menu Signysu / Nástroje / Možnosti systému / Globální parametry a výchozí hodnoty) je nutné v kategorii parametrů „Doklad“ definovat, kde má systém hledat emailovou adresu, na kterou pohledávky odešle. Je možné vybrat buď I. nebo II. elektronickou adresu. S tímto nastavením musí korespondovat i nastavení partnerů. Těm je třeba přiřadit platnou elektronickou adresu typu email s příznakem přenášet jako I. nebo II.

Jak bude příloha emailu vypadat, určuje použitá tisková sestava. Je možné použít výchozí tiskovou sestavu nebo nastavit libovolnou jinou (volba Použít pouze vybranou sestavu).

Dále je možné určit, jakého typu bude příloha odeslaného emailu. Pokud je sestava vytvořená v návrháři Sinea jsou dostupné tyto formáty: EMF, HTML, RTF, TXT, RPT, SES, WMF.

Pro návrhář sestav FastReport jsou dostupné tyto formáty: PDF, CSV, HTML, XLS, RTF, TXT, XML.

Systém odešle přílohu v daném formátu na emailové adresy definované v hlavičce pohledávky. Pokud je emailová adresa definovaná na všech třech adresách na faktuře, odešle se na všechny tři. Pokud by se emailové adresy shodovaly, odešle se email pro každou jen jednou.

Dále je možné nadefinovat tělo emailu. Buď to může být textový soubor nebo textová tisková sestava. Obojí musí být definované v Signysu jako dokument a tento dokument je poté možné pro odesílání emailů nastavit.

Pro správnou funkci hromadného odesílání pohledávek emailem je nutné nastavit SMTP server (viz níže).

Nastavení SMTP serveru

1. Hl. menu / Nástroje / Možnosti systému / Nastavení SMTP

2. Je potřeba zadat:

- Adresu SMTP serveru.

- Port SMTP serveru. Pokud nejde o zabezpečené odesílání e-mailů, zadá se 25. Pokud je vyžadováno zabezpečené odesílání, je potřebný port uveden níže u vybraného typu.

- V případě zabezpečeného odesílání e-mailů je potřeba zaškrtnout daný parametr komunikace.

- SMTP autorizace, pokud je vyžadována. V případě zaškrtnutí jednoho z předchozích parametrů je vyžadována vždy.

- Acces token - využíváno v Signys Logistics.

- Adresu odesílatele (z této adresy budou odeslány všechny emaily) – pole Odesílatel.

- Je zde možné zadat až dvě e-mailové adresy pro posílání do skryté kopie. Na zadané adresy pak přijdou všechny e-maily zaslané přes SMTP server.

Po zadání odesílatele je nutné restart IS Signys. Adresa se však uplatní pouze tehdy, když není vyplněna na přihlášeném uživateli (v Manažeru uživatelů) Nastavení na uživateli pak může být případně „přebito“ nastavením e-mailové adresy v nastavení odesílání v daném modulu. Po změně je nutné Signys restartovat, protože nastavení se načítá jen při přihlášení k databázi !!!

Tisk do PDF – elektronický podpis

Při tisku do PDF přes sestavy vytvořené v návrháři FastReport (soubory představující sestavy vytvořené v tomto návrháři mají příponu fr3) je možné nechat dokumenty automaticky podepsat elektronickým podpisem. Aby bylo vše funkční, je zapotřebí:

1. vlastnit elektronický podpis a mít ho nainstalovaný mezi certifikáty v OS Windows,

2. vyexportovat tento podpis s privátním klíčem jako "PFX" soubor a dobře si zapamatovat heslo – nejlepší a nejbezpečnější je zvolit heslo jako jedno písmeno, třeba "a",
3. mít nainstalován program JSignPdf – stáhnout ho lze z jsignpdf.sourceforge.net,
4. mít na stanici nahranou a správně nakonfigurovanou dávku pro automatické podepisování.

Vzor dávky lze nalézt zde: www.tresoft.cz/FILES/davka_heslo.bat

Následně je nutné nakonfigurovat tuto dávku v systému – přes menu Nástroje / Možnosti systému / Lokální parametry a výchozí hodnoty a zde v oddíle "PDF export“ se nastaví cesta ke spouštěcí dávce a poté se zaškrtne aplikování elektronického podpisu.

Pokud je nastaveno aplikování elektronického podpisu na dokumenty PDF, zobrazuje se (po novém spuštění Signysu) v okně před tiskem (okno s výběrem výstupního zařízení, počtu kopií,…) v levém dolním rohu ikona, která o tom informuje. Ikona se objevuje obecně, ale aby byl podpis aplikován, je potřeba splnit všechny výše uvedené podmínky.

Příklad dávky:

@ECHO OFF

CD \

CD "C:\Program Files (x86)\JSignPdf"

JSignPdfC.exe -kst PKCS12 -ksf C:\Podpis\Certifikat\Klusak.pfx -ksp a -V -d %~dp1 %1

del %1

copy %~dpn1_signed.pdf %1

del %~dpn1_signed.pdf

Co je nutné v dávce správně nastavit:

– [CD "C:\Program Files (x86)\JSignPdf"] = cesta, kam byl nainstalován program JSignPdf,

– [C:\Podpis\Certifikat\Klusak.pfx] = cesta, kde je uložen vyexportovaný certifikát,

– [-ksp a] = heslo k tomuto certifikátu – v tomto příkladu je to "a", samozřejmě je nutné ho nahradit správným heslem.

– ostatní parametry v dávce je nutné ponechat tak, jak jsou zadané.

Synchronizace tiskových sestav

Synchronizace tiskových sestav je funkce, která zkontroluje nastavené tiskové sestavy dokladů a seznamů v systému a jejich odkazy na soubory tiskových sestav. V případě, že se soubor tiskové sestavy přesune do jiného podadresáře v uvedeném adresáři, dohledá funkce dle nastaveného názvu soubor a vlastní odkaz opraví. Neplatné odkazy (tj. odkazy bez vazby na soubor) se odstraní.

Postup provedení

1. hlavní okno systému – menu Nástroje / Možnosti systému / Synchronizace tiskových sestav

2. spustit synchronizaci stisknutím tlačítka „Kontrola nastavení tisku“

3. proběhne kontrola odkazů dle konfiguračních souborů

4. po ukončení se vypíše informace o výsledku synchronizace

Hromadné nastavení portu pro tisk sestav

Funkcí Synchronizace sestav lze také hromadně nastavit port pro znakové sestavy systému pro Windows 2000 nebo XP. Používá se v případě, kdy došlo ke změně lokální tiskárny pro znakový tisk z jednoho portu na jiný.

Nastavení portu může probíhat pro sestavy:

a. které jsou dodávány se systémem (na čtvrté pozici v názvu souboru má sestava znak „x“)

b. pro všechny sestavy bez rozdílu názvu, které mají zadán přímý výstup na tiskárnu

Postup provedení:

1. hlavní okno systému – menu Nástroje / Možnosti systému / Synchronizace tiskových sestav

2. zaškrtnutí volby „Nastavit port pro znakové sestavy…“

3. zadat název aktuálního portu, ukončeného dvojtečkou

4. nastavit volbu změny u sestav – dodávaných se systémem nebo všech znakových s přímým výstupem na tiskárnu

5. potvrdit stisknutím tlačítka „Kontrola nastavení tisku“

Tiskové sestavy partnera

Každému partnerovi lze nastavit individuální tiskovou sestavu pro danou dokladovou agendu, řadu, typ dokladu a pozici tisku. Nastavení se provádí v adresáři pro každého partnera samostatně. Takto vybraná sestava má přednost před sestavou nastavenou v určeném modulu pro daný doklad. Sestava se pak objeví na příslušné pozici (dle nastavení) místo sestavy obecně definované pro uvedenou oblast.

Postup nastavení:

vstup do adresáře pomocí CTRL+A
vyhledání partnera např. pomocí klávesy F5 a zadání výběrových kritérií
pomocí menu Tisk / Tiskové sestavy partnera otevřít seznam nadefinovaných sestav
vytvořit novou definici – stisknout tlačítko „Přidat“
vybrat sestavu a určit, pro jaký doklad se bude tisknout (alias tiskárny je výchozí pro tento doklad)
uložit definici a pokračovat od bodu 4. nebo zavřít seznam sestav partnera

Aby byly tiskové sestavy partnera na dokladech, musí být jejich používání povoleno v globálních parametrech firmy. V hlavním okně menu Nástroje / Možnosti systému / Globální parametry a výchozí hodnoty – v kategorii parametrů Nastavení tisku nastavit volbu Používat tiskové sestavy partnera.

Tiskové sestavy partnera nejsou uplatňovány v dávkovém tisku dokladů ani při rychlém odeslání e-mailu z dokladu (viz ikona ) !!!

Systémové katalogy a číselníky

Jsou dostupné v hlavním menu Katalogy a slouží k definici pomocných číselníků a seznamů, které jsou používány při práci se systémem. Každý číselník nebo seznam z katalogů lze vyvolat i v samostatných modulech systému.

Zadávání ve všech popisovaných katalozích a číselnících probíhá standardním způsobem a vždy stejně.

Obchodně-účetní operace – OÚO

OÚO slouží k:

a. stanovení pořadí uplatňování skupinových slev na položkách dokladu

b. nastavení zaokrouhlování skupinových slev

c. nastavení zaokrouhlování na položkách

d. nastavení zaokrouhlování dokladu (Celkem a DPH za doklad)

K vystavovanému dokladu je vždy přiřazena obchodně-účetní operace, a to buď nastavením v typu výdeje nebo volně výběrem OUO na dokladu. Obchodně-účetní operace je uplatňována při vystavování dokladu.

Každá obchodně-účetní operace má 5místný kód, který ji jednoznačně identifikuje a popis OUO.

Základní OÚO má kód „00000“ a pořadí skupin je vhodné nastavit na „100000“ – tzn. uplatní se pouze slevová skupina 0.

Seznam obchodně-účetních operací lze nalézt v menu Katalogy / Obchodně-účetní operace.

Skupiny slev v obchodně-účetní operaci

Slevy, které mají být použity na obchodně-účetní operaci, musí být nadefinovány v katalogu systémových slev. Při definici slev se zároveň určuje, do které skupiny slev (skupina 0 – 5) je sleva zahrnuta. Jestliže je více slev přiřazeno do jedné skupiny, pak při uplatňování skupiny slev na OÚO dojde nejdříve k vyčíslení celkové slevy za skupinu, která je dána součtem všech slev, přiřazených skupině.

V obchodně–účetní operaci se používají skupiny slev:

1) 0. základní sleva - Sleva 0

2) 1. kumulativní sleva - Sleva 1

3) 2. kumulativní sleva - Sleva 2

4) 3. kumulativní sleva - Sleva 3

5) 4. kumulativní sleva - Sleva 4

6) 5. kumulativní sleva - Sleva 5

V OÚO se mohou jednotlivé skupiny slev různě kombinovat a může se nastavit libovolné pořadí uplatňování skupin slev. Výsledná uplatněná sleva na položku dokladu je na položce označována jako „Sleva X“. Výše této slevy závisí také na nastavení pořadí uplatňování slev 0 až 5 (slevové skupiny na stejném pořadí se sčítají a poté se uplatní na prodejní cenu, slevové skupiny s vyšším pořadím se uplatní až po slevě s nižším pořadím).

Příklad:

pořadí slev „111111“

- slevy v jednotlivých skupinách budou sečteny

pořadí slev „123456“

- nejprve se uplatní sleva ve skupině 1, na ponížený základ o tuto slevu se uplatní sleva ve skupině 2, atd. Výsledná sleva nebude součet jednotlivých slev

pořadí slev „321000“

- nejprve se uplatní sleva ve skupině 3, potom ve skupině 2 a nakonec v základní skupině. Slevy ve skupině 4, 5 a 6 nebudou uplatněny

Zaokrouhlování pro skupiny slev

Pro každou skupinu slev (tlačítko „Skp0“ – „Skp5“) lze nastavit vlastní zaokrouhlování prodejní ceny zboží po uplatněné slevě. V parametrech zaokrouhlení se určí jak typ zaokrouhlení, tak prodejní cena (s daní, bez daně), která má být zaokrouhlována.

Zaokrouhlování pro doklad

Zaokrouhlování pro doklad, nastavené na OUO, je společné pro všechny doklady, pořízené s touto OUO. Pokud je potřeba nastavit zaokrouhlování na určitých dokladech jinak, musí jím být přiřazena jiná OUO s jiným nastavením zaokrouhlování. Zaokrouhlení je nastaveno globálně a je společné pro všechny uživatele.

Nastavení OÚO

1. hlavní okno systému, menu Katalogy / Obchodně-účetní operace

2. nová sleva – pomocí F3 nebo „Přidat“

3. vyplnit „kód účetního případu“ – max. pět znaků – identifikace v systému

4. doplnit „popis účetní operace“

5. vybrat „pobočku“ z katalogu pomocí nebo Alt+¯

6. nastavit „pořadí slev“ v jednotlivých skupinách

7. je-li potřeba, nastavit zaokrouhlování slev v jednotlivých skupinách

8. je-li potřeba, nastavit zaokrouhlování DPH na položce, Celkem na položce a Celkem za doklad

Přiřazení slevy na OÚO

1. hlavní okno systému, menu Katalogy / Obchodně-účetní operace

2. vybrat konkrétní OÚO a otevřít v režimu oprav pomocí F4 nebo „Opravit“

3. pomocí tlačítka „Slevy“ otevřít okno „Seznam slev obchodně-účetní operace“

4. přidat slevu pomocí F3 nebo „Přidat“

5. v kolonce „Kód slevy“ vybrat slevu v katalogu Systémových slev pomocí nebo Alt+¯

6. pomocí F2 nebo „OK“ přenést slevu do OÚO

7. uložit slevu pomocí F2 nebo „OK“

8. OÚO uložit pomocí F2 nebo „OK“

Kurzovní lístek

Kurzovní lístek slouží k evidenci a zadávání všech měn a jejich hodnot, se kterými se v systému pracuje. V kurzovním lístku musí být uvedena i tuzemská měna.

Kurzovní lístek umožňuje evidenci historie měn pro daná období (dny, týdny, měsíce).

Při práci se zahraničními doklady se poté podle data účtování (finanční doklady) nebo data pořízení (ostatní doklady) nabídne nadefinovaný kurzovní lístek pro dané období.

Otevření „Kurzovního lístku“

1. menu Katalogy / Kurzovní lístky nebo pomocí Shift+Ctrl+K v příslušném modulu

V tomto menu jsou zobrazeny zadané kurzovní lístky, kdy po jejich otevření se objeví okno viz obrázek výše. Na seznamu jsou zobrazeny kurzy tří základních měn (EUR, USD, GBP). Pokud měna v daném kurzovním lístku není zadána, pole je v příslušném sloupci prázdné (zde GBP).

Zadávání kurzovního lístku probíhá ve dvou úrovních:

zadání kurzovního lístku - tzn. název lístku, platnost od - do
zadání měn pro daný lístek

Zadání kurzovního lístku

menu Katalogy / Kurzovní lístky nebo pomocí Shift+Ctrl+K
tlačítko F3 nebo Doklad /Nový pro založení nového kurzovního lístku
zadat název lístku, platnost období od – do a započít zadávání kurzů – buď importem nebo ručně
ručně se započne stiskem tlačítka „Přidat kurz“
vyplnit „Kód země“ – vybrat z katalogu stisknutím Alt+¯ nebo v dané kolonce

a. není-li kód země uveden, přidat nový pomocí F3 nebo „Přidat“

b. vyplnit „Kód země“ a „Popis“

c. uložit nový kód země pomocí F2 nebo „OK“

do pole „Kód měny“ zadat kód měny (např. USD, EUR, CZK,…) – pokud je zadán na zemi, načte se
do pole „Množství“ zadat množství (např. 1, 100, 1000,…) „kurz (celní)“ – zadat kurz k CZK
do pole „Kurz základní“ zadat kurz k CZK
dle potřeby zadat další kurzy – „Kurz celní“ se používá pro modul Intrastat, „Kurz pro prodej“ pro přepočty v ceníku
do pole „Kurz ze dne“ možno zapsat datum zadání kurzu
uložit kurz pomocí F2 nebo „OK“
pokračovat v zadávání dalších měn od bodu 4

Přidání měny do kurzovního lístku

Předpokladem je, že je kurzovní lístek založen.

1. vstup do Přehledu kurzovních lístků

2. najít potřebný kurzovní lístek

3. tlačítkem „Opravit“ nebo F4 vstoupit do oprav kurzovního lístku

4. stisknutím F3 nebo „Přidat kurz“ otevřít okno pro přidání nové měny

5. vyplnit „Kód země“ – vybrat z katalogu stisknutím Alt+¯ nebo v dané kolonce

i. není-li kód země uveden, přidat nový pomocí F3 nebo „Přidat“

ii. vyplnit „Kód země“ a „Popis“

iii. uložit nový kód země pomocí F2 nebo „OK“

6. do pole „Kód měny“ zadat kód měny (např. USD, EUR, CZK,…)

7. do pole „Množství“ zadat množství (např. 1, 100, 1000,…)

8. do pole „Kurz základní“ zadat kurz k CZK

9. dle potřeby zadat další kurzy – „Kurz celní“ se používá pro modul Intrastat, „Kurz pro prodej“ pro přepočty v ceníku

10. do pole „Kurz ze dne“ možno zapsat datum zadání kurzu

11. uložit kurz pomocí F2 nebo „OK“

12. pokračovat v zadávání dalších měn od bodu 4

Oprava měny v kurzovním lístku

1. vstup do Přehledu kurzovních lístků

2. načíst potřebný kurzovní lístek

3. tlačítkem „Opravit“ nebo F4 vstoupit do oprav kurzovního lístku

4. umístit se na potřebnou měnu v kurzovním lístku

5. tlačítkem „Opravit kurz“ nebo F4 vyvolat opravy dané měny

6. provést potřebné úpravy

7. uložit tlačítkem „OK“

8. v případě potřeby úpravy dalších měn opakovat od bodu 3

9. uložit kurzovní lístek např. tlačítkem „Uložit“

Import kurzovního lístku z ČNB

Měny do kurzovního lístku lze importovat z podkladů ČNB - internetových stránek ČNB.

Podmínky pro import kurzovního lístku:

- počítač, na kterém import bude prováděn, musí být připojen k internetu

- v kódech zemí musí být uvedena měna dané země a označení, zda měnu importovat či nikoliv

Nastavení a označení měn pro import

Toto nastavení se provádí před prvním spuštěním importu, event. při požadavku změny (přidání či zrušení měny pro import)

vstup do tabulky kódu zemí - hlavní menu Katalogy / Pomocné katalogy / Kódy zemí.
na požadované zemi F4 nebo tlačítko „Opravit“
do dialogového okna zadat označení měny pro danou zemi a volbu Neimportovat / Importovat kurz měny

Import měn do kurzovního lístku

vstup do kurzovního lístku
založení nového lístku event. načtení potřebného
v případě načtení lístku vstup do oprav - např. tlačítko Opravit
tlačítko „Import kurzů ČNB“
potvrdit zobrazené okno s nastavením cesty k souboru kurzů na stránkách ČNB
zobrazení informací o kurzovním lístku a měnách, které budou importovány potvrdit tlačítkem „Dokončit“
uzavřít opravy kurzovního lístku např. klávesou F2 nebo tlačítkem „OK“

Při importu kurzovního lístku se do popisu automaticky zapíše datum, pro který den byly kurzy stanoveny. Pokud je před importem popis vyplněn, tak se původní popis nepřepisuje.

Import kurzovního lístku z ECB (Evropské centrální banky)

Měny do kurzovního lístku lze importovat i z podkladů ECB (Evropské centrální banky).

Aby systém věděl, že má provést import ECB, je nutné v globálních konfiguračních parametrech zapnout na oddílu "Systémové parametry a možnosti" u pole "Typ importu" metodu "ECB - Evropská centrální banka".

Další podmínky pro import kurzovního lístku:

- počítač, na kterém import bude prováděn, musí být připojen k internetu

- v kódech zemí musí být uvedena měna dané země a označení, zda měnu importovat či nikoliv

- v kódech zemí musí být zadán správně údaj pro „Měna – množství“.

Nastavení a označení měn pro import + nastavení údaje „Měna – množství“

Toto nastavení se provádí před prvním spuštěním importu, event. při požadavku změny (přidání či zrušení měny pro import)

vstup do tabulky kódu zemí - hlavní menu Katalogy / Pomocné katalogy / Kódy zemí.
na požadované zemi F4 nebo tlačítko „Opravit“
do dialogového okna zadat:

označení měny pro danou zemi
volbu Importovat kurz měny na ANO
zadat údaj pro „Měna – množství“ – např. pro CZK nebo NOK je vhodné zadat 100, pro JPY či RUB hodnotu 1.000, pro HUF hodnotu 10.000.

Import měn do kurzovního lístku

vstup do kurzovního lístku
založení nového lístku event. načtení potřebného
v případě načtení lístku vstup do oprav - např. tlačítko Opravit
tlačítko „Import kurzů ECB“
potvrdit zobrazené okno s nastavením cesty k souboru kurzů na stránkách ECB
zobrazení informací o kurzovním lístku a měnách, které budou importovány potvrdit tlačítkem „Dokončit“
uzavřít opravy kurzovního lístku např. klávesou F2 nebo tlačítkem „OK“

Při importu kurzovního lístku se do popisu automaticky zapíše datum, pro který den byly kurzy stanoveny. Pokud je před importem popis vyplněn, tak se původní popis nepřepisuje.

Dealeři a obchodní zástupci

Evidence dealerů slouží k možnosti analýzy prodejů dle obchodních zástupců, kteří obchod zprostředkovali. Číselník lze nalézt v menu Katalogy / Dealeři a obchodní zástupci. Označení dealera je číselným kódem. Dealera lze přiřadit již na kartu partnera. Poté se jeho kód přenáší na položky dokladů, které jsou pro partnera vystaveny.

Členění a zatřídění dokladů

Pro členění či bližší zatřídění dokladů slouží tyto číselníky:

- střediska

- členění dokladů (na dokladech jako Klíč)

- pracoviště /stanoviště (na dokladech jako Stanoviště)

Výchozí nastavení hodnot se provádí v parametrech firmy (platí pro danou pobočku). Dále je možné změnit v tzv. přehazovačkách (vkládání položek do dokladů). Nejvyšší prioritu má pak nastavení na kartě partnera. Na všech dokladech jsou tyto číselníky použity na záložce zatřídění. Lze dle nich filtrovat a pronáší se až do účetnictví.

Slevy

V systému je možné použít slevy:

· systémové

· volné

· množstevní

· obratové

· specifické s vazbou na systémovou evidenci

· specifické k artiklu

· typu partnera

· maticové slevy

Každá sleva (kromě množstevních), která má být v systému použita, musí být nadefinována v katalogu systémových slev. Poté může být tato sleva přidělena:

1. na obchodně-účetní operaci

2. nebo k partnerovi (na typ partnera, specifické slevy partnera…)

3. nebo na artikl

Sleva se přiděluje na jednu ze tří uvedených možností. Přidělením jedné a té samé slevy na více jak jednu z výše uvedených možností dochází k násobnému použití slevy.

Systém rozeznává 6 skupin slev – jednu základní a 5 kumulativních.

1) 0. základní sleva – Sleva 0

2) 1. kumulativní sleva – Sleva 1

3) 2. kumulativní sleva – Sleva 2

4) 3. kumulativní sleva – Sleva 3

5) 4. kumulativní sleva – Sleva 4

6) 5. kumulativní sleva – Sleva 5

Jako výchozí je nastavena základní skupina, kterou lze dle potřeby změnit.

V každé kumulativní skupině je možné kombinovat slevy systémové, volné, množstevní, obratové, specifické artiklu. Vzájemnou kumulací slev ve skupinách vznikne výsledná sleva „X“, která je uváděna u každé položky na dokladu.

Systémové slevy

Systémové slevy jsou základním katalogem slev. Zde jsou zadány všechny slevy (kromě množstevních), které jsou nebo budou v systému použity. Následné přidělování slev probíhá v jednotlivých modulech systému výběrem z tohoto katalogu.

V tomto katalogu se slevy pořizují, editují, stornují či odstraňují.

Vstup do katalogu

Hlavní okno systému – menu Katalogy / Systémové slevy

Založení systémové slevy

hlavní okno systému, menu Katalogy / Systémové slevy
nová sleva – pomocí F3 nebo „Přidat“
vyplnit „kód slevy“ – max. pět znaků – identifikace v systému
doplnit „popis“ slevy a v případě potřeby omezit datumově „platnost slevy“
„zdroj položky“ vybrat z katalogu pomocí nebo Alt+¯ příslušný údaj
v kolonce „pobočka“ vybrat z katalogu pomocí nebo Alt+¯ – povinný údaj!!!
„skupina artiklu“, „druh artiklu“ a „číslo artiklu“. Systémová sleva může obsahovat buď všechny artikly, skupinu i druhy artiklu, skupiny i druhy artiklů začínající určitým řetězcem, artikly, jejichž katalog interní začíná určitým řetězcem nebo jeden konkrétní artikl

a. všechny artikly – vybrat ze skupin artiklů pomocí nebo Alt+¯ skupinu „*“

b. skupiny či druhy artiklů – vybrat ze skupin artiklů pomocí nebo Alt+¯ konkrétní skupinu či druh

c. skupiny či druhy artiklů začínající určitým řetězcem – ručně zadat do skupiny či druhu řetězec a doplnit „..“ např. „R..“

d. artikly, jejichž katalog interní začíná určitým řetězcem – ručně zadat do „čísla artiklu“ řetězec a doplnit „..“ např. „3..“

e. jeden artikl – „skupinu artiklů“ ponechat prázdnou a v „čísle artiklu“ otevřít katalogu artiklů pomocí nebo Alt+¯ a následně vyhledat konkrétní artikl (vybraný artikl přenést z katalogu pomocí F2). Číslo artiklu je vždy nadřazené skupině i druhu artiklů!!!

do kolonky „sleva“ vypsat číselně hodnotu slevy v procentech
má-li sleva platit pouze pro určitou cenovou hladinu, je potřeba ji zde z katalogu vybrat. Výchozí hodnota nula neznamená, že systémová sleva platí pro základní cenovou hladinu, ale že podmínka není použita. Pokud je potřeba slevu nastavit pro základní „nulovou“ cenovou hladinu, je nutné sem zadat hodnotu 20.
uložit slevu pomocí F2 nebo „OK“

Pravidla pro zadávání:

- vždy musí být zadaná skupina, alespoň *

- pokud je zadaný artikl, má vždy přednost před omezením na skupinu a druh

- je možné kombinovat skupinu a druh

Oprava systémové slevy

Po opravě systémové slevy dojde ihned k jejímu promítnutí všude tam, kde je použita.

Postup provedení:

1. hlavní okno systému, menu Katalogy / Systémové slevy

2. označit systémovou slevu, která bude opravena

3. stisknout F4 nebo „Opravit“

4. opravit potřebné údaje. Kód slevy lze opravit, pouze pokud sleva nebyla ještě nikde použita

5. uložit opravenou slevu pomocí F2 nebo „OK“

Odstranění systémové slevy

Odstranit lze pouze takovou slevu, která nebyla ještě použita v systému.

Postup provedení:

1. hlavní okno systému, menu Katalogy / Systémové slevy

2. označit systémovou slevu, kterou chceme odstranit

3. stisknout F8 nebo „Odstranit“

4. potvrdit odstranění slevy

Storno systémové slevy

Storno systémové slevy se aplikuje v případě, že systémová sleva byla použita a není již platná.

Postup provedení:

1. hlavní okno systému, menu Katalogy / Systémové slevy

2. označit systémovou slevu, kterou chceme stornovat

3. stisknout pravé tlačítko myši na dané slevě – rozbalí se „popup menu“ a vybrat „Stornovat položku“ – ikona položky se změní ze žluté na bílou

4. stisknout pravé tlačítko myši – kdekoliv v okně – vybrat „Zobrazit položky“ a vybrat jednu z možností:

· všechny – budou zobrazeny všechny položky – nastaveno implicitně

· platné – budou zobrazeny pouze platné položky

· stornované – budou zobrazeny pouze stornované položky

Obnovení stornované systémové slevy

1. hlavní okno systému, menu Katalogy / Systémové slevy

2. stisknout pravé tlačítko myši – kdekoliv v okně – zvolit „Zobrazit položky“ a vybrat „Všechny“ nebo „Stornované“

3. označit stornovanou slevu, která má být obnovena

4. stisknout pravé tlačítko myši na dané slevě a vybrat „Zrušit storno položky“ – ikona položky se změní z bílé na žlutou

Sleva podle zdroje položky dokladu

Slevu lze navázat na zdroj položky. Zdroj položky určuje, jakou formou bylo zboží objednáno – přes internet, telefonicky, osobně či k jaké slevové akci patří.

Zdroj položky se může zadávat již při objednávce přijaté stálé a poté je automaticky uplatněn i při výdeji zboží. Při výdeji zboží bez objednávky lze zdroj položky a na něj navázanou slevu také uplatnit.

Postup zavedení slevy podle zdroje položky dokladu:

1. zadání zdroje do katalogu Zdroj položky

2. zadání systémové slevy a přidělení zdroje této slevě

3. přiřazení zadané systémové slevy na obchodně-účetní operaci nebo k partnerovi nebo na artikl.

Zadání zdroje položky

1. hlavní okno systému menu Katalogy / Pomocné katalogy / Zdroj položky

2. založit nový pomocí F3 nebo „Přidat“

3. vyplnit kód – pouze číselný formát – identifikace v systému. Hodnota „0“ – bez rozlišení zdroje – nenavazovat žádnou slevu

4. vyplnit popis zdroje položky

Slevy partnera

U každého partnera lze nastavit až 4 slevy. Tyto slevy se mohou vzájemně kombinovat. Při definici více slev pro partnera se slevy slučují.

Typy slev:

· obratová

· sleva podle typu partnera

· sleva specifická s vazbou na systémovou evidenci

· sleva volná

Obratová sleva

Každý partner může mít nadefinovány obratové slevy - slevy, jejichž velikost je závislá na finančním obratu partnera. Partner může používat globální obratové slevy nebo individuální. Nastavení se provádí na záložce Finanční obraty. Definice globálních obratů se provádí v hlavním menu systému - Katalogy / Globální limitní obraty. Definice individuálních obratových slev se provádí na kartě partnera, pro kterého slevy platí. V případě přepnutí limitů zpět na globální nebudou individuální obratové slevy u partnera respektovány.

Postup nastavení individuálních obratových slev:

1. vstup do modulu Adresář pomocí Ctrl+A

2. vyhledání partnera, kterému bude přidělena obratová sleva, pomocí F5nebo

3. mezerníkem otevřít doklad partnera

4. vstup na záložku Finanční obraty

5. tlačítkem „Změnit“ přepnout Společné limity na Individuální

6. pomocí F4 nebo spustit režim oprav

7. založit novou obratovou slevu partnera pomocí F3 nebo - vybrat Sleva a potvrdit pomocí F2 nebo OK

8. vyplnit „kód slevy“ – max. pět znaků – identifikace v systému

9. vybrat „skupinu slev“, ve které bude sleva uplatněna v okně Alt+¯nebo a pomocí F2 nebo „OK“ přenést skupinu do zadání

10. doplnit „popis“ slevy a v případě potřeby omezit datumově „platnost slevy“

11. „zdroj položky“ ponechat nastaven na nule

12. „limit“ - zapsat výši obratu, nad který bude sleva uplatněna včetně

13. do kolonky „sleva“ vypsat číselně hodnotu slevy v procentech

14. pomocí F2 nebo „OK“ uložit nastavení slevy

15. klávesou F2 nebo uložit změny u partnera

V případě přepnutí limitů zpět na Společné nebude obratová sleva u partnera respektována.

V parametrech firmy (viz níže) lze stanovit, zda výpočet obratové slevy probíhá dle hodnoty Obrat letos, Obrat loni či Vyšší z hodnot letos/loni.

Sleva podle Typu partnera

Jedná se o slevu navázanou na konkrétní typ partnera. Tato sleva je společná pro všechny partnery daného typu. Sleva podle typu partnera může mít detailní nastavení pro všechny artikly, skupinu či druhy artiklů nebo jeden konkrétní artikl. Sleva musí být opět zadána v katalogu systémových slev, kde se také přiřazuje artikl na slevu. K typu partnera je možné přiřadit také maticovou slevu či kaskádu matic.

Postup nastavení slevy k typu partnera

1. vstup do modulu Adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Katalogy nebo Alt+K, vybrat - Typ partnera

3. zvolit typ partnera, na kterého bude navázána sleva

4. otevřít typ partnera v režimu oprav pomocí F4 nebo „Opravit“

5. tlačítkem „Slevy partnera“ otevřít „Seznam slev typů partnera“

6. přidat slevu pomocí F3 nebo „Přidat“ – otevře se okno „Sleva typu partnera“

7. v kolonce „Kód slevy“ vybrat slevu v katalogu Systémových slev pomocí nebo Alt+¯

8. pomocí F2 nebo „OK“ přenést slevu do typu partnera

9. uložit slevu pomocí F2 nebo „OK“

10. typ partnera uložit pomocí F2 nebo „OK“

Sleva Specifická s vazbou na systémovou evidenci

Jedná se o slevu použitou ze systémových slev, která může být použita u jednoho nebo více partnerů. Změní-li se tato sleva u jednoho partnera, změní se také automaticky i u ostatních partnerů, kteří ji mají nastavenu.

1. vstup do modulu Adresář pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 nebo vyhledat příslušného partnera

3. mezerníkem otevřít formulář partnera

4. menu Doklad / Slevy a limitní obraty partnera / Specifické slevy partnera v okně „Seznam specifických cen a slev“ se kurzorem přemístit do horní části okna. Nadpis „Specifické slevy pro partnera – s vazbou na systémovou evidenci“ bude označen tučným písmem

5. zvolit F3 nebo „Přidat“ (horní tlačítko) – otevře se okno „Specifická sleva partnera“

6. v kolonce „kód slevy“ vybrat příslušnou slevu z katalogu Systémových slev pomocí Alt+¯ nebo a klávesou F2 nebo OK přenést kód do slev partnera

7. uložit nastavení specifické slevy klávesou F2 nebo OK

8. zavřít okno slev klávesou F2 nebo OK

Volná specifická sleva partnera

Jedná se o slevu bez jakýchkoliv vazeb, která může být použita u jednoho nebo více partnerů. Změní-li se však tato sleva u jednoho partnera, u ostatních partnerů zůstane beze změny.

1. vstup do modulu Adresář pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 nebo vyhledat příslušného partnera

3. mezerníkem otevřít formulář partnera

4. menu Doklad / Slevy a limitní obraty partnera / Specifické slevy partnera

5. v okně „Seznam specifických cen a slev“ se kurzorem přemístit do dolní části okna. Nadpis „Volné slevy partnera“ bude označen tučným písmem

6. zvolit F3 nebo „Přidat“ (dolní tlačítko) – otevře se okno „Volná specifická sleva partnera“

7. vyplnit „kód slevy“ – max. pět znaků – identifikace v systému

8. vyplnit „popis“ slevy a v případě potřeby omezit „platnost slevy“

9. „zdroj položky“ vybrat z katalogu pomocí nebo Alt+¯ příslušný údaj

10. pomocí Alt+¯ nebo vybrat „skupinu artiklů“ či „druh artiklů“ nebo jeden konkrétní artikl, na který se bude sleva vztahovat a klávesou F2 nebo OK přenést do nastavení slevy. Číslo artiklu je vždy nadřazené skupině či druhu artiklů!!!

11. pomocí F2 nebo OK uložit slevu na partnera

12. ukončit pořizování slev pomocí F2

Posun množstevních slev

Jsou-li na artiklech používány množstevní slevy (viz níže) a pro vybraného partnera je potřeba nastavit, aby množstevní slevu v dané výši získal již při nižším odběru daného sortimentu, je možné mu nastavit posun množstevních slev. Posun lze partnerovi nastavit buď pro konkrétní artikl nebo pro skupinu. Současně jej lze omezit časovou platností.

Chování posunu se nejlépe popíše na příkladu. Na artiklu XY jsou nastaveny množstevní slevy, kdy od odběru 5ks je sleva ve výši 3%, od 12ks ve výši 6% a od 30ks ve výši 9%. Pokud má partner na daný artikl (či skupinu, do níž patří) nastaven posun 1, získává slevu 3% již od 1ks - z toho plyne, že posun 1 znamená, že má partner množstevní slevu 1. úrovně již od minimálního odběru. Od odběru 12ks pro něj platí standardní množstevní slevy, tedy 6% a od 30ks pak 9%. Při nastavení posunu 2 získá partner již od minimálního odběru slevu 2. úrovně, tedy 6%. Na slevu 9% má pak nárok standardně od 30ks. Při posunu 3 získává slevu 9% na jakékoliv odebrané množství. Pokud se na partnerovi nastaví větší posun množstevních slev, než je úrovní na artiklu, získává partner slevu nejvyšší, tedy na uvedeném příkladu posun 4 či vyšší se pro uvedený artikl chová stejně jako posun 3.

1. vstup do modulu Adresář pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 nebo vyhledat příslušného partnera

3. menu Doklad / Posun množstevních slev partnera

4. stisk F3 nebo tlačítka „Přidat“

5. zadat hodnoty – mj. vybrat, zda platí pro artikl či pro skupinu

6. stiskem „OK“ nebo Enter posun uložit

Slevy pro artikl

Druhy slev, souvisejících s artiklem:

· množstevní

· specifická

Množstevní sleva

Jedná se o individuální slevu konkrétního artiklu, která je platná pouze pro zvolený artikl. Výše slevy závisí na prodávaném množství. Aby množstevní sleva mohla být uplatněna, musí být povolena na kartě artiklu - záložka „Slevy“ - Množstevní slevy povoleny.

Povolení množstevní slevy pro konkrétní artikl

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. vyhledat příslušný artikl pomocí F5 nebo

3. kartu artiklu otevřít v režimu oprav pomocí F4 nebo

4. vstup na záložku „Slevy“

5. v kolonce „Množstevní slevy …“ vybrat z katalogu pomocí Alt+¯ nebo „Množstevní slevy povoleny“ a pomocí F2 nebo „OK“ přenést skupinu do zadání

Povolení množstevní slevy pro vybranou skupinu artiklů - hromadné

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. vyhledat příslušnou skupinu artiklů pomocí F5 nebo

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení parametrů

4. na záložce „Slevy“ vybrat „Množstevní slevy“

5. pomocí Alt+¯ nebo vybrat z katalogu „Množstevní slevy povoleny“ a pomocí F2 nebo „OK“ přenést skupinu do zadání

6. potvrdit nastavení a provést výpočet pomocí F2

Založení množstevní slevy

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. vyhledat příslušný artikl pomocí F5 nebo

3. kartu artiklu otevřít v režimu oprav pomocí F4 nebo

4. zadat novou detailní položku klávesou F3 nebo - vybrat „Množstevní slevu“ a potvrdit F2

5. vyplnit „kód slevy“ – max. pět znaků – identifikace v systému

6. vybrat „skupinu slev“, ve které bude sleva uplatněna, v okně Alt+¯ nebo a pomocí F2 nebo „OK“ přenést skupinu do zadání

7. doplnit „popis slevy“ a v případě potřeby omezit datumově „platnost slevy“

8. „zdroj položky“ ponechat nastaven na nule

9. do položky „limitní počet“ zapsat množství odebraného zboží, nad které bude sleva uplatněna

10. do kolonky „sleva“ vypsat číselně hodnotu slevy v procentech

11. pomocí F2 nebo „OK“ uložit nastavení slevy

12. klávesou F2 nebo uložit změny u partnera

Specifická sleva artiklu

Specifická sleva artiklu se přiděluje k artiklu ze seznamu systémových slev. Aby sleva mohla být uplatněna, musí být povolena na kartě artiklu - záložka „Slevy“ - Slevy povoleny. Jedná se o slevu, která může být uplatněna u více artiklů. Změní-li se u jednoho artiklu, změní se automaticky i u ostatních artiklů.

Povolení specifické slevy pro konkrétní artikl

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. vyhledat příslušný artikl pomocí F5 nebo

3. kartu artiklu otevřít v režimu oprav pomocí F4 nebo

4. vstup na záložku „Slevy“

5. v kolonce „Slevy …“ vybrat z katalogu pomocí Alt+¯ nebo „Slevy povoleny“ a pomocí F2 nebo „OK“ přenést skupinu do zadání

Povolení specifické slevy pro vybranou skupinu artiklů - hromadné

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. vyhledat příslušnou skupinu artiklů pomocí F5 nebo

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení parametrů

4. na záložce „Slevy“ vybrat „Sleva na položce “

5. pomocí Alt+¯ nebo vybrat z katalogu „Sleva povolena“ a pomocí F2 nebo „OK“ přenést skupinu do zadání

6. potvrdit nastavení a provést výpočet pomocí F2

Založení specifické slevy

1. hlavní okno systému, menu Katalogy / Systémové slevy

2. nová sleva – pomocí F3 nebo „Přidat“

3. vyplnit „kód slevy“ – max. pět znaků – identifikace v systému

4. doplnit „popis“ slevy a v případě potřeby omezit datumově „platnost slevy“

5. „zdroj položky“ vybrat z katalogu pomocí nebo Alt+¯ příslušný údaj

6. v kolonce „pobočka“ vybrat z katalogu pomocí nebo Alt+¯ – povinný údaj!!!

7. „skupina artiklů“ – vybrat všechny artikly („*“) ze skupin artiklů pomocí nebo Alt+¯ (bude omezeno přidělením specifické slevy u jednotlivého artiklu)

8. „číslo artiklu“ – ponechat prázdné

9. do kolonky „sleva“ vypsat číselně hodnotu slevy v procentech

10. uložit slevu pomocí F2 nebo „OK“

11. zavřít seznam slev pomocí „Esc“

Přidělení specifické slevy artiklu

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. vyhledat artikl pomocí F5 nebo

3. mezerníkem otevřít kartu artiklu

4. menu Doklad / Specifické slevy artiklu nebo Alt+D / C

5. pomocí F3 nebo „Přidat“ založit novou specifickou slevu artiklů

6. v kolonce „kód slevy“ vybrat příslušnou slevu z katalogu Systémových slev pomocí Alt+¯ nebo a klávesou F2 nebo OK přenést kód do slev artiklu

7. uložit nastavení specifické slevy klávesou F2 nebo OK

8. zavřít okno slev klávesou F2 nebo OK

Maticové slevy

Maticová sleva umožňuje zadání slevy na základě kombinace odebraného množství a ceny za něj. Množstvím se myslí počet položek dokladu a cenou celková cena za doklad.

Matici je poté možné přiřadit typu partnera. Maticové slevy jsou uplatňovány na objednávkách přijatých.

Protože jsou uplatňovány na konci zpracování objednávky (při uzavírání), zapisují se do pole Sleva5. V té chvíli probíhá výpočet na základě cen po slevách, proto je potřeba při případném opakování výpočtu maticových slev nejdříve smazat již uplatněné maticové slevy z prvního použití. To je možno provést na objednávce přijaté v menu Doklad / Odstranit maticové slevy.

Zadání maticové slevy do systému:

menu Katalogy / Maticové slevy
v seznamu maticových slev stisknout tlačítko Přidat
vyplnit povinný údaj Kód matice slev a dle uvážení ostatní údaje

záznam uložit (před pořizováním jednotlivých řádků musí být matice uložená) a znovu otevřít do oprav (zadávání řádků)
stiskem tlačítka Matice slev vstoupit do zadání jednotlivých řádků matice
tlačítkem přidat se otevře formulář pro zadání řádku matice

zadat jednoznačný kód slevy
částku od – do, počet řádků od – do a slevu pro tuto kombinaci
potvrdit zadání stiskem OK
body a až c opakovat do zadání všech požadovaných kombinací

ve spodní části okna je možné matici otestovat zadáním částky a počtu řádků

Kaskády matic

Kromě samotné matice slev lze na typ partnera nastavit kaskádu matic (kaskáda má před maticí přednost). Kaskáda matic je sestoupení = uplatnění více matic slev na jeden obchodní případ, kdy je zde navíc možné vybrat, zda se pracuje s cenami bez DPH nebo s DPH, současně lze zadat podmínku na artikl či skupinu artiklů, dále na formu úhrady a dopravu. V kaskádě se při zadání skupin matic určuje průchod při uplatnění – první nebo druhý. Neznamená to ovšem, že by nejdřív byly uplatněny slevy v prvním průchodu a pak ve druhém. Význam spočívá v oddělení výpočtu – všechny uplatněné slevy (či přirážky, pokud je sleva zadána se záporným znaménkem) se nakonec sečtou. Stejně jako u maticových slev se slevy vypočtené kaskádou zadají na položky objednávek do pole Sleva5.

Zadání kaskády matic do systému:

menu Katalogy / Kaskádové matice
v seznamu kaskád stisknout tlačítko Přidat
vyplnit povinný údaj Kód kaskády, dle potřeby další údaje (zatím se nepracuje s platností) a kaskádu uložit (před zadáváním skupin je potřeba mít kaskádu založenou)
stisk Otevřít pro zadání skupin a poté stisk Skupiny matic
stisk Přidat pro zadání nové skupiny

vyplnit průchod (pořadí), kód skupiny, podmínky pro uplatnění – skupinu či číslo artiklu (lze použít i se dvěma tečkami jako na obrázku výše), formu úhrady či dopravu (pokud na objednávce není zadaný údaj vyplněn, matice se neuplatní) a hlavně matici (jejich tvorba viz výše). V zadávání podmínky pro skupiny lze též použít znak *, který znamená, že bude matice počítána pro všechny artikly na objednávce nebo znak #, která určuje, že se matice uplatní na všechny ostatní skupiny, které nejsou v kaskádě uvedeny ve shodném průchodu.
po vytvoření všech skupin matic stiskem OK dokončit zadání a nakonec OK pro zavření kaskády.

Vylučovací slevy

Pokud je na slevě nastaven zdroj položky v hodnotě 700 až 800, a tato sleva je na dokladu přidělena, ruší všechny ostatní slevy, které systém na položku vložil. Je-li pro daný zdroj položky přiděleno více slev, uplatní se všechny = navzájem se nevylučují.

Evidence obalů

Evidence obalů v IS Signys umožňuje každému artiklu v ceníku přičlenit obal, který následně vstupuje do všech pohybů souvisejících s položkou (do příjmů, do výdajů).

Z těchto pohybů je pak možné sestavit analýzou obalů sestavu pro výkaz Eko-Kom.

Před řádným spuštěním a fungováním evidence obalů je třeba nadefinovat potřebné číselníky a algoritmy pro správné fungování obalů, dále zadat všechny obaly, které jsou využívány a následně tyto obaly připojit k ceníkovým kartám.

Naplnění číselníků a algoritmů pro výpočet analýz

Při definování číselníků a algoritmů pro výpočet je třeba přesně dodržet následující strukturu a definici tabulek.

Naplnění typů obalů

Hlavní menu – Katalogy – Evidence obalů – menu Katalogy – Katalogy a číselníky – Typ obalu.

Pomocí tlačítka „Přidat“ naplnit následující strukturu:

Typ obalu	Popis
0	-
300	Vlastní výroba
310	Vámi dovezené do ČR
320	Vámi nakoupené na vnitřním trhu ČR

Naplnění druhů obalů

Hlavní menu – Katalogy – Evidence obalů – menu Katalogy – Katalogy a číselníky – Druh obalu.

Pomocí tlačítka „Přidat“ naplnit následující strukturu:

Druh obalu	Popis
0	-
200	Pro jedno použití
210	Pro opakované použití

Naplnění způsobů zpoplatnění obalů

Hlavní menu – Katalogy – Evidence obalů – menu Katalogy – Katalogy a číselníky – Zpoplatnění obalu.

Pomocí tlačítka „Přidat“ naplnit následující strukturu:

Zpoplatnění obalu	Popis
0	-
400	Zpoplatněný
410	Přeplacený
420	Neplacený
430	Exportovaný

Naplnění určení obalů

Hlavní menu – Katalogy – Evidence obalů – menu Katalogy – Katalogy a číselníky – Určení obalu.

Pomocí tlačítka „Přidat“ naplnit následující strukturu:

Určení obalu	Popis
0	-
100	Spotřebitelský
110	Skupinový
120	Přepravní
130	Průmyslový

Naplnění materiálů

Hlavní menu – Katalogy – Evidence obalů – menu Katalogy – Katalogy a číselníky – Materiály.

Pomocí tlačítka „Přidat“ naplnit následující strukturu:

Pořadí	Materiál obalu	Popis
0	-	-
0	1	1
1	Měkké plasty	Měkké plasty
10	Dřevo a textil	Dřevo a textil
11	Jiné	Jiné
2	Pevné duté plasty	Pevné duté plasty
3	Pevné duté plasty nad 5 L	Pevné duté plasty nad 5 L
4	Vlnitá lepenka	Vlnitá lepenka
5	Papír	Papír
6	Sklo	Sklo
7	Kovy	Kovy
8	Kovy nad 5 l	Kovy nad 5 l
9	Kombinované materiály	Kombinované materiály

Naplnění kódů materiálů obalů

Hlavní menu – Katalogy – Evidence obalů – menu Katalogy – Katalogy a číselníky – Kódy materiálu obalu.

Pomocí tlačítka „Přidat“ naplnit následující strukturu:

Pořadí	Kód materiálu	Popis
0	-	-
1	PET	PET
2	PE	PE
3	PVC	PVC
4	PP	PP
5	PS	PS
6	FE	FE kovy
7	AL	AL kovy
8	Jiné	Jiné

Naplnění algoritmů výpočtů pro řádek

Hlavní menu – Katalogy – Evidence obalů – menu Nástroje – Algoritmus výpočtu pro řádek a potvrdit otázku „Ano“.

Pomocí tlačítka „Přidat“ naplnit následující strukturu:

Řádek	Materiál	Kód materiálu	Koeficient
1	Měkké plasty	PET	0
2	Měkké plasty	PE	0
3	Měkké plasty	PVC	0
4	Měkké plasty	PP	0
5	Měkké plasty	PS	0
6	Měkké plasty	Jiné	0
7	Pevné duté plasty	PET	0
8	Pevné duté plasty	PE	0
9	Pevné duté plasty	PVC	0
10	Pevné duté plasty	PP	0
11	Pevné duté plasty	PS	0
12	Pevné duté plasty	Jiné	0
13	Pevné duté plasty nad 5 L	PET	0
14	Pevné duté plasty nad 5 L	PE	0
15	Pevné duté plasty nad 5 L	PVC	0
16	Pevné duté plasty nad 5 L	PP	0
17	Pevné duté plasty nad 5 L	PS	0
18	Pevné duté plasty nad 5 L	Jiné	0
19	Vlnitá lepenka	-	0
20	Papír	-	0
21	Sklo	-	0
22	Kovy	FE	0
23	Kovy	AL	0
24	Kovy nad 5 l	FE	0
25	Kovy nad 5 l	AL	0
26	Kombinované materiály	-	0
27	Dřevo a textil	-	0
28	Jiné	-	0
29	Nápojové kartony	-	0

Naplnění algoritmů výpočtů pro sloupec

Hlavní menu – Katalogy – Evidence obalů – menu Nástroje – Algoritmus výpočtu pro sloupec a potvrdit otázku „Ano“.

Pomocí tlačítka „Přidat“ naplnit následující strukturu:

Sloupec	Určení obalu	Určení obalu - Popis	Typ obalu	Typ obalu - Popis	Koeficient
1	100	Spotřebitelský	300	Vlastní výroba	0
2	100	Spotřebitelský	310	Vámi dovezené do ČR	0
3	100	Spotřebitelský	320	Vámi nakoupené na vnitřním trhu ČR	0
4	110	Skupinový	300	Vlastní výroba	0
5	110	Skupinový	310	Vámi dovezené do ČR	0
6	110	Skupinový	320	Vámi nakoupené na vnitřním trhu ČR	0
7	120	Přepravní	300	Vlastní výroba	0
8	120	Přepravní	310	Vámi dovezené do ČR	0
9	120	Přepravní	320	Vámi nakoupené na vnitřním trhu ČR	0
10	130	Průmyslový	300	Vlastní výroba	0
11	130	Průmyslový	310	Vámi dovezené do ČR	0
12	130	Průmyslový	320	Vámi nakoupené na vnitřním trhu ČR	0

Zadání obalů

Po naplnění všech číselníků a algoritmů je třeba přistoupit k dalšímu kroku – naplnění všech druhů obalů používaných ve společnosti.

Je nutné zadat skutečně všechny druhy obalu pro každé zboží, protože následně na artikly je možné vždy pověsit pouze jeden obal, není možné obaly vzájemně kombinovat.

Menu Katalogy / Evidence obalů,
F3 nebo založit nový doklad,
Zadat hlavičku obalu – kód (max. 10 libovolných znaků), název, popř. popis,
Druh obalu – vybrat z katalogu,
Určení obalu – vybrat z katalogu,
Typ obalu – vybrat z katalogu,
Způsob zpoplatnění – vybrat z katalogu.

Dále je třeba vyplnit jednotlivé materiálové složky:

znovu F3 nebo - otevře se následující okno, kde se zadá

Materiál – vybrat z katalogu,
Kód materiálu – vybrat z katalogu,
Hmotnost – zadat hmotnost obalu v kg (důležité a povinné),
Procenta množství – kolika procenty se materiál podílí na obalu (není nutné, volitelné),
Popis není povinný, je možné jej vynechat.
Potvrdit „Ok“.
Opakováním bodů 8. – 14. zadat všechny materiálové složky.
Klávesou F2 uložit obal.

DŮLEŽITÉ

Od verze 1452 lze jednotlivé definice materiálů zadávat přímo na detaily obalu, tedy na samotné materiály, což umožňuje sledování a vykazování kombinovaných obalů. Analýza (tedy výpočet spotřeby) při použití těchto nových nastavení se připravuje.

UPOZORNĚNÍ

Zakládání jednotlivých obalů vyžaduje samozřejmě znalost tvorby obalů a jejich vykazování a základní možnosti kombinování materiálu a kódu materiálu.

Povolená vzájemná kombinace materiálu a kódu materiálu je uvedená v následující tabulce:

Materiál obalu	Kód materiálu
Měkké plasty	PET
Měkké plasty	PE
Měkké plasty	PVC
Měkké plasty	PP
Měkké plasty	PS
Měkké plasty	Jiné
Pevné duté plasty	PET
Pevné duté plasty	PE
Pevné duté plasty	PVC
Pevné duté plasty	PP
Pevné duté plasty	PS
Pevné duté plasty	Jiné
Pevné duté plasty nad 5 L	PET
Pevné duté plasty nad 5 L	PE
Pevné duté plasty nad 5 L	PVC
Pevné duté plasty nad 5 L	PP
Pevné duté plasty nad 5 L	PS
Pevné duté plasty nad 5 L	Jiné
Vlnitá lepenka	-
Papír	-
Sklo	-
Kovy	FE
Kovy	AL
Kovy nad 5 l	FE
Kovy nad 5 l	AL
Kombinované materiály	-
Dřevo a textil	-
Nápojové kartony	-
Jiné

Z výše uvedeného plyne, že založit obal, kde bude materiál např. „Papír“ a k němu přidělit kód materiálu „Jiné“ není vhodné, v následné analýze obalů se takový materiál neukáže.

Přiřazení obalu na ceníkovou kartu

Obal je možné přiřadit buď jednotlivě nebo pomocí skupinových operací. Na každém artiklu bude definován typ obalu, který se potom bude automaticky k položce přidávat při příjmu a výdeji zboží.

Na každé kartě artiklu je možné mít zadaný pouze jeden kód obalu.

Jednotlivé přiřazení obalu

Otevřít modul ceník pomocí Ctrl+B,
Pomocí F5 nebo vyhledat konkrétní kartu,
Pomocí F4 nebo otevřít v režimu oprav,
Na kartě artiklu stisknout F3 nebo , v okně „Nová detailní položka artiklu“ vybrat „Obal artiklu“,
„Kód obalu“ vybrat z katalogu pomocí nebo „Alt+¯“ a přenést na „Obal artiklu“ pomocí F2 nebo,
„Obal artiklu“ potvrdit pomocí F2 nebo „OK“,
Kartu artiklu uložit pomocí F2 nebo

Skupinové přiřazení obalu

Otevřít modul ceník pomocí Ctrl+B,
Pomocí F5 nebo vyhledat skupinu artiklů
menu Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení parametrů, záložka „Detaily“ – zaškrtnout „Obal“ a pomocí nebo „Alt+¯“ vyhledat konkrétní obal a přenést ho pomocí F2 nebo,
Potvrdit skupinové nastavení pomocí F2 nebo „OK“ – provede se skupinové nastavení,
Okno uzavřít.

Analýzy obalů

Po zadání obalů na jednotlivé ceníkové karty dojde následně při výdejích a příjmech ceníkové položky také k doplnění příslušného obalu.

Od doplnění je také možné sestavit analýzu obalů pro Eko-Kom. Do této analýzy budou zobrazeny všechny obaly, které od zadání na ceníkovou kartu prošly příjmy a výdaji. Není tedy možné zadat obaly na karty a pak dělat analýzu zpětně – na pohybech položek před přidělením obalu žádné informace o obalu nejsou a proto ani zpětná analýza není možná.

Spuštění analýzy:

Menu Katalogy / Evidence obalů,
V „Seznamu obalů“ menu Analýzy / Součty obalů,

Zadat datum, za které má k analýze dojít,
Je možné pomocí nebo „Alt+¯“ vybrat „Druh“, „Určení“, „Typ“ a „Zpoplatnění obalu“.

„Druh“ a „Zpoplatnění“ jsou povinné údaje pro tiskové sestavy (na základě těchto údajů systém doplní údaje do tiskové sestavy):

Druh obalu 200 vytiskne se text „Obaly, které nevyhovují kritériím §13, odst.2“,

Jiný druh obalu vytiskne se text „Obaly, které vyhovují kritériím §13, odst.2“ a dále text

„Uvádíte obaly včetně obalů vrácených proti záloze“.

v sekci „Evidence“ vybrat požadované typy dokladů (většinou výdajové doklady),
potvrdit zadaná kritéria analýzy pomocí F2 nebo „OK“.

Následnou analýzu je pak možné vyexportovat do Excelu nebo z ní opsat údaje do formuláře Eko-Kom, popř. i využít tiskové sestavy:

Výkaz o produkci obalů (sblg6104.pts),

Obaly – výkaz (sblg6101.pts),

Obaly - statistická evidence (sblg6103.pts),

Obaly - vyřazené obaly (sblg6102.pts).

Evidence partnerů - Adresář

Význam položek

Hlavní formulář

Stát

Pole je možné vyplnit jednak ručně, ale též přes číselník kódů zemí. Při vyplnění z číselníku jsou na kartě partnera též naplněny údaje o kódu země a pomocné kódy země pro DPH a Intrastat.

V číselníku kódů zemí lze nastavit další údaje jako např. měnu, či ISO kódy zemí (používáno pro tvorbu odeslaných zásilek pro přepravce DPD a Dachser). Zapnutí povinnosti alternativní sazby DPH je funkční, pokud je tato povinnost zapnuta i v globálních parametrech – bližší informace v technické příručce.

DPH

Označení plátce / neplátce DPH, a to i z pohledu Evropské unie. Velký význam má na sestavení přiznání k DPH.

Stav

Informativní údaje o firmě:

Aktivita

Přepínání aktivního partnera na pasivního a zpět je možné buď kliknutím myši na ikonu v poli Stav na kartě partnera (v režimu oprav i prohlížení) nebo pomocí menu Doklad / Status (pouze v režimu prohlížení). Označení aktivity/pasivity partnera se využívá např. pro potřeby odlišení dodacích a fakturačního místa při výdeji, pokud má partner pobočky.

Kredit

Kredit partnera – částka, za kterou může partner odebírat zboží bez platby v hotovosti – včetně DPH. Kredit je tedy hodnota volného kreditu + nezaplacených pohledávek partnera. Jestliže je zadána hodnota Kredit, je poté prováděna při výdeji zboží kontrola na odběr zboží v maximální hodnotě volného kreditu.

Položka je editovatelná pouze pro uživatele s daným přístupovým oprávněním.

Volný kredit – částka, která partnerovi zbývá k volnému odběru zboží po zohlednění všech nezaplacených pohledávek. Při používání funkce Blokace partnerů tuto částku vyplňuje funkce. Při výdeji na dodací list vydaný je kontrolována hodnota výdeje tak, aby nepřesáhla volný kredit.

Položka je editovatelná pouze pro uživatele s daným přístupovým oprávněním.

Společně s kreditem se nastavuje pole Debet.

Debet

Hodnota zde nastavená se dá využít při aktualizaci obratů, kdy je možné nastavit, že pokud výše nezaplacených pohledávek přesáhne uvedenou částku, bude partner nastaven na stav Blokovaný.

Pozice

Pozice umístění dokladů partnera (např. číslo šanonu atd.)

Strom partnerů

Partner může být zařazen do stromového členění.

Záložka Obchodní údaje

Zdroj

Zdroj odkud byl partner získán. Na pole je navázán volný číselník (údaj pole není na číselník kontrolován).

Pořízeno

Datum pořízení partnera. Při zadávání nového partnera je zadáno automaticky dnešní datum. Datum lze přepsat.

Pořídil

Jméno operátora / obchodního zástupce, který partnera zadal do databáze. Je zadáváno automaticky jméno uživatele, který je přihlášen do systému.

Kontakt

Datum posledního nebo předpokládaného kontaktu partnera - podle evidence uživatele.

Dealer

Číslo dealera – vazba na katalog dealerů. Údaj se z partnera přenáší na položky prodejních dokladů.

Dealer 2

Pole navázáno na stejný katalog. Jde o pomocný údaj

Referent

Jméno obchodního zástupce, ke kterému partner spadá. Pole je navázané na seznam uživatelů, ale není nutné ho používat = je možné zapsat libovolný text.

Kód provize

Pole navázáno na stejný katalog. Zadaný údaj se může přenášet na položky dokladů.

CreditCheck

Stav podle prověření u společnosti CreditCheck – více viz základní příručka.

Záložka Finanční obraty

Sleva

Sleva, která je partnerovi přidělena na veškeré odběry podle velikosti obratu v letošním roce a podle nastavených finančních limitů v obratových slevách. Sleva se aktualizuje při aktualizaci obratů partnera.

Maximální sleva

Hodnota maximální slevy pro partnera, která mu může být poskytnuta. Pokud je zároveň definována i maximální sleva na artiklu, uplatní se omezení nižší slevy z těchto dvou.

Minimální rabat

Hodnota minimálního rabatu pro partnera, která mu může být poskytnuta. Pokud je zároveň definován i minimální rabat v parametrech firmy, uplatní se omezení z partnera. Ovšem min. rabat zadaný na kartě artiklu má prioritu nejvyšší.

Limity

Přiřazení společných nebo individuálních limitů partnera. Podle těchto limitů je vypočítávána sleva partnera. Společné limity partnerů jsou stanovovány pro celý adresář partnerů v Seznamu globálních limitních obratů v menu Katalogy. Individuální limity partnera se definují přímo u partnera na záložce Obratové slevy.

Datumy blokace

Specifická pole, jejichž využití souvisí s použitím speciální procedury blokací partnerů.

Záložka Součty dokladů

Na této záložce jsou nasčítávány údaje ze závazků, pohledávek, příjemek a výdejek, a to podle podmínek, zadaných v analýze obratů. Údaje mohou být nasčítávány za určité období, jednotlivě s nebo bez DPH.

Pro doklady Pohledávky a Závazky jsou definovány údaje:

Celkem

Celková částka pohledávek / závazků u partnera podle podmínek v analýze obratů.

Neuhrazené

Neuhrazená částka pohledávek / závazků u partnera. Hodnota odpovídá podmínkám zadaným v analýze obratů.

Po splatnosti

Neuhrazená částka pohledávek / závazků u partnera po splatnosti. Hodnota odpovídá podmínkám zadaným v analýze obratů.

Pro doklady příjemky a výdejky jsou definovány údaje:

Celkem

Celková částka příjemek / výdejek u partnera. Hodnota odpovídá podmínkám zadaným v analýze obratů.

Záložka Ostatní

Bankovní spojení dodavatele

Pole umožňuje vybrat jeden z 5 účtů z parametrů firmy a je použit během přenosu partnera na faktury i při vytvoření faktury z dodacího listu, objednávky apod. Používá se i pro automatické generování faktur během hromadného výdeje.

Koeficient faktoringu

Koeficient dané firmy pro modul Faktoring.

Klasifikace

Možnost zatřídit partnera podle uživatelsky definovaných klasifikací.

Záložka Příznaky

Typ fakturace

Definice typu fakturace pro partnera:

Normální - fakturace probíhá ve většině případů v návaznosti na každý dodací list

Souhrnná - partnerovi probíhá vystavení faktury na základě více dodacích listů

Při nastavení fakturace "Souhrnná" a požadavku na fakturaci normální, systém uživatele upozorní na odlišný typ fakturace.

Blokace

Nastavení partnera:

Volný partner - u partnera jsou povoleny veškeré operace pro výdej zboží. Při používání funkce Blokace partnerů dochází k jeho přepínání touto funkcí

Blokovaný partner - partner je zablokován a není u něj možný výdej zboží na dodací list vydaný, ovšem prodej za hotové a volné vystavování faktur ano. Při používání funkce Blokace partnerů dochází k jeho přepínání touto funkcí.

Vždy volný partner – u partnera jsou povoleny veškeré operace pro výdej zboží. Při používání funkce Blokace partnerů funkce toto nastavení nemění.

Vždy blokovaný partner – partner je vždy zablokován a nejsou u něj povoleny žádné operace pro výdej zboží. Při používání funkce Blokace partnerů funkce toto nastavení nemění.

Firma / Dodavatel

Definice prioritního dodavatele partnera. Firmy, které budou pro definici použity, musí být označeny kódem v tabulce Seznam parametrů firmy. Tento údaj pro roztřídění vstupuje na každý doklad.

Debet

Označení partnera:

Normal - partner bez obchodních problémů

Dlužník - při tomto nastavení systém při práci s partnerem upozorňuje, že partner je označen jako Dlužník (příjem objednávky atd.)

Kredit

Hodnoty můžou být buď „Normal“ nebo „Mimo limit“. Příznak má vliv na tvorbu objednávek přijatých. Při vkládání partnera na objednávku je kontrolován tento příznak. Pokud je nastaveno "Mimo limit", je uživatel na tuto skutečnost upozorněn. V návaznosti na nastavení přístupových práv může či nemůže uživatel pokračovat v tvorbě dokladu (využívá se oprávnění Debet a kredit partnera - chování systému je zde stejné jako u volného kreditu partnera). Stejná kontrola probíhá i při vstupu do okna pořizování položek na objednávku.

Skupina zalistovaných artiklů

Možnost přidělení skupiny zalistovaných artiklů partnerovi. Skupina je přidělována z katalogu skupin zalistovaných artiklů, který se pořizuje v hlavním menu systému - Katalogy. Vytvoření skupiny je popsáno v základní uživatelské příručce.

Platba

Definice typu prodeje partnerovi - převodem, hotově, obojím způsobem, event. zákaz prodeje. Nastavení se provádí pro HHT, na běžný prodej ze systému položka nemá vliv.

Při použití čtečky karet (viz technická příručka) lze využít volbu „Prodej převodem“ v prodejním terminálu k automatickému přepnutí dokladu z prodejky na dodací list (samozřejmě je potřeba mít vše pro tvorbu dodacích listů z prodejního terminálu nastavené).

e-obchod

Informativní údaj, zda se jedná zároveň o internetového partnera.

Záložka Souřadnice

Zadání zeměpisných hodnot pro zobrazení partnera na mapě (zem. šířka, zem. délka, nadm. výška, UIR kód). Slouží k provázanosti se SW InfoMapa. Dále též pro práci v modulu Google mapy.

Vzdálenost

Vzdálenost partnera od místa uživatele v km.

NUTS zatřídění

Zatřídění partnera dle krajů a okresů. Je možné zajistit, aby se údaje automaticky plnily dle zadaného PSČ partnera (platí pro Českou republiku a Slovensko).

Záložka Zatřídění

Zatřídění partnera z hlediska systému

Středisko

Zatřídění partnera k jednomu z nadefinovaných středisek z katalogu středisek. Položka vstupuje na všechny doklady partnera a může sloužit jako roztřídění dokladů a kritérium pro analýzy dokladů.

Stanoviště

Přidělení stanoviště partnerovi. Položka Stanoviště vstupuje na všechny doklady s adresou partnera a může tedy sloužit jako další roztřídění dokladů a kritérium pro analýzy dokladů.

Klíč členění

Položka Klíč členění vstupuje na všechny doklady partnera a může tedy sloužit jako další roztřídění dokladů a kritérium pro analýzy dokladů.

Pobočka

Číslo pobočky, na které byl partner založen.

Kategorie

Pro účely HHT. Označení fakturační nebo fakturační / dodací adresy.

Počet boxů

Počet boxů partnera. Obecně se jedná o majetek uživatele, zapůjčený partnerovi. Hodnota je aktualizována z evidence DIM.

Segment a Kanál prodeje

Pole jsou využívána v modulu prodejní místa.

VIP

Specifické pomocné označení partnera.

Záložka Zahraniční obchod

Zadání parametrů partnera pro zahraniční obchod – vystavování dokladů pro zahraniční obchod.

Měna

Zadání měny, ve které probíhá prodej partnerovi. V této měně budou vystavovány doklady při výdeji zboží a prodeji partnerovi automaticky.

Režim DPH

Nastavení, zda se s partnerem obchoduje v normálním režimu (výchozí hodnota) nebo zda v režimu registrace DPH.

Typ výpočtu

Nastavení typu výpočtu prodejních cen fakturovaných položek partnerovi.

Tuzemské částky z položek – při prodeji je dodržena korunová částka fakturované položky (prodejní cena v korunách) a na zahraničním dokladu se podle kurzu dopočítává valutová prodejní cena.

Valutové částky z položek – při prodeji je dodržena valutová částka fakturované položky (prodejní cena v cizí měně) a na zahraničním dokladu se dopočítává podle kurzu korunová prodejní cena.

Typ dokladu

Při zapnutí kontroly nastavení tohoto příznaku (zapnutí se provádí v parametrech firmy) systém kontroluje, na jaký typ dokladu je partner přenášen. Kontrola probíhá při tvorbě nabídek, objednávek přijatých bez vazby na sklad, dodacích listů a pohledávek. Pokud je na partnerovi nastaven „Tuzemský doklad“ a partner je vkládán do dodacího listu do zahraničí, systém na neshodu upozorní. Kontrola je prováděna při ruční tvorbě dokladů (např. pomocí F3) ve chvíli, kdy je do něj partner vkládán (např. pomocí Ctrl+A). U tvorby dodacích listů probíhá kontrola též pří výdeji pomocí typů výdejů (tedy výdej z adresáře či z objednávky přijaté). Zde se informace o neshodě objeví před otevřením okna výdeje, a to s dotazem, zda pokračovat či nikoliv.

Záložka Body

Bodové konto

Zobrazuje aktuální stav bodové konta partnera zjištěný na základě poslední provedené aktualizace bodových kont. Hodnota se nasčítává z prodejů dle zadaných bodů na artiklech.

Záložka Ostatní II

Oslovení

Zadání oslovení partnera, které je pak možné dále využít (tvorba korespondence apod.).

DIČ II

Původní DIČ partnera před vstupem do EU.

Komunikační kanál

Předvolená hodnota pro tvorbu tiskových výstupů pro partnera. Pokud mám např. na partnerovi nastaveno E-mail, pak při tisku dokladu není jako výchozí volba Tiskárna, ale právě E-mail. Komunikační kanál se dá nastavit i u uživatelských sestav partnera, ale neuplatňuje se v dávkovém tisku.

Kód IČZ, IČP

Speciální pole pro údaje používané v oblasti zdravotních služeb. Přenáší se na objednávku přijatou.

Dále zde jsou ikony příznaků partnera – zda je či není blokovaný, zda je pasivní či aktivní,…

Záložka Obchod II

Termín kontaktu

Termín příštího kontaktu.

Interval

Interval kontaktů – po jaké době (nejčastěji ve dnech) je partner opět kontaktován.

Kontrola

Datum a jméno uživatele, který provedl kontrolu karty a poté ji označil za zkontrolovanou.

Typ výdeje

Na kartu partnera lze přiřadit typ výdeje ze seznamu typů výdejů. Pokud je zde nastaven a v konfiguračních parametrech partnera je nastaveno, že jej má použít (v adresáři menu Nástroje / Možnosti), nezobrazí se uživateli při stisku Ctrl+F12 nebo seznam typů výdejů, ale použije se přidělený. Pokud se provádí výdej z objednávky přijaté, nezohledňuje se nastavení v parametrech partnera a pokud je typ výdeje na kartě partnera nastaven, automaticky se použije.

Limit pro manipulační poplatek

Pokud je zadán v globálních parametrech artikl pro automatické vkládání manipulačního poplatku na objednávku přijatou s vazbou na sklad, je potřeba zde mít zadanou limitní částku. Vyhodnocuje se částka s DPH. Pokud je objednávka v cizí měně, vyhodnocuje se valutová částka. Pokud na partnerovi limit zadán není, manipulační poplatek není na objednávku zadán.

Celkové chování a parametry nastavení pro automatické vkládání manipulačního poplatku jsou popsány v kapitole Objednávky přijaté.

Záložka Rozvoz

Význam záložky je hlavně pro export údajů do HHT (je však potřeba přenos údajů z této záložky zapnout v Globálních parametrech a výchozích hodnotách – v kategorii Rozhraní pro HHT se volba Varianta nastaví na Rozvozy a parametry). Jsou zde uvedeny dny v týdnu (červená barva znamená, že se v ten den nerozváří a zelená, že se rozváží) a perioda rozvozu (1 znamená každý týden, 2 pak každý druhý týden,…). Dle těchto nastavení lze filtrovat (na záložce „Boxy, rozvozy, zalistované art.“).

Stiskem tlačítka „Parametry rozvozu partnera“ (nebo ikony ) je možné zobrazit další parametry, jako například dohodnutý čas doručení, kód bedny (pokud mají zákazníci přidělené kódy), informace o dodací adrese či kontaktní osoba. Údaje budou přenášeny na doklady, aby mohly být využívány pro plánovače tras (jako např. Tasha) – důležitým údajem je čas doručení. Pro zobrazení těchto parametrů je potřeba licence.

Záložka Skupiny

Skupina

Detailní členění partnerů po skupinách. Zadávání skupin probíhá ze seznamu, nadefinovaného uživatelem. Každý partner může mít libovolný počet skupin (např. ceník - zasílání ceníků, kola - odběr kol, servis - podepsána servisní smlouva atd.). Položka Skupina vstupuje do kritérií výběrů partnerů. Aktivní skupina je na seznamu označena červeným praporkem, pasivní šedým.

Záložka Sortiment

Zadání libovolného množství sortimentů podnikání partnera.

Sortiment

Volné zadání sortimentu podnikání

Poznámka

Poznámka k zadanému sortimentu

Záložka Obratové slevy

Definice obratových slev partnera v případě, že partner má stanoveny individuální limity na záložce Finanční obraty. Pokud má partner nastaveny globální limitní obraty, jsou zde zobrazena a na dokladech uplatňována společná pravidla. Ta lze nastavit v menu Adresář / Katalogy / Katalogy a číselníky / Globální limitní obraty. Pro stanovení slevy vzhledem k zadanému finančnímu limitu se bere v úvahu vyšší údaj z: Obrat Letošní rok nebo Obrat Loňský rok. U každé slevy je možné zadat i platnost slevy od - do. Na základě zadaných obratových slev je při aktualizaci obratů partnera zjištěna sleva v % porovnáním finančních limitů obratových slev a vyšší hodnoty z hodnot Obrat letošní rok / Obrat loňský rok. Tato sleva je poté dosazena do hodnoty Sleva na záložce Finanční obraty a uplatňována na každý výdej partnerovi.

Kód slevy

Jednoznačné označení slevy, max. 5 znaků

Skupina slev

Začlenění slevy do skupiny slev - Základní nebo 1. až 5. kumulativní sleva

Finanční limit

Limit, při jehož dosažení je uplatněna zadaná sleva.

Sleva

Hodnota slevy v procentech.

Popis

Popis obratové slevy

Záložka Obory

Obor

Začlenění partnera podle oborů. Výběr oborů probíhá ze seznamu oborů, nadefinovaných uživatelem. Každý partner může mít libovolný počet oborů. Položka Obor vstupuje do kritérií výběrů partnerů.

Záložka Dokument

Zobrazuje prioritní dokument partnera.

Záložka DIČ

Evidence DIČ partnera pro ostatní země EU, ve kterých je partner registrován.

Záložka Poznámka

Libovolně dlouhá textová poznámka k partnerovi.

Záložka Finance

Zde je možné zadat např. informace o obratech v minulých letech.

Záložka Internet

Údaje potřebné pro provoz internetového obchodu. Jde o důležité údaje internetového partnera. Pole jsou připravena pro možné sloučení běžných partnerů a internetových partnerů (jejich popis je uveden v technické příručce). Údaje jsou využívány při používání internetových objednávek verze 2, kdy se již nepracuje s internetovými partnery, ale přímo s kartami ostrého adresáře.

Od verze 1555 jsou přihlašovací údaje skryté – lze je zobrazit stiskem ikony vpravo.

Import / aktualizace partnerů z datového souboru

Použitím této funkce dojde na základě dat, která jsou obsažena v externím datovém souboru, k

aktualizaci dat u existujících partnerů (shodných s datovým souborem a evidencí v Signysu) a / nebo
založení nových partnerů (při neexistenci partnera v Signysu a v datovém souboru ano)

Datový soubor musí být ve formátu .dat nebo .csv. Obecně se jedná o soubor, kde jednotlivé údaje jsou odděleny středníkem. Samotné údaje však středník obsahovat nesmějí. Jednotlivé sloupce jsou údaje partnera. Styčným údajem mezi datovým souborem a Signysem je údaj „Číslo firmy“ (CF). Jeden ze sloupců v datovém souboru tedy musí obsahovat číslo firmy.

Při spuštění funkce se volí metoda, zda aktualizovat či zakládat nové karty či provádět obojí (blíže popsáno v technické příručce).

POZOR – nelze aktualizovat kontakty. Pokud je soubor obsahuje, dochází vždy k zakládání nových.

Při aktualizaci partnerů dochází:

- dohledání partnera z datového souboru v Signysu pomocí údaje číslo firmy (CF)

- k aktualizaci údajů partnera, které jsou uvedeny v datovém souboru

- údaje, které nejsou uvedeny v datovém souboru, zůstanou ponechány původní tak, jak byly v Signysu

Podmínky pro aktualizaci partnerů:

- datový soubor musí obsahovat údaj „Číslo firmy“. K aktualizaci partnera dochází v případě, že číslo firmy je shodné s číslem firmy v adresáři.

- jestliže je v datovém souboru uvedeno datum, toto musí být ve formátu RRRRMMDD (bez oddělovačů), takže např. datum 1.8.2015 se zadá jako 20150801.

Při importu partnerů dochází:

- k založení partnera s dostupnými údaji podle datového souboru

- k zadání čísla firmy partnera podle číslování v Signysu

Podmínky pro import:

- datový soubor musí obsahovat sloupec pro údaj „Číslo firmy“, který má hodnotu „0“

- datový soubor musí obsahovat povinné údaje pro založení partnera v adresáři - tj. „Typ“ a „Okruh“. Tyto údaje musí být shodné s číselníky uživatele, ke kterému se budou data importovat. Důležité je dodržení velikosti znaků – systém rozlišuje mezi DODAVATEL, Dodavatel či dodavatel.

- jestliže je v datovém souboru uvedeno datum, toto musí být ve formátu RRRRMMDD (bez oddělovačů), takže např. datum 1.8.2015 se zadá jako 20150801.

Postup importu / aktualizace partnerů

vstup do modulu Adresář partnerů
menu Soubor / Import partnerů
výběr cesty, kde je umístěn datový soubor s partnery k importu / aktualizaci, pokračování tlačítkem „Vpřed“
sestavení importovací věty (tzn. výběr položek, které se budou ze souboru importovat). Položky musí být vybrány všechny tak, jak jsou v datovém souboru včetně dodržení pořadí.
vybrat požadovanou metodu zpracování (viz technická příručka)
pokračovat tlačítkem „Vpřed“
kontrola nastavení importu a pokračování tlačítkem „Vpřed“
po průběhu importu a následném pokračování se zobrazí výsledné okno s informacemi o vytvořených či aktualizovaných záznamech. Výsledek je možno vyexportovat.

Podrobněji je problematika importu partnerů rozepsána v technické příručce.

Doklady partnera

Funkce pro vyhledání všech dokladů partnera. Ve filtrech je možné nastavit, aby se zobrazovaly pouze vybrané. Jde pouze o zobrazení všech dokladů v jednom okně. Nové doklady zde pořizovat nejdou. Lze však odsud otevřít doklad jak pro prohlížení tak pro editaci (pokud má uživatel pro daný modul nastavena příslušná přístupová oprávnění)

Pohledávky / nezaplacené pohledávky pro partnera

Funkce pro vyhledání pohledávek nebo nezaplacených pohledávek partnera podle zadaných kritérií. Funkce provádí vyhledání pohledávek z evidence pohledávek stejným způsobem, jako kdyby bylo vyhledávání prováděno přímo v evidenci pohledávek. Výsledný seznam je zobrazen v katalogu pohledávek.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Dotazy / Pohledávky partnera nebo Dotazy / Nezaplacené pohledávky partnera

3. vybrat evidenční řadu pohledávek a potvrdit F2 nebo „OK“

4. zadat event. doplnit kritéria pro vyhledání pohledávek a potvrdit F2 nebo „OK“

5. v okně „Katalog pohledávek“ je seznam požadovaných pohledávek

6. pro opakování nebo upřesnění hledání stisknout F5 nebo a pokračovat od bodu 4

Skupinové součty položek pohledávek partnera

Analýza z modulu pohledávky, kdy je do výběrových kritérií automaticky zadán partner, nad kterým byl dotaz spuštěn. Popis analýzy v kapitole Pohledávky.

Prodejky partnera

Funkce pro vyhledání prodejek partnera podle zadaných kritérií. Funkce provádí vyhledání prodejek z evidence prodejek stejným způsobem, jako kdyby bylo vyhledávání prováděno přímo v evidenci prodejek. Výsledný seznam je zobrazen v katalogu prodejek.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Dotazy / Prodejky partnera

3. vybrat evidenční řadu prodejek a potvrdit F2 nebo „OK“

4. zadat kritéria pro vyhledání prodejek a potvrdit F2 nebo „OK“

5. v okně „Katalog prodejek“ je seznam požadovaných prodejek

6. pro další hledání stisknout F5 nebo a pokračovat od bodu 4

Závazky / nezaplacené závazky pro partnera

Funkce pro vyhledání závazků nebo nezaplacených závazků partnera podle zadaných kritérií. Funkce provádí vyhledání závazků z evidence závazků stejným způsobem, jako kdyby bylo vyhledávání prováděno přímo v evidenci závazků. Výsledný seznam je zobrazen v katalogu závazků.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Dotazy / Závazky partnera nebo Dotazy / Nezaplacené závazky partnera

3. vybrat evidenční řadu závazků a potvrdit F2 nebo „OK“

4. zadat event. doplnit kritéria pro vyhledání závazků a potvrdit F2 nebo „OK“

5. v okně „Katalog závazků“ je seznam požadovaných závazků

6. pro opakování nebo upřesnění hledání stisknout F5 nebo a pokračovat od bodu 4

Objednávky přijaté / vydané partnera

Funkce pro vyhledání objednávek přijatých / vydaných partnera podle zadaných kritérií. Funkce provádí vyhledání objednávek z evidence objednávek stejným způsobem, jako kdyby bylo vyhledávání prováděno přímo v evidenci objednávek přijatých či vydaných. Výsledný seznam je zobrazen v katalogu objednávek přijatých / vydaných.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Dotazy / Objednávky přijaté partnera nebo Dotazy / Objednávky vydané partnera

3. vybrat evidenční řadu dokladů a potvrdit F2 nebo „OK“

4. zadat event. doplnit kritéria pro vyhledání objednávek a potvrdit F2 nebo „OK“

5. v okně „Katalog objednávek přijatých / vydaných“ je seznam požadovaných dokladů

6. pro opakování nebo upřesnění hledání stisknout F5 nebo a pokračovat od bodu 4

Nabídky pro partnera

Funkce pro vyhledání nabídek pro partnera podle zadaných kritérií. Funkce provádí vyhledání nabídek z evidence nabídek stejným způsobem, jako kdyby bylo vyhledávání prováděno přímo v evidenci nabídek. Výsledný seznam je zobrazen v katalogu nabídek.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Dotazy / Nabídky pro partnera

3. vybrat evidenční řadu dokladů a potvrdit F2 nebo „OK“

4. zadat event. doplnit kritéria pro vyhledání nabídek a potvrdit F2 nebo „OK“

5. v okně „Katalog nabídek“ je seznam požadovaných dokladů

6. pro opakování nebo upřesnění hledání stisknout F5 nebo a pokračovat od bodu 4

Výdejky / příjemky partnera

Funkce pro vyhledání výdejek nebo příjemek partnera podle zadaných kritérií. Funkce provádí vyhledání výdejek / příjemek z evidence výdejek / příjemek stejným způsobem, jako kdyby bylo vyhledávání prováděno přímo v evidenci těchto dokladů. Výsledný seznam je zobrazen v katalogu výdejek / příjemek.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Dotazy / Výdejky partnera nebo Dotazy / Příjemky partnera

3. vybrat evidenční řadu dokladů a potvrdit F2 nebo „OK“

4. zadat event. doplnit kritéria pro vyhledání dokladů a potvrdit F2 nebo „OK“

5. v okně „Katalog výdejek / příjemek“ je seznam požadovaných dokladů

6. pro opakování nebo upřesnění hledání stisknout F5 nebo a pokračovat od bodu 4

Opravy a servis partnera

Zobrazení dokladů Opravy a servis (původně reklamace a opravy) daného partnera.

Reklamace partnera

Zobrazení dokladů Reklamace k dodavateli daného partnera.

Pokladní doklady partnera

Funkce pro vyhledání pokladních dokladů partnera podle zadaných kritérií. Funkce provádí vyhledání pokladní dokladů z evidence pokladních dokladů stejným způsobem, jako kdyby bylo vyhledávání prováděno přímo v evidenci pokladních dokladů. Výsledný seznam je zobrazen v katalogu pokladních dokladů.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Dotazy / Pokladní doklady partnera

3. vybrat evidenční řadu pokladní dokladů a potvrdit F2 nebo „OK“

4. zadat kritéria pro vyhledání pokladních dokladů a potvrdit F2 nebo „OK“

5. v okně „Katalog pokladních dokladů“ je seznam požadovaných dokladů

6. pro další hledání stisknout F5 nebo a pokračovat od bodu 4

Partneři k fakturaci

Funkce slouží k zobrazení všech partnerů, kteří mají nevyfakturované dodací listy. Následně je možné provést souhrnnou / kolektivní fakturaci. Podrobný popis je uveden níže v samostatné kapitole.

Objednávky a rezervace k výdeji

Zobrazí se seznam nedodaných položek objednávek přijatých od vybraného partnera. Bližší popis je v kapitole obchodních analýz.

Nepřevzaté výdejky partnera

Pokud se využívá na výdejkách pole „Převzato“, je možné využít funkci k zobrazení dokladů, které mají toto pole prázdné. Funkce se nalézá v seznamu partnerů v menu Dotazy / Nepřevzaté výdejky partnera.

Odeslané zásilky partnera

Zobrazí se seznam odeslaných zásilek na vybraného partnera.

Základní analýzy

Na seznamu partnerů jsou v menu Analýzy k dispozici standardní analýzy týkající se pohybů na skladech, rezervací na skladě (objednávek přijatých), objednávek k dodavateli, pohyby položek nabídek a seznamy zalistovaných artiklů. Jednotlivé analýzy jsou blíže popsány v příslušných kapitolách – analýza pohybů na skladech ve skladové evidenci,…). K těmto analýzám existují i varianty s vyfiltrováním pouze na údaje partnera, ze kterého se funkce pouští.

Dále jsou zde speciální analýzy, které jsou popsány v následující části příručky.

Ceník partnera

Funkce slouží k rychlému zobrazení prodejních cen partnera při aktuálním nastavení cenové politiky. Výstup může sloužit jako kontrola nastavení cenových hladin a slev, ale také pro tisk partnerských ceníků.

Postup provedení:

1. vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A

2. menu Analýzy / Ceník partnera

3. provést vyfiltrování artiklů zadáním podmínek a stisknout OK – otevře se seznam artiklů

4. pomocí kláves Alt+V nebo ikony spustit aktualizaci hodnot na seznamu

5. dle potřeby provést tisk

Výběr údajů na ceníku partnera je vidět na obrázku. Mezi nejdůležitější patří rozpis slev, které mají vliv na konečný výpočet prodejní ceny po slevě.

Pohledávky a odeslané pohledávky

Seznam odeslaných pohledávek.

Zařízení partnera

Seznam zařízení daného partnera. Dostupné i přes ikonu.

Analýza hrubého zisku pro partnera

Zobrazení sumárních údajů prodejů partnerovi. Jedná se pouze o informativní zobrazení údajů na obrazovku, které se netisknou. Analýza je rozdělena do dvou záložek, kdy na první jsou pohledávky a prodejky zvlášť, na druhé pak sečteny.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. menu Analýzy / Analýza hrubého zisku pro partnera

3. zadat filtrovací podmínky a potvrdit OK

Analýza položek pohledávek partnera

Zobrazení seznam položek pohledávek vystavených na daného partnera.

Aktualizace bodového konta

Bodovým systémem se zabývá samostatná kapitola v části obchodní evidence a analýz.

Definice obratů partnera

Zpravidla na začátku nového roku je potřeba provést definici obratů partnera. Tato operace přesune stávající „letošní obrat“ do „obratu loňského“, přičemž letošní obrat bude vynulován a připraven pro pozdější aktualizaci obratů. Původní hodnota loňského obratu bude vymazána.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. menu Analýzy / Definice obratů nebo Alt+A / F

3. potvrdit definici obratů – 2x

Aktualizace obratů partnera

Funkce Aktualizace obratů je součástí modulu Evidence partnerů a slouží k naplnění součtů u jednotlivých partnerů v evidenci na základě daňových a skladových dokladů. Obraty jsou aktualizovány na záložce „Finanční obraty“ a „Součty dokladů“. Aktualizace obratů proběhne pro seznam partnerů, který je aktivní při spuštění analýzy.

Každý daňový doklad (faktura, příjemka, výdejka, pokladní doklad,…) v databázi Signys může obsahovat odkaz na partnera z evidence partnerů. Funkce Aktualizace obratů nasčítá platné (tj. nezrušené a nestornované) doklady systému podle zadaných podmínek (kritérií) a tyto součty uloží k partnerům, na něž se doklady odkazují.

Do aktualizace obratů jsou volitelně zahrnovány tyto doklady: faktury přijaté a vydané, dobropisy vydané i přijaté, prodejky za hotové, příjemky a výdejky a pokladní doklady. Nikdy se nezapočítávají zálohové faktury (přijaté ani vydané), ostatní účetní doklady a bankovní výpisy.

Každý partner obsahuje tyto součtové údaje, které je možné pomocí funkce Aktualizace obratů naplnit:

- Na záložce Finanční obraty hodnotu obratu za letošní rok.

- Na záložce Součty dokladů součtové údaje Celkem za pohledávky a závazky, dále součet neuhrazených pohledávek a závazků a součet za příjemky a výdejky.

Na záložkách jsou i informace, kdy byla aktualizace provedena (datum a čas) a jaké částky (s daní, bez daně) jsou u partnera uloženy.

Základní principy

Omezující podmínky na aktualizaci mají několik hledisek:

1. Časové, tj. omezení na období, do kterého doklady patří.

2. Rozsah partnerů, kteří jsou aktualizováni.

3. Údaje, které jsou aktualizovány.

4. Způsob výpočtu údajů (bez daně, s daní).

5. Dokladové evidence, které jsou do údajů započítávány.

Do aktualizace se zahrnují jen doklady, které jsou platné, tzn. nejsou zrušené ani stornované.

Postup provedení

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. menu Analýzy / Aktualizace obratů nebo Alt+A / U

3. zadat podmínky pro výpočet obratů podle výše uvedených údajů

4. potvrdit aktualizaci tlačítkem „OK“

5. po skončení aktualizace se objeví zpráva, kolik partnerů bylo aktualizováno

Zadávání podmínek

Skupina podmínek Základní podmínky

Základní podmínky

Vymezení časového období pro doklady. Dolní mez je povinná.

Zadává se datum od – do. Dále se volí, které datum se má uvažovat. Lze volit mezi datem pořízení, datem DPH a účetním datem. Doporučuje se datum DPH. Při volbě datum DPH se u dokladů, které jej neobsahují automaticky, uvažuje datum pořízení (příjemky, výdejky, prodejky).

Zde lze zvolit rozsah, pro které partnery se aktualizace provede.

Volba „Aktuální partner“ se automaticky přednastaví při analýze spuštěné z formuláře partnera.

Nakonec se nastaví, jaké typy údajů se na partnerech aktualizují

Komentář a tipy

Možnosti nastavování různých kombinací Období – Partner – Obraty – Součty není samoúčelné a dává aktualizaci velkou pružnost při použití. Je možné např. nezávisle aktualizovat obraty na poslední 3 měsíce, posléze součet závazků a pohledávek za celý rok a nakonec výdej a příjem zboží za pololetí. U konkrétních jednotlivých partnerů lze aktualizovat údaje individuálně, díky možnosti omezení rozsahu za jediného partnera. Aktualizace za jediného partnera je navíc rychlá a lze ji výhodně použít např. během telefonického hovoru se zákazníkem.

Avšak u komplexnějšího a složitějšího používání je vhodné, aby byla stanovena pravidla a principy používání analýzy (třeba v písemné formě, omezení v přístupových právech na spouštění analýzy,…).

Systém napomáhá přehlednosti alespoň do té míry, že je u každého partnera nezávisle uveden datum a čas poslední aktualizace a jaké částky jsou uváděny (bez daně nebo s daní). Systém však (zatím?) neumožňuje ukládat informace o dalších podmínkách.

Skupina podmínek Finanční obraty

Zde se stanoví, zdali se obraty aktualizují nebo ne. Dále se zde volí způsob výpočtu, tj. s daní nebo bez daně. Podmínky v této části se zpravidla často nemění. Slouží hlavně k doladění specifik pro používání u různých uživatelů a firem.

Výpočet obratu

Určuje, zda bude obrat interpretován bez DPH či včetně něj.

Adresa z pohledávek

Každá pohledávka (faktura, dobropis) má možnost zaevidování 3 adres. Volba adresy určuje, ke kterému partnerovi se budou údaje z dokladu přičítat.

Tip

Kombinací této volby a voleb pro aktualizaci obratů a součtů lze docílit, že v obratech jsou údaje za příjemce a do součtů pohledávek se načítají údaje za fakturační (daňové) adresy.

Daňové doklady pro finanční obraty

Zde se uvádí, ze kterých evidencí se obraty načítají.

Faktury vydané a dobropisy vydané. Tato volba je zpravidla vždy zapnutá. Vypíná se např. při požadavku výpočtu obratů pouze z přímého prodeje.

Prodejky ze skladu (přímý prodej). Při zapnutí se započítávají prodejky za hotové. V souvislosti s tím je možné nastavit typ platby, jako výchozí se uvažují pouze prodejky hrazené hotově. Nastavení typu platby je důležité pro případ použití, kdy se prodejky placené kartou (nebo šekem) exportují do faktur (pohledávek) z důvodu sledování úhrad. V tomto případě by se pak obrat za tyto prodejky zdvojnásobil.

Odečíst vratky k prodejkám. Tato volba je z důvodu snížení obratu o příjemky na zboží vrácené k prodejkám. Odečítají se veškeré příjemky v prodejních cenách, které mají na záložce vazeb odkaz na prodejku. (Omezení systému. Systém by chybně snížil obrat o x-násobek ceny z příjemky, kde x je počet vazeb na prodejku u jediné příjemky. To je však nepravděpodobná situace. Podmínkou správného výsledku je tedy jedna vratka a jedna prodejka).

Nespárované daňové pokladní příjmové doklady. Do obratů se započítají příjmy z daňových nespárovaných pokladních dokladů (doklady, které mají jiný příznak typu plnění než Nedaňové plnění a nemají nastaven příznak spárovaní).

Tato možnost řeší situaci, kdy se např. vystaví příjmový pokladní doklad za provedené služby nebo se prodá zboží za hotové bez faktury a bez prodejky (při párování pokladního dokladu s výdejkou se příznak spárování celého pokladního dokladu nenastaví).

Obraty dle fakturační pobočky. Na pobočkách budou obraty ve výši obratů jejich fakturačních adres.

Skupina podmínek Součty dokladů

Zde se nastavují podmínky výpočtu součtů dokladů – např. které součty se aktualizují a v jakých částkách, tj. bez daně nebo s daní.

Možnost součtu příjemek a výdejek je důležitá pro uživatele systému, kteří mají partnery, jimž dodávají (rozvážejí) zboží, avšak zboží samotné jim nefakturují.

Součty dle fakturační pobočky. Na pobočkách budou součty dokladů ve výši součtů dokladů jejich fakturačních adres.

Skupina podmínek Blokace

Zde se nastavují podmínky výpočtu blokací.

Datum splatnosti. Pro nastavení příznaků blokace, volného kreditu či dlužníka je nutné určit, které pohledávky budou posuzovány.

Maximální dlužná částka = debet u partnera. Při zaškrtnutí této volby systém kontroluje pole Debet na kartě partnera a dle této hodnoty vyhodnocuje přiřazení příznaků.

Neuhrazeno od. Určení výše možného debetu, od kterého dochází k blokaci partnera.

Zablokovat partnery dle blokace fakturační pobočky. Nastavení blokování poboček svázaných s fakturační kartou, pokud ona je blokována.

Skupina podmínek Volný kredit

Zde se nastavují podmínky výpočtu volného kreditu.

Započítat neuhrazené pohledávky. Určení, zda má být volný kredit snižován neuhrazenými pohledávkami.

Započítat nevyfakturované dodací listy. Určení, zda má být volný kredit snižován nevyfakturovanými dodacími listy.

Volný kredit dle fakturační pobočky. Na pobočkách budou volné kredity ve výši volných kreditů jejich fakturačních adres.

Skladové blokace

Přímo karty partnera lze založit skladovou blokace nebo zobrazovat blokace na partnera navázané. Popis práce se skladovými blokacemi je popsán níže.

V adresáři v menu katalogy je možné nalézt tyto volby:

- Skladové blokace dokladu = slouží k vytvoření skladové blokace navázané na daného partnera. Pokud neexistuje žádná skladová blokace vytvořená z daného partnera, systém na to upozorní a novou ihned založí. Pokud existuje jen jedna, ihned ji zobrazí. Pokud jich existuje víc, zobrazí se jejich seznam (chování volby jako následující).

- Katalog skladových blokací dokladu = zobrazení blokací vytvořených z daného partnera. Nejdříve se zobrazí seznam jeho skladových blokací a pak je možné založit novou.

- Pohyb/Historie blokací = zobrazí seznam blokací na skladových kartách. Na rozdíl od předchozí volby nezobrazí seznam dokladů blokací, ale přímo seznam zásob na skladových kartách, které jsou nebo byly zablokované (při odblokování zásoby zápis o blokaci v systému zůstává).

Příjem objednávky

Přímo ze seznamu partnerů či z karty partnera je možné vstoupit do stálé objednávky partnera (podrobnější informace o stálých objednávkách v samostatné kapitole níže). Pokud partner nemá stálou objednávku založenu, systém na to upozorní a umožní ji založit.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. vyhledat partnera

3. vstup do stálé objednávky pomocí klávesy F12 nebo

4. standardní postup při zadávání artiklů ve stálé objednávce

Partneři k výdeji

Systém vyhledá všechny partnery, kteří mají založenou objednávku přijatou a na ní nedodané či částečně nedodané položky a tyto položky je možné alespoň částečně vykrýt - vydat. Z výsledného seznamu lze provádět ihned výdej zboží těmto partnerům. Analýza Partneři k výdeji je dynamická, tzn. že probíhá vždy na aktuálních datech. Lze ji provádět v libovolných okamžicích. Při následném provedení nebo provedení na jiné pracovní stanici poté, co na jiné již probíhal výdej pro partnery, jsou veškeré změny brány v úvahu.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. aktivovat vyhledání partnerů k výdeji pomocí Alt+F12 nebo myší

3. zadat kritéria pro vyhledání partnerů k výdeji (ve výsledku analýzy lze zapnout náhled na položky)

4. na zvoleném partnerovi aktivovat výdej ze skladu pomocí Ctrl+F12 nebo myší

5. zvolit a potvrdit typ výdeje, případně potvrdit i následující atributy výdejky

6. jestliže je aktivován režim volného výdeje ze skladu (spodní polovina okna je bílá a vpravo dole je napsáno „Skladové karty“), musí se systém přepnout do režimu výdeje z objednávky dalším stiskem Ctrl+F12 nebo - (spodní polovina okna je žlutá a vpravo dole je napsáno „Rezervace“)

7. režim výdeje z objednávky je totožný s režimem volného výdeje ze skladu

Souhrnná / kolektivní fakturace

Oblasti je věnována celá kapitola v části pohledávek. Zde je tedy potřeba pouze upozornit na možnost individuálního vystavení souhrnné / kolektivní faktury.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. vyhledat partnera

3. zahájit vystavení tuzemské souhrnné / kolektivní faktury pomocí nebo menu Nástroje / Souhrnná/kolektivní faktura tuzemská nebo Nástroje / Souhrnná/kolektivní faktura zahraniční

4. dále postupovat dle návodu v příslušné kapitole níže

Pozn.: pro tvorbě zahraniční faktury je nutné před jejím uložením zadat kurz.

Fakturace dle manažerského deníku

Oblasti je věnována celá kapitola v části pohledávek. Zde je tedy uveden jen základní postup při vystavování faktury vydané přenosem položek z manažerského deníku přímo z karty partnera.

Postup provedení:

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. vyhledat partnera

3. zahájit vystavení faktury pomocí Nástroje / Fakturace dle manažerského deníku

4. dále postupovat dle návodu v příslušné kapitole níže

Skupinové nastavení parametrů partnerů

Tato funkce slouží k nastavení parametrů pro vybranou skupinu partnerů. Před aktivací funkce musí být vybráni partneři, u kterých je potřeba nastavit nebo změnit parametry.

U nastavování číselných údajů (např. Kredit) je při zvoleném údaji brána v úvahu i hodnota „0“.

Parametry:

Obecné

Typ; Okruh; Strom partnerů; Stát; Kód firmy; Kredit; Debet; Okres a kraj

Obchodní údaje

Zdroj; Datum kontaktu; Referent; Dealer; Maximální sleva; Minimální rabat; Pozice; Kód provize

Parametry

Firma; Blokace; Debit; Příznak kredit; Platba; Typ fakturace; Skupina zal. artiklů

Zatřídění

Středisko; Stanoviště; Klíč členění; Pobočka; Kategorie; Plátce DPH; Počet boxů

Ostatní

Koeficient faktoringu; Lhůta splatnosti; Forma úhrady; Klasifikace; Bodové konto; Bankovní účet dodavatele

Obchod

Výchozí měna; Typ výpočtu; Typ dokladu; Režim registrace DPH; Typ výdeje ze skladu; Limity pro manipulační poplatky

Detail – Skupina

Nastavení skupiny partnera

Detail – Obor

Nastavení oboru partnera

Detail – Sortiment

Nastavení sortimentu partnera

Detail – Finance

Finance partnera; Obraty partnera; Individuální obraty partnera

Dokumenty

Nastavení dokumentu partnera

Speciální funkce

Příznak Storno; Evidenční zámek; Příznak Odstranit; Poznámka; Úprava DIČ (volba sloužila k 1.5.2004)

Rozvoz

Nastavení rozvozových dnů

Slevy / Hladiny

Nastavení specifické slevy, volné slevy nebo specifické cenové hladiny pro partnera

Prodejní místa

Hromadné vygenerování prodejních míst

Nastavení skupinových parametrů

1. vstup do adresáře pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 nebo vybrat partnery pro skupinové nastavení parametrů

3. menu Nástroje / Skupinové nastavení parametrů partnerů nebo Alt+N / S

4. zaškrtnutím příslušné volby se aktivuje kolonka, ve které lze pomocí Alt+¯ nebo vybrat z katalogu příslušný parametr pro nastavení - u číselných údajů (Kredit, Lhůta splatnosti, Zdroj) stačí údaj vypsat ručně. Avšak pozor - i hodnota 0 (nula) je hodnotou pro změnu

5. potvrdit volby a provést nastavení stisknutím tlačítka „OK“

Navazující doklad

Přímo ze seznamu partnerů či z karty partnera lze vystavit většinu dokladů, aniž by bylo nutné vstoupit do konkrétního modulu.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Adresář pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 vyhledat konkrétního partnera

3. pomocí Ctrl+E nebo menu Nástroje / Navazující doklady vyvolat nabídku dokladů

4. vybrat typ doklad a stisknout OK

5. vybrat dokladovou řadu (nabídka se objeví, pokud existuje víc dokladových řad) a stisknout OK

6. standardně vyplnit údaje na dokladu (partner je již vložen)

Deník partnera

Deník partnera slouží pro zaznamenávání informací, událostí a poznámek k danému partnerovi.

Pro každý záznam v deníku je možné zadat:

Datum – datum záznamu v deníku
Pořídil – jméno operátora, který záznam pořídil. Automaticky se vkládá jméno operátora, který je přihlášen do systému
Předmět – předmět záznamu v deníku (skupina)
Popis – stručné označení záznamu v deníku
Osoba – jméno osoby, která s partnerem jednala
Poznámka – libovolně dlouhá poznámka k záznamu v deníku

Deník partnera je přístupný jak ze seznamu, tak i z karty partnera.

Vstup do deníku partnera:

1. vstup do modulu Adresář pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 vyhledat konkrétního partnera

3. menu Doklad / Deník partnera

Založení nového záznamu v deníku:

1. pomocí F3 nebo založit nový záznam

2. zapsat potřebné údaje – je-li záznam zakládán z partnera, vloží se jeho údaje automaticky

3. uložit záznam deníku pomocí F2 nebo

Pomocí menu Moduly / Deníky partnerů je možné zobrazit všechny záznamy v denících partnerů.

Manažerský deník partnera

Význam ikon

Ikony určují typ záznamu v manažerském deníku.

placené

placené s příznakem fakturace (záznam je již vyfakturován)

personální

neplacené

jiný

interní

informativní

dokumentace

vývoj

Manažerský deník partnera slouží pro zaznamenávání informací, událostí a poznámek k danému partnerovi. Jde o záznamy s více parametry a hlavně je zde možné zadávat provedené činnosti, které je možné následně fakturovat. Jde tedy převážně o záznam provedených služeb s následnou fakturací.

Pro každý záznam v manažerském deníku je možné zadat:

Typ záznamu – výběr z číselníku. Je-li záznam typu „Placené“, můžou být jeho položky přeneseny do pohledávek.
Status – bližší specifikace záznamu. Výběr z číselníku - povinný údaj.
Typ činnosti – označení prováděné činnosti. Výběr z číselníku – povinný údaj.
Předmět – zkrácený údaj o provedené činnosti
Provedeno – datum provedení činnosti.
Provedl / provedli – jméno operátora, který záznam pořídil. Výběr z číselníku – povinný údaj.
Hodiny – celková doba trvání činnosti.
Termín – doplňující datumový údaj. Možné nastavit přenášení hodnoty z pole Provedeno.
Předběžná cena – předběžná cena činností.
Firma – partner, pro kterého byla činnost provedena. Vazba na adresář – povinný údaj.
Osoba – zástupce partnera. Vazba na kontakty partnera – povinný údaj.
Místo – místo provedení činnosti.

Pole Provedl/provedli, Osoba a Místo je možné vyplnit ručně s tím, že údaj nemusí existovat v číselníku. Na záznamu manažerského deníku jsou též údaje o slevě a celkové ceně. Údaje jsou nepřístupné a jsou vypočtené z činností.

Na seznamu lze ovlivnit barvu textů. Nastavení se provádí pomocí voleb v menu Zobrazit / Možnosti zobrazení.

Záložka Činnosti

Na této záložce se vyplňují provedené činnosti. Systém využívá číselníku činností, jehož položky můžou být svázány s ceníkem.

Ikony na seznamu činnosti

činnost navázaná na artikl v ceníku

činnost bez vazby na artikl v ceníku – ručně

činnost, která má nastaveno, aby se po jejím výběru otevřelo okno pro výběr v ceníku

Význam polí v číselníku činností

Činnost

Název činnosti (je-li vazba na artikl, je pole nepřístupné a údaj odpovídá údaji na artiklu).

Pořadí

Možnost zadání pořadí v seznamu činností.

Popis

Bližší specifikace činnosti

Prodejní cena

Prodejní cena bez DPH (je-li vazba na artikl, je pole nepřístupné a údaj odpovídá údaji na artiklu). Jedná se o základní prodejní cenu.

Sazba DPH

Hodnota sazby DPH činnosti (je-li vazba na artikl, je pole nepřístupné a údaj odpovídá údaji na artiklu).

Analytický účet

Výnosový účet pro fakturaci (je-li vazba na artikl, je pole nepřístupné a údaj odpovídá údaji na artiklu).

Nákupní cena

Význam u zadávání skladových položek (je-li vazba na artikl, je pole nepřístupné a údaj odpovídá údaji na artiklu).

Měrná j.

Měrná jednotka činnosti (je-li vazba na artikl, je pole nepřístupné a údaj odpovídá údaji na artiklu).

Vazba na artikl

Vazba na artikl v ceníku. Vložení vazby se provádí např. kliknutím na , dohledáním artiklu v ceníku a přenesením např. pomocí klávesy F2. Vazbu lze zrušit tlačítkem .

Hladina

Prodejní hladina z artiklu. Určení cenové hladiny lze určit též zaškrtnutím volby „Cena dle typu partnera“.

Přenos z ceníku

Pokud se zvolí první možnost „Hledat v ceníku po vybrání činnosti“, dojde po zvolení činnosti k otevření okna pro vyhledávání artiklů a do manažerského deníku se pak vkládá artikl vybraný v ceníku. V poli „Vzor pro hledání“ je možné zadat řetězec pro filtrování – hodnota se do okna s kritérii pro vyhledávání přenese do „Všechna pole“.

Popis dle ceníku

Je-li nastaveno vyhledávání v ceníku, lze v tomto místě nastavit přenos uvedených údajů z artiklu na pole Popis. Zároveň lze nastavit oddělovač mezi jednotlivými údaji (pokud je jich zaškrtnuto víc).

Záložka Poznámky

Na záložce jsou dvě textová pole – Poznámky a Komentář, kde je možné zadat libovolný text.

Záložka Ostatní

Základní údaje o dokladu jako např. Datum pořízení, Pořídil, Kontroloval a Datum kontroly či další údaje jako Vzdálenost či Čas.

Záložka Zatřídění

Nachází se zde standardní pole Středisko, Stanoviště, Klíč členění a Zakázka. Současně jsou zde vazby na doklad. Hlavní vazbou je odkaz na fakturu vydanou, který automaticky vznikne vyfakturováním činností (současně se typ záznamu změní na „Placené s příznakem fakturace).

Manažerský deník partnera je přístupný jak ze seznamu, tak i z karty partnera.

Vstup do manažerského deníku partnera:

1. vstup do modulu Adresář např. pomocí Ctrl+A

2. pomocí F5 vyhledat konkrétního partnera

3. kombinace kláves Ctrl+Alt+G nebo menu Doklad / Manažerský deník partnera

Založení nového záznamu v manažerském deníku:

1. pomocí F3 nebo založit nový záznam

2. zapsat potřebné údaje – předmět, popis osoba a poznámka, v případě využívání fakturace z manažerského deníku údaje na záložce Činnosti.

3. uložit záznam deníku pomocí F2 nebo

Pomocí menu Moduly / Manažerský deník je možné zobrazit všechny záznamy v manažerských denících partnerů.

Postup zadání činnosti do manažerského deníku:

1. přechod na záložku Činnosti

2. zadat novou činnost

klávesou F3 otevřít okno pro zadání údajů činnosti
vložit činnost buď výběr z pole „Činnost“ nebo „Ktg. int.“ – otevře tak výše popsaný seznam činností nebo ceník. Jak již bylo popsáno, ceník lze otevřít i volbou určité činnosti. To se používá v případě využití možnosti přenosu vybraných údajů artiklu do popisu činnosti.
po výběru činnosti či artiklu přenést např. klávesou F2
doplnit potřebné údaje. V poli „Status“ je možné změnit výchozí hodnotu na „Nefakturovat“.
přístupná je procentuální sleva. Pokud je nutné zadat absolutní slevu, je to možné pomocí tlačítka „Sleva“. Zde se vypíše částka a systém ji přepočítá na procentuální. Podmínkou je mít v tu chvíli uvedenou celkovou cenu (musí být zadán Počet a Cena za MJ).
uložit činnost např. pomocí klávesy F2

3. pokračovat od bodu 2a. se zadáváním dalších činností.

Způsob přenosu činností do položek faktury vydané je popsán v kapitole Pohledávky. Druhou možností je fakturace dle manažerského deníku přímo z partnera. Postup je popsán v kapitole Adresář.

Zobrazení manažerského deníku

Manažerský deník lze zobrazit jako běžný seznam nebo ve formě kalendáře. Přepínání mezi jednotlivými typy zobrazení probíhá pomocí panelu zobrazení záznamů s těmito možnostmi:

zobrazit seznam

zobrazit denní kalendář

zobrazit týdenní kalendář

zobrazit měsíční kalendář

zobrazit roční kalendář

Jakou barvu bude mít položka v kalendáři a jaké bude obsahovat údaje, se nastavuje v možnostech nastavení manažerského deníku (menu Nástroje / Možnosti – záložky Kalendář a Barvy).

Možnosti nastavení

Příznak fakturace záznamu se nastavuje automaticky přenosem činností do položek faktury vydané. Ruční změna příznaku je možná na dokladu v režimu prohlížení volbou menu Doklad / Příznak fakturace.

Na seznamu záznamů manažerského deníku je možné provést nastavení pomocí menu Nástroje / Možnosti.

Záložka Obecné

Zde se nastavují výchozí údaje pro vložení nového záznamu.

Pomocí tlačítka „Načíst záznam“ je možné do polí pro výchozí údaje načíst hodnoty ze záznamu, který byl aktivní v okamžiku otevření možností nastavení.

Záložka Ostatní

Zde je možné nastavit zákaz přenosu nezkontrolovaných položek (záznam v manažerském deníku nemá příznak kontroly – F9) na fakturu a dále automatické vyplnění termínu dle data činnosti.

Záložka Kalendář

Na této záložce se určí, dle jakého data budou záznamy v kalendáři zobrazeny. Zda dle pole Datum činnosti či pole Termín. Význam má pro uživatele, kteří mají tato data rozdílná.

Současně lze určit, jaké údaje budou v kalendáři na záznamu zobrazeny. Je možné zobrazit údaje až z šesti polí (výběr z Činnost, Firma, Místo, Osoba, Provedl, Předmět a Status). Pokud není zadán žádný údaj (ve všech polích je nastaveno Nic), pak se zobrazuje Firma a Činnost.

Záložka Barvy

Na výběr jsou tři možnosti – buď nepoužívat zabarvení záznamů v kalendáři, nebo zobrazovat barvy dle typů záznamů = činnosti (například typ Placené je zobrazen žlutě) nebo dle barev na záznamech (na záložce Ostatní pole Barva v kalendáři). Dle tohoto nastavení se řídí i podbarvení náhledu záznamu (F7).

Dávkové nastavení údajů

Na záznamech manažerského deníku je možné provést dávkovou změnu většiny údajů.

Parametry, které lze změnit:

Základní údaje

Zakázka; Středisko; Stanoviště; Klíč; Typ záznamu; Status, Typ činnosti; Partner, firma

Ostatní

Osoba; Místo; Předmět; Termín; Příznak privátní; Barva záznamu (pro kalendář), Číslo barvy záznamu

Specifické operace – kopírování údajů z jednoho pole do druhého

Typ činnostiàOsoba; Typ činnostiàMísto; Typ činnostiàPředmět; OsobaàPředmět; MístoàPředmět

Nastavení skupinových parametrů

vstup do manažerského deníku
pomocí F5 nebo vybrat partnery pro skupinové nastavení parametrů
menu Nástroje / Dávkové nastavení údajů
zaškrtnutím příslušné volby se aktivuje kolonka, ve které lze pomocí Alt+¯ nebo vybrat z katalogu příslušný parametr pro nastavení. U specifických operací se zaškrtne volba, která se má provést.
potvrdit volby a provést nastavení stisknutím tlačítka „OK“

Tvorba záznamů importem z CSV souboru

Záznamy do manažerského deníku je možné tvořit též importem z CSV souboru. Popis importu je uveden v technické příručce.

Konfigurace parametrů evidence partnerů

Nastavení konfiguračních parametrů, usnadňujících práci v adresáři. Mezi nastavitelné parametry patří:

zobrazení okna pro výběr skladové řady
nastavení skladové řady pro výdej
kopie položek při zadávání nového partnera
zobrazování evidence nepřevzatých výdejek
standardní nastavení rychlého vyhledávání
výchozí hodnoty při zadávání nového partnera

Postup provedení:

vstup do modulu adresář pomocí Ctrl+A
menu Nástroje / Možnosti

Parametry konfigurace

Výdej ze skladu

určuje, zda se před vstupem do režimu příjmu objednávky partnera (F12) zobrazí dialogové okno pro výběr skladové řady nebo zda se použije pro výdej zboží a příjem položek objednávky zde nastavená skladová řada. Současně ovlivňuje zobrazení náhledu objednaných položek partnera (Shift+F7).

Původně mělo nastavení vliv na výdej (Ctrl+F12), ale nyní je toto nastavení již součástí typů výdeje.

Parametry

Nastavení, zda se má název (jeho část) kopírovat do pole Kód či Osoba

Typ výdeje

Pokud je na kartě partnera nastaven typ výdeje, je při výdeji automaticky použit bez zobrazení seznamu typů výdejů, pokud je zde zaškrtnuta volba „Typ výdeje z partnera“.

Pozn. Zaškrtnutí nemá vliv na chování výdeje z objednávky.

Výchozí hodnoty

Lze nastavit výchozí hodnoty vybraných polí pro zakládání nových karet partnerů-

Čtečka karet

Pro komunikaci čtečky karet nebo čipů je potřeba na stanici, které je USB čtečka připojena, provést nastavení.

Port je potřeba zjistit ve správci zařízení. Kompletní nastavení a využití je popsáno v technické příručce.

Návštěvy partnerů

Modul Návštěvy partnerů slouží prioritně pro evidenci návštěv v mobilním řešení Sophia, může však být používán zcela nezávisle.

Pro každý záznam v deníku je možné zadat:

Firma – navázáno na číselník partnerů
Důvod – navázáno na důvod neobsloužení partnera. Je však zde možné vést jakýkoliv jiný číselník důvodů souvisejících s návštěvou
Datum pořízení a Pořídil – jako výchozí je zadáno aktuální datum a přihlášený uživatel
Datum návštěvy a Navštívil
Stav tachometru
Osoba – osoba, která s partnerem jednala
Poznámka – libovolně dlouhá poznámka k záznamu návštěvy

Návštěvy partnerů jsou přístupné ze seznamu Moduly / Návštěvy partnerů.

Smlouvy partnerů

Modul Smlouvy partnerů slouží pro evidenci smluv s jednotlivými partnery, kdy je možné třídit smlouvy dle vybraných polí, zadat několik druhů textových informací, mnoho číselných hodnot a též např. navázat na internetových obchod (pokud je řešen společností Tresoft) – využívat mohou např. obchodníci, kteří tak mají možnost přímo v terénu získat důležité informace o partnerovi.

Smlouvy partnera lze zobrazit z karty partnera použitím ikony nebo pomocí menu Doklad / Smlouvy partnera. Na smlouvě jsou povinná pole Typ a Skupina. Smlouvu lze nastavit jako Pasivní. Partnery lze filtrovat dle existence smluv. Pokud je potřeba zobrazit všechny již zadané smlouvy partnerů (ne jen vybraného), je toto možné provést v hlavním okně Signysu pomocí menu Moduly / Smlouvy partnerů.

Domény partnera

Modul Domény partnera slouží pro evidenci internetových domén.

Pro každou doménu je možné zadat:

Doménu
Její platnost
Popis domény

Domény partnera jsou přístupné přímo na kartě partnera přes menu Doklad / Domény partnera.

Vyhledání partnera na internetu (www.mapy.cz)

Partnera s vyplněnou adresou je možné rychle vyhledat na internetu na adrese www.mapy.cz. Systém vyhledává podle města a ulice zadané na kartě partnera. Podmínkou správné funkčnosti je nastavení URL adresy internetového geografického systému. Přesné zadání je uvedeno v manuálu Obecné funkce v kapitole Parametry firmy.

Postup:

1. vstup do adresáře např. pomocí Ctrl+A

2. vyhledat pobočku např. pomocí F5

3. otevřít do režimu prohlížení např. Enter

4. menu Soubor / Internetová mapa

5. spustí se internetový prohlížeč a zobrazí partnera na mapě

Kontakty

V katalogu Kontakty jsou zobrazeny všechny kontakty, které jsou zadány u partnerů v evidenci partnerů. V tomto katalogu lze provádět potřebné výběry údajů, hromadně rozesílat E-maily, tisknout telefonní seznam atd.

Význam položek v katalogu Kontakty je shodný s položkami v Evidenci partnerů.

Význam ikon

označení partnera pro odeslání SMS nebo E-mailu ze seznamu

Nastavení pro výběry, kterým odpovídají následující ikony, se provádí v menu Nástroje / Možnosti.

výběr pouze elektronických adres (e-mailů) z aktuálního seznamu kontaktů

výběr pouze mobilních telefonů z aktuálního seznamu kontaktů

výběr pouze webových adres z aktuálního seznamu kontaktů

výběr pouze telefonních čísel z aktuálního seznamu kontaktů

(červený čtverec) výběr údajů nad aktuálním seznamem kontaktů na základě uživatelského filtru.

(žlutý čtverec) výběr všech elektronických adres pro aktuální seznam kontaktů

Vstup do modulu

1. menu Katalogy / Kontakty nebo Alt+K / K

Vyhledávání kontaktů

Vyhledávání v modulu Kontakty probíhá standardním způsobem:

klávesa F5 nebo
Ctrl+F nebo
Ins nebo
ikona

Jelikož kontakty vycházejí z adresáře firem, vyhledávací okno je totožné s vyhledávacím oknem v adresáři. Při vyhledávání jsou tedy brány v úvahu všechny možné podmínky vyhledání stejně jako v adresáři.

Nastavení vyhledávání podle elektronických adres

Aby bylo možno vyhledávat požadované elektronické adresy v modulu kontakty pomocí ikon, které jsou zobrazeny v nástrojové liště, je nutno provést přiřazení jednotlivých ikon pro správnou elektronickou adresu. Toto nastavení se provádí následujícím způsobem:

vstup do modulu Kontakty
menu Nástroje / Možnosti
záložka Nastavení filtrů. Zde se přiřadí k jednotlivým filtrům elektronická adresa z tabulky elektronických adres tak, jak jsou zadávány k partnerům.
uložení nastavení
nyní jsou ikony pro rychlé vyhledání jednoho typu elektronické adresy aktivní

Odesílání e-mailů

E-maily mohou být odesílány hromadně (jedna zpráva na více adresátů) nebo jednotlivě (jedna zpráva pro jednoho adresáta). Při odesílání je nutné, aby byly vybrány kontakty s elektronickou adresou typu e-mail.

Hromadné odesílání e-mailů

1. menu Katalogy / Kontakty nebo Alt+K / K

2. vyhledat kontakt nebo skupinu kontaktů pro odeslání e-mailu pomocí F5 nebo . Podmínkou pro výběr kromě požadovaných uživatelem by mělo být zadání „Typ el.adresy = e-mail“ nebo na vybraném seznamu kontaktů použít ikonu , kterou dojde k zobrazení kontaktů pouze s e-mailem na aktuálním výběru.

3. klávesou F9 nebo myší si odznačit adresy, kterým nebude zpráva poslána. Ikona je prioritně zaškrtnuta pro použití adresy.

4. menu Soubor / Odeslat elektronickou poštu – otevře se poštovní správce, do kterého se automaticky přesunou elektronické adresy příjemců

5. postupovat standardním způsobem odesílání elektronické pošty

6. po odeslání elektronické pošty dojde k návratu do seznamu kontaktů

Jednotlivé odesílání e-mailů:

1. menu Katalogy / Kontakty nebo Alt+K / K

2. vyhledat kontakt pro odeslání e-mailu pomocí F5 nebo

3. menu Doklad / Poslat E-mail nebo

4. otevře se poštovní správce, do kterého se automaticky přesune elektronická adresa příjemce

5. postupovat standardním způsobem odesílání elektronické pošty

6. po odeslání elektronické pošty dojde k návratu do seznamu kontaktů

Odesílaní SMS – SMS brána

Odesílání SMS probíhá pomocí SMS brány. Telefonní číslo by mělo být zapsáno v adresáři bez mezer a lomítek, ve tvaru „+420xxx123456“, kde „xxx“ představuje číslo mobilního operátora. Systém Signys spolupracuje například se softwarem:

SMS GateKeeper http://dusek.webz.cz/

DreamCom SMS Kubik http://dreamcom.d2.cz

Tento software je volně stažitelný z internetu na výše uvedených adresách.

SMS mohou být posílány hromadně (jedna zpráva na více adresátů) nebo jednotlivě (jedna zpráva pro jednoho adresáta).

Nastavení

1. menu Katalogy / Kontakty nebo Alt+K / K

2. menu Nástroje / Možnosti /

3. záložka „Nastavení filtrů“ – nastavit filtry výběrem z katalogů nebo pomocí na příslušné položce (např. pro „Telefon“ vybrat telefon, pro „Mobil“ vybrat mobil atd.)

4. na záložce „Hromadné odesílání“

– „Filtr SMS“ nastavit na „mobil“

– SMS brána – pro SMS GateKeeper:

%PROG C:\Program Files\sms134\sms.exe; p:%PREFIX n:%NUMBER m:"%MESSAGE" /MINIMIZE /CLOSE

– SMS brána – pro DreamCom SMS Kubik:

%PROG C:\Program Files\DreamCom\DreamCom.exe; /num %PREFIX%NUMBER /text %MESSAGE /smsemail

5. potvrdit nastavení a uzavřít pomocí F2 nebo „OK“

Hromadné odesílání SMS

1. menu Katalogy / Kontakty nebo Alt+K / K

2. pomocí F5 nebo vyhledat mobilní adresy k odeslání SMS. Podmínkou pro výběr kromě požadovaných uživatelem by mělo být zadání „Typ el.adresy = mobil“ nebo na vybraném seznamu kontaktů použít ikonu , kterou dojde k zobrazení kontaktů pouze s mobilními telefony na aktuálním výběru.

3. klávesou F9 nebo myší odznačit adresy, na které nebude SMS poslána

4. menu Soubor / Hromadné odesílání SMS zpráv nebo

5. okno „Odeslání SMS zpráv“ – napsat text SMS a potvrdit F2 nebo „OK“

Jednotlivé odesílání SMS

1. menu Katalogy / Kontakty nebo Alt+K / K

2. pomocí F5 nebo vyhledat mobilní adresu k odeslání SMS

3. menu Soubor / Hromadné odesílání SMS zpráv nebo okno „Odeslání SMS zpráv“ – napsat text SMS a potvrdit F2 nebo „OK“

Přesun kontaktu

Jedná se o funkci přesunu kontaktu partnera (včetně jeho elektronických adres) na kartu jiného partnera. Na kontaktu je proto záložka „Změna partnera“ – přesun se provádí v režimu oprav: na uvedené záložce se vybere nový partner, okno kontaktu se uloží stiskem tlačítka "OK" a karta partnera se uloží.

Parametry partnera a kontaktu

Pro možnost hledání adresáři je možné využít katalog parametry partnera. Ke každému partnerovi je možné přiřadit potřebný počet parametrů (včetně určení formátu parametru) a jejich hodnot.

Parametry se vybírají z katalogu parametrů partnera. Zadání nového parametru do katalogu je možné v místě zadávání parametru (popis viz níže), kdy se v katalogu stiskne tlačítko „Přidat“. Zde se zadá název parametru, je možné ho zařadit do určité skupiny či druhu. Dále se vyplní z katalogu měrná jednotka, pokud se k hodnotě vztahuje.

Postup zadání parametrů artiklu:

vstup do modulu Adresář
výběr požadovaného partnera, např. klávesou F5 nebo
menu Doklad / Parametry partnera
pomocí tlačítka otevřít katalog parametrů, vybrat požadovaný a potvrdit stiskem tlačítka „OK“
zadat hodnotu parametru a uložit např. stiskem tlačítka „OK“
v případě potřeby zadat více parametrů opakovat bod 4
stiskem tlačítka „OK“ uzavřít okno seznamu parametrů

Evidence artiklů - Ceník

Definice pojmů

Prodejní cena

Každá ceníková, event. skladová karta může mít až 16 prodejních cen - jednu základní prodejní cenu, ozn. Prodej 0 a 15 cenových hladin - Prodej 1 - 15. Prodej 0 je umístěn na hlavní kartě artiklu a Prodej 1 - 15 na záložce „Prodejní ceny“. Na každém artiklu může docházet k různým kombinacím pevných a prodejních cen na různých hladinách.

Pevná prodejní cena

Prodejní cena, která zůstává neměnná bez ohledu na nákupní cenu artiklu. Změnu této ceny provádí pouze uživatel, a to buď přímým zápisem prodejní ceny nebo dopočtem na základě zadané přirážky.

Plovoucí prodejní cena

Prodejní cena, která se mění na základě zadané přirážky a aktuálního průměrného nákupu, tzn. při nákupu zboží a změně průměrné nákupní ceny dojde k přepočtu prodejní ceny, která má nastaven příznak „plovoucí“. Tímto způsobem je zajištěno, že při různých nákupech zboží je při prodeji udržována stále stejná přirážka na zboží.

Přirážka

Procentuální hodnota, o kterou se zvýší nákupní cena a stanoví se tak cena prodejní.

Prodej = Nákup * (1+Přirážka/100)

Přirážka = ((Prodej - Nákup)/Nákup)*100 [%]

Rabat

Procentuální hodnota, o kterou když se sníží prodejní cena, stanoví se cena nákupní.

Nákup = Prodej * (1-Rabat/100)

Rabat = ((Prodej-Nákup)/Prodej)*100 [%]

Vztah mezi Přirážkou a Rabatem

Přirážka = Rabat/(1-Rabat) [%]

Rabat = Přirážka/(1+Přirážka) [%]

Průměrný nákup

Průměrná hodnota nákupní ceny položky zboží. K přepočtu dochází při naskladňování zboží. Průměrný nákup je dán hodnotou skladové karty před naskladněním, počtem MJ na skladové kartě, hodnotou nakupovaného zboží a počtem MJ nakupovaného zboží dle vztahu:

(Počet MJ skladem*Nákup MJ na skladě) + (Počet MJ nakupovaných * Nákup MJ nakupované)

Prům.nákup = ---------------------------------------------------------------------------------------------------

(Počet MJ skladem + Počet MJ nakupovaných)

Záložka Prodejní ceny

Metoda výpočtu prodejní ceny

Nastavení příznaku pevných nebo plovoucích prodejních cen na artiklu. Jestliže budou ceny na jednotlivých hladinách kombinovány (pevné a plovoucí), je nutno nastavit příznak na plovoucí. Při nastavení příznaku na „Pevné prodejní ceny“ nebude brán zřetel na nastavení typu ceny na jednotlivých hladinách a na přirážky a prodejní ceny zůstanou při příjmu zboží zachovány.

Rozmezí nákupní ceny pro výpočet prodejních cen [%]

Pole jsou přístupná pouze v případě nastavení předchozího příznaku na plovoucí prodejní ceny. Jedná se o kontrolu na hodnotu v poli Ceníkový nákup. Pokud je Ceníkový nákup nulový, kontrola dle rozmezí se neprovádí. Pokud je nenulový a zároveň je horní hranice rozmezí nenulová, probíhá kontrola na výsledek tohoto vzorce: (nový průměrný nákup-ceníkový nákup)/ceníkový nákup*100. Pokud je výsledná hodnota v rámci rozmezí, přepočet prodejních cen se neprovádí. Jinými slovy, pokud se nová cena minimálně odlišuje od stanovené, není důvod prodejní ceny přepočítávat.

Akční cena

Nastavení příznaku akční ceny. Výchozí hodnota „Běžná cena“ značí, že na artiklu nebudou uplatněny žádné akční, i když jsou zadány v tabulce akčních cen (zobrazení buď pomocí tlačítka „Akční cena“ nebo ikony . Aby byly akční ceny zde uplatněny, musí být pole nastaveno buď na „Akční cena“ nebo „Výprodej“ či další z příznaků. Podrobnější popis práce s akčními cenami je popsán níže.

Současně je zde tlačítko pro editaci akčních cen, které je přístupné pouze v režimu prohlížení.

Bonus

Výchozí hodnotu Normál lze změnit na hodnotu Bonus.

Prodej Euro

Prodejní hodnota daného artiklu v Euro.

Prodej Valuty

Pouze informativní údaj prodejní ceny ve valutách.

Alternativní sazba DPH

Možnost přiřadit kartě artiklu další sazbu DPH (např pro restaurační prodej) – více viz nastavení v prodejním terminálu.

Záložka Zaokrouhlení

Nastavení způsobu zaokrouhlování prodejních cen artiklu. Zaokrouhlování je platné pro všechny cenové hladiny artiklu, pokud na nich není nastaveno zaokrouhlení hladiny (standardně je z artiklu).

Globální nastavení

Bude použito globální nastavení zaokrouhlení, platné pro celý ceník. To je nastaveno v parametrech firmy.

Lokální nastavení

Bude nastaveno zaokrouhlení platné pouze pro tuto kartu artiklu. Je nutné nastavit parametry zaokrouhlení.

Parametry zaokrouhlení

Nastavení metody zaokrouhlení (bez zaokrouhlení, standardně, vždy nahoru, vždy dolů), ceny, která se bude zaokrouhlovat (prodejní cena bez DPH, prodejní cena s DPH), počet míst pro zaokrouhlení (tisíciny, setiny, desetiny, celé číslo, desítky, stovky, tisíce).

Zaokrouhlení cenové hladiny

Na prodejní cenové hladiny přidána ve verzi 1524 konfigurace zaokrouhlování. Jako výchozí je nastaveno zaokrouhlování dle nastavení na ceníkové kartě. Na cenové hladině je možné dle potřeby nastavit vlastní zaokrouhlování (nenastavuje se na hlavní cenové hladině).

Prozatím je popsaná funkčnost zprovozněna pouze na přepočtu cenových hladin dle přirážek = na ceníkové kartě v režimu editace menu Nástroje / Přepočet prodejní ceny (Shift+Ctrl+P). Postupně bude popsané chování zakomponováno do hromadných operací jako např. Křížový přepočet cen.

Záložka Slevy

Slevy povoleny/zakázány

Nastavení, zda můžou být na artiklu uplatněny slevy.

Množstevní slevy povoleny/zakázány

Nastavení, zda můžou být na artiklu uplatněny množstevní slevy.

Maticové slevy povoleny/zakázány

Nastavení, zda můžou být na artiklu uplatněny maticové slevy.

Max. sleva [%]

Maximální možná sleva, která může být na artiklu uplatněna. Pokud kombinace všech uplatněných slev bude vyšší, systém vypočtenou hodnotu přepíše maximální slevou.

Min. rabat [%]

Minimální rabat pro artikl. Pokud je hodnota zadána, má přednost přes min. rabatem na kartě partnera či globálním min. rabatem v parametrech firmy.

Záložka Příznaky

Skladový režim artiklu

Nastavení skladového režimu artiklu. Zda budou sledovány stavy na skladě (Jedná se o aktivní skladovou položku, běžné zboží) nebo je artikl informační položka (Pasivní skladová položka. Příznak se zapíná na kartě artiklu, který slouží pouze jako informační položka skladu bez sledování stavu na skladě s možností vyskladňování - např. poštovné, doprava, reklamní materiály atd. Tato položka má definovány prodejní ceny, ale neovlivňuje hodnotu skladu - položka bez počtu MJ a nákupní ceny.).

Váhová položka

Jedná se o identifikaci, zda se jedná o zboží, které je potřeba před expedicí zvážit.

Generovat skladové karty

Nastavení, zda mají být z artiklu ihned po uložení automaticky vygenerovány skladové karty.

Dostupnost

Informace o tom, zda je artikl dostupný. Systém je možné nastavit pro kontrolu dostupnosti v jednotlivých oknech pořizování položek na doklad (nastavení v možnostech, tedy v rámci stanice).

Priorita artiklu

Nastavení priority artiklu - normální , střední, vysoká.

Status objednání

Výchozí hodnotu Normální sortiment leze změnit na hodnotu Na objednání.

Délka záruky dodavatel

Délka záruky na artikl od dodavatele. Položka vstupuje na doklady - příjemky.

Délka záruky zákazník

Délka záruky na artikl, která je poskytována uživatelem. Údaj vstupuje na doklady, přenáší se již na objednávku přijatou, kde ho lze dodatečně editovat a dále na výdejku a nakonec na pohledávku.

Sezona

Číselný údaj s informací o sezoně, ke které se zboží váže – předpokládá se vyplnění roku.

Ležák

Příznak, zda se jedná o tzv. ležák, tedy neprodejný artikl, či nikoliv.

Záložka Nákupní ceny

Doplňující údaje o nákupních cenách daného artiklu.

Měna a kurz

Měna a kurz pro zadání nákupní ceny v dané měně

Nákupní cena

Nákupní cena za MJ v dané měně. Shodný údaj s položkou Nákup na hlavním formuláři.

Zdroj nákupu

Výchozí hodnota je „Není definováno“, kterou lze změnit na „Obchodník“ nebo „Výrobce“. Příznak se přenáší na všechny položky na dokladech.

Záložka Účtování

Nastavení analytických účtů pro účtování položky pro výnosy, náklady, zásoby. Účty lze zadávat pouze výběrem z účtového rozvrhu.

Záložka Internetový obchod

Záložka je prioritně určena pro nastavení příznaků pro práci s internetovým obchodem.

Zveřejnit na e-obchodu

Označení položky, zda vstupuje či nevstupuje do internetového obchodu.

e-obchod

Artikl může vstupovat do více internetových obchodů (maximum je 10). Zde se označí, do kterých vstupuje.

Kategorie

Výběr z přednastavených kategorií – specifický příznak pro zobrazování na e-obchodu. Výběr z těchto možností: Artikl, Barva, Konfigurace, Kusovník, Model, Tabulka, Velikost, Výrobce.

Vazba na kusovník

Zda je či není artikl komponentou kusovníku - význam pro zobrazování na e-obchodu – nejčastější způsob využití kusovníků pro e-obchod je při prodeji zboží s velikostmi, barvami,…, kdy hlavičkou kusovníku je informační položka základního označení a při jejím vyhledání pak je teprve možné vybírat konkrétní karty (komponenty kusovníku) s určitou velikostí, barvou,...

Vstup do TOP 10

Nastavení příznaku, zda artikl vstupuje či nevstupuje do TOP 10. Zde je možné vyřadit artikly, které nebudou pro analýzu TO 10 vyhodnocovány.

Novinka

Označení položky, která je novinkou pro internet.

Akce

Označení položky, která je v prodejní akci pro internet.

Tip

Označení položky, která je prodejním tipem pro internet. Je zde mj. k dispozici hodnota TipTV.

Záložka Zatřídění

Firma / Dodavatel

Roztřídění artiklu podle firem / dodavatelů. Firmy, které budou pro roztřídění použity, musí být označeny kódem v tabulce Seznam parametrů firmy. Tento údaj pro roztřídění vstupuje na každou položku dokladu.

Rozbor. kód

Rozborový kód artiklu. Vazba na číselník.

Pobočka

Informativní údaj. Označení, na které pobočce artikl byl zadán. Údaj je automaticky vyplňován.

Středisko

Vazba číselník středisek. Pokud je vyplněno, přenáší se na položku výdejky a pohledávky.

Kód EOD

Kód pro evidenci elektroodpadu. Vazba na číselník.

Kódy EOD artiklu

Jde o evidenci alternativních kódů EOD – na ceníkové kartě lze zadat kódy EOD pro jednotlivé kódy zemí. Údaj zadaný přímo na ceníkové kartě je místní kód EOD. Pro prodej do zahraniční je možné nastavit různé kódy pro různé země.

Pokud se tedy vytváří dodací list a následně faktura vydaná a na dokladu je zadaný např. kód země SK, tak v případě, že má ceníková karta nastavený alternativní kód EOD pro kód země SK, doplní se na položku dokladu = má přednost před kódem EOD zadaným přímo na ceníkové kartě.

Import

Označení artiklu, který byl založen importem (pole není aktualizováno standardním importem artiklů).

Zdroj položky

Pole navázáno na stejný katalog. Zadaný údaj se může přenášet na položky dokladů.

Kód provize

Pole navázáno na stejný katalog. Zadaný údaj se může přenášet na položky dokladů.

Spec. 1 a 2

Jde o číselné údaje, které je možné využít pro další možnosti zařazení artiklů.. Příznaky se přenáší na všechny položky na dokladech.

Spec. pole

Pokud je pole aktivní (hodnota Spec. pole), je znepřístupněno pole Katalog referenční.

Záložka Datumy

Pořízeno

Datum, kdy byl artikl pořízen.

Pořídil

Jméno uživatele, který artikl pořídil.

Změna cen

Datum poslední změny cen na ceníkové kartě. Jestliže je položka s příznakem „Pevné prodejní ceny“, pak změnu zadává uživatel. U položky s příznakem „Plovoucí prodejní ceny“ je datum změněn při každé změně prodejní ceny.

Kontrola

Datum, kdy byla karta označená jako kontrolovaná.

Kontroloval

Jméno uživatele, který provedl kontrolu karty a poté ji označil za zkontrolovanou.

Dostupnost

Datum, kdy bude artikl dostupný. Využívá se na e-obchodu, kdy datum je aktualizováno speciální procedurou. K poli se váže textový popis dostupnosti. Dále je číselné pole „Počet dní dostupnosti.

Záložka Intrastat

Nastavení parametrů artiklu pro hlášení Intrastat a ESL

Kód zboží, statistický znak, země původu

Označení zboží z hlediska Intrastatu.

Intrastat

Položka vstupuje / nevstupuje do Intrastatu.

ESL

Položka vstupuje / nevstupuje do hlášení ESL.

Záložka Body

Systém umožňuje sledovat výši bodového konta zákazníka dle odběrů ohodnocených artiklů.

Bodová hodnota

Ohodnocení artiklu. Číselná hodnota, kterou artikl vstupuje do bodového systému.

Body

Nastavení, zda artikl vstupuje do bodového systému (Bodový systém) nebo ne (Mimo bodový systém).

Body status

Rozlišení bodového hodnocení do dvou možných kategorií – Status body normál / Status body prémie.

Záložka Kontrola

Šarže/expirace

Nastavení příznaku, zda má být na příjmu artiklu vyžadována šarže či expirace. Možné jsou tyto kombinace: Nevyžadovat, Vyžadovat šarži, Vyžadovat expiraci, Vyžadovat šarži a expiraci.

Kód

Nastavení příznaku, zda má být na příjmu artiklu vyžadován kód či doplňkový kód. Možné jsou tyto kombinace: Nevyžadovat, Vyžadovat kód, Vyžadovat doplňkový kód, Vyžadovat kód a doplňkový kód.

Výrobní čísla

Nastavení příznaku pro sledování /nesledování výrobních čísel artiklu. Pokud je nastaveno Sledovat, pak při příjmu systém při potvrzení položky zkontroluje, zda byla výrobní čísla zadána. Pokud ne, objeví se okno pro jejich zadání. Při výdeji je sice nutné okno pro zadání čísel aktivovat (např. Alt+V), ale již jsou zde automaticky načtena a je možné pouze vybírat ta, která mají být na položku výdejky přenesena.

Limit výdeje

Počet měrných jednotek pro poměrové rozdělení zboží při hromadném výdeji. Bližší popis v kapitole hromadného výdeje.

Dny do expirace

Počet dnů do vyexpirování artiklu.

Záložka Cenové hladiny

Nastavení až 15 cenových hladin na artiklu. Každá cenová hladina obsahuje údaje:

Pevná nebo plovoucí prodejní cena

Zadává uživatel, každý artikl může obsahovat různé kombinace pevných () a plovoucích () cen. Při pevné prodejní ceně nelze zadávat procentuální přirážku.

Přirážka [%]

Stejný význam jako na hlavním formuláři. Platná pro konkrétní cenovou hladinu. Zadává uživatel (pouze u plovoucí prodejní ceny).

Přirážka [v]

Stejný význam jako na hlavním formuláři. Platná pro konkrétní cenovou hladinu. Dopočtená procentuální přirážka pro konkrétní cenovou hladinu. Tato přirážka je závislá na vypočtené prodejní ceně ze zadané přirážky, průměrném skladovém nákupu a nastaveného zaokrouhlování na artiklu. Jestliže se jedná o artikl, který má nízkou prodejní cenu a je zaokrouhlován např. na jednotky, může docházet k větším rozdílům mezi zadanou a dopočtenou přirážkou na artiklu.

Rabat [v]

Stejný význam jako na hlavním formuláři. Platná pro konkrétní cenovou hladinu. Dopočtený procentuální rabat pro konkrétní cenovou hladinu. Tento rabat je závislý na vypočtené prodejní ceně ze zadané přirážky, průměrném skladovém nákupu a nastaveného zaokrouhlování na artiklu.

Prodej bez DPH

Prodejní cena na cenové hladině bez DPH. Může být zadána uživatelem nebo dopočítána na základě zadaných přirážek. Při nastavení plovoucích prodejních cen dochází k automatické aktualizaci této hodnoty.

Prodej s DPH

Prodejní cena na cenové hladině s DPH. Položka je dopočítávána.

Měna

Zadání měny, ve které je stanovena prodejní cena na konkrétní hladině.

Popis hladiny

Textový popis cenové hladiny. Úpravu popisů cenových hladin lze provést v modulu Ceník v menu Katalogy / Katalogy a číselníky / Cenové hladiny.

Záložka Množstevní slevy

Definice množstevních slev pro daný artikl. Tyto množstevní slevy jsou uplatňovány při prodeji daného artiklu. Na artiklu musí být povolen příznak Množstevní slevy povoleny na záložce Slevy.

Pro každou množstevní slevu se zadávají údaje:

Kód slevy

Kód slevy, zadaný uživatelem - viz slevy.

Skupina slev

Zařazení slevy do jedné z pevně definovaných skupin slev (základní, 1. až 5. kumulativní) - viz slevy.

Popis

Popis množstevní slevy.

Platnost slevy

Nastavení datumového intervalu platnosti slevy Od - Do.

Zdroj položky

Nastavení zdroje položky, při kterém se sleva uplatní. Zdroj položky je zadáván na položku při příjmu objednávky nebo při výdeji zboží. Nepovinný údaj. Výchozí hodnota je 0 = zdroj položky není definován.

Limitní počet

Limitní počet odběru artiklu (včetně), kdy je sleva uplatněna.

Sleva [%]

Procentuální sleva při odběru včetně nebo nad limitní počet MJ daného artiklu.

Záložka Dodavatelé

Zadání dodavatelů artiklu. Tito dodavatelé jsou pak využíváni při tvorbě automatického návrhu objednávek vydaných. Dodavatel, který má být zadán na kartě artiklu, musí být zaveden v evidenci partnerů. Dodavatele lze do seznamu přidat ručně, nebo automaticky systémem při příjmu zboží. Tuto možnost je ale nutné nejprve nastavit.

1) Hlavní menu systému / Nástroje / Možnosti systému / Globální parametry a výchozí hodnoty…

2) V kategorii parametrů Ceník / Evidence artiklů – Dodavatel artiklu je nutné nastavit automatické vložení dodavatele artiklu na Povoleno a jaká cena se má přenášet do nákupní ceny 1, 2 a 3

U každého dodavatele můžeme definovat údaje:

Firma

Zadává se pomocí evidence partnerů

Katalog výrobce

Označení artiklu tak, jak jej uvádí dodavatel (číslo dodavatele). Toto označení poté vstupuje do objednacího čísla při návrhu objednávky vydané.

Priorita

Zadání pořadí dodavatelů pro objednávání zboží. Rozhodující je též určení hlavního (prioritního) dodavatele. Při sestavování položek objednávky vydané je možné využít funkce, která mj. umí určit, aby se v návrhu nabídly pouze artikly, u nichž je uvedený dodavatel nastaven jako prioritní.

Název výrobce

Název artiklu tak, jak jej uvádí dodavatel. Tento název vstupuje do názvu artiklu při návrhu objednávky vydané.

Měna

Měna z kurzovního lístku, ve které jsou zadány údaje Nákupní cena 1 - 3

Status

Status artiklu u daného dodavatele - v sortimentu, mimo sortiment, výroba ukončena

Nákupní cena 1, Nákupní cena 2, Nákupní cena 3

Nákupní ceny daného dodavatele pro konkrétní limity. Mohou být zadány i bez udání limitů.

Limit 1, Limit 2, Limit 3

Limitní hodnoty pro odběry u daného dodavatele.

Doba dodání

Informační údaj o standardní dodací době u dodavatele.

Cena urgent 1, Cena urgent 2

Dodavatel může nabízet speciální ceny, pokud by se mělo jednat o urgentní (velmi rychlé) dodání. U těchto cen je možné uvádět vlastní doby dodání. Obě ceny jsou zde pouze jako informativní.

Délka záruky Dodavatel, Zákazník

Zadání délky záruky od dodavatele a k zákazníkovi při odběru daného artiklu od zadávaného dodavatele

Aktualizace cen

Datum poslední aktualizace cen.

Pořízeno, Pořídil

Jméno pracovníka a datum, kým a kdy byl dodavatel k artiklu pořízen

Důležité:

Údaje zde uvedené mají při tvorbě objednávek mohou mít přednost před hodnotami zadanými na artiklu. Určení způsobu výběru ceny na objednávku se nastavuje v okně výběru položek na doklad.

Dodavatel – stav skladu

Informativní údaje o stavu zboží u dodavatele. Jedná se pouze o informativní údaje, které se neplní automaticky = Signys se nikam nepřipojuje. Je však možné automatické plnění zajistit pomocí externích nástrojů a ve spolupráci s dodavatelem, který musí data pravidelně dodávat – ve správném a vždy stejném formátu.

Záložka Kategorie

Přidělení kategorií artiklu. Zadávání kategorií probíhá výběrem z katalogu kategorií. Každý artikl může mít libovolný počet kategorií. Jedná se o detailní označení artiklu - rozšíření položek Skupina, Druh.

Záložka Názvy

Definice alternativních názvů artiklu pro různé země v příslušném jazyce. Každý artikl může mít libovolný počet těchto názvů.

Záložka Náhrady

Definice náhrad pro daný artikl. Jedná se o artikly shodných vlastností jako základní artikl. Při objednávání či výdeji zboží jsou pak nabízeny i náhrady artiklu. Každý artikl může mít libovolný počet náhrad.

Záložka Dokument

Zobrazení prioritního dokumentu, pokud jsou používány a pokud je nastaveno, aby se zde zobrazovaly.

Záložka Logistika

Na této záložce se zadávají jednak logistické parametry, ale i údaje o dalších měrných jednotkách či ostatní specifické údaje.

Zadávání doplňujících logistických údajů o artiklu:

Hmotnost netto
Hmotnost brutto
Objem
Délka
Rozměry artiklu (X,Y,Z)
Rozměry kartonu (X,Y,Z)
Čas
Měrná hmotnost (využíváno je při výpočtu množství při tvorbě komponenty kusovníku při použití tlačítka "Přepočet materiálu")
Normy (využívá se například v elektromateriálech pro obsah Cu a Al v kabelech)

Jednotky parametrů (u norem i popisy) se nastavují v parametrech firmy (samostatná kapitola).

Měrné jednotky

Zde lze zadat doplňující měrné jednotky. Poměrové hodnoty lze použít na dokladech (příjemky, výdejky, prodejní terminál, objednávky, nabídky).

První měrná jednotka se vztahuje přímo k hlavní měrné jednotce. Na obrázku je tedy uvedeno, že v kartonu je 80 kusů (Ks je hlavní měrná jednotka artiklu).

U druhé měrné jednotky se zadává množství v první měrné jednotce. Nezadává se zde tedy přímý vztah na hlavní měrnou. Na obrázku je tedy uvedeno, že v jednom kartonu je 10 krabic.

Záložka dále obsahuje údaje pro sestavení celkového počtu artiklů na paletě. Počet balení vrstvy je údaj o počtu první měrné jednotky (zde kartonu) pro jednu vrstvu palety, druhý pak počet vrstev na paletě.

Při použití dalších měrných jednotek je možné na uvedených dokladech využít zadávání ve všech třech měrných jednotkách (hlavní = zde Ks, první doplňující = zde karton, druhá doplňující = zde krabice). Při tomto zadávání se údaje v jednotlivých polích na položce dokladu pak sčítají. Na následujícím obrázku je uveden příklad při zapnutém pořizování i v doplňujících měrných jednotkách (příklad je uveden konkrétně na výdejce).

Při zapnutí pořizování počtu i v doplňujících měrných jednotkách se znepřístupní klasické pole pro zadání počtu a zobrazí se údaje se zadanými poměry na kartě artiklu a pod nimi pole pro zadávání počtu ve všech třech měrných jednotkách.

Na obrázku jsou vydávány 3 kartony (v každém kartonu je 80 ks), 2 krabice (v kartonu je 10 krabic, tedy v jedné krabici je 8 ks) a 10 ks samostatně. Celkově je tedy vydáváno 3*80+2*8+10=266 ks. Na položku výdejky se zapíše 266 ks.

Důležité!!!

Doplňující měrné jednotky jsou k dispozici pouze v okamžiku pořizování položky. Uložená data jsou vždy pouze v základní měrné jednotce (zde tedy Ks). Pro tisk jsou ovšem připraveny přepočty.

Pořadí

Pořadí založeného artiklu. Lze nastavit, aby systém generoval pořadí artiklu.

Balení

Pro potřeby sledování zásob (nejčastěji přímo na skladových místech), kdy je zboží dodáváno ve více částech (typicky některý nábytek) byla zavedena evidence pomocných karet balení, tedy těchto jednotlivých částí zboží (čelo postele, levý bok, pravý bok, …). Podrobní popis je v technické příručce v kapitole Evidence balení a palet.

Pole může nabývat těchto hodnot:

Artikl - běžná karta

Artikl + Balení - artikl má podřízené karty balení

Balení - podřízená karta balení

Paleta – karta palety

Přepravní parametry

Zde lze vybrat specifické přepravní parametry artiklu.

Specifikace 1 - rozdělení specifikace balení na malé, miniaturní, nadrozměrné a normální.

Specifikace 2 – rozdělení specifikace balení na křehké, nebezpečné a normální.

Záložka Sady

Definice sad pro daný artikl. Jedná se o artikly, které mohou být (dle nastavení) objednávány, vydávány či přijímány spolu s daným - základním artiklem (např. elektroodpad, vratné obaly, příslušenství atd.). Každý artikl může mít libovolný počet položek sady, každá položka sady může mít různá nastavení pro následná zpracování, tzn. že ne všechny položky sady se musí nutně zpracovávat ve všech fázích práce se základním artiklem. Každá položka sady musí být zadána jako samostatný artikl v evidenci artiklů. Základní vlastnosti položky sady, které jsou přenášeny na doklady, jsou získávány z karty artiklu - položky sady. U každé položky sady ve vazbě na základní artikl mohou být definovány tyto údaje:

Číslo artiklu

Číslo artiklu, který má být zpracováván spolu se základním artiklem. Zadává se pomocí evidence artiklů.

Počet

Počet měrných jednotek artiklu ze sady, který se má se základním artiklem zpracovávat (přijímat, vydávat, dávat na objednávku atd.)

Pořadí

Pořadí položky sady v definici k základnímu artiklu (informační údaj).

Definice počtu

Výchozí je „Počet dle počtu položek“ – tedy pokud se např. vydá 1 ks hlavní karty, vydá se sada v počtu uvedeném v poli „Počet“. Pokud se vydá 10 ks hlavní karty, vydá se sada v počtu 10 x počet zadaný v poli „Počet“ u sady.

Je ale možné nastavit příznak "Konstantní počet" – pokud se s takovou položkou pracuje, je do dokladu vždy vložena s počtem zde na sadě uvedeným, nenásobí se počtem nadřazené karty, ke které položka jako sada patří.

Sada název

Určení názvu sady pro přenos do dokladu. Pokud se vedlejší pole přepne na Ano, bude se tento název přenášet na doklad. Při výdeji z objednávek je nutné mít nastavený přenos sady až ve výdeji. Pokud by se sada přenášela již na objednávce, vstoupila by do výdeje jako samostatná položka, která by si převzala název z artiklu.

Sada popis

Stejná funkcionalita jako Sada název.

Přenos

Zapnutí (Ano) nebo vypnutí (Ne) položky sady pro vazbu k základnímu artiklu v oblastech:

- příjem objednávky

- tvorba nabídky

- volné zadávání položek do faktury vydané

Přenos příjem

Zapnutí (Ano) nebo vypnutí (Ne) položky sady pro vazbu k základnímu artiklu v oblasti:

- příjem zboží (tzn. při příjmu zboží bude /nebude vždy použita položka sady)

Přenos výdej

Zapnutí (Ano) nebo vypnutí (Ne) položky sady pro vazbu k základnímu artiklu v oblasti:

- výdej zboží (jak na fakturu, tak prodejní terminál - tzn. při výdeji zboží bude /nebude vždy použita položka sady)

Přenos ceny

Definice pro zdroj prodejní a nákupní ceny položky sady. Příznak nabývá hodnot:

použít cenu z artiklu

při práci s položkou ze sady bude na doklady vkládána prodejní i nákupní cena z karty artiklu od položky sady

použít cenu sady

při práci s položkou ze sady bude na doklady vkládána prodejní i nákupní cena, která je zadána u sady

Prodej

Prodejní cena bez DPH, která bude pro položku sady použita při příznaku Přenos ceny = Použít cenu sady

Nákup

Nákupní cena bez DPH, která bude pro položku sady použita při příznaku Přenos ceny=Použít cenu sady

Pokud se na dokladech používají sady, jsou položky označeny čísly dle úrovně v sadě (či podsadě = položka sady může mít taky svoji položku). Pokud je na dokladu položka, která nemá sadu, ani sem nebyla vložena jako položka sady, má v daném poli číslo 0. Položka, která má sadu, ale nebyla vložena jako součást jiné sady, má číslo 1. Položka vložená jako součást sady má 2 a pak tato hierarchie pokračuje. Hlavní význam spočívá v možnostech úprav tiskových sestav – třeba položky sady můžou být na dokladu odsazeny.

Záložka Preferenční cla

Jedná se pouze o informační záložku, kde jsou zobrazena preferenční cla artiklu na základě zadaného JCD. Veškeré změny cla se dějí v katalogu JCD, na záložce dojde poté k jejich promítnutí. Při práci s artiklem jsou tato preferenční cla použita.

Záložka Obaly

Definice obalů daného artiklu pro zpracování pro společnost Eko-Kom modulem „Obaly“ systému Signys. Obaly se zadávají výběrem z katalogu obalů (modul Evidence obalů).

Záložka Poznámky

Textové poznámky k artiklu – detailní popis, poznámka a poznámka interní.

Záložka Sazby DPH

Používá se pouze v případě registrace DPH v příslušné zemi. Pak se na tuto záložku nastavuje sazba DPH pro daný artikl v příslušné zemi registrace.

Import / aktualizace ceníkových karet z datového souboru

Použitím této funkce dojde na základě dat, která jsou obsažena v externím datovém souboru, k

aktualizaci dat u existujících ceníkových karet (shodných s datovým souborem a evidencí v Signysu) a / nebo
založení nových ceníkových karet (při neexistenci karty v Signysu a v datovém souboru ano)

Datový soubor musí být ve formátu .dat nebo csv. Obecně se jedná o soubor, kde jednotlivé údaje jsou odděleny středníkem. Samotné údaje však středník obsahovat nesmějí. Jednotlivé sloupce jsou údaje o zboží. Styčným údajem mezi datovým souborem a Signysem je údaj „Číslo zboží“, které může být reprezentováno údajem v Signysu „Ktg.interní“ nebo „Ktg.referenční“ nebo „Čárový kód“. Jeden ze sloupců v datovém souboru tedy musí obsahovat tento údaj (dle nastavení klíčové = párovací položky).

Při spuštění funkce se volí metoda, zda aktualizovat či zakládat nové karty či provádět obojí (blíže popsáno v technické příručce).

Při aktualizaci ceníkových karet dochází:

- k dohledání ceníkové karty z datového souboru v Signysu pomocí údaje Ktg.interní nebo Ktg.referenční (dle volby uživatele)

- k aktualizaci údajů na ceníkové kartě, které jsou uvedeny v datovém souboru

- údaje, které nejsou uvedeny v datovém souboru, zůstanou ponechány původní tak, jak byly v Signysu

Podmínky pro aktualizaci ceníkových karet:

- datový soubor musí obsahovat údaj „Ktg.interní“ nebo „Ktg.referenční“ dle volby uživatele. K aktualizaci ceníkové karty dochází v případě, že tento údaj je shodný s údajem na ceníkové kartě v ceníku zboží.

- jestliže je v datovém souboru uvedeno datum, toto musí být ve formátu RRRRMMDD (bez oddělovačů), takže např. datum 1.8.2015 se zadá jako 20150801. Pokud je však importované formou nastavení hodnoty na vybrané položce (není součástí dat souboru), je potřeba ho zadat běžným způsobem, tedy 1.8.2015.

Při importu ceníkových karet dochází:

- k založení ceníkové karty s dostupnými údaji podle datového souboru

Podmínky pro import (tvorba nových artiklů):

- datový soubor musí obsahovat sloupec pro údaj „Ktg.interní“ Pokud ho neobsahuje, musí být zapnuta volba pro automatické generování katalogu interního.

- datový soubor musí obsahovat povinné údaje pro založení ceníkové karty - tj. „Skupina“, „Druh“, „MJ“. Tyto údaje musí být shodné s číselníky uživatele, ke kterému se budou data importovat. Důležité je dodržení velikosti znaků – systém rozlišuje mezi KS, Ks či ks.

- datový soubor musí obsahovat sloupec pro sazbu DPH. Pole sice není povinné, ale nebude-li uvedeno, bude mít artikl nulovou sazbu DPH. Při importu není implicitně nastavena základní sazba DPH jako při ručním zakládání.

- pokud je v souboru použit údaj, který vyžaduje určitou hodnotu, je nutné, aby byly všechny řádky vyplněny. Typickým příkladem je pole Balení, jehož hodnota může být pouze celé číslo, ale nesmí být nula. Pak tedy nesmí být v souboru v tomto sloupci prázdné řádky, protože ty by systém považoval za nulu.

Postup importu / aktualizace ceníkových karet

vstup do modulu Ceník zboží
menu Soubor / Import artiklů
volba styčného údaje pro aktualizaci karet - tlačítko „Možnosti“ záložka „Nastavení“ a zvolit, zda údaj, podle kterého bude docházet k aktualizaci ceníkových karet, je „KtgInterni“ nebo „KtgReferencni“
výběr cesty, kde je umístěn datový soubor s kartami k importu / aktualizaci, pak tlačítko „Vpřed“
sestavení importovací věty (tzn. výběr položek, které se budou ze souboru importovat). Položky musí být vybrány všechny tak, jak jsou v datovém souboru včetně dodržení pořadí.
v případě importu vybrat volbu „Aktualizace dle klíčové položky nebo nové“ nebo „Nové pro neexistující klíčové položky“
pokračovat tlačítkem „Vpřed“
kontrola nastavení importu / aktualizace a pokračování tlačítkem „Vpřed“
po průběhu importu / aktualizace a následném pokračování se zobrazí výsledné okno s informacemi o vytvořených či aktualizovaných záznamech. Výsledek je možno vyexportovat.

Podrobněji je problematika importu artiklů rozepsána v technické příručce.

Nastavení zobrazení prioritního dokumentu na kartě artiklu

Prioritní dokument je možno zobrazit přímo na konkrétní kartě artiklu na záložce „Dokument“. Pro zobrazení musí být nastaveno „Zobrazení prioritního dokumentu na kartě artiklu“. Zobrazení je poté platné pro celou evidenci artiklů, tzn. u artiklů, které mají nastaven prioritní dokument, je tento zobrazován.

Postup provedení:

1. vstup do ceníku pomocí kombinace kláves CTRL+B

2. vybrat ceníkovou kartu pomocí F5 nebo

3. artikl otevřít do formuláře, např. klávesou mezerník

4. menu Zobrazit / Zobrazit náhled dokumentu

Kusovníky

Práce kusovníky coby základními stavebními kameny výroby je popsána v příručce Výroba. Protože je však využívají i nevýrobní společnosti, je zde stručně popsáno, jak kusovníkovou sestavu vytvořit. Nejčastějším způsobem je využití vazeb pro zobrazení na e-shopech např. pro zobrazení souvisejícího zboží.

Postup provedení:

vstup do modulu Ceník
vyhledání ceníkové karty, pro kterou se bude kusovníková sestava vytvářet
menu Kusovníky – volba „Položka kusovníku“ se používá pro tvorbu výrobních kusovníků, pro ostatní účely se využívají kusovníky A a B
po zobrazení kusovníku (sestavy) vstup do režimu oprav, např. klávesou F4
zadávání položek kusovníku

a. pomocí kláves Alt+B nebo ikony otevřít seznam artiklů

b. dohledání artiklu, který bude součástí kusovníku (sestavy)

c. mezerníkem nebo klávesou Enter otevření artiklu (systém nedovolí zadat artikl aktuální sestavy)

d. pro nevýrobní účely není nutné zadávat Počet

e. vložení položky do kusovníku např. stiskem tlačítka „OK“

f. opakování od bodu 4a. až do zadání všech položek

ukončení zadávání položek např. klávesou F2
uložení kusovníku např. stiskem klávesy F2
stiskem klávesy Esc návrat do ceníku.

Při vytvoření jakéhokoliv kusovníku se ceníková karta označí ikonou .

Konfigurační parametry artiklu – výchozí hodnoty

Na kartě artiklu v menu Nástroje / Možnosti… je možné nastavit tyto parametry artiklu:

Základní

Kopie názvu artiklu do položky Popis

Při pořizování nového artiklu se obsah pole Název překopíruje do pole Popis.

Kontrola duplicity položky Ktg. referenční

Při pořizování nového artiklu probíhá kontrola na duplicitu Ktg. referenční – již při opuštění tohoto pole.

Načíst položky kusovníku / Načíst výrobní operace

Nastavení, zda se mají na záložce „Položky kusovníku“ tyto údaje načítat.

Změna prodejní ceny

Když se zadá počet dní, systém na seznamu artiklů vyhodnocuje, zda byla změna maximálně před zadaným počtem dní a pokud ano, je v příslušném sloupci artikl označen červeným puntíkem (vyhodnocení probíhá na základě údaje v poli Změna cen – při každé změně prodejní ceny se datum zaktualizuje).

Rychlé hledání

Standardní nastavení pro rychlé hledání jako u ostatních seznamů.

Výchozí hodnoty

Na stanici lze nastavit výchozí hodnoty pro tvorbu nových artiklů – neplatí pro artikly vytvořené kopírováním či importem z CSV souboru. Význam nastavit balicí jednotku nebo sazbu DPH má pouze v tom případě, že má být výchozí balicí jednotka různá od 1 a sazba DPH od základní sazby nastavené pro aktuální rok.

Skupinové opravy artiklů

Skupinové opravy artiklů umožňují opravy položek:

· ktg. referenční

· název položky

· valutový nákup

· prodejní ceny

· skupina

· druh

Opravy probíhají ve formě seznamu položek, bez nutnosti zapínání režimu oprav na každé položce zvlášť. Položky, které je možné u artiklů editovat, jsou zobrazeny standardně žlutou barvou (opravy).

Postup provedení:

1. vstup do modulu Evidence artiklů pomocí Ctrl+B

2. vybrat skupinu artiklů pro opravy pomocí F5 nebo

3. menu Soubor / Skupinové opravy artiklů nebo Alt+S / S

4. potvrdit načtení cenových hladin pomocí „OK“

a. otevře se okno „Editace seznamu artiklů“ zde se mohou opravovat pouze podbarvená pole (Ktg.ref., Název položky, Valutový nákup, Prodejní ceny, Skupina a Druh)

b. klávesa „Ctrl+D“ - kopíruje údaj z předchozího řádku do aktuálního (DTTO)

c. klávesa „Enter“ – otevře kartu artiklu v režimu prohlížení

d. klávesa „F4“ – otevře kartu artiklu v režimu oprav

5. po opravení údajů uložit pomocí F2

6. potvrdit modifikaci údajů pomocí „OK“

Pozn.: Pokud není okno skupinových oprav uzavíráno uvedeným způsobem (F2), ale například klávesou Esc, upozorní systém na možnost ztráty provedených oprav.

Skupinové nastavení parametrů artiklů

Tato funkce slouží k nastavení níže uvedených parametrů pro vybranou skupinu artiklů. Před aktivací funkce musí být vybrány artikly, u kterých je potřeba nastavit nebo změnit parametry.

Parametry:

Příznaky

Typ artiklu; Prodejní cena (plovoucí / pevná); Sledování výrobních čísel; Priorita položky; Dostupnost; Ležák; Status objednání; Skladový režim; Zdroj nákupu

Zaokrouhlení

Zdroj parametrů pro nastavení; Metoda zaokrouhlení; Zaokrouhlovaná cena; Počet míst pro zaokrouhlení

Zatřídění

Skupina; Druh; Strom artiklů; JCD; Sazba DPH; Měrná jednotka; Balící jednotka; Velikost; Barva; Ktg.alt.

Detaily

Dodavatel (pokud se zaškrtne volba Vždy vložit, tak se vkládá nový dodavatel, i když na kartě existuje; pokud se volba nezaškrtne, dojde k aktualizaci hodnot na dodavateli, pokud zde existuje); Kategorie; Alternativní název; Náhrada; Obal; Položka sady artiklu; Alternativní sazba DPH

Slevy

Sleva na položce (povolena / zakázána); Množstevní sleva (povoleno / zakázáno); Maticové slevy (povoleny / zakázány); Maximální sleva (%); Specifická sleva; Množstevní sleva

Doprava

Doprava (%); Minimální rabat (%); Limit výdeje

Účtování

Výnosy (AU); Náklady (AU); Zásoby (AU)

Ostatní

Firma/Dodavatel; Záruka od dodavatele; Záruka pro zákazníka; Kontrola Šarže/Expirace na příjmu; Kontrola Kód/Doplňkového kódu na příjmu; Pozice; Počet dní expirace; Sezóna; Středisko; Produkt manažer; Kód provize.

Obchod

Příznak Internet; Internetový obchod; Příznak akce; Příznak novinka; Tip / Cenový tip; Top 10; Příznak vazby na inf. položku; Příznak vazby na kusovníky; Příznak typ artiklu (na záložce Obchod/Internet); Dostupnost; Dostupnost datum; Počet dní dostupnosti; Typ ceny

Intrastat

Kód zboží - statistický znak; Země původu; Intrastat; ESL; Kód EOD (elektroodpad)

Logistika I.

Hmotnost; Hmotnost Brutto; Objem; Délka; Rozměr X,Y,Z

Logistika II.

Počet ks v kartonu; Počet subkartonů; Počet kartonů vrstvy; Počet vrstev palety; Karton rozměr X,Y,Z

Akční ceny

Příznak akční ceny; Akční cena – zadání včetně podmínek; Bonus

Akční ceny – výpočet

Výpočet akční ceny

Body

Bodový systém (Ano/Ne); Bodový systém – status; Body – manuálně; Body – automaticky

Měny hladin

Zadání měn na všech 15 prodejních cenových hladinách

Dokumenty

Nastavení až 6 dokumentů současně

Kódy

Kód / Varianta; Doplňkový kód; Rozborový kód

Odebrat

Odstranit všechny dodavatele, kategorie, alternativní názvy, náhrady, obaly, položky sady, položky alternativního zatřídění, parametry artiklu (myšleno internetové), specifické slevy, prioritní dokumenty artiklu, dokumenty artiklu

Speciální funkce

Příznak Storno; Evidenční zámek; Příznak Odstranit; Alternativní zatřídění; Kopie alternativního zatřídění; Popis artiklu; Popis detailní; Poznámka (i nahradit); Poznámka interní (i nahradit)

Speciální funkce 2 – první funkce jsou zde sice přístupné, ale spouští se na seznamu skladových karet

Kopie průměrného nákupu; Kopie posledního nákupu

Dále Generování skl. karet; Pořadí artiklu; Import; Speciální pole

SEO

Klíčová slova; Informace artiklu; Vratný obal

Parametry

Parametry artiklu (až 8 parametrů)

Zdroj PC

Nastavení zdrojů prodejních hladin 1 až 15

Nastavení skupinových parametrů:

1. vstup do modulu Ceník

2. pomocí F5 nebo vybrat artikly pro skupinové nastavení parametrů

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení parametrů artiklů

4. zaškrtnutím příslušné volby se aktivuje kolonka, ve které lze pomocí Alt+¯ nebo vybrat z katalogu příslušný parametr pro nastavení - u číselných údajů stačí údaj vypsat ručně

5. potvrdit volby a provést nastavení stisknutím tlačítka „OK“

Hromadné vygenerování prioritního dokumentu artiklu

Primárně pro účely e-obchodů, kdy ceníkové karty vznikají hromadně a není možné (nebo by bylo časově náročné) ručně pro každou generovat prioritní dokument, je vytvořena servisní funkce, která prioritní dokumenty hromadně vygeneruje. Pokud již ceníková karta prioritní dokument má, nic se pro ni negeneruje. Funkce se spouští ze seznamu ceníkových karet, ale generování probíhá nad všemi ceníkovými kartami v databázi. Funkce generuje odkazy na soubory dokumentů s názvem polozka.jpg. Výraz polozka vychází z nastavení parametrů pro generování viz níže. Spuštění funkce je vázané na nastavené oprávnění uživatele (Ceník / Seznam artiklů).

Vzhledem k tomu, že funkce pouze generuje nové dokumenty a staré neaktualizuje, je nutná pečlivost a obezřetnost při zadávání parametrů. Hromadné odstranění, chybně vygenerovaných dokumentů, není uživatelsky možné!

Spuštění servisní funkce:

1. vstup do modulu Ceník

2. menu Nástroje / Servisní funkce / Vytvoření prioritního dokumentu na artiklech

3. vyplnit parametry pro generování

- Na prvním řádku je zobrazena Systémová složka k dokumentům nastavená v systémovém aliasu. Na samotný dokument se ukládá pouze informace o podsložce (druhý řádek). Signys si sám cestu z těchto dvou informací složí. Např. na serveru jsou sdílené dokumenty uložené ve složce D:\SGSHARE\DOKUMENTY\eshop. V aliasu bude nastavena cesta D:\SGSHARE\DOKUMENTY\ a do pole podsložka se poté zapíše text eshop.

- Položka – je možnost vybrat, zda se bude název souboru generovat s čísla artiklu, či jiného údaje.

- Skupina a druh dokumentu – je nutné je vybrat ze seznamu a dokumenty tak správně zatřídit.

- Artikly – parametr, který rozhoduje, zda se mají dokumenty generovat na všechny položky ceníku nebo jen na položky, které nemají kusovník.

- Pořídil – vždy se vyplní přihlášený uživatel.

4. Pro příští použití parametry uložit pomocí tlačítka „Uložit“.

5. Spustit generování tlačítkem OK.

Vytvoření skladové karty

Není-li skladová karta automaticky generována ihned po vytvoření artiklu (viz nastavení systému), je možné ji vytvořit následně ručně. Jedním ze způsobů je vytvoření skladové karty přímo z ceníku, a to pomocí menu Doklad / Nová skladová karta / výběr skladu. Menu je dostupné jak ze seznamu artiklů, tak z karty artiklu v režimu prohlížení.

Kódy / doplňkové kódy

Každé zboží může obsahovat doplňkový kód, kterým se rozlišuje vlastnost zboží na skladové kartě. Tento doplňkový kód slouží např. pro označení barev zboží, velikostí atd. na jedné skladové kartě.

Postup zadání kódu v modulu Ceník:

1. vstup do modulu Ceník

2. pomocí F5 nebo vybrat artikly pro skupinové nastavení parametrů

3. menu Doklad / Varianty/kódy artiklu

4. stisk tlačítka Přidat pro zadání nového kódu

5. zadání kódu, případně popisu a stisk OK

Zadání doplňkového kódu je identické – menu Doklad / Doplňkové kódy.

Pozn.: Při používání modulů výroby je potřeba důsledně zvážit použití kódů artiklu. Pokud je na artiklu toto členění zavedeno, je vyžadováno při tvorbě výrobních příkazů.

Hromadné opravy textových řetězců

Nahrazení určeného textového řetězce na vybraném poli artiklu. Funkce vyhledá v poli artiklu zadaný řetězec a nahradí ho novým. Důležité je si uvědomit, že systém nahradí novým textem všechny řetězce zadané pro vyhledání. Pokud tedy bude nahrazován v poli název řetězec Z za nový ZL a původní označení artiklu bude např. Lednička ZETA-28Z, nahradí systém obě písmena Z – tedy na Lednička ZLETA-28ZL. Pokud se neudá řetězec pro nahrazení, systém hledanou část vymaže. Pak bude výsledek Lednička ETA-28.

Postup provedení:

1. vstup do modulu Ceník

2. pomocí F5 nebo vybrat artikly pro nahrazení řetězců

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Najdi a nahraď

4. zaškrtnutí pole, ve kterém se bude textový řetězec hledat

5. do pole Najdi zadat hledaný textový řetězec (nelze nechat prázdné)

6. do pole Nahraď zadat nový textový řetězec a zadat pole, do kterého se bude výsledek ukládat

7. stisknout „OK“ pro provedení skupinového nahrazení

Další možností je nezadat jednoznačný nový řetězec, ale nechat ho vygenerovat. Místo volby „Nahraď“ se vybere „Generuj.

Zde je potřeba určit:

- počáteční hodnota – nejčastěji se zadá nula. Pak je jako první nahrazovaný údaj číslo následující (to je odvislé od kroku při generování)

- krok – hodnota, o kterou se navyšuje následující číslo

- formát – určuje tvar nahrazující řetězce

Příklad:

Použije se nastavení pevného nahrazení a pouze se zvolí „Generuj“, kdy počáteční hodnota bude 0, krok 2 a formát X00. Pak u všech vybraných artiklů bude písmeno Z nahrazeno následně: u prvního zobrazeného artiklu na X02, druhého X04, čtvrtého X06,…

Přepočet prodejních cen na kartě artiklu

Přepočet prodejních cen pro jednotlivý artikl probíhá na kartě artiklu. Jestliže má artikl nastaveny plovoucí prodejní ceny, pak přepočet je prováděn na základě průměrného nákupu a stanovených přirážek. Při nastavení na pevné prodejní ceny je přepočet prováděn z ceníkového nákupu a stanovených přirážek. Při přepočtu je bráno v úvahu zaokrouhlení nastavené na artiklu.

Postup provedení:

1. vstup do ceníku zboží

2. výběr artiklu pomocí F5 nebo

3. otevření artiklu do oprav, např. klávesou F4

4. v případě potřeby oprava přirážek, event. ceníkového nákupu artiklu

5. provést přepočet prodejních cenových hladin PC0 – PC15 pomocí kláves Ctrl+Shift+P

6. potvrdit přepočet

7. ukončit opravy artiklu, např. klávesou F2

Skupinová úprava prodejních cen artiklů

V systému Signys lze provést úpravy a přepočet prodejních cen pro vybranou skupinu artiklů podle těchto metod:

· Výpočet prodejní ceny na základě nákupní ceny a přirážek

· Aktualizace prodejní ceny na základě nákupní ceny a přirážek

· Skupinové nastavení prodejních cen

· Křížový přepočet prodejních a nákupních cen

· Kopírování cenových hladin

· Nulování cenových hladin

Při přepočtu prodejních cen dojde ihned k jejich promítnutí na skladové evidenci.

Jestliže je prodejní cena stanovována i na základě nákupní ceny, pak je při přepočtu prodejních cen bráno v úvahu nastavení výpočtu prodejních cen na kartě artiklu. Při nastavení Pevné prodejní ceny je přepočet prováděn na základě ceníkového nákupu artiklu. Při nastavení Plovoucí prodejní ceny je přepočet prováděn na základě průměrného nákupu artiklu.

Veškeré prodejní ceny jsou zadávány a vypočítávány bez DPH. Při přepočtech a výpočtech je bráno v úvahu zaokrouhlování prodejních cen tak, jak je nastaveno na artiklu.

Při výpočtech jsou v dialogovém okně zobrazována tlačítka „OK“ a „Výpočet“ s následujícím významem:

tlačítko „OK“ provede se přepočet a okno se uzavře

tlačítko „Výpočet“ provede se přepočet a okno se neuzavře – může se zadávat znovu

Pozn.: od verze 1076 tlačítko „Výpočet“ zrušeno.

Výpočet prodejní ceny na základě nákupní ceny a přirážek

Při této metodě dojde k přepočtu vybraných prodejních hladin artiklů (základní prodejní cena PC0, PC1 – PC15) na základě ručně zadaných přirážek k nákupní ceně artiklu.

Postup provedení:

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. pomocí F5 nebo vyhledat artikly pro výpočet prodejních cen

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Výpočet PC na základě nákupní ceny a přirážek

4. nastavit přepočet v dialogovém okně

a. prodejní cenu, která má být přepočtena, označit zaškrtnutím, např. myší

b. zadat u prodejní ceny přirážku v procentech

5. potvrdit výpočet prodejních cen tlačítkem „OK“

Aktualizace prodejní ceny na základě nákupní ceny a přirážek

Při této metodě dojde k dopočtení aktuální hodnoty prodejní ceny pro vybrané artikly na základě nákupní ceny (ceníkové nebo průměrné, podle typu prodejních cen) a zadané přirážky na artiklu. Jelikož při plovoucích prodejních cenách dochází k přepočtu prodejních cen po každé změně nákupní ceny, bude tento způsob využíván spíše v případech pevných prodejních cen, kdy došlo ke změnám v ceníkových nákupech zboží (např. nové ceny u dodavatele).

Postup provedení:

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. pomocí F5 nebo vyhledat artikly pro aktualizaci prodejních cen

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Aktualizace PC na základě nákupní ceny a přirážek

4. potvrdit výpočet prodejních cen tlačítkem „OK“

5. potvrzení výpočtu tlačítkem „Ano“

Skupinové nastavení prodejních cen

Skupinové nastavení prodejních cen slouží k pevnému nastavení prodejních cen pro vybrané artikly na zadaných cenových hladinách. Při tomto nastavení je možné zároveň nastavit příznak na požadované cenové hladině na Pevnou prodejní cenu.

Při tomto nastavení dochází k zadání prodejní ceny bez DPH na cenovou hladinu, a jestliže je na artiklu nastaveno zaokrouhlování, není bráno v úvahu.

Postup provedení:

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. pomocí F5 nebo vyhledat artikly pro skupinové nastavení prodejních a nákupních cen

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení prodejních cen

4. označit prodejní cenu, která bude vložena na vybrané artikly, např. myší u položek PC0, PC1 – PC15

5. v případě potřeby nastavení příznaku na Pevnou prodejní cenu - u cenové hladiny vybrat označení příznaku P např. mezerníkem

6. zadat prodejní cenu bez DPH na zvolené cenové hladině

7. potvrdit výpočet prodejních cen tlačítkem „OK“

8. potvrzení výpočtu tlačítkem „Ano“

Křížový přepočet prodejních a nákupních cen

Křížový přepočet prodejních a nákupních cen umožňuje provést přepočet jednotlivé ceny na základě jiné nebo té samé ceny pomocí násobení ceny a zadané konstanty pro vybrané artikly.

Pro cílovou a zdrojovou cenu je možné volit z následujících cen:

· PC – základní prodejní cena

· PC1 – PC15

· Prodej EURO

· Nákup valuty

· Nákup v národní měně

· Ceníkový nákup

· Průměrný nákup

Cílová a zdrojová cena mohou být totožné.

Postup provedení:

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. pomocí F5 nebo vyhledat artikly pro křížový přepočet prodejních cen

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Křížový přepočet prodejních a nákupních cen

4. zadat

a. cílovou cenu pro výpočet

b. konstantu násobení zdrojové ceny

c. zdrojovou cenu výpočtu

5. potvrdit výpočet prodejních cen tlačítkem „OK“

6. potvrzení výpočtu tlačítkem „Ano“

Kopírování cenových hladin

Při této funkci dojde ke zkopírování zadané cenové hladiny (zdrojové) do cílové cenové hladiny bez dalších výpočtů či nastavení. Zkopírování cenové hladiny bude provedeno pro vybrané artikly.

Postup provedení:

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. pomocí F5 nebo vyhledat artikly pro kopírování cenových hladin

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Kopírování cenových hladin

4. zadat

a. cílovou cenovou hladinu

b. zdrojovou cenou hladinu

5. potvrdit výpočet prodejních cen tlačítkem „OK“

6. potvrzení výpočtu tlačítkem „Ano“

Nulování cenových hladin

Tato metoda provede vynulování vybraných cenových hladin pro vybranou skupinu artiklů.

Nulovat lze cenové hladiny:

· PC0

· PC1 – PC15

Postup provedení:

1. vstup do modulu ceník pomocí Ctrl+B

2. pomocí F5 nebo vyhledat artikly pro nulování cenových hladin

3. menu Nástroje / Skupinové operace / Nulování cenových hladin

4. označit cenové hladiny, které mají být vynulovány, např. myší

5. potvrdit vynulování cenových hladin tlačítkem „Vynulovat“

6. potvrzení nulování tlačítkem „Ano“

Přepočet nákupních cen artiklů podle kurzu

Při této metodě lze provést:

1. výpočet nákupní ceny na základě nastaveného kurzu a nákupní ceny

2. změnu kurzu na vybraných skladových kartách

Při zadání údaje „Nákupní cena“ dojde k následujícím změnám na vybraných ceníkových kartách:

1. do položky „Nákup“ je doplněna zadaná hodnota z přepočtu

2. položky „Nákup v národní měně“ a „Ceníkový nákup“ jsou přepočítány podle nového údaje „Nákup“ a dané měny a jejího kurzu na kartě artiklu

3. položky „Měna“, „Kurz“ zůstanou zachovány

Při zadání údaje „Kurz“ dojde k následujícím změnám na vybraných ceníkových kartách:

1. do položky „Měna“ a „Kurz“ na ceníkové kartě jsou doplněny zadané údaje z přepočtu

2. položky „Nákup v národní měně“ a „Ceníkový nákup“ jsou přepočítány podle stávajícího údaje „Nákup“ a nové měny a jejího kurzu na kartě artiklu

3. položka „Nákup“ zůstane zachována

Změna sazby DPH na kartách artiklů

Změnu sazby DPH na kartách artiklů lze provádět hromadně současně s úpravou prodejních cen na zvolených cenových hladinách.

Před změnou sazby DPH na artiklech však musí být v systému již zadána sazba nová (např. změna ze základní sazby 22% na novou základní sazbu 19% - systém již musí mít sazbu 19% zadánu).

Jestliže je požadováno, aby při změně prodejní cenové hladiny byla tato zaokrouhlena, je nutno mít na uvedených kartách nastaven způsob zaokrouhlení, který je poté při změně brán v úvahu.

V případě, kdy uživatel vyžaduje pouze změnu sazby DPH na kartách artiklů bez dalších dopočtů a zaokrouhlování prodejních cen s daní, je vhodné použít skupinové nastavení parametrů artiklů a u vybraných artiklů provést pouze změnu údaje „Sazba DPH“. V tomto případě zůstávají přirážky a prodejní ceny bez DPH zachovány, prodejní ceny s daní jsou změněny podle nové sazby, ovšem bez vlivu zaokrouhlení na kartě artiklu.

Změna sazeb DPH na kartách artiklů se provádí následujícím způsobem:

vstup do modulu ceník
výběr položek s původní sazbou DPH
menu Nástroje / Skupinové operace / Změna sazby DPH
doplnění údajů pro změnu sazby a přepočty prodejních cen podle následujících významů:

cenové hladiny – zvolení cenových hladin, které budou přepočítány v závislosti na zvoleném typu přepočtu cen
sazby DPH – zadání původní sazby DPH (není-li v tabulce sazeb, zadání se provede ručně), zadání nové sazby DPH výběrem z tabulky sazeb
metoda přepočtu cen „Změnit přirážky“ – zachová prodejní cenu s daní u zvolených cenových hladin (zaokrouhlené podle nastavení na ceníkové kartě), prodejní cena bez daně bude dopočtena. U těchto položek je také nově vypočtena přirážka na cenové hladině. U ostatních cenových hladin, které nebyly označeny, zůstane přirážka a prodejní cena bez DPH zachována a cena s daní bude dopočítána podle nové sazby DPH (bez vlivu zaokrouhlení na ceníkové kartě).
metoda přepočtu cen „Zachovat přirážky“ – zachová u všech (zvolených i nezvolených) cenových hladin přirážky, prodejní cenu bez daně, u vybraných cenových hladin provede podle parametrů na kartě artiklu zaokrouhlení prodejní ceny s daní.

Akční ceny

Základní charakteristika

Akční ceny slouží k dočasné, časově omezené změně prodejní ceny artiklu během příjmu objednávky, výdeje zboží, prodeje za hotové nebo sestavení nabídky.

každá akční cena je platná pro zadané období od – do (včetně) u akční ceny (povinný údaj)
každý artikl může mít zadáno více akčních cen (pro různá časová období)
u každé akční ceny je možno zadat „zdroj položky“ z důvodů analýz
každá akční cena má popis
akční cena může být uplatněna podle výše prodaného počtu zboží
každý artikl má příznak „Akční cena“
artikl, u nějž je akční cena definována, je graficky (ikonou ) označen jak v seznamech artiklů, skladových karet, příjmu objednávek, výdeje zboží, sestavení nabídky, tak na formuláři artiklu a skladové karty
akční cena u zboží může být uplatněna buď automaticky nebo dojde k dotazu uživatele, zda má být uplatněna akční cena či použita cena standardní (přednastavená volba je dotaz na uživatele o uplatnění akční ceny)
kdykoliv je k náhledu seznam všech akčních cen artiklů
je možno dopředu zadávat akční ceny artiklu / artiklů pro budoucí období, platnost nastane zadaným časovým obdobím
prošlé akční ceny není nutno u artiklu ihned rušit, platnost vyprší časovým obdobím
shodné akční ceny je možno nastavovat pro skupinu artiklů hromadně
hromadně je možno také zapínat / vypínat příznak „Akční cena“ na artiklu
akční cena je zobrazována bez daně i s daní, zadávání se však provádí v hodnotě bez DPH. Pro možnosti výpočtu ceny bez daně z hodnoty cena s daní platí standardní přepočet – Ctrl+P

Nutná nastavení

Aby bylo zboží přijato na objednávku, prodáno či zadáno na nabídku s akční cenou v požadovaném období, je nutno:

mít definovánu akční cenu na konkrétním artiklu s požadovaným časovým obdobím
mít zapnut příznak „Akční ceny“ na daném artiklu – Upozornění: je zde též možné nastavit příznak „Výprodej“, což má za následek pouze zobrazení jiné ikony ( ). Funkčnost je stejná. Samozřejmě je možné filtrovat dle obou variant - Akční cena či Výprodej.
zvolit, zda mít zapnut či vypnut příznak „Maticové slevy“ na konkrétním artiklu (podle požadavku, zda na akční ceny uplatňovat maticové slevy či nikoliv)

Tlačítko „Nastav AC“ je specifická funkce, která provede založení akční ceny i na artiklech, v jejichž kusovnících je uvedený artikl zadán. Zobrazení artiklů, na které budou akční ceny zadány, lze na artiklu zobrazit , což je inverzní kusovník artiklu (seznam, ve kterých kusovníkových sestavách se vyskytuje). Jde o velice specifickou funkci, kterou má význam použít jen v určitém nastavení kusovníkových rozpadů.

Zadání akční ceny na konkrétní artikl

vstup do ceníku zboží
vyhledání konkrétního artiklu (např. klávesou F5)
zapnutí artiklu do formulářového zobrazení, např. Enter
menu Doklad – Akční ceny
v dialogovém okně tlačítko „Přidat“

definovat cenu bez DPH, v případě ceny s DPH použít přepočet Ctrl+P na cenu bez daně
období platnosti od, do (včetně)
pokud je třeba, aby se akční cena aplikovala pouze od určitého počtu, lze tento vyplnit do pole „Limitní počet“. POZOR – v případě více akčních cen platných pro stejné období, ale odlišené limitními počty, musí být navíc ještě odlišeno přes pole „Pořadí“ – to musí odpovídat logické posloupnosti jednotlivých akčních cen, tedy např.:

Cena Limitní počet Pořadí

5,- 10 1

4,50 20 2

4,- 50 3

popis akční ceny
zdroj položky
s polem e-obchod se běžně nepracuje – používá se pouze v případě potřeby využívání více e-obchodů nebo při použití modulu Konkurenční ceny (viz níže)
potvrdit např. tlačítkem „OK“
opakovat bod 5 do zadání všech potřebných akčních cen pro daný artikl

uzavření okna s akčními cenami, např. Esc
zapnutí artiklu do režimu oprav, např. klávesou F4
zapnutí příznaku „Akční cena“ na záložce „Prodejní ceny“ na stav „Akční cena“
v případě potřeby vypnutí příznaku „Maticové slevy“ na záložce „Slevy“
ukončení oprav artiklu např. klávesou F2

Hromadné zadávání akční ceny

Tato funkce se použije v případě, že pro více artiklů je shodná akční cena se všemi podmínkami (částka, datum od – do, popis, zdroj položky). V případě individualit lze samozřejmě po hromadném zadání akčních cen provést ruční korekci na daných artiklech.

POZOR – vždy musí být zadány tyto údaje:

- akční cena,

- platnost akční ceny od – do (obě meze),

- zdroj položky (alespoň nula)

- kód země,

- kód měny,

- pořadí (alespoň nula).

Postup:

vstup do ceníku zboží
vyhledání požadované skupiny artiklů např. klávesou F5
menu Nástroje – Skupinové operace – Skupinové nastavení parametrů
záložka „Akční ceny“
zadání parametrů akční ceny – cena bez DPH (v případě ceny s DPH použít přepočet Ctrl+P na cenu bez daně), období od, do (včetně), popis, zdroj položky, kód, země, kód měny, pořadí,
zapnutí příznaku „Akční ceny“ na té samé záložce na hodnotu „Akční cena“
potvrzení hromadného zadání tlačítkem „OK“
na vybrané artikly bude umístěna akční cena podle zadání a příznak „Akční cena“

Další možností je použití skupinových operací v případě, že pro více artiklů je shodný výpočet akční ceny se všemi podmínkami (částka, datum od – do, popis, zdroj položky). V případě individualit lze samozřejmě po hromadném zadání akčních cen provést ruční korekci na daných artiklech.

POZOR – vždy musí být i zde zadány tyto údaje:

- akční cena,

- platnost akční ceny od – do (obě meze),

- zdroj položky (alespoň nula)

- kód země,

- kód měny,

- pořadí (alespoň nula).

vstup do ceníku zboží
vyhledání požadované skupiny artiklů např. klávesou F5
menu Nástroje / Skupinové operace / Skupinové nastavení parametrů
záložka „Akční ceny – výpočet“
nastavení procentuální slevy (výše), z jaké ceny bude počítána, metodu zaokrouhlení,
zadání parametrů akční ceny – období od, do (včetně), popis, zdroj položky, kód země, kód měny, pořadí,
na záložce „Akční ceny“ zapnutí „Příznak akční ceny“ na hodnotu „Akční cena“
potvrzení hromadného zadání tlačítkem „OK“
na vybrané artikly bude umístěna akční cena podle zadání a příznak „Akční cena“

Parametry akčních cen

Pokud je potřeba zadávat současně akční ceny jak v místní měně (v CZK), ale i v jiných měnách, kdy jejich hodnoty mají být poděleny aktuálním kurzem měny, lze využít volby, která se nachází v modulu Ceník v menu Nástroje / Parametry akčních cen.

Zde lze nastavit, pro které země a jejich měny dojde k automatickému založení akčních cen v případě, že je založena na artiklu akční cena v místní měně. Systém kontroluje, zda je pro uvedené měny zadán platný kurz, a pokud je podmínka splněna, dojde k založení akčních cen přepočtených právě dle platného kurzu. Současně se z akční ceny v místní měně přebírá platnost. Údaje jako zdroj položky či e-obchod se přenáší z parametrů akčních cen.

Kontrola a tvorba akčních cen se provádí pouze pro ty země a jejich měny, které jsou zaškrtnuty – dle následujícího obrázku nebude kontrolován kurz ani vkládána akční cena pro měnu PLN.

Automatizování zadávání akčních cen je možné i pomocí skupinových operací.

Oprava akční ceny na konkrétním artiklu

vstup do ceníku zboží
vyhledání konkrétního artiklu (např. klávesou F5)
zapnutí artiklu do formulářového zobrazení, např. Enter
menu Doklad – Akční ceny
v dialogovém okně vybrat potřebnou akční cenu pro změnu

tlačítko „Opravit“
opravit potřebné údaje v akční ceně
potvrdit např. tlačítkem „OK“
opakovat bod 5 pro všechny potřebné opravy

uzavření okna s akčními cenami, např. klávesou Esc nebo tlačítkem „OK“

Analýza akčních cen

Modul analýza akčních cen slouží k zobrazení všech akčních cen zadaných na ceníkových položkách. Dále umožňuje i opravy popř. skupinové opravy v těchto akčních cenách.

vstup do ceníku zboží
menu Analýzy – Analýza akčních cen
vybrat omezení podle platnosti, měny apod.

Hromadná oprava více akčních cen

vstup do ceníku zboží
menu Analýzy – Analýza akčních cen
vybrat skupinu akčních omezení podle platnosti, měny apod. popř. i podle čísla zboží skupiny atd.
na vzniklém seznamu akčních cen zvolit menu Nástroje – Skupinové nastavení parametrů a zde je možné zobrazené akční ceny opravit stejně jako při hromadném nastavení akčních cen.

Analýzy artiklů

V předchozí kapitole je již popsána analýza akčních cen. Zde jsou uvedeny zbývající analýzy, které je možné spustit v modulu Ceník.

Pohyb položek nabídek na artiklu

Analýza umožňuje zobrazit seznam použití aktivního artiklu v nabídkách.

Postup provedení:

vstup do modulu Ceník
pomocí F5 nebo vyhledat artikl
menu Analýzy / Pohyb položek nabídek na artiklu
zadání vyhledávacích kritérií a stisk „OK“

Pozn.: pomocí menu Analýzy / Pohyb položek nabídek lze provést výše uvedenou analýzu pro více artiklů.

Seznam zalistovaných artiklů pro artikl

Analýza zobrazí informace, ve kterých skupinách zalistovaných artiklů se aktivní artikl nachází.

Postup provedení:

vstup do modulu Ceník
pomocí F5 nebo vyhledat artikl
menu Analýzy / Seznam zalistovaných artiklů pro artikl
možnost zadání doplňujících podmínek filtru jako např. platnost

Pozn.: pomocí menu Analýzy / Seznam zalistovaných artiklů lze zobrazit více položek všech skupin zalistovaných artiklů.

Konkurenční ceny

Základní charakteristika

Konkurenční ceny slouží k evidenci a následné analýze cen konkurence. Zadávají se pro jednotlivé artikly s uvedením údajů firmy, která zboží za danou cenu nabízí, časovou platností pro akční cenu, kterou zde lze též uvést, e-obchodu, kterému cena konkuruje a dalšími údaji.

Zadání konkurenční ceny na konkrétní artikl

vstup do ceníku zboží
vyhledání konkrétního artiklu (např. klávesou F5)
zapnutí artiklu do formulářového zobrazení (do prohlížení), např. Enter
menu Analýzy / Konkurenční ceny
v dialogovém okně tlačítko „Přidat“

vybrat konkurenta (z adresáře)
kód země
e-obchod, kterému tato cena konkuruje (má význam na analýzu konkurenčních cen při porovnávání akčních cen na artiklu a konkurenční akční ceny)
prodejní cena a případně konkurenční akční cena (pro ni i platnost)
dle potřeby popis
potvrdit např. tlačítkem „OK“
opakovat bod 5 do zadání všech potřebných konkurenčních cen pro daný artikl

uzavření okna s konkurenčními cenami, např. Esc

Analýza konkurenčních cen

Analýza konkurenčních cen zobrazuje jednak seznam zadaných konkurenčních cen a též je v ní možné spustit načtení akčních cen, kdy jsou vyhodnocovány parametry uvedené na konkurenční ceně a akčních cenách artiklu – jde o platnost, kód země a e-obchod.

Spuštění analýzy:

vstup do ceníku zboží
menu Analýzy / Analýza konkurenčních cen
vyplnění kritérií pro vyfiltrování požadovaných dat (důležité je třeba mít na první záložce filtrů nastaveno, aby se analýza provedla pouze pro platné konkurenční ceny (nikoliv smazané)
zobrazení seznamu konkurenčních cen
dle potřeby stiskem Alt+V nebo ikonou spustit načtení akčních cen.

Odběratelé artiklu

Ke každému artiklu lze přiřadit jeho odběratele. Jedná se pouze o evidenční přiřazení, např. evidence exkluzivních odběratelů.

Zobrazení odběratelů artiklu je možné buď pomoci ikony nebo menu Doklad / Odběratelé artiklu. Zobrazí se seznam, na němž je možné přidat nový záznam s vložením odběratele, zadáním kódu země (oba údaje jsou povinné) a další údajů. K záznamu lze standardně připojit dokument.

Artikly lze filtrovat dle zadaného odběratele. Pokud je potřeba zobrazit všechny již zadané odběratele artiklů (ne jen vybraného), je toto možné provést v hlavním okně Signysu pomocí menu Moduly / Odběratelé artiklu.

Pro tvorbu záznamů lze na stanici nastavit výchozí hodnoty pro pole „Kód země“ a „Typ odběratele“.

Postup:

zobrazit seznam odběratelů artiklu
menu Nástroje / Možnosti
přejít na záložku Výchozí hodnoty a provést nastavení
uložit stiskem „OK“

Skladová evidence

Definice pojmů

Doplňkový kód zboží

Doplňkový kód je možné zadat při příjmu objednávky, při naskladnění, při tvorbě objednávky vydané. Při výdeji zboží je pak možné vybírat ze zboží s konkrétním doplňkovým kódem.

Systém umožňuje analýzy, inventury a vyhledávání podle doplňkového kódu zboží.